매력적인 PowerPoint 프레젠테이션을 만드는 7가지 단계

답변보다 질문이 더 많은 PowerPoint 프레젠테이션은 몇 번이나 보셨습니까? 예를 들어, 위에 표시된 이미지를 살펴보십시오. 아니면 발표자가 다음 슬라이드로 넘어가기 전에 다 읽을 수 없는 정보로 가득 찬 슬라이드는 얼마나 자주 보셨습니까? 이런 상황에 처해 있다면, 이 블로그는 여러분을 위한 것입니다.

프레젠테이션을 처음부터 새로 만들고 발표할 정보가 많은 경우 이러한 문제를 피하는 것은 생각만큼 간단하지 않습니다. 넓은 개요부터 시작하여 관리 가능한 조각으로 나눈 다음 세부 사항에 집중하는 것이 바로 요령입니다. 이를 돕기 위해 이 글에서는 PowerPoint 프레젠테이션 구성 방법, 슬라이드 레이아웃 방법, 메시지를 뒷받침하는 차트를 만드는 방법 등을 포함한 매력적인 PowerPoint 프레젠테이션을 만드는 7단계 단계에 대해 설명합니다.

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1. 프레젠테이션 유형 결정하기

PowerPoint 프레젠테이션을 작성하는 첫 번째 단계는 발표할 프레젠테이션의 유형을 결정하는 것입니다. 이렇게 하면 가장 중요한 목표를 명확히 할 수 있을 뿐 아니라 슬라이드 구조에 영향을 미칠 수 있습니다.

프레젠테이션은 일반적으로 가벼운 내용에서 무거운 내용까지 연속체를 나타내는 다음 카테고리 중 하나 이상에 속합니다.

1. 주요 메시지 프레젠테이션: 이러한 유형의 프레젠테이션은 일반적으로 내용이 가볍고, TED 강연이나 피치 데크(pitch deck)과 같은 설득력 있는 이야기를 전달합니다.
2. 반복 보고서: 반복 보고서에는 팀 회의를 위한 월간 보고서 또는 슬라이드 데크와 같은 반복적인 프레젠테이션이 포함됩니다. 결과, 추세 또는 활동을 문서화하기 위해 더 많은 세부 정보를 포함하는 경우가 많습니다.
3. 통찰력 및 연구 결과: 설문 조사 데이터 또는 시장 동향 보고서와 같은 프레젠테이션은 대용량 데이터 세트의 정보를 추출하여 상위 수준의 결론을 제공합니다.
4. 문서: 이러한 유형의 프레젠테이션은 일반적으로 많은 차트와 청중에 따라 제한된 해성을 통해 결과에 대한 자세한 요약을 제공합니다.

2. 스토리 구축하기

다음 단계는 청중에게 어떤 메시지나 스토리를 전달하고자 하는지 물어보는 것입니다. 최상위 수준의 메시지를 중심으로 슬라이드 데크를 구성하는 것부터 시작할 수 있습니다.

이것은 피라미드 원칙의 본질이며, 컨설팅 세계에서는 아주 일반적인 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션을 만들기 위한 전략입니다. 피라미드 원칙을 통해 가장 중요한 아이디어를 중심으로 아이디어와 사실로 뒷받침할 수 있습니다. Acme Company가 새로운 시장에 진입해야 한다는 결론이 나왔다면, 바로 말하십시오. 그런 다음 상대적인 힘의 순서로 각 지지 주장을 살펴봅니다.

위에서 알 수 있는 중요한 추론은 상호 배제적이고 전체 포괄적임을 의미하는 MECE 원칙입니다.

긴 아이디어 목록을 제시하는 것과 비교하면 MECE는 중복 없이 모든 관련 포인트를 포함하는 방식으로 아이디어를 그룹화하는 방법입니다. MECE를 사용하여 아이디어를 구성하고 그룹화하면 논리적으로 건전한 주장을 보장하는 동시에 청중은 정보를 쉽게 흡수할 수 있습니다.

3. 작업 제목 작성하기

PowerPoint 프레젠테이션의 구조를 정의한 후에는 슬라이드 만들기를 시작할 수 있습니다. 이 작업을 수행할 때 기억해야 할 가장 중요한 것은 각 슬라이드가 하나의 작업 제목으로 정확히 하나의 아이디어를 요약해야 한다는 것입니다. 차트를 포함하여 슬라이드에 제시된 모든 정보는 작업 제목을 뒷받침해야 합니다. 또한 작업 제목에 있는 메시지와 다른 메시지나 충돌하는 메시지를 전달하거나 암시할 수 있는 시각적 엘리먼트 또는 텍스트 엘리먼트를 포함하지 않는 것이 중요합니다.

한 가지 일반적인 전략은 먼저 각 슬라이드에 작업 제목을 작성하여 제목 자체로 완전한 스토리를 전달할 수 있도록 하는 것입니다. 여기에서 각 슬라이드로 돌아가 글머리 기호와 차트 등 세부 사항을 추가할 수 있습니다.

