Utilizzare Pyramid Principle per creare presentazioni PowerPoint migliori

Quando è necessario creare una presentazione PowerPoint importante che include moltissime informazioni, può essere difficile capire da dove partire. Sia che si tratti di un report mensile, pitch deck o di risultati di una ricerca, è necessario creare un messaggio chiaro e semplice senza trascurare i dettagli essenziali. Inoltre, è necessario farlo in modo da stimolare e mantenere l’attenzione del proprio pubblico.

Quindi da dove possono iniziare gli utenti di PowerPoint che partono da una raccolta diapositive vuota e come possono strutturare una presentazione che garantisca il massimo impatto?

La risposta è utilizzare il Pyramid Principle, un metodo per il miglioramento della chiarezza delle comunicazioni creato da Barbara Minto, ex consulente di McKinsey. Minto ha dedicato decenni a formare i neoassunti di McKinsey sull’utilizzo di questa tecnica, pubblicando anche il suo lavoro nel suo libro intitolato The Pyramid Principle.

Anche se questo principio è applicabile a qualsiasi tipo di comunicazione, questo articolo si concentra sul suo utilizzo nelle presentazioni PowerPoint. Qui potete trovare una panoramica di base sul funzionamento di Pyramid Principle, sulle principali strategie per la strutturazione della propria raccolta diapositive e consigli per creare presentazioni e diapositive più efficaci.

Cos’è il Pyramid Principle?

Il Pyramid Principle si concentra sulla presentazione prima delle conclusioni di livello principale, seguita poi da argomenti, dati e fatti a supporto. Le idee presentate possono essere mappate come una gerarchia, con il livello di dettagli che aumenta man mano che ci si sposta verso la base della piramide.

Perché utilizzare il Pyramid Principle nelle proprie presentazioni PowerPoint

Molte persone hanno la tendenza a presentare le idee con un approccio che va dal basso verso l’alto. Ciò significa partire presentando tutti i fatti e gli argomenti, terminando con la conclusione. Tuttavia, presentare prima le conclusioni e poi i dettagli è una soluzione più efficace per diversi motivi:

• Partire da un livello elevato e passare poi a maggiori dettagli consente al pubblico di comprendere più facilmente la storia o l’argomento
• I leader aziendali utilizzano una modalità di pensiero basata su un quadro generale, quindi solitamente preferiscono conoscere subito la soluzione prima di analizzare nel dettaglio i dati alla base
• Iniziando dalle conclusioni, si crea un punto di riferimento ben preciso ed è meno probabile perdere il filo della propria storia

Strutturare la propria introduzione

L’introduzione della propria presentazione, tipicamente rappresentata da una diapositiva di riepilogo generale, è la punta della piramide e deve includere la propria principale conclusione o raccomandazione. Creare per prima cosa questo riepilogo generale può aiutare a organizzare correttamente la struttura della propria presentazione.

La diapositiva di riepilogo generale deve includere tre elementi chiave:

1. Situazione: partire con una dichiarazione indipendente e incontrovertibile sull’argomento che il lettore può automaticamente comprendere e accettare.
2. Complicazione: qual è la sfida o il problema da affrontare? In altre parole, si vuole dare una risposta alla domanda “A chi importa?”
3. Risoluzione: Questo è il punto principale che si tenta di stabilire. Qui è possibile anche riepilogare i principali argomenti a supporto, al fine di orientare il pubblico nella direzione stabilita per la presentazione.

