Effizienz-Fallstudie

Präsentationserstellung in Beratungsunternehmen

Die Kundenkommunikation ist ein zentraler Bestandteil von Beratungsunternehmen. Die meisten führenden Beratungsunternehmen beschäftigen Fachkräfte, um ihre Ergebnisse und Empfehlungen in überzeugende Präsentationen umzuwandeln. Diese Spezialisten verfügen über jahrelange Erfahrung mit der branchenüblichen Standardsoftware Microsoft PowerPoint und haben hierfür bewährte Verfahren entwickelt.

Aus unserer eigenen Erfahrung mit Beratungsunternehmen sowie in Gesprächen mit anderen Beratern und Grafikexperten haben wir erkannt, dass bei der Erstellung von Folien erhebliches Verbesserungspotenzial besteht.

Auf dieser Erkenntnis aufbauend führten wir ein halbes Jahr lang Interviews durch und beobachteten Arbeitsabläufe, um das Problem besser verstehen zu können. Anschließend wurden anhand von Testszenarien unsere qualitativen Erkenntnisse quantifiziert. Der Schwerpunkt lag hierbei auf der Effizienz der Software. Dies geschah in Zusammenarbeit mit einem führenden strategischen Beratungsunternehmen, das uns eine anonyme Veröffentlichung der Daten gestattete.

Ermittlung von Verbesserungspotenzial

Abbildung 1.1 zeigt die Verteilung der Zeit, die Grafikexperten für Präsentationen aufgewendet haben. 11 % der Zeit wurde mit folienspezifischen Zeichnungen verbracht. Weitere 26 % wurden für die Texteingabe benötigt. In diesen beiden Bereichen besteht nur begrenztes Verbesserungspotenzial. Die Tippgeschwindigkeit hängt von den Fähigkeiten des Benutzers ab und die Erstellung von Zeichnungen ist nur schwer durch intelligente Software zu standardisieren.

22 % entfallen auf die Erstellung von Geschäftsdiagrammen anhand numerischer Daten. Die mit Abstand meiste Zeit wurde benötigt, um aus Text, Zeichnungen und Diagrammen das endgültige Folienlayout zu erstellen (41 %). Bei den Zeitangaben für Diagramme und das Layout ist die Texteingabe ausgenommen. Berücksichtigt man die Texteingabe, fallen 30 % der Arbeitszeit auf Diagramme und 59 % auf nicht numerische Standardkomponenten von Folien, Zeichnungen nicht eingeschlossen.

Bei der Diagrammerstellung sowie beim Folienlayout besteht erhebliches Verbesserungspotenzial, da diese meist innerhalb eines Unternehmens standardisiert und an allgemeine Gestaltungsvorschriften gebunden sind, die durch ein Computerprogramm formalisiert werden können.

Im weiteren Verlauf dieser Studie konzentrierten wir uns auf den Nutzungseffekt von think-cell. Dessen Software wurde dafür entwickelt, das ermittelte Potenzial für mehr Effizienz bei der Diagrammerstellung auszuschöpfen. Zunächst untersuchten wir die von Beratungsunternehmen verwendeten Diagrammtypen genauer.

Abbildung 1.2 zeigt, dass nur wenige Diagrammtypen einen großen Anteil an allen verwendeten Diagrammen im kooperierenden Beratungsunternehmen ausmachten. Der Vergleich mit anderen Beratungsunternehmen ergab, dass diese Feststellung im Allgemeinen zutreffend ist, wobei sich die am häufigsten verwendeten Diagrammtypen von Firma zu Firma leicht unterscheiden.

think-cell im Vergleich zu PowerPoint

Um die Auswirkungen von think-cell auf die Erstellung und Bearbeitung von Diagrammen zu quantifizieren, wählten wir aus einem Portfolio archivierter Folien 48 typische Diagramme aus. Abbildung 1.3 zeigt, dass die Mischung der Diagrammtypen im Testsatz der Mischung ähnelt, die man durch die Analyse eines viel größeren Diasatzes erhält. Unser Kooperationspartner ermittelte die Anzahl der verschiedenen Diagrammtypen in einer Gruppe von 1.000 Folien, die zufällig aus seinem Portfolio ausgewählt wurden. 468 dieser Folien beinhalteten ein Diagramm.

Anhand der Testreihe wurden nun zwei Szenarien erzeugt. Im ersten Szenario wurde das übliche Erstellungsverfahren simuliert: Ein Diagramm wird von einem Berater angefertigt, per Fax an einen Grafikexperten geschickt und von diesem in PowerPoint erstellt. In unserem Versuch wurden die Skizzen von einem sehr erfahrenen Grafikexperten unseres Kooperationspartners zu PowerPoint-Folien ausgearbeitet.

Bei seiner Arbeit standen ihm die unternehmenseigenen Vorlagen für gängige Diagrammtypen und Mengen (vier Säulen, fünf Säulen usw.) sowie Makros zur Verfügung (für Legenden, Maßeinheiten usw.). Dabei wurde die zur Erstellung der Diagramme benötigte Zeit gemessen.

Im zweiten Szenario wurden die Folien aus dem ersten Szenario gedruckt, mit Änderungen versehen, wie sie ein Berater üblicherweise vornehmen würde, und wieder dem Grafikexperten übergeben. Wir haben die zur Einarbeitung der Änderungen benötigte Zeit gemessen.

Beide Szenarien wurden für die Effizienzermittlung von think-cell verwendet.

Produktivitätsgewinn mit think-cell

Das Hauptergebnis ist in Abb. 1.4 dargestellt. Sie zeigt die Gesamtzeit, die zum Erstellen und Ändern der Diagramme aus unserer Testreihe benötigt wurde. Im Fall unseres Kooperationspartners machen Änderungen etwa 60 % der Zeit bei der Diagrammerstellung aus. Aus diesem Grund haben wir die für die Änderung von Diagrammen benötigte Zeit verdoppelt. Dies entspricht der Annahme, dass einem Erstellungsprozess mindestens zwei Änderungsvorgänge folgen.

Die erforderliche Zeit zum Beenden der Testreihe mit PowerPoint zusammen mit Vorlagen und Makros betrug mehr als zehn Stunden. Die erforderliche Zeit zum Beenden der Testreihe mit PowerPoint zusammen mit think-cell betrug in etwa drei Stunden. Das entspricht einer Beschleunigung um den Faktor 3,2.

Abbildung 1.5 schlüsselt dieses Ergebnis auf die vier Diagrammtypen auf, die in unserem Test enthalten waren. Alle Diagrammtypen profitieren von der Verwendung von think-cell, insbesondere das Änderungsszenario.