효율성 케이스 스터디

컨설팅 회사의 프레젠테이션 작성 이해

컨설팅 회사는 고객 커뮤니케이션에 리소스의 상당 부분을 할애합니다. 대부분의 선도적인 컨설팅 회사는 전문가를 고용하여 조사 결과와 권장 사항을 설득력 있는 프레젠테이션으로 작성합니다. 이러한 전문가들은 수년간의 경험을 쌓았으며 업계 표준 Microsoft PowerPoint를 기반으로 구축된 모범 사례를 개발했습니다.

그렇지만 컨설팅 회사에서 우리의 개인적인 경험과 다른 컨설턴트 및 그래픽 전문가의 일화적 증거를 통해 슬라이드 생성 효율성을 개선할 수 있는 큰 가능성을 보았습니다.

이러한 징후를 시작으로, 당사는 문제를 완전히 이해하기 위해 반년 동안 인터뷰를 실시하고 업무 흐름을 관찰했습니다. 그런 다음 테스트 시나리오를 사용하여 질적인 인상을 정량화했습니다. 우리는 소프트웨어 효율성에 집중했습니다. 최고 수준의 전략 컨설팅 회사와 협력했으며, 그들은 이 데이터를 익명으로 게시하는 것을 허락했습니다.

개선 가능성 확인

그림 1.1은 그래픽 전문가가 프레젠테이션에 소요한 시간의 분포를 보여줍니다. 그 시간의 11%를 슬라이드별 그리기에 전념했습니다. 또 다른 26%는 텍스트를 입력하는 데 소비했습니다. 두 작업 모두 개선 가능성은 제한적이었습니다. 타이핑 속도는 사용자의 키보드 기술에 의해 제한되며 인텔리전트 소프트웨어를 사용하여 그리기를 표준화하기는 어렵습니다.

22%는 수치 데이터에서 비즈니스 차트를 만드는 데 소비되었습니다. 지금까지 가장 많은 시간을 최종 슬라이드 레이아웃을 만들기 위해 텍스트, 그리기 및 차트를 준비하는 데 할애했습니다(41%). 차트 및 레이아웃 시간에는 텍스트 입력 시간이 제외됩니다. 텍스트 입력 시간을 포함하여, 작업 시간의 30%는 차트에, 59%는 그리기를 제외한 숫자가 아닌 표준 슬라이드 구성 요소에 사용했습니다.

차트와 슬라이드 레이아웃은 일반적으로 회사 내에서 표준화되고 컴퓨터 프로그램으로 공식화될 수 있는 일반적인 디자인 규칙에 구속되기 때문에 차트 작성과 슬라이드 레이아웃 작성 모두 개선 가능성이 높았습니다.

해당 연구의 나머지 부분에서는 차트 작성에서 설명된 효율성을 높일 수 있는 가능성을 활용하도록 고안된 think-cell 사용의 영향에 초점을 맞추었습니다. 첫 번째 단계로 컨설팅 회사에서 사용하는 차트의 유형을 자세히 살펴보았습니다.

그림 1.2는 협력한 컨설팅 회사에서 몇 개의 차트 유형만 사용하여 거의 모든 차트를 작성했다는 것을 보여줍니다. 이 결과를 다른 컨설팅 회사로부터 얻은 결과와 비교했으며, 지배적인 차트 유형은 회사마다 약간씩 다르지만 모든 곳에서 이것이 사실임을 알 수 있었습니다.

PowerPoint와 think-cell 비교 방법

차트 작성 및 변경에 대한 think-cell의 영향을 정량화하기 위해 보관된 슬라이드 포트폴리오 중 48개의 일반적인 차트 세트를 선택했습니다. 그림 1.3은 훨씬 더 큰 슬라이드 세트를 분석하여 얻은 혼합물과 유사한 테스트 세트의 차트 유형 혼합물을 보여줍니다. 당사의 협력 파트너는 포트폴리오에서 무작위로 선택한 1000개의 슬라이드 세트에서 다양한 차트 유형의 수를 세었습니다. 이 중 468개의 슬라이드에 차트가 있었습니다.

테스트 세트에서 두 가지 시나리오를 만들었습니다. 첫 번째 시나리오는 일반적인 작성 프로세스를 시뮬레이션했습니다. 컨설턴트가 차트를 스케치하고 그래픽 전문가에게 팩스로 전송하여 PowerPoint로 변환합니다. 이 테스트에서는 협력 파트너의 숙련된 그래픽 전문가가 스케치를 PowerPoint 슬라이드로 전환했습니다.

일반적인 차트 유형 및 수량(4열, 5열 등)과 이미 사용 중인 매크로(범례, 측정 단위 등)에 대해 회사의 일반 템플릿 세트를 사용할 수 있었습니다. 차트를 만드는 데 필요한 시간을 측정했습니다.

두 번째 시나리오에서는 첫 번째 시나리오에서 작성된 슬라이드를 인쇄하고 컨설턴트가 일반적으로 변경하게 될 변경 사항으로 주석을 달아 그래픽 전문가에게 전달했습니다. 슬라이드에 다시 변경 사항을 반영하는 시간을 측정했습니다.

동일한 두 시나리오를 사용하여 think-cell의 효율성을 평가했습니다.

think-cell을 통한 생산성 향상

주요 결과는 그림 1.4에 나와 있습니다. 테스트 세트에서 지정한 차트를 만들고 변경하는 데 필요한 누적 시간을 표시합니다. 협력 파트너의 경우, 변경하는 데 차트 작성 시간의 약 60%를 소비했습니다. 따라서 우리는 차트 변경 시간을 2로 늘렸습니다. 이는 1회의 생성 사이클에서 적어도 2회의 변경 사이클이 발생한다는 일반적인 가정과 유사합니다.

템플릿 및 매크로와 함께 PowerPoint를 사용하여 테스트 세트를 완료하는 데 필요한 총 시간은 10시간을 초과했습니다. think-cell을 통한 PowerPoint를 사용하여 테스트 세트를 완료하는 데 필요한 총 시간은 약 3시간이었습니다. 이는 전체 속도가 3.2배 증가했음을 의미합니다.

그림 1.5는 이 결과를 테스트에 포함된 4가지 차트 유형으로 분류합니다. 모든 차트 유형은 특히 변경 시나리오에서 think-cell을 사용하여 상당히 균일한 이점을 얻을 수 있습니다.