دور التمثيل المرئي للبيانات في اتخاذ القرارات المرتبطة بالأعمال التجارية

26 وقت القراءة بالدقائق — by Amos Wong

وفقًا لما نشره معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT)، فإن المخ يستطيع معالجة أي صورة في غضون 13 مللي ثانية، وهو ما يؤكد على أهمية المعلومات المرئية التي تشكل 90% من البيانات المرسلة إلى المخ. وهذا يتماشى مع الدراسة التي أجرتها جامعة منيسوتا، والتي توصلت إلى أن المخ البشري يُعالج المرئيات أسرع من معالجته للنصوص بمقدار 60 ألف مرة. وفي عالمنا اليوم، غالبًا ما يقع التنفيذيون والمديرون تحت ضغط الوقت ويستقبلون وابلاً من المعلومات. وتلقيهم للبيانات الموجزة والواضحة التي تتناول لب الموضوع يساعدهم على الانتقال بين العمليات والتركيز على الموضوعات الاستراتيجية. وفي أي بيئة سريعة الوتيرة ومستندة إلى البيانات، يمكن لتقديم المعلومات في صورة مرئية أن يكون فعالاً في جذب انتباه صناع القرارات وإشراكهم.

ما هو الأكثر قابلية للاستيعاب؟ النص الذي يشرح البيانات أم المخطط الذي يعرضها بصورة مرئية؟

تعرض البيانات المقدمة أداء منتجين، قاعدة بيانات ونظام سحابي، في أربع فترات زمنية منفصلة: الربع الأول من عام 2023، والربع الثاني من عام 2023، والربع الثالث من عام 2023، والربع الرابع من عام 2023. في الربع الأول من عام 2023، سجل منتج قاعدة البيانات قيمة قدرها 1.5، بينما حقق النظام السحابي قيمة أعلى قدرها 1.642. وعندما ننتقل إلى الربع الثاني من عام 2023، فإن قيمة منتج قاعدة البيانات تنخفض لتصل إلى 1.2، بينما يحقق منتج النظام السحابي ارتفاعًا كبيرًا ليصل إلى 2.3. وعند المضي قدمًا إلى الربع الثالث من عام 2023، نلاحظ تحسنًا هائلاً في منتج قاعدة البيانات بقيمة قدرها 3.8. وعلى الرغم من ذلك، يواجه منتج النظام السحابي انخفاضًا طفيفًا ليصل إلى 1.6. وختامًا في الربع الرابع من عام 2023، يسجل منتج قاعدة البيانات قيمة قدرها 1.0، بينما يتعافى منتج النظام السحابي ويصل إلى قيمة عالية قدرها 3.3. وبمقارنة أداء منتج النظام السحابي في الفترة ما بين الربعين الأول والرابع من عام 2023، يُظهر النظام السحابي زيادة هائلة تصل نسبتها إلى 103.7% تقريبًا (مقربة إلى أقرب رقم عشري).

يُعد التمثيل المرئي للبيانات أداة اتصال وطريقة لتقديم المعلومات اللازمة لدعم عملية اتخاذ القرار وتمكينها. وعند استخدامه بشكل جيد، فإن بإمكانه تسريع الاتصال من خلال توصيل البيانات بشكل أسرع، وهو ما يقلل الوقت والجهد اللازمين لاستيعاب المحتوى مقارنة بالمذكرات النصية. وهو أيضًا عملية تتضمن أكثر بكثير من مجرد تحويل البيانات إلى مرئيات. ولاستخدام مثال توضيحي من الحياة الواقعية، فلنحدد أوجه التشابه بينه وبين توفير الغذاء/تناول الطعام الصحي.

اختيار المكونات المناسبة

لكي توفر الوجبة أكبر قدر من الفوائد، يجب أن تكون معدة خصيصًا وفق احتياجات الشخص الذي سيتناولها. على سبيل المثال، يجب اختيار العناصر الغذائية للأطفال الصغار والمراهقين والبالغين بطريقة تضمن التوازن الغذائي الصحيح الذي يتماشى مع ظروفهم الفردية.

