導入事例

コンサルティング企業におけるプレゼンテーションの作成

コンサルティング企業はクライアントとのコミュニケーションに多大なリソースを費やしています。ほとんどの大手コンサルティング企業では、調査結果と推奨事項を説得力のあるプレゼンテーションにまとめるため、専門家を雇用しています。このような専門家は、長年にわたる経験を積んでおり、業界標準であるMicrosoft PowerPointを活用してベストプラクティスを構築してきました。

しかしながら、私たちのコンサルティング企業での経験と、他のコンサルタントやグラフィックの専門家の意見として、スライド作成の効率性を改善する大きな余地がありました。

think-cellでは問題をよく理解するため、半年かけて面接を行い、作業の流れを観察しました。その後、テストシナリオを使い、定性的な印象を定量化しました。特にソフトウェアの効率性に注目しました。think-cellは大手戦略コンサルティング企業と協力し、このデータを匿名で公表することを許可していただけました。

改善の可能性

図 1.1 は、グラフィックス専門家がプレゼンテーションに費やした時間の分布を示しています。時間の 11% がスライド固有の描画に費やされました。26%はテキストの入力に費やされており、どちらも改善の余地は限定的です。入力スピードはユーザーのキーボードスキルによって限定され、インテリジェントなソフトウェアで描画を標準化することは困難です。

22%は多くののデータからビジネス用のグラフを作成することに費やされていました。最も多くの時間は、最終的なスライドレイアウトを作成するためのテキストや図面、グラフの配置に費やされています（41%）。グラフとレイアウトの時間にはテキストの入力は含まれていません。テキスト入力時間を含めると、作業時間の30%はグラフ、59%は数値以外の標準的なスライドのコンポーネントに費やされています 描画は含まれません）。

グラフの作成とスライドレイアウトの作成のどちらにも大きな改善の余地があります。グラフとスライドのレイアウトは通常、社内で標準化され、コンピュータープログラムで形式化が可能な一般的なデザイン規則に従うためです。

この調査の残りの部分では、説明されているグラフ作成での効率化の可能性を探るため、think-cellを使用した場合のインパクトに焦点を当てました。まず、コンサルティング会社が使用しているグラフのタイプを調べました。

図表1.2は、協力してくれたコンサルティング会社で使用されているグラフの大部分は、わずかな種類のグラフであることを示しています。他のコンサルティング企業から得た結果とこの結果を比べ、異なる企業でも主要なグラフのタイプはさほど変わらないという事実を確認しました。

think-cellとPowerPointの比較

グラフの作成と変更に対するthink-cellのインパクトを定量化するため、アーカイブされているスライドのポートフォリオから48の典型的なグラフを選びました。図表1.3は、テストセットのグラフタイプの組み合わせが、より大きなスライドセットの解析から得られた組み合わせに類似していることを示しています。当社の協力パートナーは、ポートフォリオからランダムに選択した 1000 枚のスライドのセット内のさまざまなグラフタイプの数を数えました。これらのスライドのうち 468 枚には図表が含まれていました。

このテストセットからニつのシナリオを作成しました。最初のシナリオでは、典型的な作成プロセスのシミュレーションを行いました。コンサルタントの作成したグラフのスケッチをグラフィックの専門家にファックスし、PowerPointに変換しました。このテストでは、協力パートナーの経験豊かなグラフィックの専門家がスケッチをPowerPointのスライドに落とし込みました。

この専門家はパートナー企業の典型的なグラフのタイプと数量（4列、5列…）で通常のテンプレートセットを使用できたほか、すでに使用されているマクロ（凡例、測定単位など）を使うことができました。私たちはグラフの作成に要する時間を測りました。

2番目のシナリオでは、最初のシナリオで作成されたスライドを印刷し、コンサルタントがよく行う変更に注釈を付け、グラフィックの専門家に戻しました。その後、変更点をスライドに入力する時間を測りました。

同じ2つのシナリオを使い、think-cellの効率性を評価しました。

think-cellによる生産性の向上

図表1.4に主な調査結果が示されています。テスセットで指定されたグラフの作成と変更に要した累積時間が表示されています。協力パートナーの場合、グラフ作成時間の約60%を変更が占めていました。そこで、グラフ変更にかかる時間を2倍にしました。これは、1回の作成サイクルが少なくとも2回の変更サイクルを要するという一般的な仮定と同様です。

PowerPointでテンプレートとマクロを使用してテストセットを完了するために必要な合計時間は10時間を超えました。そしてPowerPointでthink-cellを使用してテストの設定を完了するために必要な合計時間は約3時間でした。これは、全体的な所要時間が3.2倍短縮されたことを示しています。

図表1.5は、この結果をテスト対象となった4種類のグラフに分解したものです。どのタイプのグラフでも、think-cellを使用することで、特に変更シナリオにおいて、ほぼ均等にメリットが確認できます。