Как применять принцип ВИСИ в презентациях PowerPoint

Представьте себе следующую ситуацию: вам поручили помочь компании решить проблему удержания персонала. Это сложная головоломка с огромным количеством возможных решений. Нужно ли компании изменить структуру оплаты труда? Предлагать больше оплачиваемых выходных? Создать зону отдыха для сотрудников, как в Google?

Если у вас есть перечень всех потенциальных решений, вы представите их заинтересованным лицам по очереди? С таким подходом аудитория получит слишком много информации: ей будет очень сложно понять суть каждого варианта и вынести решение. Можно поступить по-другому и рассказать аудитории о доступных вариантах и дать рекомендации, вероятнее всего, в презентации PowerPoint, чтобы облегчить процесс вынесения решения. Здесь и пригодится принцип ВИСИ. ВИСИ, важный компонент известного Принципа пирамиды, помогает логически группировать идеи для более эффективного принятия решений. В этом блоге приводится обзор принципа ВИСИ и его применения для создания более убедительных презентаций в PowerPoint.

---

---

Что такое принцип ВИСИ?

Компании часто применяют этот принцип в процессе мозгового штурма, а также для решения проблем и планирования проектов, чтобы учесть все относящиеся к вопросу факторы и предложить комплексные и эффективные решения. Принцип ВИСИ используется для решения сложных проблем с целью прояснить ситуацию. Компании и консультанты могут использовать презентации PowerPoint, чтобы разъяснить клиентам сложные процессы, помогающие эффективнее принимать бизнес-решения.

Истоки принципа ВИСИ

Центральное место в Принципе пирамиды, впервые опубликованном в одноименной книге Минто в 1987 году, занимает описание схемы, в которой в первую очередь необходимо представить основную идею и только потом приводить подтверждающие ее аргументы и факты. Иными словами, каждая идея более высокого уровня представляет собой резюме изложенных ниже аспектов.

Польза и недостатки принципа ВИСИ

Этапы применения принципа ВИСИ

Следующие этапы помогут вам эффективно применять принцип ВИСИ, а также комплексно и последовательно учитывать все возможные варианты решения проблемы.

Пример 1. Принцип ВИСИ в повседневной жизни

Представьте себе простой пример из жизни: вы с другом/подругой пытаетесь выбрать фильм для совместного просмотра.

Во-первых, вы делите фильмы на 3 категории:

• фильмы, которые смотрел кто-то один из вас;
• фильмы, которые смотрели вы оба;
• фильмы, которые никто из вас не смотрел.

Затем вы уточняете эти категории. Например, в категории фильмов, которые смотрел кто-то один из вас, получается 2 подкатегории:

• фильмы, которые смотрели только вы;
• фильмы, которые смотрел только ваш друг/подруга.

В этом примере в одну из групп попадают все возможные варианты (совместно исчерпывающее), и каждый фильм относится только к одной категории (взаимно исключающее).

ВИСИ: в деловой среде

Вот несколько примеров ситуаций, в которых можно применять принцип ВИСИ:

• как увеличить выручку;
• приобретать ли определенную компанию;
• выводить ли на рынок новый продукт;
• выходить ли на рынок в новом регионе.

В презентации эти вопросы обязательно нужно разбить на более мелкие вопросы, утверждения или варианты. Проблема в том, что вашей аудитории сложнее воспринимать и запоминать длинные списки. Группируя вопросы в соответствии с принципом ВИСИ, можно логично представлять свою идею, упрощая при этом процесс принятия взвешенного решения. Классические примеры группировки в соответствии с принципом ВИСИ для бизнеса:

• выручка компании;
• географическое местоположение;
• сегментация заинтересованных лиц.

Пример 2. Применение принципа ВИСИ к приобретаемым компаниям

Давайте возьмем пример ВИСИ для бизнеса: представьте себе, что предприятие оценивает компании для покупки. Чтобы учесть компании всех размеров, потенциальные объекты для приобретения классифицируются по численности персонала: составляются 7 групп, куда входят компании от организаций с численностью персонала менее 100 работников до гигантов с численностью персонала более 100 000 человек.

