استخدام المبدأ الهرمي لإنشاء عروض PowerPoint تقديمية أفضل

عندما يكون لديك عرض PowerPoint تقديمي مهم لتقديمه والكثير من المعلومات التي يجب تغطيتها، قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ. سواءٌ أكان ذلك تقريرًا شهريًا أو عرض تقديمي مخطط أو نتائج بحث، فأنت بحاجة إلى صياغة رسالة واضحة وبسيطة دون فقدان التفاصيل الأساسية. بالإضافة إلى ذلك، عليك القيام بذلك بطريقة تجذب انتباه جمهورك وتحافظ عليه.

إذن من أين يجب أن يبدأ مستخدمو PowerPoint عند البدء بمجموعة شرائح فارغة، وكيف يمكنك تنظيم عرضك التقديمي لتحقيق أقصى تأثير؟

الإجابة هي استخدام المبدأ الهرمي، فهو طريقة لتحسين وضوح الرسائل التي أنشأتها Barbara Minto المستشارة السابقة في شركة McKinsey. أمضت Minto عقودًا في تدريب موظفي شركة McKinsey على كيفية استخدام هذا الأسلوب وفي النهاية نشرت عملها في كتابها، The Pyramid Principle.

في حين أنه يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي نوع من أنواع الرسائل، يركّز هذا المقال على استخدامه في عروض PowerPoint التقديمية. سوف تحصل هنا على نظرة عامة أساسية حول كيفية عمل المبدأ الهرمي، والاستراتيجيات الرئيسية لإنشاء عرضك التقديمي ونصائح لإنشاء شرائح وعروض تقديمية أكثر فعّالية.

ما هو المبدأ الهرمي؟

يركّز المبدأ الهرمي على تقديم استنتاجك من المستوى الأعلى أولاً، متبوعًا بالحجج والبيانات والحقائق الداعمة. ويمكن تخطيط الأفكار المقدمة في شكل تسلسل هرمي، مع زيادة مستوى التفاصيل كلما تحركت أسفل الهرم.

أسباب أهمية ضرورة استخدام المبدأ الهرمي في عروض PowerPoint التقديمية

يميل معظم الأشخاص إلى تقديم الأفكار بطريقة تصاعدية. أي أنك تبدأ بتقديم كل الحقائق والحجج، وتنتهي بتقديم الاستنتاج. ومع ذلك، فإن تقديم استنتاجات أولاً ثم الخوض في التفاصيل يكون أكثر فاعليةً لعدة أسباب:

• البدء من مستوى عالٍ والانتقال إلى مزيد من التفاصيل يجعل من السهل على الجمهور فهم القصة أو الحجة
• قادة الأعمال يفكرون من منظور الصورة الكبيرة، ويرغبون عمومًا في معرفة الحلّ قبل البحث في البيانات الكامنة وراءه
• إذا بدأت بالاستنتاج، فستكون نقطة مرجعية أو علامة مميزة وستكون أقل عرضةً لفقدان سلسلة القصة.

تنظيم بنية المقدمة

مقدمة العرض التقديمي، التي يتم تمثيلها عادةً بواسطة شريحة الملخص التنفيذي، هي الجزء العلوي من الهرم ويجب أن تتضمن الاستنتاج أو التوصية الرئيسية. يمكن أن تساعدك صياغة هذا الملخص التنفيذي أولاً في تنظيم نص عرضك التقديمي.

يجب أن تتضمن شريحة الملخص التنفيذي ثلاثة عناصر رئيسية:

1. الوضع: يجب البدء ببيان مكتفٍ ذاتيًا وغير مثير للجدل حول الموضوع يمكن للقارئ أن يفهمه ويتفق عليه تلقائيًا.
2. التعقيد: ما التغيير أو المشكلة التي ستتناولها؟ بمعنى آخر، تريد الإجابة عن سؤال "مَن يهتم؟"
3. الحل: هذه هي النقطة الأساسية التي تحاول طرحها. كما يمكنك أيضًا تلخيص الحجج الداعمة الرئيسية للمساعدة في توجيه الجمهور إلى حيث يتجه عرضك التقديمي.

