Come applicare il principio MECE alle presentazioni PowerPoint

Immagina che un’azienda ti chieda di risolvere il problema legato al trattenimento dei dipendenti. È un puzzle complesso per il quale ci sono molte soluzioni possibili. L’azienda dovrebbe modificare la propria struttura retributiva? Offrire più ferie retribuite? Creare un ambiente per i dipendenti in stile Google?

Se avessi un elenco di tutte le potenziali soluzioni, le presenteresti una a una alle parti interessate? Questo approccio potrebbe essere travolgente per il tuo pubblico, rendendo difficile per loro comprendere le opzioni e prendere una decisione. Invece il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di fare in modo che il tuo pubblico comprenda le opzioni e i consigli disponibili, probabilmente sotto forma di una presentazione PowerPoint, che possa facilitare il processo decisionale. Ecco come il principio MECE può aiutare. MECE, un componente importante del famoso Principio della piramide ti aiuta a raggruppare le idee in modo logico per migliorare il processo decisionale. Questo blog ha lo scopo di fornirti una panoramica sul principio MECE e di come utilizzarlo per creare presentazioni PowerPoint più efficaci.

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Cos’è il principio MECE?

Le aziende spesso applicano questo principio nelle sessioni di brainstorming, nella risoluzione dei problemi e negli esercizi di pianificazione dei progetti al fine di assicurarsi di considerare tutti i fattori rilevanti e offrire soluzioni complete ed efficaci. Anche se MECE è applicabile a problemi complessi, il suo scopo è quello di creare chiarezza. Aziende e consulenti possono utilizzare le presentazioni PowerPoint per guidare i clienti attraverso i complicati processi che consentono decisioni aziendali migliori.

Origini del principio MECE

Il Principio della piramide, pubblicato per la prima volta nell’omonimo libro di Minto nel 1987, si concentra sulla presentazione prima del messaggio di livello superiore, quindi sull’esposizione di argomenti e fatti a sostegno. In altre parole, qualsiasi idea di livello superiore è il riepilogo dei punti seguenti.

Cosa è e cosa non è il principio MECE

Fasi dell'applicazione del principio MECE

Mettendo in pratica queste fasi, puoi applicare il principio MECE in modo efficace e garantire che tutte le possibili opzioni per risolvere un problema siano considerate in modo completo e organizzato.

Esempio 1: Principio MECE nella pratica quotidiana

Come esempio relativo alla pratica quotidiana, immagina che tu e il/la tuo/a partner stiate cercando di decidere quale film vedere.

Per prima cosa dividi i film che hai scelto in tre categorie:

• Film che solo uno di voi ha già visto
• Film che avete già visto entrambi
• Film che nessuno di voi ha già visto

Poi perfezioni queste categorie. Ad esempio, all'interno della categoria dei film che solo uno di voi ha già visto, puoi creare due sottocategorie:

• Film che solo tu hai già visto
• Film che solo il/la tuo/a partner ha già visto

In questo esempio, tutte le opzioni possibili rientreranno in uno di questi gruppi (collettivamente esaustivi) e nessun film può rientrare in più di un gruppo (mutuamente esclusivi).

MECE: il contesto aziendale

Alcuni casi in cui le aziende utilizzano questo principio sono:

• Come aumentare i ricavi
• Acquisire o no una determinata azienda
• Introdurre o no un nuovo prodotto
• Entrare o no in un nuovo mercato geografico

Suddividere queste domande in una presentazione richiede necessariamente la presentazione di una serie di sottodomande, affermazioni o opzioni. Il problema è il pubblico fa fatica a digerire e ricordare un elenco lungo. Suddividendo le domande in raggruppamenti MECE, puoi garantire che il tuo messaggio sia strutturato in modo logico, rendendo più semplice per le persone prendere una decisione informata. Classici esempi aziendali di raggruppamenti MECE includono:

• Ricavi aziendali
• Sede geografica
• Segmentazione degli stakeoholder

Esempio 2: Applicazione del principio MECE a target di acquisizione

Per un esempio aziendale di MECE, immagina che una società stia valutando le aziende da acquisire. Per essere sicuri di considerare aziende di tutte le dimensioni, le organizzazioni target vengono categorizzate in base al numero di dipendenti. Vengono creati sette gruppi, che vanno dalle aziende con meno di 100 dipendenti alle aziende con più di 100.000 dipendenti.

