دراسة حالة حول الكفاءة

فهم إنشاء العروض التقديمية في الشركات الاستشارية

تخصص الشركات الاستشارية قدرًا كبيرًا من مواردها من أجل التواصل مع العملاء. تستعين غالبية الشركات الاستشارية الرائدة بمتخصصين لترجمة نتائجها وتوصياتها إلى عروض تقديمية مقنعة. اكتسب هؤلاء المتخصصون سنوات من الخبرة وقاموا بتطوير أفضل الممارسات اعتمادًا على برنامج Microsoft PowerPoint الذي يمثل المعيار القياسي في هذا المجال.

بالرغم من ذلك، فقد أفادت خبرتنا الشخصية في إحدى الشركات الاستشارية والأدلة المستمدة من الخبرات الشخصية للاستشاريين وخبراء الرسومات الآخرين بوجود إمكانية كبيرة لتحسين كفاءة إنشاء الشرائح.

انطلاقًا من هذه المؤشرات، فقد أمضينا 6 أشهر في إجراء مقابلات شخصية وملاحظة مهام سير العمل لفهم المشكلة بدقة. ثم استخدمنا سيناريوهات اختبار لقياس انطباعنا النوعي. وقد ركزنا بشدة على كفاءة البرامج. لقد تعاونا مع شركة استشارات استراتيجية كبرى، وقد سمحت لنا بنشر هذه البيانات دون الإشارة إلى اسمها.

تحديد إمكانات التحسين

مخطط دائري يوضح أن 63% من أعمال إنتاج الشرائح تتسم بإمكانية تحسين كبيرة باستخدام البرنامج.

يوضح الشكل 1.1 توزيع الوقت الذي استغرقه خبراء الرسومات في إنشاء العروض التقديمية. تم تخصيص 11% من وقتهم للرسومات الخاصة بالشرائح. وتم قضاء 26% من الوقت في كتابة النصوص. اتسمت كلتا هاتين النسبتين بإمكانية تحسين محدودة فقط. فسرعة الكتابة تعتمد على مهارات استخدام لوحة المفاتيح التي يمتلكها المستخدم، بينما يصعب وضع معيار موحد لإنشاء الرسومات باستخدام برنامج ذكي.

تم قضاء 22% من الوقت في إنتاج مخططات الأعمال من بيانات رقمية. حتى الآن، تم قضاء الجزء الأكبر من الوقت في ترتيب النصوص، والرسومات، والمخططات من أجل إنشاء التخطيط النهائي للشرائح (41%). لا تتضمن أوقات إنشاء المخطط والتخطيط كتابة النصوص. مع تضمين وقت كتابة النصوص، نجد أنه تم قضاء 30% من وقت العمل في إنشاء المخططات و59% من الوقت في إنشاء مكونات الشريحة القياسية غير الرقمية، من دون الرسومات.

اتسم إنتاج المخططات وإنتاج تخطيطات الشرائح بإمكانية تحسين كبيرة، نظرًا لأن المخططات وتخطيطات الشرائح تكون في العادة موحدة داخل الشركة ومرتبطة بقواعد تصميم عامة يمكن تحويلها إلى برنامج كمبيوتر.

في الجزء المتبقي من هذه الدراسة، ركزنا على تأثير استخدام برنامج think-cell الذي تم تصميمه للاستفادة من إمكانية تحقيق مكاسب في كفاءة إنتاج المخططات على النحو الموضح. كخطوة أولى، ألقينا نظرة أكثر قربًا على أنواع المخططات المستخدمة لدى الشركات الاستشارية.

يوضح الشكل 1.2 أن هناك بضعة أنواع من المخططات فحسب شكلت نسبة كبيرة من جميع المخططات المستخدمة في الشركة الاستشارية المشاركة في الدراسة. وقد قمنا بمقارنة هذه النتيجة بالنتائج المستمدة من الشركات الاستشارية الأخرى ووجدنا أنها نتيجة صحيحة تمامًا، مع تنوع أنواع المخططات السائدة قليلاً على مستوى مختلف الشركات.