تعكس هذه العناصر مبادئ سرد القصص الكلاسيكية، مما يوفر بنية يتعرف عليها الدماغ بالفعل. في ما يلي مثال على الشكل الذي قد يبدو عليه في التدريب:

الوضع	كانت الصين تعتبر مصنع العالم لعقود من الزمان
التعقيد	حاليًا، تدفع تكاليف العمالة المتزايدة وتحديات سلسلة التوريد الشركات إلى البحث عن قواعد تصنيع جديدة في بلدان آسيوية أخرى
الحل	يجب على شركة Acme تقييم الموردين الجدد في فيتنام وبنغلاديش وماليزيا كبدائل فعّالة من حيث التكلفة لمواقع التصنيع في الصين

تنظيم أفكارك الداعمة

يجب أن تشكّل أفكارك الداعمة منتصف الهرم، وتسلسل الحجج الرئيسية بترتيب منطقي. وتفيد Minto أن هناك أربع طرق لترتيب الأفكار:

1. الاستنتاج الاستنباطي، كما هو الحال في تقديم مقدمات الحجة
2. الترتيب الزمني، مثل مقارنة شهرية
3. الشكل الهيكلي، مثل مقارنة أداء الأعمال في عدة مواقع مختلفة
4. الناحية النسبية، أو بترتيب الأهمية

تطرح كل حجة رئيسية سؤالاً عن السبب، والذي تجيب عليه بعد ذلك بالبيانات والحقائق الداعمة. ويجب أن يلخص كل مستوى من مستويات الهرم التفاصيل التالية، مع عرض النقاط في كل مستوى مجمّعة في فئات متسقة.

أثناء وضع أفكارك الداعمة، يجب أن تحتوي كل شريحة على رسالة واحدة فقط مدعومة بعنوان إجراء واحد. يمكنك حتى تحديد العرض التقديمي بداية من عناوين الإجراءات ثم ملء الحقائق والبيانات الداعمة.

فهم مبدأ MECE

مبدأ MECE عبارة عن استراتيجية لتنظيم المعلومات بطريقة التنافي والشمولية (Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive, MECE) ويساعدك على الالتزام بالمبدأ الهرمي. بمعنى آخر، تتم تغطية جميع النقاط وتجميعها بشكل منطقي دون تداخل.

لنلقِ نظرة على مثال مرئي لتوضيح.

المثال 1: منتجات وخدمات Microsoft

يوفر ما ورد أعلاه نظرة عامة أساسية على منتجات Microsoft وخدماتها. نظريًا، ستندرج جميع المنتجات والخدمات في هذه الفئات. ويمكنك بعد ذلك تقسيم كل نوع من المنتجات أو الخدمات إلى منتجات أو خدمات معينة، على سبيل المثال Microsoft 365 وMicrosoft Surface وXbox وAzure.

عند تطبيق مبدأ التنافي والشمولية (MECE) على المبدأ الهرمي، يمكن لكل مستوى من الهرم استخدام مبدأ MECE لضمان تجميع الأفكار والأفكار بحيث تكون مميزة وسهلة الفهم.

تقديم البيانات والحقائق

يجب على مستخدمي PowerPoint أيضا تطبيق المبدأ الهرمي على الشرائح التي تضم البيانات والحقائق. يمثل العنوان هنا أهم استفادة من بياناتك، بدلاً من تقديم بيانات مستقلة بدون سياق. ويمكنك بعد ذلك سرد الحجج الرئيسية، مع توفير بياناتك للأدلة التي تدعمها.

في ما يلي مثال على الشكل الذي قد يبدو عليه هذا النوع من الشرائح:

المثال 2: إنشاء شريحة باستخدام هيكل الرسائل الهرمي

عندما يتعلق الأمر بشرائح البيانات، من المهم تقديم البيانات بطريقة تسلّط الضوء على النقطة الرئيسية. يمكن أن تساعدك الوظائف الإضافية في PowerPoint مثل think-cell في إنشاء مخططات معقدة بسرعة يمكنك تعديلها بسهولة للتأكيد على النقطة الأساسية. لا يساعد هذا فقط في توصيل رسالتك بشكل أكثر فاعلية، ولكنه يتيح لك أيضًا التركيز بشكل أكبر على تحسين الحجج بدلاً من المعاناة من أجل بناء مخطط جيد.

في النهاية، فإن استخدام المبدأ الهرمي يشبه البدء من عرض 10000 قدم، والدوران لأسفل إلى مستويات أكبر من التفاصيل. إن استخدام هذا المبدأ لتقديم الاستنتاجات وتسلسل الحجج ودعمها بالحقائق، يساعد الجمهور على استيعاب الرسالة بشكل أفضل وتجنب الالتباس. علاوةً على ذلك، يمكن أن يساعدك في جعل مجموعات الشرائح المحسنّة أسرع وأيسر، مما يساعدك على تقديم رسالتك بثقة للحصول على نتيجة أفضل بشكل عام.

تفضل بتنزيل الكتاب الإلكتروني المجاني لأفضل ممارسات PowerPoint للحصول على دليل تفصيلي لإنشاء عروض تقديمية أكثر فعالية.

‎المصادر:

• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• PowerPoint Best Practices eBook (think-cell)
• Slide Science, Mastering The Pyramid Principle to Structure Your Slide Deck
• CNBC, China, ‘factory of the world,’ is losing more of its manufacturing and export dominance, latest data shows