Siete pasos para crear una presentación de PowerPoint atractiva

¿Cuántas veces se ha asistido a una presentación de PowerPoint que planteaba más preguntas de las que respondía? Por ejemplo, echa un vistazo a la imagen que se muestra arriba. ¿O cuántas veces ha visto diapositivas atestadas con tanta información que ni siquiera tiene tiempo de leerlas antes de que el presentador haya pasado a la siguiente diapositiva? Si se ha visto en estas situaciones, este es su blog.

No es tan sencillo como parece evitar estos problemas cuando se está creando una presentación desde cero y tiene mucha información que presentar. El truco consiste en dividirlo en trozos manejables, empezando por la visión general y centrándose después en los detalles. Para ayudarle a hacerlo, este artículo examina un proceso de siete pasos para elaborar una presentación de PowerPoint atractiva, que incluye cómo estructurarla, disponer las diapositivas y crear gráficos que apoyen su mensaje.

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1. Determinar su tipo de presentación

El primer paso para crear su presentación de PowerPoint consiste en determinar qué tipo de presentación está ofreciendo. Esto le ayudará a aclarar su objetivo general, al tiempo que influirá en la forma de estructurar sus diapositivas.

Las presentaciones suelen incluirse en una o varias de las siguientes categorías, que representan un continuo de contenido ligero a pesado:

1. Presentaciones de mensajes clave: Este tipo de presentación suele ser más ligera en contenido y cuenta una historia persuasiva, como una charla de tipo “TED Talk” o una presentación de lanzamiento, conocidas como “Pitch Deck”.
2. Informes periódicos: Los informes recurrentes incluyen presentaciones más repetitivas, como informes mensuales o presentaciones de diapositivas para reuniones de equipo. A menudo incluyen más detalles para documentar resultados, tendencias o actividades.
3. Información y resultados de la investigación: Presentaciones como datos de encuestas o informes de tendencias de mercado destilan la información de grandes conjuntos de datos en conclusiones de alto nivel.
4. Documentación: Este tipo de presentación ofrece resúmenes que detallan las conclusiones, normalmente con muchos gráficos y comentarios limitados en función del público.

2. Diseñe su historia

Su siguiente paso es preguntarse qué mensaje o historia quiere que extraiga el público. Con su mensaje de alto nivel en la mano, puede empezar a estructurar su presentación de diapositivas en torno a él.

Esta es la esencia del principio de la pirámide, una estrategia para crear comunicaciones de negocio efectivas omnipresentes en el mundo de la consultoría. Con el principio de la pirámide, empieza con su idea más importante, seguida de ideas y hechos que la respalden. Si su conclusión es que la empresa Acme debe entrar en un mercado nuevo, dígalo de entrada. A continuación, repase cada argumento de apoyo por orden de importancia relativa.

Un corolario importante de lo anterior es el Principio MECE, que significa “mutuamente excluyente y colectivamente exhaustivo”.

Frente a la presentación de una lista pormenorizada de ideas, el principio MECE es una forma de agruparlas de manera que se cubran todos los puntos relevantes sin solapamientos. Utilizar el principio MECE para organizar y agrupar sus ideas garantiza un argumento lógicamente sólido, al tiempo que facilita la asimilación de la información por parte de su público.

3. Escriba los títulos de sus acciones

Una vez que tenga una estructura definida para su presentación de PowerPoint, puede ponerse a crear las diapositivas. Una de las cosas más importantes que debe recordar al hacerlo es que cada diapositiva debe presentar exactamente una idea resumida en un único título de acción. Toda la información presentada en la diapositiva debe respaldar el título de la acción, incluido cualquier gráfico. También es importante evitar incluir cualquier elemento visual o textual que pueda transmitir o dar a entender un mensaje diferente o contradictorio al del título de la acción.

Una estrategia habitual consiste en escribir primero los títulos de las acciones de cada diapositiva para asegurarse de que cuentan una historia completa por sí solas. A partir de ahí, puede volver a cada diapositiva y añadir detalles como viñetas y gráficos.