وينطبق هذا المفهوم أيضًا على توضيح الاحتياجات في عالم الأعمال. يحتاج رؤساء سلسلة التوريد، والاستراتيجية، والبحث والتطوير، والتمويل، والموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات إلى أنواع مختلفة من المعلومات. ولا بد أن تضع في اعتبارك السيناريو الذي تشارك فيه تحديثات المشروع: قد يطلب زميلك رؤى فنية، ويحتاج مشرفك إلى نظرة عامة، ويتطلب لقاء غير متوقع مع الرئيس التنفيذي عرضًا تسويقيًا موجزًا. وسيضمن لك فهم هذه الاحتياجات المتنوعة للمعلومات حصول كل فئة من الجمهور على الرسالة المناسبة، وهذا أشبه بتقديم وجبة ذات طابع شخصي. وبالتخلص من التفاصيل غير الضرورية والتركيز على ما هو وثيق الصلة بالموضوع، يمكنك زيادة تأثير اتصالاتك، وخلق بيئة عمل مستنيرة ومنتجة إلى حدٍ كبير.

مختلف، لكنه من نفس النوع

بغض النظر عما يجب أن يتناوله الأفراد بالضبط، توجد سمات مشتركة عندما يتعلق الأمر بغذائهم. سمات مثل الجودة، والقيمة الغذائية، وعملية الطهي (غير مطهو أكثر من اللازم، ولا يُقدَّ نيئًا ما لم تكن هذه هي الوصفة المحددة)، والتوقيت، والجزء المقدَّم.

وبالمثل، فإنه بغض النظر عن القسم الذي تعمل فيه أو الوظيفة التي تدعمها، يجب أن تكون المعلومات التي تقدمها حديثة وموثوقة (طازجة وعالية الجودة)، وقيِّمة (ذات قيمة غذائية)، ومعدَّة بطريقة يسهل فهمها (مطهو بشكل سليم حتى يكون سريع الهضم)، ويتم تسليمها في الوقت المناسب وبالمقدار المناسب (حجم اللقمة).

التوقيت مهم

إن تجويع الأشخاص بحجة تناول الطعام الصحي يصيبهم على الأرجح بالتوتر. وليس من المستغرب أن يشعر المديرون التنفيذيون بعدم الارتياح لانتظار المعلومات حتى اللحظة الأخيرة. وللتغلب على هذا التحدي، يمكنك تقديم المعلومات على دفعات - تقديم مجموعات صغيرة بحجم اللقمة، بينما تعمل على إعداد الطبق الرئيسي. على سبيل المثال، في بداية الشهر، قدِّم في البداية تقريرًا حول إجمالي الحجم المُباع، وفي التقرير التالي، قدِّم المزيد من التفاصيل أو التحليلات حسبما يلزم (مقسمة حسب العلامة التجارية، أو حسب المنطقة، وما إلى ذلك). وباتباع نهج "التلقيم" لنشر المعلومات، يمكنك ضمان حصول أصحاب المصلحة على الرؤى اللازمة بطريقة تسهل استيعابها. فمثلما لن يقدم المرء وليمة متعددة الأطباق في وقت واحد، فإن تقديم المعلومات بشكل تدريجي يساعد المتلقين على استيعاب المحتوى وتقديره دون الشعور بالضغط الشديد. ومثل الطاهي الماهر، يمكنك تحديد الوقت المناسب لتقديم "أطباق" جديدة من البيانات، بما يتماشى مع استعداد المتلقين لاستيعاب المعلومات وتطبيقها بفعالية. وهذا النهج الاستراتيجي والمدروس يخلق جمهورًا أكثر تفاعلاً وتقبلاً للأفكار الجديدة، وهو ما يجعل عملية الاتصال أكثر سلاسة وفعالية.

كن منفتحًا ووافق على المواعيد النهائية الواقعية، على أن تحدد المعلومات التي ستكون متاحة والوقت الذي ستتوفر فيه. عندما يعرف صانع القرار الجدول الزمني لتوافر البيانات والرؤى، يمكنه وفقًا لذلك تخطيط الأنشطة والإجراءات. ويتم تحديد الجدول الزمني الممكن على النحو الأمثل من خلال الحوار، حتى تكون الشفافية موضع ترحيب من كلا الطرفين.

