Использование Принципа пирамиды для создания более качественных презентаций PowerPoint

Когда нужно сделать важную презентацию PowerPoint с большим объемом информации, возможно, трудно понять, с чего начать. Представляя ежемесячный отчет, слайды и результаты исследования, необходимо четко и просто передать идею, не упустив существенные детали. Более того, нужно захватить и удержать внимание аудитории.

Так как пользователям PowerPoint начать с чистого слайда и как структурировать презентацию, чтобы она имела максимальный эффект?

Ответ — использовать Принцип пирамиды, метод, способствующий более четкому представлению информации, который был предложен бывшим консультантом фирмы McKinsey Барбарой Минто. Минто десятки лет обучала новых сотрудников компании использованию этой техники и, в итоге, опубликовала свою работу в книге The Pyramid Principle.

Этот принцип можно применять к любому типу взаимодействия, но в данной статье речь идет о его использовании в презентациях PowerPoint. Здесь приводится базовый обзор механизма работы Принципа пирамиды, основные стратегии структурирования презентации и советы, которые помогут вам составлять более эффективные слайды и презентации.

Что такой Принцип пирамиды?

Упор в Принципе пирамиды делается на представлении в первую очередь основного вывода, после которого следуют обосновывающие доводы, данные и факты. Представленные идеи можно набросать в иерархическом порядке с увеличением уровня детализации при движении к основанию пирамиды.

Зачем использовать Принцип пирамиды в презентациях PowerPoint

Большинство людей, как правило, представляют идеи «снизу-вверх». То есть, начинают с представления всех фактов и доводов и заканчивают выводом. Но структура, в которой сначала идет вывод, а потом следует детализация, более эффективна по нескольким причинам.

• Если вы начинаете с основного, а потом переходите к деталям, вашей аудитории легче понять вашу идею или довод.
• Руководители компании мыслят глобально и, как правило, хотят узнать решение до рассмотрения конкретных деталей его реализации.
• Если вы начнете с вывода, то сможете использовать его в качестве отправной точки и с меньшей вероятностью потеряете нить повествования.

Структурирование введения

Ваше введение в презентацию, как правило, представляет собой краткий обзор на слайде. Это верх пирамиды. Оно должно включать основной вывод или рекомендацию. Если вы сначала составите такое резюме, вы сможете организовать основную часть презентации.

Слайд с резюме должен включать три ключевых элемента.

1. Ситуация: начните с самодостаточного и непротиворечивого заявления по теме, которую читатель может автоматически понять и принять.
2. Усложнение: какое изменение или проблему вы будете рассматривать? Иными словами, вам нужен ответ на вопрос% «Кому это важно?»
3. Решение: это основная идея, которую вы хотите донести. Здесь можно обобщить основные обосновывающие доводы, которые помогут вам ориентировать аудиторию на ход развития презентации.

Эти элементы отражают классические принципы изложения информации, представляя структуру, уже опознаваемую мозгом. Пример практической картины.

Ситуация	Китай несколько десятилетий считают фабрикой мира.
Усложнение	Сегодня увеличение трудовых затрат и проблемы цепочки поставки ведут компании к поиску новых производственных объектов в других странах Азии.
Решение	Компания Acme следует оценить новых поставщиков во Вьетнаме, Бангладеш и Малайзии в качестве затратоэффективных альтернатив производственных площадкам в Китае.

Организация обоснования идей

Ваши обосновывающие идеи должны сформировать середину пирамиды, устанавливая последовательность основных доводов в логическом порядке. По словам Минто, существует четыре способа организации идей:

1. дедуктивно как представление предпосылок доводов;
2. в хронологическом порядке, например, с помесячным сравнением;
3. структурно, например, со сравнение эффективности компании в нескольких местах;
4. сравнительно или в порядке важности.

Каждый основной довод поднимает вопрос, почему, ответ на который вы поддерживаете обосновывающими данными и фактами. Каждый уровень пирамиды должен обобщать сведения, которые будут представлены далее, а пункты должны быть представлены на каждом уровне с группировкой в логичные категории.

На каждом слайде, на котором излагаются обосновывающие идеи, должны приводится одно сообщение и одно действие. Вы можете даже оформить презентацию, начав с заголовков действий и дополнив ее обосновывающими фактами и данными

Понимание принципа взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений

Принцип взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений — это стратегия организации информации на основе взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений, которая помогает придерживаться Принципа пирамиды. Иными словами, все пункты охватываются и группируются логично без пересечения.

Давайте рассмотрим наглядный пример.

Пример 1. Продукты и сервисы Microsoft

Выше проводится обзор продуктов и сервисов Microsoft. В теории все продукты и сервисы подпадают в эти категории. Затем каждый тип продукта или сервиса можно разбить на конкретные продукты или сервисы, например, Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox и Azure.

Принцип взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений можно применять на каждом уровне Принципа пирамиды для группировки аналитики и идей так, чтобы они были представлены четко и удобно.

Представление данных и фактов

Пользователи PowerPoint также должны применять Принцип пирамиды к слайдам, которые состоят из данных и фактов. Здесь заголовок представляет самые важные выводы на основании данных в противовес представлению отдельных данных без контекста. Затем можно перечислить основные доводы с предоставлением данных, обеспечивающих обосновывающие их доказательства.

Пример возможного вида этого типа слайдов.

Пример 2. Слайд со структурой изложения фактов в рамках принципа пирамиды

На слайдах с данными важно представить данные так, чтобы они обосновывали ваш основной тезис. Такие надстройки PowerPoint, как think-cell, поможет быстро создавать сложные диаграммы, которые можно легко адаптировать под обоснование основного тезиса. Это не только помогает эффективнее донести вашу идею, но также позволяет вам уделить все внимание отработке вашей идеи, а не попыткам построить хорошую диаграмму.

В итоге, применение Принципа пирамиды сродни представлению вида с высоты 3000 метров с последующим приближением до более высокого уровня детализации. Применение этого принципа для представления вывода направляет ваши доводы, обоснования их фактами помогает аудитории лучше понять сообщение и избежать путаницы. Более того, это поможет вам без проблем быстрее создавать более качественные слайды, помогая вам уверенно представлять данные с более качественным результатом.

Скачайте бесплатную электронную книгу «Лучшие методы работы с PowerPoint», содержащую подробные рекомендации по созданию более эффективных презентаций.

Источники:

• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• PowerPoint Best Practices eBook (think-cell)
• Slide Science, Mastering The Pyramid Principle to Structure Your Slide Deck
• CNBC, China, ‘factory of the world,’ is losing more of its manufacturing and export dominance, latest data shows