4. Utilizar un diseño y un formato limpios

Al crear diapositivas, es crucial evitar llenarlas de información excesiva o de elementos que puedan crear confusión visual. Una forma de enfocar esto es visualizar su diapositiva como una tabla, disponiendo los elementos en columnas y filas. Los diseños de diapositivas más utilizados constan de dos a tres o cuatro cuadrantes, según la naturaleza del contenido y la representación visual deseada. También tendrás que tener en cuenta:

• La regla de los tercios: Colocar los elementos a un tercio o dos tercios del borde de la diapositiva, y especialmente donde se cruzan estas líneas de cuadrícula, es una regla universal para crear una diapositiva visualmente atractiva.
• Espacio en blanco: Resista la tentación de poner demasiadas cosas en sus diapositivas. Dejar suficiente espacio en blanco es esencial para la legibilidad y para ayudar al público a asimilar el punto principal de cada diapositiva.
• Tipo de presentación: Las presentaciones de mensajes clave tendrán menos contenido en cada diapositiva, en comparación con las presentaciones de documentación que incluyen más detalles.
• Fuentes: Utilice el mismo color y tamaño de fuente para los títulos y el cuerpo del texto en toda su presentación de diapositivas, idealmente en una fuente sans serif como Arial. Los títulos deben tener un tamaño de 20 a 24 puntos, y el cuerpo del texto de 12 a 18 puntos, en función de la cantidad de contenido de las diapositivas.

5. Organizar las viñetas de puntos fundamentales

Una larga lista de viñetas de estos puntos resulta confusa y es difícil de digerir para el público. En su lugar, limítese a tres o cinco puntos fundamentales, con un máximo de siete. Una vez más, evite incluir demasiada información y todo el texto debe apoyar el título de la acción.

Para mejorar la claridad, escriba los de puntos fundamentales utilizando una estructura paralela. En otras palabras, si uno de los puntos es una frase, todas deben tener forma de frase. Lo mismo ocurre si utiliza fragmentos de frases o palabras sueltas. Cada punto debe comenzar con el mismo tipo de (por ejemplo, sustantivo, verbo, adjetivo).

6. Elegir el gráfico adecuado

Todos los datos de los gráficos deben ser relevantes para el título de la acción de la diapositiva. Say It with charts, de Gene Zelazny, ofrece un enfoque útil para elegir su gráfico en tres pasos:

1. Identifique qué aspecto de los datos destacará su gráfico
2. Determine lo que está comparando, ya sean componentes, cambios a lo largo del tiempo o una correlación.
3. Seleccione su gráfico en función de la comparación que intente realizar

7. Dar formato a su gráfico

Una vez que haya creado un gráfico básico, querrá formatearlo y anotarlo de manera que transmita su mensaje sin confusión. Esto significa:

• Incluido un título de gráfico que resuma los datos y esté en línea con el título de la acción de la diapositiva.
• Etiquetado tanto del eje x como el eje y con unidades de medida.
• Uso del color con moderación para resaltar la conclusión del gráfico, por ejemplo utilizando tonos apagados con una barra vertical clave resaltada en un color más llamativo.
• Adición de líneas de tendencia a los gráficos que pueden indicar visualmente patrones o tendencias en los datos, por ejemplo, TCCA.
• Muestra de leyendas para ayudar a los espectadores a entender el significado de los diferentes colores, símbolos o patrones utilizados en el gráfico.

Un complemento de PowerPoint, como think-cell, puede ayudarle a crear mejores presentaciones de diapositivas y gráficos más rápido. Los gráficos dinámicos, los flujos de procesos, las anotaciones y los cuadros de texto ayudan a organizar la información compleja en presentaciones visualmente sofisticadas, para que pueda dedicar menos tiempo a luchar con el formato y más a construir una historia convincente.

Crear una presentación de PowerPoint desde cero puede parecer una ardua tarea. Sin embargo, al dividirla en pasos manejables, puede agilizar el proceso a la vez que se asegura de que su público se va con una comprensión clara de su mensaje.

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