Le rôle de la visualisation des données dans la prise de décision

Selon MIT, le cerveau peut traiter une image en 13 millisecondes, ce qui renforce l’importance des informations visuelles qui constituent 90 % des données transmises au cerveau. Cela correspond à une étude de l’université du Minnesota qui a découvert que notre cerveau traitait les éléments visuels 60 000 fois plus rapidement que du texte. Dans le monde actuel, les dirigeants sont souvent soumis à des contraintes de temps et submergés d’informations. La réception d’informations concises et claires qui vont à l’essentiel leur permet de comprendre les opérations et de se concentrer sur les sujets stratégiques. Dans un environnement dynamique et axé sur les données, la présentation visuelle des informations peut capter efficacement l’attention des décideurs et les inciter à s’engager.

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La visualisation des données est un outil de communication et une façon de fournir les informations nécessaires pour soutenir et permettre la prise de décision. Lorsqu’elle est correctement utilisée, elle permet d’accélérer la communication grâce à une diffusion plus rapide des données, réduisant ainsi le temps et les efforts requis pour digérer le contenu par rapport à des textes de notes. Il s’agit également d’un procédé qui implique bien plus que la simple conversion des données en éléments visuels. Pour prendre un exemple concret, trouvons des similitudes avec la fourniture de nourriture/d’alimentation saine.

Le choix des bons ingrédients

Pour qu’un repas offre un maximum d’avantages, il doit être adapté aux besoins de la personne qui le consomme. Les aliments pour les tout-petits, les adolescents et les adultes, par exemple, devraient être choisis de manière à assurer le bon équilibre nutritionnel en fonction de leur condition individuelle.

Ce concept est également applicable pour communiquer les besoins dans le monde des affaires. Les responsables de la chaîne d’approvisionnement, de la stratégie, de la R&D, des finances, des RH et du service informatique ont besoin de différents types d’informations. Imaginez le scénario où vous partagez les mises à jour du projet : votre collègue peut avoir besoin d’informations techniques, votre superviseur a besoin d’une vue d’ensemble, et une rencontre fortuite avec le PDG exige une présentation concise. Comprendre ces divers besoins en information permet à chaque auditoire de recevoir le bon message, comme servir un repas personnalisé. Lorsque vous éliminez les détails inutiles et que vous vous concentrez sur la pertinence, vous optimisez l’impact de votre communication, favorisant ainsi un environnement bien informé et productif.

Différents, mais identiques

Indépendamment de ce que les personnes devraient manger exactement, il y a des caractéristiques communes quand il s’agit de leur nourriture. Des caractéristiques comme la qualité, la valeur nutritive, le processus de cuisson (pas trop cuit, et pas servi cru sauf si c’est ce que la recette spécifie), le moment et la portion de service.

De même, quel que soit le service dans lequel vous travaillez ou la fonction que vous soutenez, les informations que vous fournissez doivent être à jour et fiables (fraîcheur et qualité), précieuses (valeur nutritive), préparées d’une manière facile à comprendre (cuites correctement pour être assimilables), livrées en temps opportun et en bonne quantité (bouchée).

Le moment compte

Garder les personnes affamées au nom d’une alimentation saine tend à les rendre nerveux. Il n’est pas surprenant que les dirigeants ne soient pas contents d’attendre les informations jusqu’à la dernière minute. Pour gérer ce défi, vous pouvez fournir les informations par lots : servir des ensembles de petites bouchées, tout en travaillant sur le plat principal. Par exemple, au début du mois, fournissez d’abord la mise à jour sur le volume total vendu, puis à l’itération suivante, fournissez plus de détails ou des ventilations, le cas échéant (ventilés par marque, par territoire, etc.). En adoptant une approche « à la cuillère » pour la diffusion de l’information, vous pouvez vous assurer que les parties prenantes reçoivent les informations nécessaires d’une manière digeste. Personne ne servirait un festin de plusieurs plats en une seule fois. Fournir des informations petit à petit aide les destinataires à absorber et apprécier le contenu sans se sentir submergé. Comme un chef qualifié, vous pouvez évaluer à quel moment présenter de nouveaux « plats » de données, en vous alignant sur la volonté des destinataires de consommer et d’appliquer efficacement les informations. Cette approche stratégique et réfléchie favorise un auditoire plus engagé et réceptif, rendant le processus de communication plus fluide et plus efficace.

Soyez ouvert et convenez de délais réalistes, en précisant quelles informations seront disponibles et à quel moment. Lorsqu’un décideur connaît le calendrier de la disponibilité des informations, il peut planifier les activités et les actions en conséquence. La définition d’un calendrier réalisable passe par le dialogue. La transparence est donc bienvenue de la part des deux parties.