مخطط دائري يوضح تنفيذ 85% من إجمالي أعمال إنتاج المخططات على مستوى 5 أنواع من المخططات فحسب؛ 100% عمودي، ودائري، وشريطي، وانحداري، وعمودي.

كيفية مقارنة برنامج think-cell ببرنامج PowerPoint

مخطط عمودي مكدس يوضح أن أنواع المخططات في مجموعة الاختبار تمثل هذه النتيجة.

لقياس تأثير برنامج think-cell على إنشاء المخططات وتغييرها، قمنا باختيار مجموعة مكونة من 48 مخططًا تقليديًا من بين مجموعة من الشرائح المؤرشفة. يوضح الشكل 1.3 أن مزيج أنواع المخططات في مجموعة الاختبار كان مشابهًا للمزيج الذي تم الحصول عليه من خلال تحليل مجموعة أكبر بكثير من الشرائح. قامت الشركة المشاركة في الدراسة بإحصاء عدد أنواع المخططات المختلفة في مجموعة مكونة من 1000 شريحة تم اختيارها بصورة عشوائية من المجموعة الخاصة بالشركة. يوجد مخطط لعدد يبلغ 468 من هذه الشرائح.

أنشأنا سيناريوهين من مجموعة الاختبار. قام السيناريو الأول بمحاكاة عملية الإنشاء التقليدية: قام أحد الاستشاريين برسم مخطط، وإرساله بالفاكس إلى خبير الرسومات ليتم تحويله إلى عرض تقديمي في PowerPoint. في اختبارنا، قام خبير رسومات ذو مهارة عالية ينتمي إلى الشركة المشاركة في الدراسة بتحويل الرسومات الأولية إلى شرائح PowerPoint.

وتم السماح له باستخدام مجموعة القوالب المعتادة الخاصة بالشركة لأنواع وكميات المخططات التقليدية (4 أعمدة، و5 أعمدة، ...) وكذلك وحدات الماكرو المستخدمة بالفعل (لوسائل الإيضاح، ووحدات القياس، إلى غير ذلك). قمنا بقياس الوقت المطلوب لإنشاء المخططات.

بالنسبة للسيناريو الثاني، قمنا بطباعة الشرائح التي تم إنشاؤها في السيناريو الأول، وإضافة تعليقات توضيحية إليها بالتغييرات التقليدية التي يقوم بها الاستشاريون في العادة، ثم إعادتها إلى خبير الرسومات. قمنا بقياس الوقت المطلوب لإدراج التغييرات في الشرائح مرةً أخرى.

تم استخدام نفس هذين السيناريوهين لتقييم كفاءة برنامج think-cell.

مكاسب الإنتاجية مع think-cell

تتضح النتيجة الرئيسية من خلال الشكل 1.4. فهو يوضح الوقت المجمع المطلوب لإنشاء المخططات المحددة من خلال مجموعة اختباراتنا وتغييرها. في حالة الشركة المشاركة في الدراسة، شكلت التغييرات نسبة 60% تقريبًا من وقت إنتاج المخططات. لذلك، فقد قسمنا الوقت اللازم لتغيير المخططات على اثنين. هذا الأمر مماثل للافتراض الشائع أن دورة الإنشاء الواحدة تؤدي إلى الأقل إلى دورتي تغيير.

مخطط خطي يوضح عامل إسراع بنسبة 3.2 في إجمالي وقت العمل في المخططات باستخدام برنامج think-cell.

بلغ إجمالي الوقت المطلوب لإنهاء مجموعة الاختبار باستخدام برنامج PowerPoint مع القوالب ووحدات الماكرو أكثر من عشر ساعات. بلغ إجمالي الوقت المطلوب لإنهاء مجموعة الاختبار باستخدام برنامج PowerPoint مع برنامج think-cell ثلاث ساعات تقريبًا. أفاد ذلك عامل إسراع إجمالي بلغ 3.2.

يقسم الشكل 1.5 هذه النتيجة إلى أنواع المخططات الأربعة المضمنة في الاختبار الخاص بنا. تستفيد كل أنواع المخططات بالتساوي من استخدام برنامج think-cell، لا سيما في سيناريو التغييرات.