7 шагов создания убедительной презентации PowerPoint

Сколько раз вам приходилось видеть презентации PowerPoint, которые больше задавали вопросы, чем отвечали на них? Взгляните, например, на приведенный ниже рисунок. А как часто вы видели слайды, на которых было так много информации, что вы даже не успевали ее прочитать, а докладчик уже переходил к следующему слайду? Если с вами такое случалось, этот блог для вас.

Избежать этих проблем не так просто, как кажется, когда нужно создать презентацию с нуля и разместить в ней много информации. Советуем разбить ее на удобоваримые части, начать с общего представления, а потом перейти к деталям. Чтобы помочь вам, в этой статье мы рассматриваем 7-этапный процесс составления убедительной презентации PowerPoint: как структурировать представление идеи, отформатировать и расположить слайды и создать диаграммы в обоснование вашей идеи.

---

---

1. Определите тип презентации

Первый шаг в создании презентации PowerPoint — определить ее тип. Это поможет вам пояснить общую цель, а также повлияет на структурирование слайдов.

Как правило, презентации относятся к одной или нескольким из следующих категорий, представляющих преемственность перехода от легкого к тяжелому контенту.

1. Презентация ключевой идеи: обычно презентации этого типа имеют более легкое содержание и содержат убедительный пример из практики. В качестве примеров можно упомянуть TED talk или рекламную презентацию.
2. Повторяющиеся отчеты: включают презентации, которые составляются регулярно, например ежемесячные отчеты или презентации для совещаний отдела. Они часто содержат больше деталей для отражения результатов, тенденций или действий.
3. Аналитическая информация и результаты исследований: в презентациях с данными опросов или отчетами о тенденциях на рынке информация представлена в виде укрупненных выводов, сделанных на основе больших наборов данных.
4. Протоколирование: в презентации этого типа представлено детальное резюме результатов обычно с большим количеством диаграмм и ограниченным количеством комментариев в зависимости от аудитории.

2. Сформируйте свою идею

На следующем этапе нужно задать себе вопрос, какое сообщение или идею вы хотите донести до своей аудитории. Уже имея основной посыл, вы можете начать структурировать вокруг него свою презентацию.

Это суть Принципа пирамиды — широко распространенной среди консалтинговых фирм стратегии эффективной профессиональной коммуникации. В соответствии с Принципом пирамиды нужно начинать с самой важной идеи и наращивать на нее вспомогательные идеи и факты. Если вы делаете вывод, что Acme Company должна выйти на новый рынок, скажите об этом в самом начале. А затем тщательно разберите каждый вспомогательный довод в порядке его относительной силы.

Важным дополнением к указанному выше является Принцип ВИСИ, что означает «взаимно исключающее, совместно исчерпывающее».

В отличие от подробного перечня идей ВИСИ представляет собой способ их группировки таким образом, чтобы все актуальные аспекты были учтены, но не пересекались. Применение принципа ВИСИ для организации и группировки идей обеспечивает наличие логически обоснованных доводов и упрощает восприятие информации вашей аудиторией.

3. Запишите действия

Определив структуру презентации PowerPoint, можете переходить к созданию слайдов. Один из самых важных моментов, которые нужно помнить в процессе, — на каждом слайде должна быть представлена только одна идея под одним действием в заголовке. Вся представленная на слайде информация , в том числе диаграммы, должна обосновывать это действие. Важно также стараться не включать никаких графических или текстовых элементов, которые могут подразумевать или указывать на другую или противоположную идею относительно той, которая подразумевается заголовком слайда.

Общая стратегия заключается в том, чтобы сначала написать на каждом слайде действия, которые сами по себе убедительно представляют вашу идею. Таким образом, вы можете возвращаться на каждый слайд и добавлять на него тезисы и диаграммы.

4. Используйте понятные макет и форматирование слайда

Крайне важно не перегружать создаваемые слайды избыточной информацией или элементами, которые могут визуально запутать аудиторию. Один из подходов включает визуализацию слайда в виде таблицы с элементами в столбцах и строках. Часто используемые макеты слайда состоят из 2−4 квадрантов в зависимости от характера содержания и желаемого оформления. Нужно также учесть следующие аспекты.

• Правило третей: размещайте элементы с отступом на 1/3 или 2/3 от края слайда, особенно когда эти оси пересекаются, — это универсальное правило создания привлекательного слайда.
• Свободное место: не поддавайтесь соблазну набить на слайды слишком много информации. Крайне важно оставлять достаточно свободного места, чтобы информацию на слайде можно было читать и аудитория усвоила основную идею каждого слайда.
• Тип презентации: На слайдах в презентациях ключевой идеи будет меньше содержания по сравнению с презентациями-протоколами, в которых больше подробной информации.
• Шрифты: используйте одинаковые цвет и размер шрифта для заголовков и основного текста на всех слайдах в презентации, в идеале — шрифт sans serif, например Arial. Размер шрифта заголовков должен быть 20−24 пунктов, а размер основного текста — 12−18 пунктов в зависимости от объема информации на слайдах.

5. Упорядочите пункты маркированных списков

Длинный маркированный список вводит аудиторию в заблуждение и труден для понимания. Используйте 3−5 пунктов списка, максимум — 7. И помните: не пытайтесь уместить слишком много информации, весь текст должен обосновывать действие в заголовке.

Используйте параллельные конструкции для пунктов списка, чтобы они были понятнее. Иными словами, если один пункт списка представляет собой предложение, такую структуру должны иметь и все остальные. Это правило применяется также к частям предложений или отдельным словам. Каждый пункт списка должен начинаться с одинаковой части речи (например: существительное, глагол, прилагательное).

6. Правильно выберите диаграмму

Все данные на диаграмме должны относиться к действию в заголовке слайда. В книге Джина Желязны «Say It with charts» предложен полезный подход к выбору диаграммы. Он состоит из 3 этапов:

1. определитесь, какому аспекту данных будет уделяться основное внимание на вашей диаграмме;
2. определите, что вы сравниваете: компоненты, изменение в динамике или корреляцию;
3. выберите диаграмму на основании проведенного сравнения.

7. Отформатируйте диаграмму

Когда вы создадите базовую диаграмму, вам нужно будет отформатировать ее и добавить заметки, чтобы она четко доносила вашу идею. Это значит, что нужно:

• включить название диаграммы, обобщающее данные и соответствующее действию в заголовке слайда;
• отметить на оси x и y единицы измерения;
• умеренно использовать цвета, чтобы подчеркнуть вывод из диаграммы, например, использовать приглушенные тона, а одну вертикальную черту выделить более ярким цветом;
• добавить в диаграммы линии тренда, которые могут визуально указывать закономерности или тенденции в данных, например CAGR;
• вставить условные обозначения, чтобы аудитория понимала значение различных цветов, символов или схем на диаграмме

Такая надстройкаPowerPoint, как think-cell поможет вам быстрее создавать более качественные презентации и диаграммы. Динамичные диаграммы, технологические схемы, заметки и текстовые поля помогают структурировать сложную информацию в визуально привлекательных презентациях , чтобы вы тратили меньше времени на форматирование и больше на увлекательное представление идеи.

Составление презентации PowerPoint с нуля может показаться трудной задачей. Но, разбивая ее на приемлемые этапы, вы сможете оптимизировать процесс, обеспечивая четкое понимание аудиторией вашей идеи.

---

---