Comment appliquer le principe MECE aux présentations PowerPoint ?

Imaginez que l’on vous demande de résoudre le problème de rétention des employés d’une société. Il s’agit d’un puzzle complexe pour lequel il existe de nombreuses solutions possibles. La société devrait-elle modifier sa structure salariale ? Proposer plus de congés payés ? Créer un salon des employés dans le style de Google ?

Si vous aviez une liste de toutes les solutions potentielles, présenteriez-vous chaque solution une par une aux parties prenantes ? Cette approche peut être excessive pour votre auditoire, ce qui les empêche de comprendre les options et de prendre une décision. Votre objectif pourrait plutôt être d’offrir une compréhension des options et des recommandations disponibles à votre auditoire, probablement sous la forme d’une présentation PowerPoint, qui peut faciliter le processus de prise de décision. C’est là que le principe MECE peut être utile. Un des composants importants du fameux principe de la pyramide est « MECE ». Ce principe vous aide à regrouper vos idées logiquement pour une meilleure prise de décision. Ce blog vous présente ce qu’est MECE et comment l’utiliser pour créer des présentations PowerPoint plus convaincantes.

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Qu’est-ce que le principe MECE ?

Les entreprises appliquent souvent ce principe lors de séances de brainstorming, de résolution de problèmes et d’exercices de planification de projet pour s’assurer qu’elles tiennent compte de tous les facteurs pertinents et offrent des solutions complètes et efficaces. Bien que MECE est applicable à des problèmes complexes, son but est d’apporter de la clarté. Les entreprises et les consultants peuvent utiliser des présentations PowerPoint pour guider les clients à travers les processus complexes qui permettent de prendre de meilleures décisions.

Les origines du principe MECE

Le principe de la pyramide, initialement publié dans le livre du même nom de Mme Minto en 1987, se concentre sur la présentation du message de haut niveau d’abord, puis sur la présentation des arguments et des faits à l’appui. En d’autres termes, chaque idée de plus haut niveau est un résumé des points qui suivent.

Principe MECE, ce qu’il est et ce qu’il n’est pas

Étapes d’application du principe MECE

En suivant ces étapes, vous pouvez appliquer MECE efficacement et vous assurer que toutes les options possibles de résolution d’un problème sont envisagées de manière globale et organisée.

Exemple 1 : Le principe MECE au quotidien

Prenons un exemple quotidien, imaginez que vous et votre partenaire essayez de décider quel film voir.

Tout d’abord, vous répartissez vos choix de films en trois catégories :

• Les films qu’un seul d’entre vous a vus
• Les films que vous avez tous les deux vus
• Les films qu’aucun de vous n’a vus

Ensuite, vous affinez ces catégories. Par exemple, dans la catégorie des films qu’un seul d’entre vous a vu, vous avez deux sous-catégories :

• Les films que vous avez vus
• Les films que votre partenaire a vus

Dans cet exemple, toutes les options possibles appartiennent à l’un de ces groupes (collectivement exhaustifs), et aucun film ne peut apparaître dans plus d’un groupe (mutuellement exclusifs).

MECE : Le contexte

Voici quelques exemples d’utilisation du principe par les entreprises :

• Augmenter les revenus
• Acquérir une certaine société ou pas
• Introduire un nouveau produit ou pas
• Entrer sur un nouveau marché géographique ou pas

Pour décomposer ces questions dans une présentation, il faut nécessairement présenter un ensemble de sous-questions, d’assertions ou d’options. Le problème est qu’une longue liste est plus difficile à digérer et à retenir pour votre auditoire. En répartissant les questions en groupes MECE, vous pouvez vous assurer que votre message est présenté de manière logique tout en facilitant la prise de décision éclairée. Des exemples classiques de regroupements MECE comprennent :

• Les recettes de la société
• L’emplacement géographique
• La segmentation des parties prenantes

Exemple 2 : Application de MECE aux objectifs d’acquisition

Prenons un exemple de MECE. Imaginez qu’une entreprise évalue des sociétés à acquérir. Pour s’assurer qu’elle tient compte des sociétés de toutes tailles, elle classe les organisations cibles par nombre d’employés. Elle crée sept groupes, allant des sociétés de moins de 100 employés à celles de plus de 100 000 employés.