Soyez souple

Un bon nutritionniste considère non seulement les besoins de l’individu, mais aussi les circonstances réelles en jeu et adapte le menu en conséquence. Le repas servi sera affecté par les ingrédients qui sont disponibles et réalisables, le temps imparti pour préparer le repas, et le moment auquel la personne devrait réellement manger.

C’est pourquoi, lors de la conception des rapports, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

• la disponibilité des données et les formats dans lesquels elles existent
• la façon dont les données/informations peuvent être obtenues (l’équipe dispose-t-elle d’un accès approprié, y a-t-il des coûts supplémentaires (licence, abonnement, formation pour utiliser le logiciel), des autorisations spécifiques sont-elles requises ?
• le temps nécessaire pour convertir les données en un résultat visuel adéquat.

En reconnaissant l’importance de s’adapter aux circonstances de la vie réelle et de faire des choix opportuns, un nutritionniste et un chef d’entreprise partagent l’objectif commun de maximiser les avantages. Comme un nutritionniste prépare soigneusement un repas pour répondre aux besoins et aux contraintes des individus, un chef d’entreprise doit tenir compte des ressources disponibles et des demandes du marché pour saisir les opportunités et éviter des résultats défavorables.

Accessoire de cuisine

La technologie peut être d’une grande aide tout au long du processus, de la collecte et de la compilation de l’information, à la conversion en résultat approprié et à la présentation de celui-ci. Ici, il est utile que l’utilisateur prenne en compte les éléments suivants :

Le concept de « self-service »

Cela concerne les cas où la personne préfère explorer le résultat par elle-même, en fonction de ses besoins spécifiques. Votre rôle est de garantir la disponibilité

• Informations valides : Imaginez un responsable marketing qui doit évaluer le succès de différentes campagnes publicitaires. Si les données fournies sont inexactes ou obsolètes, le responsable peut prendre des décisions essentielles en se fondant sur des informations erronées, ce qui entraîne une allocation inefficace des ressources et des occasions manquées.
• Un outil flexible : Imaginez une équipe de vente qui travaille sur un portefeuille diversifié de produits et de régions. Un outil de rapports rigide qui ne peut pas prendre en charge différentes vues de données ou personnaliser les métriques peut nuire à sa capacité à analyser efficacement les performances.

L’option « menu défini »

Cela concerne les cas où le décideur préfère s’appuyer sur des structures prédéfinies. Votre rôle est de définir ces structures d’ensemble, en respectant également l’objectif de l’utilisateur. En fournissant une explication complète des structures prédéfinies, le contenu devient plus accessible et permet aux utilisateurs de prendre des décisions éclairées en fonction des informations présentées.

Grande finale : le service

Le travail et les efforts investis dans la définition du contenu et l’analyse des informations risquent de perdre de leur valeur si le résultat n’est pas facile à comprendre. Préférez-vous manger dans une assiette désordonnée ou soignée ? La disposition et l’harmonie entre les éléments servis sont-elles importantes ? Si la présentation est attrayante, elle donne envie de s’y plonger et de profiter du contenu. Ainsi, les visuels que vous utilisez doivent :

• attirer le lecteur
• être clairs et simples à comprendre
• être faciles à parcourir

La surcharge d’information peut être évitée en appliquant l’approche « moins c’est plus » et le principe de la pyramide. Le concept du « moins c’est plus » souligne la valeur de la simplicité et du minimalisme dans la communication. Au lieu d’accabler l’auditoire avec un nombre excessif de données ou un contenu long, cette approche se concentre sur la distillation de l’information jusqu’à ses éléments les plus essentiels. Le principe de la pyramide, introduit par Barbara Minto, implique la structuration des informations dans une hiérarchie pyramidale. Les points ou conclusions les plus critiques sont présentés en amont au sommet de la pyramide, suivis par les preuves à l’appui et les détails classés par ordre d’importance décroissant. Tous les composants inclus dans le résultat (par exemple, couleurs, ombres, motifs, polices, taille de la police) font partie de votre narration. Assurez-vous qu’ils n’induisent pas le lecteur en erreur.

Adoptez le point de vue du lecteur : considérez l’échelle pour éviter toute confusion. Si vous avez besoin de zoomer sur un segment particulier, facilitez la tâche du lecteur en appliquant des aides appropriées (par exemple, annotations, libellés de données).

Certaines sociétés utilisent un ensemble standardisé de couleurs et de polices dans toute l’organisation, et cela fait partie de leur identité visuelle. Si une pratique similaire existe dans votre organisation ou chez le client avec lequel vous travaillez, mais que vous souhaitez appliquer d’autres options, mieux vaut vérifier avant de vous détourner des normes établies en interne.

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