كن مرنًا

لا يضع اختصاصي التغذية الجيد في اعتباره احتياجات الفرد فحسب، بل وظروف الحياة الواقعية المعرضة للخطر أيضًا ويقوم بتهيئة القائمة وفقًا لذلك. فالوجبة المقدَّمة ستتأثر بالمكونات المتوفرة والقابلة للتحقيق، ومقدار الوقت المتاح للشخص لإعداد الوجبة، والتوقيت الذي من المفترض أن يتناول فيه الشخص الطعام فعليًا.

ولهذا، عند تصميم التقارير، يجب عليك مراعاة ما يلي:

البيانات المتاحة وصيغها
كيف يمكن الحصول على البيانات/المُدخلات (هل يملك الفريق صلاحية الوصول المناسبة، وهل هناك تكاليف إضافية (الترخيص، والاشتراك، والتدريب على استخدام البرنامج)، وهل يتعين الحصول على تراخيص معينة
الوقت اللازم لتحويل البيانات إلى مخرجات مرئية كافية.

ومن خلال إدراك أهمية التكيف مع ظروف الحياة الواقعية واتخاذ الخيارات في الوقت المناسب، يشترك اختصاصي التغذية وقائد الأعمال في الهدف المشترك المتمثل في زيادة المنافع إلى أقصى حد. فكما يقوم اختصاصي التغذية بإعداد الوجبة بعناية لتناسب احتياجات الأفراد وقيودهم، يجب على قائد الأعمال أن يضع في اعتباره الموارد المتاحة ومتطلبات السوق لاغتنام الفرص وتجنب النتائج غير المواتية.

الأدوات المساعدة في المطبخ

يمكن للتكنولوجيا أن تساعد كثيرًا طوال العملية بأكملها، بدءًا من الحصول على المعلومات وتجميعها، وحتى تحويلها إلى مخرجات مناسبة وتقديمها. ومن المهم هنا أن يضع المستخدم في اعتباره ما يلي:

مفهوم "الخدمة الذاتية"

وذلك في الحالات التي يفضل فيها الشخص استكشاف المخرجات بنفسه، بما يتماشى مع احتياجاته المعينة. ودورك في ذلك هو التأكد من توافر

المعلومات الصحيحة: لنفترض أن مدير التسويق بحاجة إلى تقييم مدى نجاح الحملات الإعلانية المختلفة. فإذا كانت البيانات المتوفرة غير دقيقة أو قديمة، فقد يتخذ المدير قرارات مهمة للغاية بناءً على رؤى خاطئة، وهو ما يؤدي إلى تخصيص الموارد على نحوٍ غير فعال، وضياع الفرص.
أداة مرنة: لنفترض أن فريق مبيعات يعمل على مجموعة متنوعة من المنتجات والمناطق. فإن أداة إعداد التقارير الصارمة التي لا يمكنها استيعاب طرق عرض البيانات المختلفة أو تخصيص المقاييس قد تعيق قدرة الفريق على تحليل الأداء بفعالية.

خيار "القائمة المعينة".

وذلك في الحالات التي يفضل فيها صانع القرار الاعتماد على بنيات محددة مسبقًا. ويتمثل دورك في تحديد البنيات المعينة هذه، مع مراعاة غرض المستخدم أيضًا. وبتقديم شرح شامل للبنيات المحددة مسبقًا، يصبح المحتوى أكثر سهولة ويمكّن المستخدمين من اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على الرؤى المقدمة.

