El papel de la visualización de datos en la toma de decisiones empresariales

Según el MIT, el cerebro puede procesar una imagen en 13 milisegundos, lo que pone de relieve la importancia de la información visual, que constituye el 90 % de los datos transmitidos al cerebro. Esto concuerda con un estudio de la Universidad de Minnesota, que descubrió que nuestro cerebro procesa los elementos visuales 60 000 veces más rápido que el texto. En el mundo actual, los ejecutivos y directivos están a menudo bajo la presión del tiempo y se ven inundados de información. Recibir información concisa y clara que llegue al meollo de la cuestión les ayuda a dirigir las operaciones y a centrarse en los temas estratégicos. En un entorno acelerado e impulsado por los datos, la presentación visual de la información puede captar eficazmente la atención y atraer a los responsables de la toma de decisiones.

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La visualización de datos es una herramienta de comunicación y una forma de proporcionar la información necesaria para respaldar y posibilitar la toma de decisiones. Cuando se utiliza bien, puede acelerar la comunicación gracias a una entrega de datos más rápida, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para digerir el contenido en comparación con los memorandos de texto. También es un proceso que implica mucho más que convertir los datos en imágenes. Para utilizar una ilustración de la vida real, encontremos similitudes con proporcionar alimentos/alimentación saludables.

Elección de los ingredientes adecuados

Para que una comida proporcione los máximos beneficios, debe adaptarse a las necesidades de la persona que la consume. Los elementos alimentarios para niños pequeños, adolescentes y adultos, por ejemplo, deben elegirse de forma que garanticen el equilibrio nutricional adecuado en función de sus condiciones individuales.

Este concepto también es aplicable a las necesidades de comunicación en el mundo empresarial. Los responsables de la cadena de suministro, estrategia, I+D, finanzas, RR. HH. y TI necesitan diferentes tipos de información. Considere el escenario en el que comparte actualizaciones de proyectos: su colega puede requerir conocimientos técnicos, su supervisor necesita una visión general y una reunión fortuita con el director general exige un discurso conciso. Comprender estas distintas necesidades de información garantiza que cada público reciba el mensaje adecuado, algo parecido a servir una comida personalizada. Al eliminar los detalles innecesarios y centrarse en la relevancia, optimizará el impacto de su comunicación, fomentando un entorno empresarial bien informado y productivo.

Distinto, pero igual

Independientemente de lo que deba comer exactamente cada individuo, existen rasgos comunes en lo que se refiere a su alimentación. Rasgos como la calidad, el valor nutricional, el proceso de cocinado (no cocinarlo y no servirlo crudo, a menos que así lo especifique la receta), el momento de servirlo y la ración.

Del mismo modo, independientemente del departamento en el que trabaje o de la función a la que preste apoyo, la información que proporcione debe estar actualizada y ser fiable (frescura y calidad), valiosa (valor nutritivo), preparada de forma que sea fácil de entender (cocinada adecuadamente para que sea digerible), entregada a tiempo y con la ración adecuada (del tamaño de un bocado).

El momento es importante

Hacer que la gente siga hambrienta en nombre de una alimentación sana tiende a ponerla nerviosa. No es de extrañar que a los ejecutivos les incomode esperar a recibir información hasta el último momento. Para gestionar este reto, puede proporcionar la información en lotes: sirva conjuntos de información del tamaño de un aperitivo, mientras trabaja en el plato principal. Por ejemplo, a principios de mes, primero, proporcione la actualización sobre el volumen total vendido, y luego, en la siguiente iteración, proporcione más detalles o desgloses según proceda (desglosado por marca, por territorio, etc.). Al adoptar un planteamiento de difusión de la información "a cucharadas", puede asegurarse de que las partes interesadas reciban la información necesaria de forma digerible. Del mismo modo que uno no serviría un banquete de varios platos de una sola vez, ofrecer información de forma incremental ayuda a los receptores a absorber y apreciar el contenido sin sentirse abrumados. Como un chef experto, puede calibrar cuándo presentar nuevos "platos" de datos, alineándolos con la disposición de los destinatarios a consumir y aplicar la información de forma eficaz. Este enfoque estratégico y reflexivo fomenta una audiencia más comprometida y receptiva, haciendo que el proceso de comunicación sea más fluido y eficaz.

Sea abierto y acuerde plazos realistas, especificando qué información estará disponible y para cuándo. Cuando un responsable de la toma de decisiones conoce el plazo de disponibilidad de las aportaciones y la información, puede planificar las actividades y acciones en consecuencia. La mejor manera de definir un calendario viable es mediante el diálogo, por lo que la transparencia es bienvenida por ambas partes.

