Por qué debería cambiar su forma de pensar sobre PowerPoint

PowerPoint está firmemente arraigado en todo el mundo como la herramienta de presentación más utilizada en las empresas. Sin embargo, no todas las presentaciones reciben la misma atención ni tienen el mismo impacto.

Los líderes empresariales de todos los sectores conocen desde hace tiempo el valor de una buena presentación. Pensemos en las incomparablemente intencionadas presentaciones de Steve Jobs, o en toda la industria que rodea al discurso de coaching en los círculos de Silicon Valley.

Cuando llega el gran discurso, todo el mundo parece saber lo que está en juego.

Pero en el ajetreo del día a día olvidamos que las presentaciones que hacemos a diario son igual de importantes. Pueden parecer obstáculos que hay que superar, pero su impacto es enorme:

• algo tan rutinario como un informe financiero mensual puede influir en la decisión de adquirir o no una nueva empresa.
• Una presentación en una conferencia puede atraer mucho negocio, pero también repelerlo.
• Un plan de implantación puede ser la diferencia entre un equipo sincronizado y el incumplimiento de una fecha de lanzamiento.
• Una presentación de formación puede crear nuevos comportamientos positivos o hacer perder horas de tiempo a su equipo.
• Una estrategia para transformar la empresa puede cambiarlo todo, o provocar los bostezos de la gente y que acabe acumulando polvo.

Tanto si es un líder consolidado como si acaba de iniciar su trayectoria profesional, se trata de un cambio de paradigma que le reportará dividendos para toda la vida: Cada presentación tiene el poder de inspirar a la gente y cambiar mentes.

Las presentaciones dan forma a las conversaciones y decisiones que hacen avanzar a las empresas. Y al abordarlas de esta manera, puede acelerar su crecimiento. Así es cómo se hace:

Prepare la presentación en función de la conversación que quiera mantener

Dado que las presentaciones son el telón de fondo (o la pieza central) de casi todas las decisiones empresariales, construya su presentación basándose en cómo quiere que sea la conversación. Esto está dos niveles por encima de “compartir las últimas cifras”.

Pregunte: Qué quiero que ocurra como resultado de la conversación que suscitará esta presentación?

Una vez establecido este enfoque, tratará cada diapositiva como el bien inmueble de gran valor que es: un paso adelante en una conversación que tendrá un impacto empresarial real.

Reconsidere cómo está presentando los datos

Los datos pueden ser su herramienta más poderosa para influir en las decisiones empresariales, pero solo si los comparte eficazmente. Errores tan simples como mostrar demasiada información a la vez o formatear y anotar mal los gráficos pueden hacer que incluso los datos más persuasivos resulten confusos o acaben siendo ignorados.

Básicamente, si no es capaz de comunicar su postura, no ocurrirá nada.

Necesita gráficos, diapositivas e historias visualmente impactantes que revelen ideas, inspiren y fundamenten las decisiones que hacen avanzar a la empresa. (Aquí es donde entramos nosotros: think-cell es como lo hacen los expertos).

Priorice la intuición y la claridad comunicando una idea clave por gráfico y destacando visualmente la zona “¡Ajá!”. Siga las prácticas recomendadas de PowerPoint para crear diapositivas atractivas. Y, cuando sea posible, adapte los datos que comparte con su audiencia, teniendo en cuenta sus funciones, niveles y áreas de interés. (Por supuesto, esto significa que sus métodos para crear grandes presentaciones no pueden ser tan laboriosos que este nivel de personalización le suene a fantasía. Lo que puede llevarle a...)

Entienda que no puede permitirse NO optimizar el uso de PowerPoint

El mundo cambia más rápido que nunca. Mantenerse al día, o mejor, ir a la cabeza, no es una carrera por añadir el mayor número de cosas a su pila tecnológica. A menudo es más impactante dedicar tiempo a mejorar en aquello a lo que ya dedica mucho tiempo.

Las mejores empresas son un 40 % más productivas que el resto. ¿Cree que lo hacen ignorando dónde pasan sus trabajadores horas y horas de su jornada?

Si su empresa es como la mayoría, PowerPoint constituye una parte importante de su flujo de trabajo actual, lo que significa que encontrar incluso pequeñas eficiencias puede suponer un gran ahorro de tiempo. Además, le esperan importantes mejoras de eficiencia en PowerPoint, especialmente cuando se trabaja con datos: como la automatización de los cálculos manuales para poder tomar las decisiones de creación, formato y diseño con un solo clic.

El tiempo que se dedica a crear y editar presentaciones de PowerPoint en su empresa puede ser muy productivo, siempre que ese tiempo se optimice para las cosas correctas, como el pensamiento real de alto nivel.

¿Por qué complicarse con las engorrosas herramientas integradas de PowerPoint para hacer un gráfico de Gantt para su proyecto, cuando podría hacerlo en un tercio del tiempo con un complemento inteligente de PowerPoint? Las eficiencias de PowerPoint de este tipo son enormes aceleradores del negocio disfrazados de ajustes del flujo de trabajo.

¡Emociónese con todo esto!

Esto es un extra. Cuando se piensa en PowerPoint como epicentro de las decisiones empresariales, el trabajo que conllevan se vuelve de repente más interesante. Ha replanteado ese informe mensual como un catalizador conversacional en lugar de una molestia que oscurece su calendario cada cuatro semanas.

Trate las presentaciones como un producto de trabajo esencial. Porque lo son. Y porque es gratificante crear algo elegante, impactante y que invite a la reflexión, en lugar de arrastrar los pies para crear otra mediocre presentación.

---

En think-cell, nos obsesionamos por hacer que sus datos, sus historias, brillen en PowerPoint. Sin dolor. De manera persuasiva. Incluso de forma hermosa. (Basta con preguntar a los líderes empresariales que utilizan think-cell a diario, en 9 de las 10 principales escuelas de negocios, en el 90 % de Fortune 100 y en todo el DAX40).

No lo hacemos porque nos encanten los datos (que nos encantan), sino porque la inversión en crear una presentación potente cambia la trayectoria del negocio.

Y cuanto antes empiece a pensar en las presentaciones como las poderosas herramientas que son, antes podrá aprovechar ese poder en su beneficio.