Warum Sie Ihre Sichtweise über PowerPoint ändern sollten

PowerPoint hat sich in Unternehmen weltweit als das Standardtool für Präsentationen fest etabliert. Nicht allen Präsentationen wird aber die gleiche Aufmerksamkeit geschenkt, und sie haben nicht alle die gleiche Wirkung.

Führungskräfte in allen Branchen kennen seit langem den Wert einer guten Präsentation. Denken wir nur an die unvergleichlich zielgerichteten Präsentationen von Steve Jobs, oder an die ganze Industrie, die sich in den Kreisen des Silicon Valley um das Thema Pitch-Coaching herum gebildet hat.

Wenn es um den großen Wurf geht, scheint jedem klar zu sein, um was es geht.

Aber in der Hektik unseres Arbeitsalltags vergessen wir leicht, dass unsere täglichen Präsentationen ebenso wichtig sind. Sie erscheinen vielleicht willkürlich, aber ihre Wirkung ist enorm:

• Eine Routinetätigkeit wie die monatliche Finanzberichterstattung kann Einfluss auf die Entscheidung haben, ob ein neues Unternehmen übernommen wird oder nicht.
• Mit einer Präsentation bei einer Konferenz kann man viele Kunden anlocken – oder auch abschrecken.
• Ein Umsetzungsplan kann bewirken, dass das Team Hand in Hand zusammenarbeitet, oder dass der Starttermin verpasst wird.
• Eine Schulungspräsentation kann positives neues Verhalten bewirken, oder Ihr Team kann Stunden seiner Zeit dabei vertun.
• Eine Strategie für den Umbau eines Unternehmens kann alles verändern – oder Gähnen auslösen und Staub ansetzen.

Ganz gleich, ob Sie eine etablierte Führungskraft sind oder ob Ihre Karriere gerade erst beginnt – es handelt sich hier um einen Paradigmenwechsel, der sich ein Leben lang auszahlt: Jede Präsentation hat die Macht, Menschen zu inspirieren und Einstellungen zu verändern.

Präsentationen prägen die Gespräche und Entscheidungen, die Unternehmen voranbringen. Und wenn Sie sie so angehen, können Sie schneller wachsen. Und das geht so:

Ordnen Sie Ihre Folien so an, dass das Gespräch dann so verläuft, wie Sie es wollen

Da Präsentationen bei fast jeder geschäftlichen Entscheidung den Hintergrund (oder das Herzstück) bilden, sollten Sie Ihre Folien so anordnen, wie das Gespräch dann ablaufen soll. Das liegt zwei Levels höher als nur „die aktuellen Zahlen vorzustellen“.

Fragen Sie: Was will ich, das infolge der Gespräche passieren soll, die durch diese Präsentation angestoßen werden?

Mit diesem Fokus werden Sie jede Folie als das äußerst wertvolle Gut behandeln, das sie ist – ein Schritt auf dem Weg zu wichtigen geschäftlichen Entscheidungen.

Denken Sie noch einmal darüber nach, wie Sie die Daten präsentieren

Daten können Ihr wichtigstes Instrument dabei sein, Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen – aber nur, wenn Sie sie wirkungsvoll kommunizieren. Einfache Fehler können dazu führen, dass selbst die überzeugendsten Daten ignoriert werden oder nur verwirren, z. B. wenn Sie zu viele Informationen auf einmal zeigen oder Ihre Diagramme nicht gut genug formatieren und kommentieren.

Wenn Sie Ihren Standpunkt nicht kommunizieren können, passiert danach im Grunde auch nichts.

Sie brauchen Diagramme, Folien und Stories mit starker visueller Wirkung, die zu Einsichten führen, inspirieren und die Entscheidungen vorbereiten, die das Unternehmen voranbringen. (Hier kommen wir ins Spiel: die Experten machen das mit think-cell.)

