Caso di studio sull'efficienza

Comprendere la creazione delle presentazioni nelle società di consulenza

Le società di consulenza dedicano gran parte delle proprie risorse alla comunicazione con i clienti. La maggior parte delle principali società di consulenza si avvale di specialisti per tradurre i propri risultati e raccomandazioni in presentazioni convincenti. Tali specialisti hanno acquisito anni di esperienza e sviluppato le prassi migliori basandosi sulla versione standard di Microsoft PowerPoint per il settore.

Tuttavia, la nostra esperienza personale in una società di consulenza e le evidenze pratiche di altri consulenti ed esperti di grafica suggeriscono un grande potenziale di miglioramento dell'efficienza nella creazione delle diapositive.

A partire da tali indicazioni, abbiamo trascorso sei mesi conducendo interviste e osservando i flussi di lavoro per comprendere appieno il problema. Dopodiché, abbiamo utilizzato scenari di prova per quantificare la nostra impressione qualitativa. Ci siamo concentrati principalmente sull'efficienza del software. Abbiamo collaborato con una società di consulenza strategica di alto livello che ci ha consentito di pubblicare i dati in forma anonima.

Identificazione dei potenziali di miglioramento

L'Allegato 1.1 mostra la distribuzione del tempo che gli esperti di grafica hanno dedicato alle presentazioni. L'11% del loro tempo è stato dedicato a disegni specifici per le diapositive. Un altro 26% è stato dedicato alla digitazione del testo. Entrambe le percentuali hanno offerto solo un potenziale di miglioramento limitato. La velocità di digitazione è limitata dalle capacità dattilografica dell'utente, mentre la creazione di disegni è difficile da standardizzare utilizzando un software intelligente.

Il 22% del tempo è stato dedicato alla produzione di grafici aziendali a partire da dati numerici. La maggior parte di questo tempo è stato dedicato alla disposizione del testo, disegni e grafici per creare il layout finale della diapositiva (41%). Sia il tempo dedicato ai grafici che quello dedicato al layout escludevano la digitazione del testo. Tenendo conto del tempo di digitazione del testo, il 30% del tempo di lavoro era dedicato ai grafici e il 59% ai componenti della diapositiva standard non numerici, esclusi i disegni.

Sia la produzione dei grafici che quella del layout della diapositiva presentavano un elevato potenziale di miglioramento in quanto i grafici e il layout delle diapositive di solito sono standardizzati all'interno di un'azienda e vincolati da regole di progettazione comuni che possono essere formalizzate in un programma informatico.

Nel resto di questo studio, ci siamo concentrati sull'impatto dell'utilizzo di think-cell, concepito per sfruttare il potenziale guadagno di efficienza nella produzione dei grafici. Per prima cosa, abbiamo analizzato i tipi di grafici utilizzati dalle società di consulenza.

L'immagine 1.2 mostra che un ristretto numero di tipi di grafici rappresentava la maggior parte di tutti i grafici utilizzati nella società di consulenza in questione. Abbiamo confrontato questo risultato con i risultati ottenuti da altre società di consulenza e abbiamo osservato che tale dato viene sempre confermato e i tipi di grafici dominanti variano poco fra le diverse società.

Come confrontare think-cell con PowerPoint

Per quantificare l'impatto di think-cell sulla creazione e la modifica dei grafici, abbiamo selezionato una serie di 48 grafici tipici da un portafoglio di diapositive archiviate. L'immagine 1.3 mostra che la combinazione di tipi di grafici nella serie di prova assomigliava alla combinazione ottenuta analizzando una serie di diapositive molto più ampia. Il nostro partner di collaborazione ha contato il numero di tipi di grafici diversi in una serie di 1.000 diapositive selezionate casualmente dal proprio portafoglio. 468 diapositive contenevano un grafico.

Abbiamo creato due scenari dalla serie di prova. Il primo scenario simulava il tipico processo di creazione: un consulente fa lo schizzo di un grafico che poi viene inviato via fax all'esperto di grafica e trasformato in PowerPoint. Nella nostra prova, un esperto di grafica di grande esperienza del nostro partner di collaborazione ha trasformato gli schizzi in diapositive PowerPoint.

Ha utilizzato il set di modelli standard dell'azienda relativi ai tipi di grafico e alle quantità tipici (4 colonne, 5 colonne, ecc.) e anche le macro già in uso (per legende, unità di misura, ecc.). Abbiamo calcolato il tempo necessario per creare i grafici.

Per il secondo scenario abbiamo stampato le diapositive create nel primo scenario, le abbiamo annotate con i tipici cambiamenti che inserirebbe un consulente e le abbiamo inviate di nuovo all'esperto di grafica. Abbiamo calcolato il tempo necessario a reinserire le modifiche nelle diapositive.

Gli identici due scenari sono stati utilizzati per valutare l'efficienza di think-cell.

Incrementi produttivi grazie a think-cell

Il risultato principale è illustrato dall'immagine 1.4. Mostra il tempo cumulativo necessario per la creazione e la modifica dei grafici specificati dalla nostra serie di prova. Nel caso del nostro partner di collaborazione, la modifica rappresentava all'incirca il 60% del tempo di produzione del grafico. Di conseguenza, abbiamo rappresentato il tempo per la modifica dei grafici su una scala di 2:1. Ciò ci riporta all'ipotesi comune che un solo ciclo di creazione porta ad almeno due cicli di modifica.

Il tempo totale richiesto per finire la serie di prova utilizzando PowerPoint con i modelli e le macro è stato di oltre dieci ore. Il tempo totale necessario per finire la serie di prova utilizzando PowerPoint con think-cell è stato all'incirca di tre ore. Ciò ha implicato un fattore di accelerazione complessivo di 3,2.

L'immagine 1.5 scompone questo risultato in base ai quattro tipi di grafici inclusi nella prova. Tutti i tipi di grafici traggono beneficio in modo piuttosto uniforme dall'utilizzo di think-cell, in particolare nello scenario di alterazione.