7 خطوات لإنشاء عرض PowerPoint تقديمي مُقنع

كم مرة جلست فيها لمشاهدة عرض PowerPoint تقديمي وأثار لديك أسئلة أكثر مما قدمه لك من إجابات؟ على سبيل المثال، ألقِ نظرة على الصورة المعروضة أعلاه. أو كم مرة رأيت فيها شرائح مكدسة بالمعلومات لدرجة أنك لم تستطع حتى قراءتها قبل أن ينتقل مقدِّم العرض إلى الشريحة التالية؟ إذا كنت قد تعرضت لمثل هذه المواقف، فهذه المدونة تناسبك.

إن تجنب هذه المشكلات ليس سهلاً كما قد يبدو لك عندما تقوم بإنشاء عرض تقديمي من البداية ويكون لديك الكثير من المعلومات التي ترغب في تقديمها. ويكمن الحل في تقسيم هذه المعلومات إلى أجزاء يسهل التحكم فيها، بدءًا من النظرة العامة الشاملة ووصولاً إلى التفاصيل. ولكي نساعدك على القيام بذلك، فإن هذه المقالة تتناول عملية مكونة من 7 خطوات لإنشاء عرض PowerPoint تقديمي مُقنع، ويشمل ذلك كيفية تنظيمه وتخطيط الشرائح وإنشاء المخططات التي تدعم رسالتك.

---

---

1. حدِّد نوع العرض التقديمي الخاص بك

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء عرض PowerPoint التقديمي الخاص بك في تحديد نوع العرض التقديمي الذي ستقدمه. فهذه الخطوة تساعد في توضيح هدفك العام، وتؤثر أيضًا وفي الوقت ذاته على طريقة تنظيمك لشرائحك.

وتندرج العروض التقديمية عادةً ضمن واحدة أو أكثر من الفئات التالية التي تمثل سلسلة متصلة من المحتوى قليل البيانات إلى المحتوى كثيف البيانات:

1. العروض التقديمية للرسائل الرئيسية: عادة ما يتضمن هذا النوع من العروض التقديمية محتوى قليل البيانات ويسرد قصة مُقنعة، مثل محاضرة في مؤتمر تيد أو عرض تقديمي موجز للمستثمرين (pitch deck).
2. التقارير المتكررة: تتضمن التقارير المتكررة عروضًا تقديمية أكثر تكرارًا مثل التقارير الشهرية أو مجموعات الشرائح الخاصة باجتماعات الفرق. وغالبًا ما تتضمن مزيدًا من التفاصيل لتوثيق النتائج أو الاتجاهات أو الأنشطة.
3. الرؤى ونتائج البحوث: تهدف العروض التقديمية، مثل بيانات الاستقصاءات أو تقارير اتجاهات الأسواق، إلى استخلاص المعلومات من مجموعات البيانات الكبيرة والوصول من خلالها إلى استنتاجات عالية المستوى.
4. التوثيق: يقدم هذا النوع من العروض ملخصات تفصيلية للنتائج، ويتضمن عادةً الكثير من المخططات وعددًا محدودًا من التعليقات بناءً على على نوعية الجمهور.

2. شكِّل قصتك

تتمثل خطوتك التالية في أن تسأل نفسك عن الرسالة أو القصة التي تريد أن تنقلها إلى الجمهور. وعندما تصبح رسالتك على المستوى الأعلى في متناول يدك، يمكنك بعد ذلك البدء في تنظيم مجموعة الشرائح التي تدور في فلكها.

وهذا هو جوهر المبدأ الهرمي، الذي يمثل استراتيجية لإنشاء اتصالات تجارية فعالة وواسعة الانتشار في عالم الاستشارات. وباستخدام المبدأ الهرمي، ستبدأ بأهم فكرة لديك، تليها الأفكار والحقائق الداعمة لها. فإذا توصلت إلى استنتاج مفاده أن على شركة Acme دخول سوق جديد، فعليك أن تبدأ بهذا الاستنتاج. ثم ناقش بعناية كل حجة داعمة بترتيب يراعي القوة النسبية.

ويُعد مبدأ MECE، الذي يرمز إلى الاستبعاد المتبادل والشمولية التجمعية، واحدة من النتائج المباشرة المهمة لما سبق.

وإذا قارنا بين مبدأ MECE وبين قائمة طويلة وشاملة من الأفكار، فإن MECE هو طريقة لتجميع هذه الأفكار بأسلوب يشمل جميع النقاط وثيقة الصلة دون أي تداخل بينها. ويضمن لك استخدام مبدأ MECE في تنظيم أفكارك وتجميعها تقديم حجة سليمة منطقيًا، ويسهل أيضًا على جمهورك استيعاب تلك الأفكار.

3. اكتب عناوين الإجراءات

بعد أن تحدد بنية عرض PowerPoint التقديمي الخاص بك، يمكنك البدء في إنشاء شرائحك. وواحد من أهم الأشياء التي يجب عليك أن تتذكرها أثناء قيامك بذلك هو أن كل شريحة لا بد وأن تعرض فكرة واحدة ملخصة على وجه التحديد في عنوان إجراء واحد. ولا بد أن تدعم كل المعلومات المقدمة في الشريحة عنوان الإجراء، ويشمل ذلك أي مخططات. ومن الضروري أيضًا تجنب تضمين أي عناصر مرئية أو نصية قد تنقل أو تلمح إلى رسالة مختلفة عن الرسالة التي يتضمنها عنوان الإجراء أو متضاربة معها.

