效率案例研究

了解咨询公司中的演示文稿创建

咨询公司在客户沟通方面投入了大部分的资源。多数顶级咨询公司会聘用专家将其发现结果和建议转换为具有说服力的演示文稿。这些专家具有多年经验，并已制订出在行业标准 Microsoft PowerPoint 基础上构建的最佳做法。

尽管如此，我们在咨询公司中的个人经验和其他顾问与图形专家的事实证据表明，在幻灯片制作效率方面还有巨大的提升空间。

我们从这些迹象着手，花了半年时间进行调访并观察工作流程，以彻底了解问题。随后，我们使用测试场景对定性的印象进行量化。我们主要关注软件效率。我们与一家顶级战略咨询公司合作，他们允许我们匿名发布此数据。

识别提升空间

图表 1.1 显示出图形专家在演示文稿上所花时间的分布。11% 的时间花在了特定于幻灯片的绘图上。另有 26% 的时间花在了键入文本上。这两项操作的提升空间有限。输入速度受用户的键盘使用能力所限，而创建绘图很难使用智能软件进行标准化。

22% 的时间花在了根据数字数据制作业务图表上。迄今为止，最大的一部分时间花在为了创建最终的幻灯片布局而整理文本、绘图和图表上 (41%)。花在图表和布局上的时间不包括键入文本的时间。若将文本键入时间包括在内，则 30% 的工作时间花在图表上，59% 的时间则花在非数字标准幻灯片组件（不包括绘图）上。

图表制作和幻灯片布局制作具有很大的提升空间，因为图表和幻灯片布局通常已在公司内进行标准化，并受到通用设计规则的限制，可以在计算机程序内对其进行格式化设定。

在本研究的其余内容中，我们主要关注使用 think-cell 的影响，设计目的是在图表制作过程中利用所述的效率提升空间。第一步，我们更详细地了解了咨询公司所用图表的类型。

图表 1.2 显示出该合作咨询公司中所用所有图表的大部分只包含少量图表类型。我们对该结果与从其他咨询公司获取的结果进行了对比，发现在所有公司都是如此，不同公司中的主流图表类型变化很小。

如何将 think-cell 与 PowerPoint 相比较

为了量化 think-cell 在创建和更改图表方面产生的影响，我们从一系列已存档的幻灯片中选择了一组 48 张典型幻灯片。图表 1.3 显示出测试中图表的组合类似于通过分析更大的幻灯片集而获取的图表组合。我们的合作伙伴对幻灯片组合中随机选择的一组 1000 张幻灯片内的不同图表类型进行了计数。其中 468 张幻灯片中包含图表。

我们通过测试集创建了两种场景。第一种场景模拟的是典型的创建流程：顾问先草绘图表，通过传真发送给图形专家，由后者将其纳入到 PowerPoint 中。在我们的测试中，合作伙伴的一位经验丰富的图形专家将草图转化为 PowerPoint 幻灯片。

他获准使用创建典型图表类型和数量（4 列、5 列...）的公司常规模板和已在使用中的宏（用于图例、度量单位等）。我们对创建图表所需的时间进行了测量。

对于第二种场景，我们打印了第一个场景中创建的幻灯片，对其添加了注释以及顾问将做的典型更改，然后将其重新发送给图形专家。我们再次测量了将更改纳入到幻灯片中所用的时间。

我们使用这两种场景来评估 think-cell 的效率。

使用 think-cell 提高生产力

图表 1.4 显示了主要发现结果。它显示了对我们测试中指定图表进行创建和更改所需的累积时间。对于我们的合作伙伴，更改工作占据了图表制作时间的约 60%。因此，我们将图表更改时间乘以二。这与通常的假定类似：更改时间至少是创建时间的两倍。

使用 PowerPoint 搭配模板和宏完成测试集所需的时间总计超过十小时。使用 PowerPoint 搭配 think-cell 完成测试集所需的时间总计约为三小时。这表示整体速度提升了 3.2 倍。

图表 1.5 针对测试中包括的四种图表类型对此结果进行了细分。所有图表类型都平等受益于使用 think-cell，尤其是在进行更改的场景中，更是如此。