Il s’agit ici de s’assurer qu’il n’y a pas de chevauchement et que tous les groupes sont parallèles, comparables et représentatifs de sociétés de toutes tailles. À ce stade, une entreprise peut évaluer en toute confiance ses options d’acquisition en fonction du cadre MECE.

Types de groupes MECE

Alors, comment se font les groupes MECE ? Parmi les approches courantes, on trouve :

• Les cadres en deux parties : Réfléchissez à des façons de diviser vos groupes en deux parties, telles qu’interne et externe, direct et indirect ou avantages et coûts.
• Les formules : Si vous pouvez utiliser une équation, telle que profit = ventes - coûts, les ventes et les coûts sont par définition MECE puisqu’ils s’ajoutent à l’ensemble et que les chiffres ne peuvent pas apparaître dans les deux colonnes.
• Catégories d’éléments : Réfléchissez à la façon dont vous pourriez classer les éléments tels que les différents types de parties prenantes, la zone géographique, les segments de clientèle, etc.
• Processus : Si vous examinez un problème métier lié aux processus, vous pouvez décomposer ce processus en étapes distinctes.
• Décomposer les problèmes : Si vous commencez par une question telle que : « comment améliorer la rétention des employés ? », vous pourriez la diviser en plus petits éléments axés sur les causes du problème (p. ex., rémunération, intégration et formation, épuisement professionnel, etc.). À ce stade, il est essentiel de développer une hypothèse sur ce que la cause profonde pourrait être pour aider à déterminer la composition des plus petits éléments.
• Utilisation d’une catégorie « Autre » : Il n’est pas toujours possible de trouver toutes les possibilités potentielles. Ici, vous pouvez utiliser des compartiments séparés pour les éléments les plus pertinents et regrouper le reste dans « Autre ».

Quelle que soit l’approche, tester plusieurs hypothèses aide à trouver la meilleure solution pour chaque situation particulière.

Structurer votre jeu de diapositives à l’aide du principe MECE

Regrouper les idées selon MECE vous oblige à clarifier votre pensée et permet de déterminer comment structurer au mieux votre présentation PowerPoint.

Regardons l’exemple précédent concernant la façon d’améliorer la rétention des employés. Voici à quoi pourrait ressembler votre liste de brainstorming originale :

• Augmentation de la rémunération
• Formation plus solide des employés
• Meilleure offre de soins de santé
• Augmentation de la prime annuelle
• Programme d’intégration des pairs
• Redistribution de la charge de travail
• Augmentation de la contrepartie du 401(k)
• Plus de congés payés
• Vérifications mensuelles pour s’assurer que les employés bénéficient d’un soutien
• Pas d’e-mails le week-end
• Options de parcours professionnel
• Programme de mentorat

Exemple 3 : L’application de MECE aidera votre auditoire à avoir une vue d’ensemble et vous permettra de déterminer comment structurer l’information

Consacrer du temps à une réflexion de haut niveau

MECE peut prendre beaucoup de temps et exige une réflexion critique et une analyse pour débloquer des solutions qui pourraient autrement passer inaperçues. Dans le rythme rapide des affaires, les délais et les priorités concurrentes peuvent détourner l’attention de l’application cohérente du principe. L’utilisation du principe de décomposition d’un problème complexe nécessite souvent de rassembler et de présenter des idées à l’aide de graphiques et d’aides visuelles pour illustrer les différentes catégories ou segments de l’analyse qui peuvent être facilement compris par l’auditoire.

Un complément PowerPoint tel que think-cell permet de gagner du temps sur la création des présentations, des diapositives et des graphiques. Être capable de mettre en place des diapositives visuellement convaincantes en quelques clics libère du temps pour une réflexion de plus haut niveau plutôt que pour la mise en forme. Par exemple :

• Les graphiques peuvent être mis à jour instantanément depuis Excel ou Tableau, avec des annotations automatiques pour mettre en évidence les éléments les plus importants du graphique
• Les schémas de procédé dynamiques vous permettent de créer des mises en page complexes à partir d’éléments de base tels que des chevrons et des zones de texte
• Les agendas vous permettent de créer rapidement des diapositives de séparation qui se mettent automatiquement à jour pour refléter votre position dans la présentation

Sources:

• McKinsey, Barbara Minto : « MECE : je l’ai inventé, donc c’est à moi de dire comment le prononcer »
• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• Piratage de l’entretien d’embauche, principe MECE
• Diapositive science, Qu’est-ce que le principe MECE ?