Efficacité - Étude de cas

Comprendre la création de présentations dans les cabinets de conseil

Les cabinets de conseil consacrent une grande partie de leurs ressources à la communication avec leurs clients. La plupart des cabinets de conseil emploient des spécialistes dont la tâche est de transformer les résultats et recommandations des consultants en produits convaincants pouvant être livrés aux clients. Forts de nombreuses années d’expérience, ces spécialistes ont développé des meilleures pratiques reposant sur la référence du secteur, Microsoft PowerPoint.

Pourtant, notre propre expérience de cabinet de conseil, tout comme des exemples anecdotiques d’autres consultants et experts en graphiques, font état d’un fort potentiel d’amélioration de l’efficacité lors de la création de diapositives.

Au vu de ces éléments, nous avons passé un semestre à réaliser des entrevues et à observer les flux de travail afin de comprendre toute l’étendue du problème. Nous avons ensuite recouru à des scénarios test afin de quantifier notre impression qualitative, en nous concentrant principalement sur l’efficacité des logiciels. Nous avons coopéré avec un cabinet de conseil en stratégie de haut rang qui nous a autorisés à publier ces informations de manière anonyme.

Identification des potentiels d’amélioration

La démonstration 1.1 indique la répartition du temps passé par les experts en graphiques sur le site de l’un de nos clients. Ces experts ont consacré 11 % de leur temps à faire des dessins pour une diapositive. et 26 % à saisir du texte dans la diapositive. Ces deux éléments ne présentent qu’un potentiel d’amélioration restreint. En effet, la vitesse de frappe est limitée par les compétences de l’utilisateur avec le clavier, et la création de dessins est un processus difficile à standardiser à l’aide d’un logiciel intelligent.

Par ailleurs, 22 % de leur temps est réservé à la production de graphiques commerciaux à partir de données numériques. Enfin, la majeure partie de leur temps (41 %) est passée à ajuster le texte, les dessins et les graphiques pour créer la disposition finale des diapositives. Le temps consacré aux graphiques et à la mise en page ne comprend pas celui passé à la saisie de texte. Si l'on inclut le temps dédié à la saisie de texte, 30 % du travail des experts est réservé aux graphiques et 59 % aux composants usuels non-numériques des diapositives, sans les dessins.

La production des graphiques et de la mise en page des diapositives offre un fort potentiel d’amélioration. En effet, les graphiques et la mise en page sont généralement standardisés au sein d’une société (charte graphique) et se plient à des règles de conception communes qui peuvent être formalisées dans un programme informatique.

Cette étude examine l’impact de l’utilisation de think-cell, un logiciel conçu spécialement pour exploiter ce potentiel de gain d’efficacité lors de la production de graphiques. Pour commencer, nous avons observé les types de graphiques utilisés par les cabinets de conseil.

La démonstration 1.2 montre que quelques types de graphiques seulement représentent une grande proportion de tous les graphiques utilisés par le cabinet de conseil étudié. Après comparaison de ce résultat avec ceux obtenus dans d’autres cabinets de conseil, nous avons remarqué que cela concordait dans tous les cas, avec une légère variation des types de graphiques prédominants au sein des différentes entreprises.

Comment comparer think-cell avec PowerPoint

Afin de quantifier l’impact de think-cell sur la création et la modification des graphiques, nous avons sélectionné un ensemble de 48 graphiques usuels dans un portefeuille de diapositives archivées. La démonstration 1.3 indique que le mélange de types de graphiques dans l’ensemble test est similaire à celui obtenu lors de l’analyse d’un ensemble de diapositives plus étendu. Notre cabinet de conseil partenaire a recensé le nombre de types de graphiques dans un ensemble comprenant un millier de diapositives sélectionnées au hasard dans son portefeuille. 468 de ces diapositives comportaient un graphique.

Nous avons mis en place deux scénarios à partir de l’ensemble test. Le premier simulait le processus de création habituel : un graphique est dessiné par un consultant, faxé aux experts en graphiques, puis transformé en PowerPoint. Lors du test, c’est un expert en graphiques hautement qualifié de notre cabinet partenaire qui a transformé les dessins en diapositives PowerPoint.

Il avait à sa disposition le jeu de gabarits habituel de l’entreprise pour les types de graphiques usuels et les quantités (4 colonnes, 5 colonnes), ainsi que les macros prêtes à l’utilisation (pour les légendes, les unités de mesure, etc.). Nous avons relevé la durée requise pour créer les graphiques.

Pour le second scénario, nous avons imprimé les diapositives créées dans le premier scénario, y avons annoté les modifications typiques qu’un consultant apporterait et les avons remises à l’expert en graphiques. Nous avons une fois encore relevé le temps nécessaire à l’incorporation des modifications dans les diapositives.

Les deux mêmes scénarios ont servi à évaluer l’efficacité de think-cell.

Gain de productivité avec think-cell

La démonstration 1.4 illustre notre conclusion principale. Elle indique le temps cumulé requis pour la création et la modification des graphiques spécifiées par notre ensemble de test. Dans le cas de notre cabinet partenaire, les modifications représentent près de 60 % de la durée de production des graphiques. En conséquence, le temps consacré à la modification des graphiques s’est vu attribuer un coefficient de deux. Cela correspond à l’hypothèse répandue qu’un cycle de création entraîne au moins deux cycles de modification.

La durée totale requise pour achever l’ensemble de test à l’aide de PowerPoint, de modèles et de macros a dépassé les dix heures, Le temps total nécessaire pour finaliser le test utilisant PowerPoint avec think-cell s’élevait à environ trois heures. On obtient ainsi un facteur d’accélération de 3,2.

La démonstration 1.5 décompose ce résultat pour les quatre types de graphiques inclus dans notre test. Tous les types de graphiques bénéficient de manière uniforme de l’utilisation de think-cell, notamment dans le scénario se rapportant aux modifications.