Основная задача — сделать так, чтобы компании не пересекались, все группы были параллельным, сравнимыми и репрезентативными для компаний всех размеров. На этом этапе может уверенно оценить варианты приобретения, используя систему ВИСИ.

Типы групп в соответствии с принципом ВИСИ

Так как формровать группы по принципу ВИСИ? Вот некоторые общие подходы.

• Двухсоставные схемы: подумайте, как разбить группы на 2 части: например внутренние и внешние, прямые и непрямые, преимущества и затраты.
• Формулы: если можно использовать формулу, например Прибыль = Продажи – Затраты, продажи и затраты по определению соответствуют принципу ВИСИ, поскольку составляют целое, и цифры в двух столбцах будут разными.
• Категории позиций: подумайте, как классифицировать такие позиции, как разные типы заинтересованных лиц, географические регионы, сегменты клиентов и т. д.
• Процессы: если вы рассматриваете проблему компании, связанную с процессами, то можете разбить такой процесс на дискретные шаги.
• Разделение проблем на составляющие: если для начала вы ставите вопрос, как эффективнее удерживать персонал, вы можете разбить его на более мелкие составляющие с упором на причины проблемы (например: оплата труда, вводный инструктаж и обучение, выгорание и т. д.). На данном этапе крайне важно составить гипотезу относительно основной причины, чтобы понять, из каких более мелких частей она состоит.
• Использование категории «Прочее»: не всегда можно определить все потенциальные возможности. Вот как можно использовать отдельные категории для самых актуальных позиций и отнести остальные в группу «Прочее».

Независимо от подхода, чтобы найти наилучшее решение в каждой определенной ситуации, нужно испытать много разных гипотез.

Как структурировать презентацию, используя принцип ВИСИ

Группирование идей в соответствии с принципом ВИСИ заставляет вас думать четко и помогает определить оптимальную структуру презентации PowerPoint.

Давайте рассмотрим приведенный выше пример, как лучше удерживать персонал. Вот с этого можно начать мозговой штурм:

• повысить оплату труда;
• более активно проводить обучение;
• улучшить пакет медицинского страхования;
• увеличить годовой бонус;
• привлекать других сотрудников к проведению вводного инструктажа;
• перераспределить рабочую нагрузку;
• увеличить сумму по плану 401(k);
• предоставлять больше оплачиваемых выходных;
• ежемесячно проводить проверки предоставления сотрудникам поддержки;
• не рассылать письма в выходные;
• предлагать варианты развития карьеры;
• внедрить программу наставничества.

Пример 3. Применяя принцип ВИСИ, вы покажете своей аудитории картину в целом и сможете определить, как структурировать информацию.

Время для осмысления задачи на более общем уровне

Применение принципа ВИСИ может оказаться трудоемкой задачей, требующей критического мышления и аналитических способностей для поиска решений, которые в ином случае можно было бы упустить. В динамичной бизнес-среде сроки и противоположные приоритеты могут мешать систематическому применению этого принципа. При его использовании для детализации сложной проблемы часто полезно собрать и представить идеи на диаграммах и визуально, чтобы проиллюстрировать аудитории различные категории или сегменты анализа понятным способом.

Такая надстройка PowerPoint, как think-cell сэкономит вам время при создании презентаций, слайдов и диаграмм. Когда можно создать убедительный слайд всего парой щелчков мыши, появляется время на более глобальное осмысление идеи, вместо форматирования. Например:

• диаграммы можно мгновенно обновлять из Excel или Tableau, автоматически добавляя заметки, чтобы подчеркнуть самые важные выводы из диаграммы.
• Динамические потоки процесса позволяют создавать сложные макеты из таких базовых элементов, как шевроны и текстовые поля.
• Со списком операций можно быстро создавать слайды-разделители, которые обновляются автоматически в зависимости от текущего места просмотра презентации.

Источники:

• McKinsey, Barbara Minto: «MECE: I invented it, so I get to say how to pronounce it»
• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• Hacking the Case Interview, MECE Principle
• Slide Science, What is the MECE principle?