Perché è necessario modificare il proprio punto di vista su PowerPoint

PowerPoint è universalmente definito come lo strumento di presentazione affidabile per le aziende. Tuttavia, non tutte le presentazioni creano lo stesso livello di attenzione o hanno lo stesso livello di impatto.

I leader aziendali di tutti i settori conoscono da tempo il valore di un’ottima presentazione. Consideriamo le presentazioni incomparabilmente intenzionali di Steve Jobs o l’intero settore che ruota attorno al coaching relativo alle presentazioni nei circoli della Silicon Valley.

Quando si tratta di una presentazione importante, tutti sembrano sapere qual è la posta in gioco.

Ma nello stress quotidiano relativo a qualsiasi altra cosa ci dimentichiamo che le presentazioni che realizziamo quotidianamente sono altrettanto importanti. Sembra che per realizzarle siano necessari salti mortali, ma l’impatto è enorme:

• una semplice routine come un report finanziario mensile può influire sulla decisione di acquisire o meno una nuova azienda.
• La presentazione di una conferenza può attrarre moltissime opportunità commerciali, oppure respingerle.
• Un piano di implementazione può fare la differenza tra un team perfettamente sincronizzato o il mancato rispetto della data di lancio.
• Una presentazione relativa alla formazione può creare nuovi comportamenti positivi oppure comportare spreco di tempo per il proprio team.
• Una strategia per trasformare il proprio business può fare la differenza, oppure annoiare a morte e finire nel dimenticatoio.

Qualunque sia il proprio ruolo, leader consolidati o all’inizio del proprio percorso professionale, si tratta di un cambiamento di paradigma che fornirà vantaggi infiniti: Ogni presentazione ha il potere di ispirare le persone e cambiare il modo di pensare.

Le presentazioni plasmano le conversazioni e le decisioni che hanno come obiettivo la crescita aziendale. E grazie a questo tipo di approccio è possibile accelerare la propria crescita. Ecco come:

Organizzare la presentazione in base alla conversazione che si desidera creare

Poiché le presentazioni sono il contesto (o l’elemento principale) di praticamente tutte le decisioni aziendali, creare la propria presentazione in base a come si desidera indirizzare la conversazione. Si tratta di un livello molto più alto rispetto a “condividere le cifre più aggiornate”.

Chiedersi: Quale risultato deve generare la conversazione che questa presentazione deve promuovere?

Stabilendo questo obiettivo, ogni diapositiva sarà trattata come l’elemento super prezioso che in effetti è: un passo in avanti nella conversazione che avrà un reale impatto sulle attività aziendali.

Riconsiderare il modo con cui presentare i dati

I dati possono essere lo strumento a disposizione più efficace per influenzare le decisioni aziendali, ma solo quando vengono condivisi in maniera efficace. Basta commettere il semplice errore di visualizzare troppe informazioni alla volta o formattare e annotare i propri grafici in modo sbagliato per fare in modo che anche i dati più persuasivi vengano ignorati o generino confusione.

Generalmente, se non si è in grado di comunicare il proprio punto di vista, non succede niente.

È necessario mostrare grafici, diapositive e storie in grado di promuovere idee e intuizioni, ispirare e informare le decisioni in grado di far progredire le attività aziendali. (Ecco dove entriamo in scena noi: think-cell è la scelta degli esperti.)

Prioritizzare intuitività e chiarezza comunicando un’idea chiave per ciascun grafico e evidenziando visivamente l’effetto “Aaah!” .. Seguire le best practice di PowerPoint per creare diapositive efficaci. E, quando possibile, personalizzare i dati condivisi con il proprio pubblico, considerando ruoli, livelli e aree di interesse. (Ovviamente, ciò significa che i propri metodi utilizzati per la creazione di fantastiche presentazioni potrebbero essere così poco elaborati che questo livello di presentazione potrebbe sembrare una semplice fantasia. E ciò potrebbe comportare…)

Realizzare di NON essere in grado di ottimizzare il proprio utilizzo di PowerPoint

Il mondo sta cambiando con una velocità mai vista prima. Rimanere al passo, o meglio, essere in vantaggio non è una gara ad aggiungere sempre più elementi al proprio inventario tecnologico. È spesso molto più efficace dedicare del tempo a migliorare ciò a cui si sta già dedicando una quantità enorme di tempo.

Le aziende migliori sono il 40% più produttive delle altre. Pensate che possono aver raggiunto questo risultato ignorando gli elementi a cui i loro dipendenti dedicano tante ore ogni giorno?

Se anche la vostra azienda è tra queste, PowerPoint è una parte fondamentale del vostro attuale flusso di lavoro, il che significa che anche la più piccola efficienza può portare ad un enorme risparmio di tempo. E ci sono grandi miglioramenti dell’efficienza correlati a PowerPoint che vi attendono, specialmente quando si lavora con i dati: come l’automatizzare calcoli manuali in modo che creazione, formattazione e decisioni relative al layout richiedano un semplice clic.

Il tempo necessario alla creazione e alla modifica delle presentazioni PowerPoint della vostra azienda può essere estremamente produttivo, se questo tempo viene ottimizzato per le cose giuste, come le attuali valutazioni ad alto livello.

Perché perdere tempo utilizzando gli strumenti poco pratici integrati in PowerPoint per creare un diagramma di Gantt per il proprio progetto se è possibile farlo in un terzo del tempo utilizzando un add-in di PowerPoint intelligente? Questo tipo di miglioramenti dell’efficienza di PowerPoint sono un incredibile acceleratore aziendale mascherato da regolazione del flusso di lavoro.

Fatevi entusiasmare da tutte queste possibilità!

Una di queste è un bonus. Quando pensate a PowerPoint come l’epicentro delle decisioni aziendali, il lavoro che lo riguarda diventa improvvisamente più interessante. Avete riformulato il vostro report mensile come un catalizzatore della conversazione anziché una seccatura che pesa sul vostro calendario ogni quattro settimane.

Trattate le presentazioni come un prodotto di lavoro essenziale. Perché lo sono davvero. E perché creare qualcosa di elegante, efficace e in grado di far riflettere è gratificante, anziché faticare a creare un’altra presentazione da gettare.

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Noi di think-cell abbiamo un unico obiettivo: rendere i vostri dati, le vostre storie, un elemento brillante in PowerPoint. Facilmente. In modo convincente. Perfino migliorandoli. (Basta chiedere ai leader aziendali che utilizzano think-cell ogni giorno, a 9 delle 10 principali business school, al 90% delle aziende Fortune 100 e all’intero DAX40.)

Abbiamo questo obiettivo non perché amiamo i dati (in realtà sì), ma perché l’investimento nella creazione di presentazioni efficaci è una delle sfide che cambia il futuro del business.

E prima inizierete a comprendere la reale importanza delle presentazioni, prima sarete in grado di sfruttare a vostro vantaggio l’efficacia di questo strumento.