La chiave è garantire che non siano presenti sovrapposizioni e che tutti i gruppi siano paralleli, comparabili e rappresentativi di aziende di tutte le dimensioni. A questo punto, una società può valutare con sicurezza le proprie opzioni di acquisizione sulla base del quadro MECE.

Tipi di raggruppamenti MECE

Come si creano i raggruppamenti MECE? Alcuni degli approcci più comuni sono:

• Strutture in due parti: Pensa a modi per suddividere i tuoi gruppi in due parti, ad esempio interni ed esterni, diretti o indiretti o benefici rispetto ai costi.
• Formule: Se puoi utilizzare un'equazione, come Profitto = Vendite - Costi, vendite e costi sono per definizione MECE, poiché si sommano al totale e le cifre non possono apparire in entrambe le colonne.
• Categorie elementi: Pensa a come potresti classificare elementi come diversi tipi di stakeholder, area geografica, segmenti di clienti, ecc.
• Processi: Se stai esaminando un problema aziendale relativo ai processi, puoi suddividere tale processo in passaggi distinti.
• Scomporre i problemi: Se stai iniziando con una domanda tipo “come migliorare la fidelizzazione dei dipendenti”, potresti suddividerla in parti più piccole, focalizzate sulle cause alla base del problema (ad esempio, retribuzione, onboarding e formazione, burnout, ecc.). In questa fase è fondamentale sviluppare un’ipotesi su quale potrebbe essere la causa principale per aiutare a comprendere in cosa consistono le parti più piccole.
• Utilizzo di una categoria “Altro”: Non è sempre possibile individuare tutte le potenziali possibilità. In questo caso è possibile utilizzare contenitori separati per gli elementi più rilevanti e raggruppare il resto in “Altro”.

Indipendentemente dall’approccio, testare più ipotesi consente di trovare la soluzione migliore per ogni situazione particolare.

Come strutturare la tua raccolta diapositive utilizzando il principio MECE

Raggruppare le idee secondo MECE ti costringe a chiarire il tuo pensiero e può aiutarti a determinare come strutturare al meglio la tua presentazione PowerPoint.

Analizziamo degli esempi di come migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. Ecco come potrebbe essere strutturato il tuo elenco di brainstorming originale:

• Aumento delle retribuzioni
• Formazione dei dipendenti più efficace
• Miglioramento del pacchetto di assistenza sanitaria
• Aumento dei bonus annuali
• Programma di onboarding dei colleghi
• Ridistribuzione dei carichi di lavoro
• Aumento dell’idoneità al piano 401(k)
• Aumento delle ferie pagate
• Verifiche mensili per garantire il supporto ai dipendenti
• Nessuna e-mail inviata durante il week-end
• Disponibilità di percorsi professionali diversificati
• Programma di tutoraggio

Esempio 3: L'applicazione del principio MECE consentirà al tuo pubblico la visione del quadro più ampio e ti aiuterà a determinare come strutturare le informazioni.

Trovare il tempo per pensare a un livello superiore

Il principio MECE può richiedere molto tempo e un pensiero critico e un’analisi per sbloccare soluzioni che altrimenti potrebbero non essere individuate. Nella frenesia delle attività aziendali, le scadenze e le priorità concomitanti possono distrarre dall’applicazione coerente del principio. Quando si utilizza il principio per scomporre un problema complesso, è spesso utile raccogliere e presentare idee utilizzando grafici e supporti visivi per illustrare le diverse categorie o segmenti dell'analisi che possono essere facilmente compresi dal pubblico.

Un add-in di PowerPoint come think-cell consente di risparmiare tempo nella creazione di presentazioni, diapositive e grafici. Essere in grado di creare diapositive visivamente accattivanti con pochi clic consente di risparmiare tempo per riflessioni di livello superiore rispetto alla formattazione. Ad esempio:

• I grafici possono essere aggiornati istantaneamente da Excel o Tableau, con annotazioni automatiche per evidenziare gli aspetti più importanti del grafico
• I flussi di processo dinamici consentono di creare layout complessi da elementi di base come galloni e caselle di testo
• Le agende consentono di creare rapidamente diapositive divisorie che si aggiornano automaticamente per riflettere il punto in cui ti trovi nella presentazione

Fonti:

• McKinsey, Barbara Minto: “MECE: I invented it, so I get to say how to pronounce it”
• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• Hacking the Case Interview, MECE Principle
• Slide Science, What is the MECE principle?