Sea flexible

Un buen nutricionista tiene en cuenta no sólo las necesidades del individuo, sino también las circunstancias de la vida real en cuestión, y adapta el menú en consecuencia. La comida servida se verá afectada por los ingredientes que estén disponibles y se puedan conseguir, por el tiempo disponible para preparar la comida, así como por el momento en que la persona deba comer realmente.

Por eso, a la hora de diseñar los informes, debe tener en cuenta:

• los datos disponibles y el formato en que existen
• cómo pueden obtenerse los datos/la información ¿Tiene el equipo el acceso pertinente, hay costes adicionales (licencia, suscripción, formación para utilizar el software), se requieren autorizaciones específicas?
• el tiempo necesario para convertir datos en un resultado visual adecuado.

Al reconocer la importancia de adaptarse a las circunstancias de la vida real y tomar decisiones oportunas, un nutricionista y un directivo empresarial comparten el objetivo común de maximizar los beneficios. Al igual que un nutricionista elabora cuidadosamente una comida que se adapte a las necesidades y limitaciones del individuo, un líder empresarial debe tener en cuenta los recursos disponibles y las exigencias del mercado para aprovechar las oportunidades y evitar resultados desfavorables.

Utensilios de cocina

La tecnología puede ser de gran ayuda a lo largo de todo el proceso, desde la obtención y recopilación de la información, hasta su conversión en un resultado adecuado y su presentación. Aquí, es pertinente que el usuario tenga en cuenta:

El concepto de “autoservicio”

Esto es para los casos en los que la persona prefiere explorar la salida por sí misma, de acuerdo con sus necesidades específicas. Su papel es garantizar la disponibilidad de

• Información válida: Imagine a un director de marketing que necesita evaluar el éxito de diferentes campañas publicitarias. Si los datos proporcionados son inexactos o no están actualizados, el directivo podría tomar decisiones críticas basadas en conocimientos erróneos, lo que conduciría a una asignación ineficaz de los recursos y a la pérdida de oportunidades.
• Una herramienta flexible: Piense en un equipo de ventas que trabaje en una cartera diversa de productos y regiones. Una herramienta de elaboración de informes rígida que no pueda acomodar diferentes vistas de los datos o personalizar las métricas puede obstaculizar su capacidad para analizar el rendimiento con eficacia.

La opción “menú definido”

Esto es para los casos en los que el responsable de la toma de decisiones prefiere confiar en estructuras predefinidas. Su papel consiste en definir esas estructuras fijas, respetando también la finalidad para el usuario. Al proporcionar una explicación detallada de las estructuras predefinidas, el contenido se hace más accesible y capacita a los usuarios para tomar decisiones informadas basadas en los conocimientos presentados.

El gran final: el servicio

El trabajo y el esfuerzo invertidos en definir el contenido y analizar la información corren el riesgo de perder su valor si el resultado no es fácil de entender. ¿Prefiere comer un plato desordenado o en uno ordenado? ¿Importan el diseño y la armonía entre los elementos servidos? Si la presentación es atractiva, provoca el impulso de lanzarse y disfrutar del contenido. En este sentido, los elementos visuales que utilice deben:

• atraer al lector
• ser claro y fácil de entender
• ser fácil de desplazarse por él

Se puede evitar la sobrecarga de información aplicando el enfoque de “menos es más” y el principio de la pirámide. El concepto "menos es más" enfatiza el valor de la simplicidad y el minimalismo en la comunicación. En lugar de abrumar al público con una cantidad excesiva de datos o contenido interminable, este enfoque se centra en destilar información hasta sus elementos más esenciales. El principio de la pirámide, introducido por Barbara Minto, implica estructurar la información en una jerarquía piramidal. Los puntos más críticos o las conclusiones se presentan primero, en la parte superior de la pirámide, seguidos de las evidencias que los respaldan y los detalles dispuestos en orden descendente de importancia. Todos los componentes incluidos en el resultado (por ejemplo, colores, tonos, patrones, fuentes, tamaño de fuente) forman parte de su narrativa. Asegúrese de que no confunden al lector.

Adopte la perspectiva del lector: tenga en cuenta la escala para evitar confusiones. Si necesita ampliar un segmento concreto, facilite la tarea al lector aplicando las ayudas adecuadas (por ejemplo, anotaciones, etiquetas de datos).

Algunas empresas utilizan un conjunto estandarizado de colores y tipos de letra en toda la organización, y esto forma parte de su identidad visual. Si existe una práctica similar en su organización o con el cliente para el que trabaja, pero desea aplicar otras opciones, mejor compruébelo antes de desviarse de las normas internas establecidas.

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