4. 깔끔한 레이아웃 및 서식 사용하기

슬라이드를 만들 때는 시각적 혼란을 야기할 수 있는 과도한 정보나 엘리먼트로 인해 슬라이드에 정보가 너무 많아지지 않도록 하는 것이 중요합니다. 이를 위한 사용할 수 있는 한 가지 방법으로는 슬라이드를 테이블 형태로 시각화하여 열과 행에 엘리먼트를 배치하는 것입니다. 일반적으로 사용되는 슬라이드 레이아웃은 내용의 특성과 원하는 시각적 표현에 따라 두세 개 또는 네 개의 사분면으로 구성됩니다. 다음 사항도 고려해야 합니다.

• 삼등분 법칙: 슬라이드 가장자리에서 3분의 1 또는 3분의 2, 특히 눈금선이 교차하는 위치에 엘리먼트를 배치하는 것은 시각적으로 매력적인 슬라이드를 만들기 위한 일반적인 규칙입니다.
• 공백: 슬라이드에 너무 많은 정보를 담고 싶은 유혹을 뿌리치십시오. 가독성과 청중이 각 슬라이드의 요점을 이해할 수 있도록 충분한 공백을 남겨두는 것이 중요합니다.
• 프레젠테이션 유형: 주요 메시지 프레젠테이션은 보다 상세한 내용이 포함된 문서 프레젠테이션에 비해 각 슬라이드의 내용이 적습니다.
• 글꼴: 슬라이드 데크 전체의 제목과 본문에 동일한 글꼴 색상과 크기를 사용합니다. Arial과 같은 sans serif 글꼴을 사용하는 것이 좋습니다. 제목은 20~24포인트 크기여야 하며, 본문 텍스트는 슬라이드의 내용량에 따라 12~18포인트여야 합니다.

5. 글머리 기호 구성하기

글머리 기호의 목록이 길면 혼동되고 파악하기 어려울 수 있습니다. 3~5 개의 글머리 기호 또는 최대 7개의 글머리 기호를 유지하십시오. 다시 말하지만 너무 많은 정보를 압축하는 것은 피하십시오. 모든 텍스트는 작업 제목을 뒷받침해야 합니다.

명확성을 높이려면 병렬 구조를 사용하여 글머리 기호를 작성합니다. 즉, 하나의 글머리 기호가 문장 형태라면 모든 글머리 기호가 문장 형태여야 합니다. 문장 조각이나 개별 단어를 사용하는 경우도 마찬가지입니다. 각 글머리 기호는 동일한 품사(예: 명사, 동사, 형용사)로 시작해야 합니다.

6. 적합한 차트 선택하기

모든 차트 데이터는 슬라이드의 작업 제목과 관련이 있어야 합니다. Gene Zelazny의 ‘Say It with charts’는 세 가지 단계로 차트를 선택하는 데 유용한 접근 방식을 제공합니다.

1. 차트에서 강조할 데이터 측면을 식별합니다.
2. 비교 대상, 구성 요소, 시간에 따른 변화 또는 상관 관계를 결정합니다.
3. 비교하려는 차트에 따라 차트를 선택합니다.

7. 차트 서식 지정하기

기본 차트를 만든 후에는 메시지를 혼동하지 않고 전달할 수 있도록 서식을 지정하고 주석을 달 수 있습니다. 이러한 작업은 다음과 같습니다.

• 데이터를 요약하고 슬라이드의 작업 제목과 일치하는 차트 제목 포함
• 측정 단위로 x축 및 y축 레이블 지정하기
• 차트의 결론을 강조하기 위해 약간의 색상을 사용합니다. 예를 들어, 차분한 톤을 사용하고 대담한 색상으로 하나의 핵심 수직 막대를 강조 표시합니다.
• CAGR과 같이 데이터의 패턴이나 추세를 시각적으로 나타낼 수 있는 차트에 추세선 추가
• 차트에 사용된 다양한 색상, 기호 또는 패턴의 의미를 이해하는 데 도움이 되는 범례 표시하기

think-cell과 같은 PowerPoint 추가 기능을 사용하면 향상된 슬라이드 데크와 차트를 더 빠르게 만들 수 있습니다. 동적 차트, 프로세스 흐름, 주석, 텍스트 상자는 모두 복잡한 정보를 시각적으로 정교한 프레젠테이션으로 구성하는 데 도움을 줍니다. 따라서 서식 지정과 씨름하는 시간을 줄이고 매력적인 스토리를 만드는 데 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

PowerPoint 프레젠테이션을 처음부터 새로 작성하는 것은 무리한 일처럼 보일 수 있습니다. 그러나 관리 가능한 단계로 세분화하면 프로세스를 간소화하는 동시에 청중이 메시지를 명확하게 이해할 수 있도록 할 수 있습니다.

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