Анализ эффективности

Как создаются презентации в консалтинговых фирмах

Консалтинговые фирмы тратят много ресурсов на взаимодействие с клиентом. Большинство ведущих консалтинговых фирм нанимают специалистов для представления результатов своей работы и рекомендаций в виде убедительных презентаций. Эти специалисты имеют многолетний опыт работы и разработали лучшие методики на базе ресурсов Microsoft PowerPoint — стандарта составления презентаций в отрасли.

Тем не менее, личный опыт работы в консалтинговой фирме и некоторые данные от других консультантов и специалистов по графике показали, что эффективность создания слайдов можно существенно повысить.

Взяв эту информацию за отправную точку, в течение полугода мы беседовали со специалистами и наблюдали за их рабочими процессами, чтобы полностью вникнуть в суть проблемы. Затем мы выполнили количественную и качественную оценку тестовых вариантов моделирования, уделяя основное внимание эффективности программного обеспечения. Мы сотрудничали с самыми известными консалтинговыми фирмами, разрабатывающими стратегические рекомендации, и по результатам анонимно опубликовали эти данные.

Выявление потенциала для улучшений

В примере 1.1 показано распределение времени, которое уходит у специалистов по графике на создание презентаций. 11% времени посвящено графическому оформлению слайда. Еще 26 % уходит на набор текста. В этих аспектах улучшения ограничены. Скорость ввода ограничена умением пользователя работать на клавиатуре, а стандартизировать создание рисунков с помощью «умной» программы сложно.

22 % времени уходит на создание бизнес-диаграмм на основании численных данных. Вне всяких сомнений, большая часть времени тратится на упорядочивание текста, рисунков и диаграмм для создания окончательного макета слайда (41 %). Во времени создания диаграммы и макета не учитывается ввод текста. С учетом ввода теста на создание диаграммы уходит 30 % рабочего времени, а на стандартные компоненты слайда без учета рисунков — 59 %.

Процесс создания диаграмм и макета слайда можно существенно улучшить, поскольку они, как правило, стандартизированы в компании и определяются общими правилами оформления, которые можно преобразовать в компьютерную программу.

В остальной части исследования мы уделили особое внимание использованию программы think-cell, разработанной специально для реализации указанного выше потенциала повышения эффективности при создании диаграмм. Сначала мы пристально рассмотрели типы диаграмм, используемых консалтинговыми фирмами.

В примере 1.2 показано, что в сотрудничающей с нами консалтинговой фирме большую долю в общем объеме используемых диаграмм составляют только определенные их типы. Мы сравнили этот результат с результатами, полученными у других консалтинговых фирм и убедились, что так дела обстоят везде, при этом основные типы диаграмм в разных компаниях слегка отличаются.

Как сравнить think-cell с PowerPoint

Чтобы количественно определить влияние think-cell на создание и изменение диаграмм, мы отобрали 48 типичных диаграмм из портфеля архивных слайдов. В примере 1.3 показано, что состав типов диаграмм в тестовой выборке был аналогичен составу, полученному при анализе намного большей выборки слайдов. Наш партнер по исследованию подсчитал количество различных типов диаграмм в 1000 случайно отобранных из портфеля слайдов: в 468 из них была диаграмма.

Мы создали два варианта моделирования из тестовой выборки. В первом был смоделирован стандартный процесс создания диаграммы: консультант набрасывает диаграмму, отправляет ее специалисту по графике, и диаграмма конвертируется в PowerPoint. В нашем испытании наброски диаграммы в слайды PowerPoint преобразовывал очень опытный специалист по графике из компании-партнера.

Ему разрешили пользоваться стандартным набором корпоративных шаблонов для создания типовых диаграмм со стандартным количеством столбцов (4, 5 и т. д.), а также уже доступными макросами (для создания легенды, единиц измерения и т. д.). Мы замерили время, необходимое для создания диаграмм.

Для второго варианта моделирования мы распечатали слайды, созданные в первом варианте, добавили типичные изменения, которые бы внес консультант и снова передали все специалисту по графике. И замерили время, которое ушло на внесение в слайды изменений.

Те же два варианта моделирования применялись для оценки эффективности think-cell.

Повышение производительность с think-cell

Основной результат проиллюстрирован в примере 1.4. Показано совокупное время, необходимое для создания и изменения диаграмм в нашей тестовой выборке. В случае с нашим партнером на изменение слайдов ушло приблизительно 60 % от времени создания диаграммы. Поэтому мы свели время на изменение диаграмм к двум периодам, что соотносится с общим допущением, что один цикл создания равен как минимум двум циклам внесения изменений.

Общее время, необходимое для завершения работы с тестовой выборкой в PowerPoint вместе с шаблонами и макросами, превысило 10 часов. Общее время, необходимое для завершения работы с тестовой выборкой в PowerPoint с think-cell, составило приблизительно три часа. Следовательно, скорость работы увеличилась в 3,2 раза.

В примере 1.5 приводится разбивка по четырем типам диаграмм, включенным в испытание. Использование think-cell достаточно равномерно ускоряет работу с диаграммой каждого из этих типов, особенно в варианте моделирования изменений.