وتنص إحدى الإستراتيجيات الشائعة على كتابة عناوين الإجراءات لكل شريحة أولاً للتأكد من سردها بمفردها لقصة كاملة. وبعدها، يمكنك العودة إلى كل شريحة وإضافة تفاصيل مثل قوائم التعداد النقطي والمخططات.

4. استخدم تخطيطًا وتنسيقًا واضحين

عند إنشاء الشرائح، من المهم للغاية ألا تكدِّسها بالمعلومات أو العناصر الزائدة التي قد تسبب تشتيتًا بصريًا. وتتمثل إحدى طرق معالجة هذا الأمر في أن تتصور شريحتك على أنها جدول، حيث تقوم بوضع العناصر في أعمدة وصفوف. وتتكون تخطيطات الشرائح الشائعة من ربعين إلى ثلاثة أو أربعة أرباع، بناءً على طبيعة المحتوى والتمثيل المرئي المطلوب. سيتعين عليك أيضًا التفكير فيما يلي:

• قاعدة الأثلاث: يُعد وضع العناصر على بعد الثلث أو الثلثين من حافة الشريحة، وبخاصةٍ عند تقاطع خطوط الشبكة هذه، قاعدةً عالمية لإنشاء شريحة ذات مظهرٍ جذاب.
• المسافة البيضاء: قاوم الإغراء الذي يمكن أن يؤدي بك إلى وضع عناصر كثيرة للغاية في شرائحك. فترك مسافة بيضاء كافية أمر ضروري لقابلية القراءة، وهو يساعد الجمهور على استيعاب النقطة الرئيسية في كل شريحة.
• نوع العرض التقديمي: ستحتوي العروض التقديمية للرسائل الرئيسية على محتوى أقل في كل شريحة، مقارنة بالعروض التقديمية التوثيقية التي تتضمن المزيد من التفاصيل.
• الخطوط: استخدم نفس لون الخط وحجمه للعناوين والنص الأساسي في مجموعة الشرائح بأكملها، ويُفضل استخدام خط خالٍ من أي زوائد مثل Arial. ويجب أن يتراوح حجم العناوين من 20 إلى 24 نقطة، وأن يتراوح حجم النص الأساسي من 12 إلى 18 نقطة بناءً على مقدار المحتوى الموجود في الشرائح.

5. نظِّم قوائم التعداد النقطي

تشتت قوائم التعداد النقطي الطويلة الجمهور وتصعب عليهم استيعابها. ويمكنك، بدلاً من ذلك، الاكتفاء بثلاث أو خمس نقاط، بحد أقصى سبع نقاط. ونؤكد مرة أخرى على ضرورة تجنب تضمين معلومات كثيرة للغاية، ويجب أن تدعم كل أجزاء النص عنوان الإجراء.

ولزيادة الوضوح، اكتب قوائم التعداد النقطي باستخدام بنية متوازية. وبعبارة أخرى، إذا كانت إحدى النقاط تشكل جملة، فيجب أن تكون النقاط جميعها في شكل جملة. وينطبق الشيء ذاته عند استخدام أجزاء من الجملة أو كلمات فردية. ويجب أن تبدأ كل نقطة بنفس الجزء من الكلام (على سبيل المثال، اسم، فعل، صفة).

6. اختر المخطط الصحيح

يجب أن تكون جميع بيانات المخطط وثيقة الصلة بعنوان الإجراء في الشريحة. يقدم جين زيلازني في كتابه Say It with charts نهجًا مفيدًا لاختيار المخطط في ثلاث خطوات:

1. حدد جانب البيانات الذي سيبرزه مخططك
2. حدد ما تقوم بمقارنته، سواءٌ كانت مكونات أو أو كان تغيرًا بمرور الوقت أو ارتباطًا
3. حدد المخطط وفقًا للمقارنة التي تحاول إجراؤها

7. نسِّق المخطط

بعد إنشائك للمخطط الأساسي، سيتعين عليك تنسيقه وإضافة تعليقات توضيحية إليه بطريقة تنقل رسالتك دون أي التباس. وهذا يعنى:

• تضمين عنوان مخطط يلخِّص البيانات ويتماشى مع عنوان الإجراء في الشريحة
• تسمية كل من المحور السيني والمحور الصادي بوحدات قياس
• استخدام الألوان بحرص لإبراز ما استنتجته من المخطط، كأن تستخدم درجات ألوان ممزوجة مع تمييز شريط رأسي رئيسي واحد بلون أكثر غمقًا
• إضافة خطوط اتجاه إلى المخططات التي يمكن أن تشير بصورة مرئية إلى الأنماط أو الاتجاهات في البيانات، على سبيل المثال، CAGRs
• عرض وسائل الإيضاح لمساعدة المشاهدين على فهم معنى الألوان أو الرموز أو الأنماط المختلفة المستخدمة في المخطط

يمكن أن تساعدك وظائف PowerPoint الإضافية، مثل think-cell، في إنشاء مجموعات شرائح ومخططات أفضل وبشكلٍ أسرع. تساعد المخططات الديناميكية وعمليات سير الإجراءات والتعليقات التوضيحية ومربعات النصوص معًا في تنظيم المعلومات المعقدة في عروض تقديمية متطورة مرئيًا، بحيث تقلل الوقت والجهد اللازمين للتنسيق وتمنحك وقتًا أكبر لتشكيل قصة مُقنعة.

قد يبدو إنشاء عرض PowerPoint تقديمي من البداية مهمة صعبة. وعلى الرغم من ذلك، فإن تقسيمها إلى خطوات يمكن التحكم فيها، يمنحك القدرة على تبسيط العملية ويضمن في الوقت ذاته فهم جمهورك لرسالتك بوضوح.

---

---