Questi elementi rispecchiamo i classici principi dello storytelling, fornendo una struttura che il cervello è già in grado di riconoscere. Questo è un esempio pratico di come potrebbe essere il risultato:

Situazione	Per decenni, la Cina è stata considerata la sede della produzione mondiale
Complicazione	Oggi, l’aumento dei costi correlati al lavoro e le difficoltà legate alla catena di approvvigionamento stanno portando le aziende a scegliere nuovi siti produttivi basati in altri paesi asiatici
Risoluzione	La Acme Company deve valutare nuovi fornitori in Vietnam, Bangladesh e Malesia come siti di produzione a basso costo alternativi alla Cina

Organizzazione delle informazioni a supporto

Le informazioni a supporto devono trovarsi al centro della piramide, seguendo l’ordine logico dei principali argomenti. Secondo Minto, ci sono quattro modi per ordinare le proprie idee:

1. Deduttivo, come la presentazione delle premesse di un argomento
2. Cronologico, ad esempio con un confronto mese per mese
3. Strutturale, ad esempio confrontando performance aziendali in sedi differenti
4. Comparativo, o in ordine di importanza

Ogni argomento principale fa nascere la domanda “perché”, a cui si risponde utilizzando dati e fatti a supporto. Ogni livello della piramide deve riepilogare i dettagli che seguono, con i punti presentati a ogni livello raggruppati in categorie coerenti.

Mentre vengono illustrate le informazioni a supporto, ogni diapositiva deve contenere un solo messaggio supportato da un unico titolo azione. È possibile anche strutturare la propria presentazione iniziando dai titoli azione, inserendo man mano i fatti e i dati a supporto.

Comprendere il principio MECE

Il principio MECE è una strategia per l’organizzazione delle informazioni in modo che siano mutuamente esclusive e collettivamente esaustive (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive: MECE) e aiutino a rispettare il Pyramid Principle. In altre parole, tutti i punti sono affrontati e raggruppati logicamente senza sovrapposizioni.

Analizziamo un esempio visivo per illustrare questo concetto.

Esempio 1: Prodotti e servizi Microsoft

Di seguito è riportata una panoramica di base relativa ai prodotti e ai servizi Microsoft. In teoria, tutti i prodotti e servizi dovrebbero rientrare in queste categorie. È possibile successivamente suddividere ciascun tipo di prodotto o servizio in prodotti o servizi specifici, ad esempio Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox e Azure.

Quando si applica il principio MECE al Pyramid Principle, ogni livello della piramide può utilizzare il principio MECE al fine di garantire che informazioni e idee siano raggruppate in modo da poter essere distinguibili e facilmente comprensibili.

Presentazione di dati e fatti

Gli utenti di PowerPoint dovrebbero applicare il Pyramid Principle anche alle diapositive che comprendono dati e fatti. In questo caso il titolo rappresenta la cosa più importante da ricordare relativa ai dati, anziché presentare dati da soli senza un contesto. È possibile quindi elencare gli argomenti chiave, con i dati che forniscono le relative evidenze a supporto.

Questo è un esempio di quale aspetto potrebbe avere questo tipo di diapositiva:

Esempio 2: Diapositiva con struttura di messaggistica piramidale

Quando si tratta di diapositive che contengono dati, è importante presentare tali dati in modo che mettano in evidenza il punto principale. Gli add-in di PowerPoint come think-cell possono aiutare a creare velocemente grafici sofisticati e semplici da adattare per enfatizzare i punti chiave. Ciò non consente solo di veicolare il messaggio in modo più efficace, ma anche di concentrarsi maggiormente nel perfezionamento del proprio argomento anziché faticare nel creare un buon grafico.

Infine, utilizzare il Pyramid Principle è simile al partire da una vista da 3.000 metri e avvicinarsi gradualmente a un livello di dettagli sempre maggiore. Utilizzando questo principio per presentare le proprie conclusioni, mettere in sequenza gli argomenti e supportarli con i fatti consente al proprio pubblico di assimilare meglio il messaggio che si desidera trasmettere e a evitare confusione. Inoltre, può aiutare a creare pacchetti diapositive impeccabili con meno stress, garantendo una maggiore sicurezza nella propria presentazione per un migliore risultato complessivo.

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Fonti:

• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• eBook Best Practices PowerPoint (think-cell)
• Slide Science, Mastering The Pyramid Principle to Structure Your Slide Deck
• CNBC, China, “factory of the world,” is losing more of its manufacturing and export dominance, latest data shows