المشهد الأخير - التقديم

إن العمل والجهد اللذان تستثمرهما في تحديد المحتوى وتحليل المعلومات معرضان لخطر فقدان قيمتهما إذا لم يكن من السهل فهم المخرجات. هل تفضل تناول الطعام من طبق متسخ أم من طبق أنيق؟ هل التخطيط والتناغم بين العناصر المقدمة مهم؟ إذا بدا العرض التقديمي جذابًا، فإنه يحفز المشاهد على التعمق في المحتوى والاستمتاع به. ومن ثم، يجب أن تكون المرئيات التي تستخدمها:

جاذبة للقارئ
واضحة وسهلة الفهم
يسهل التنقل فيها

يمكن تجنب الإفراط المعلوماتي عن طريق تطبيق نهج "الأقل هو الأكثر" والمبدأ الهرمي. يؤكد مفهوم "الأقل هو الأكثر" على قيمة البساطة والإيجاز في التواصل. فبدلاً من تشتيت انتباه الجمهور ببيانات زائدة أو محتوى طويل، يركز هذا النهج على استخلاص المعلومات وإبراز العناصر الأكثر أهمية. يتضمن المبدأ الهرمي، الذي وضعته باربرا مينتو، تنظيم المعلومات في تسلسل هرمي. ويتم عرض النقاط أو الاستنتاجات الأكثر أهمية أولاً في أعلى الهرم، تليها الأدلة الداعمة والتفاصيل بترتيب تنازلي حسب الأهمية. وتشكل جميع العناصر الواردة في المخرجات (مثل الألوان والظلال والأنماط والخطوط وحجم الخط) جزءًا من سردك لقصتك. تأكد من أنها لن تضلل القارئ.

ضع وجهة نظر القارئ في حسبانك – ضع في اعتبارك نطاق تجنب اللبس. إذا كنت بحاجة إلى تكبير جزء معين، فاجعل الأمر سهلاً للقارئ عن طريق استخدام وسائل مساعدة مناسبة (مثل التعليقات التوضيحية وتسميات البيانات).

تستخدم بعض الشركات مجموعة موحدة من الألوان والخطوط في جميع أقسامها، ويشكل هذا جزءًا من الهوية المرئية للشركة. فإذا كانت هناك ممارسة مماثلة لذلك في مؤسستك أو لدى العميل الذي تعمل معه، ولكنك ترغب في تطبيق خيارات أخرى، فمن الأفضل التحقق قبل مخالفة المعايير الداخلية المعينة.

تُعد العروض المرئية أكثر إقناعًا وأيسر في تذكرها من الأرقام الأولية في جداول البيانات التي لا نهاية لها، وهو ما ييسر مشاركة النتائج مع أصحاب المصلحة، والتنسيق بين الفرق، وتحفيز اتخاذ الإجراءات. ومن الملفت للنظر أن جامعة كورنيل توصلت إلى أنه عند تقديم ادعاء علمي باستخدام الكلمات أو الأرقام البحتة، فإن 68% فقط من الأشخاص سيرون أن المعلومات دقيقة وصادقة. لكن إذا وضعت رسماً بيانياً بسيطاً إلى جانب الادعاء فإن هذا الرقم يرتفع إلى 97%! وبالإضافة لذلك، توصلتكلية وارتون لإدارة الأعمال إلى أن نصف الجمهور فقط كانوا مقتنعين بالعرض التقديمي اللفظي البحت، بينما قفز هذا العدد إلى أكثر من الثلثين عند إضافة المرئيات.

يقدم think-cell، الوظيفة الإضافية الرائدة لبرنامج PowerPoint، مجموعة واسعة من المخططات التي تساعد في التمثيل المرئي للبيانات وتسمح لصناع القرارات بتحديد الاتجاهات والارتباطات بشكلٍ أسرع واتخاذ الخيارات في الوقت المناسب.

وبفضل الأتمتة في think-cell، يمكن للمستخدمين ربط مخططات وجداول العروض التقديمية الخاصة بهم مباشرةً بمصادر البيانات الأساسية. ويتيح ذلك التحديثات التلقائية للمخططات كلما تغيرت البيانات، وهو ما يوفر الوقت والجهد اللازمين لتحديث العرض التقديمي يدويًا ويضمن بأن تعكس المخططات دائمًا أحدث المعلومات، ويقدم مرئيات دقيقة وحديثة لإعداد التقارير.