Setzen Sie auf Intuition und Klarheit, indem Sie auf jeder Folie nur einen Hauptgedanken kommunizieren und den „Aha!“-Moment dabei visuell hervorheben. Grenzen Sie Zonen ab. Folgen Sie den bewährten Methoden für PowerPoint, um überzeugende Folien zu erstellen. Und wenn möglich, sollten Sie die vorgestellten Daten auf Ihre Zielgruppe zuschneiden und dabei deren Rollen, Hierarchieebenen und Interessengebiete berücksichtigen. (Das bedeutet natürlich, dass Ihre Methoden beim Erstellen guter Folien nicht so arbeitsintensiv sein dürfen, dass Ihnen eine so starke Personalisierung wie eine entfernte Fantasie vorkommt. Und dann werden Sie vielleicht ...)

Erkennen Sie, dass Sie es sich nicht leisten können, die Art, wie Sie PowerPoint verwenden, NICHT zu optimieren

Die Welt verändert sich schneller denn je. Mitzuhalten – oder, noch besser, voranzugehen – ist kein Wettlauf darum, wer über die meiste Technologie verfügt. Es ist oft wirkungsvoller, Zeit auf das zu verwenden, darin besser zu werden, womit man sowieso schon so viel Zeit verbringt.

Die besten Unternehmen sind 40 % produktiver als der Rest. Glauben Sie, diese Unternehmen ignorieren, womit ihre Arbeiter Stunden über Stunden ihres Tages verbringen?

Wenn es in Ihrem Unternehmen so zugeht wie in den meisten, dann bildet PowerPoint einen wichtigen Teil Ihrer Arbeitsabläufe. Und das heißt, dass selbst kleine Effizienzsteigerungen enorm viel Zeit einsparen können. Und in PowerPoint warten erhebliche Effizienzsteigerungen auf Sie, insbesondere beim Arbeiten mit Daten: z. B. die Automatisierung manueller Berechnungen, so dass Sie mit einem einzigen Klick Präsentationen erstellen, formatieren und über das Layout entscheiden können.

Die Zeit, die in Ihrem Unternehmen zum Erstellen und Bearbeiten von PowerPoint-Präsentationen aufgewendet wird, kann sehr produktiv verwendet werden – wenn sie richtig genutzt wird, z. B. für das eigentliche Denken auf hohem Niveau.

Warum sich mit den klobigen Werkzeugen herumschlagen, die in PowerPoint integriert sind, um für Ihr Projekt ein Gantt-Diagramm zu erstellen, wenn Sie das mit einem intelligenten PowerPoint-Add-in in einem Drittel der Zeit erledigen können? Solche Möglichkeiten, in PowerPoint Zeit und Arbeit zu sparen, beschleunigen die Arbeit enorm, tarnen sich aber als optimierte Arbeitsabläufe.

Lassen Sie sich davon stärker begeistern!

Das hier ist ein Bonus. Wenn man PowerPoint als das Epizentrum von Geschäftsentscheidungen betrachtet, wird die Arbeit daran auf einmal viel interessanter. Gestalten Sie den Monatsbericht zu einem Katalysator für Gespräche um, anstatt sich alle vier Wochen darüber zu ärgern, wenn er wieder in Ihrem Kalender lauert.

Behandeln Sie Präsentationen als wichtiges Arbeitsergebnis. Denn das sind sie. Und weil es sich lohnt, etwas Elegantes und Wirkungsvolles zu schaffen, das zum Nachdenken anregt, anstatt mühsam noch mehr Folien zu erstellen, die hinterher weggeworfen werden.

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Bei think-cell sind wir besessen davon, Ihre Daten – Ihre Stories – in PowerPoint zum Strahlen zu bringen. Schmerzlos. Überzeugend. Und sogar schön. (Fragen Sie doch die Führungskräfte an 9 der 10 besten Business Schools, in 90 % der Fortune-100-Unternehmen und im gesamten DAX40, die think-cell täglich nutzen).

Das machen wir nicht, weil wir Daten lieben (obwohl wir das tun), sondern weil die Investition darin, eine starke Präsentation zu erstellen, den Geschäftsverlauf verändert.

Und je eher Sie anfangen, Präsentationen als die mächtigen Werkzeuge zu betrachten, die sie nun einmal sind, desto eher werden Sie diese Macht auch für sich selbst nutzen können.