Cómo aplicar el principio MECE a las presentaciones de PowerPoint

Imagine que le piden que resuelva el problema de una empresa para retener a sus empleados. Es un rompecabezas complejo para el que existen numerosas soluciones posibles. ¿Debe modificar la empresa su estructura de pagos? ¿Ofrecer más tiempo libre remunerado? ¿Crear una sala de empleados al estilo Google?

SI tuviera una lista de posibles soluciones, presentaría cada una de las soluciones por separado a las partes interesadas? Este enfoque puede resultar abrumador para su público, dificultándole la comprensión de las opciones y tomar una decisión. En su lugar, su objetivo podría ser ofrecer a su público una comprensión de las opciones disponibles y recomendaciones, probablemente en forma de presentación de PowerPoint, que puedan facilitar el proceso de toma de decisiones. Ahí es donde puede ayudar el principio MECE. Un componente importante del famoso principio de la pirámide, el MECE le ayuda a agrupar las ideas de forma lógica para tomar mejores decisiones. Este blog está destinado a proporcionarle una visión general del MECE y cómo usarlo para crear presentaciones de PowerPoint atractivas.

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¿Qué es el principio MECE?

Los negocios suelen aplicar este principio en las sesiones de lluvia de ideas, resolución de problemas y ejercicios de planificación de proyectos para asegurarse de que tienen en cuenta todos los factores relevantes y ofrecen soluciones integrales y eficaces. Aunque el MECE es aplicable a problemas complejos, su objetivo es aportar claridad. Los negocios y los consultores pueden utilizar las presentaciones de PowerPoint para guiar a los clientes a través de los complicados procesos que permiten tomar mejores decisiones empresariales.

Los orígenes del principio MECE

The Pyramid principle (El Principio de la pirámide), publicado por primera vez en 1987 en el libro de Minto con el mismo nombre, se centra en presentar primero el mensaje de nivel superior y, a continuación, exponer los argumentos y hechos de apoyo. En otras palabras, cada idea de nivel superior es un resumen de los puntos siguientes.

Qué es y qué no es el principio MECE

Pasos para aplicar el principio MECE

Siguiendo estos pasos, podrá aplicar el principio MECE de manera eficaz y asegurarse de que se tienen en cuenta todas las opciones posibles para resolver un problema de forma exhaustiva y organizada.

Ejemplo 1: El principio MECE en la práctica diaria

Para un ejemplo cotidiano, imagine que usted y su pareja intentan decidir qué película ver.

Primero, divide las opciones de películas en tres categorías:

• Películas que solo uno de los dos ha visto
• Películas que han visto ambos
• Películas que no ha visto ninguno de los dos

A continuación, afina esas categorías. Por ejemplo, dentro de la categoría de películas que solo ha visto uno de los dos, tiene dos subcategorías:

• Películas que solo ha visto usted
• Películas que solo ha visto su pareja

En este ejemplo, todas las opciones posibles entrarán en uno de estos grupos (colectivamente exhaustivo), y ninguna película puede aparecer en más de un grupo (mutuamente excluyente).

MECE: El contexto del negocio

Algunas instancias de uso del principio en el contexto del negocio son:

• Cómo aumentar los ingresos
• Si adquirir o no una determinada empresa
• Si introducir o no un nuevo producto
• Si se debe entrar en un nuevo mercado geográfico

Desglosar estas preguntas en una presentación requiere necesariamente presentar una serie de subpreguntas, afirmaciones u opciones. El problema es que una lista larga es más difícil de digerir y recordar para su público. Al dividir las preguntas en agrupamientos MECE, puede asegurarse de que su mensaje se expone de forma lógica al tiempo que facilita que la gente tome una decisión informada. Los ejemplos de negocio clásicos de agrupamientos MECE incluyen:

• Ingresos de la empresa
• Ubicación geográfica
• Segmentación de las partes interesadas

Ejemplo 2: Aplicación de MECE a los objetivos de adquisición

Para un ejemplo de MECE de negocio, imagine que una empresa está evaluando empresas para adquirir. Para asegurarse de que tiene en cuenta a empresas de todos los tamaños, clasifica las organizaciones objetivo por número de empleados. Esto crea siete grupos, que van desde empresas con menos de 100 empleados a empresas con más de 100 000 empleados.

La clave aquí es asegurarse de que no se produce un solapamiento y que todas los agrupamientos son paralelos, comparables y representativos de empresas de todos los tamaños. En este punto, un negocio puede evaluar con confianza sus opciones de adquisición basándose en el marco del MECE.

Tipos de agrupamientos MECE

Entonces, ¿cómo llega a los agrupamientos MECE? Algunos planteamientos frecuentes son:

• Marcos en dos partes: Piense en formas de dividir sus grupos en dos partes, como interno frente a externo, directo frente a indirecto o beneficios frente a costes.
• Fórmulas: Si puede utilizar una ecuación, como Beneficio = Ventas - Costes, las ventas y los costes son, por definición, MECE, ya que suman el todo y las cifras no pueden aparecer en ambas columnas.
• Categorías de elementos: Piense en cómo podría categorizar elementos como los distintos tipos de partes interesadas, la zona geográfica, los segmentos de clientes, etc.
• Procesos: Si está analizando un problema del negocio relacionado con procesos, puede descomponer ese proceso en pasos discretos.
• Dividir los problemas en partes: Si parte de una pregunta como, por ejemplo, cómo mejorar la retención de los empleados, podría dividirla en partes más pequeñas centradas en las causas del problema (por ejemplo, la remuneración, la incorporación y la formación, el agotamiento, etc.). En esta fase es fundamental desarrollar una hipótesis sobre cuál podría ser la causa raíz para ayudar a informar de qué se componen las partes más pequeñas.
• Usar una categoría “Otros”: No siempre es posible plantear todas las posibilidades potenciales. Aquí puede utilizar cubos separados para los elementos más relevantes y agrupar el resto bajo el término paraguas “Otros”.

Independientemente del enfoque, probar múltiples hipótesis ayuda a encontrar la mejor solución para cada situación concreta.

Cómo estructurar su presentación de diapositivas con el principio MECE

Agrupar ideas según MECE le obliga a aclarar su pensamiento y puede ayudar a determinar cuál es la mejor forma de estructurar su presentación de PowerPoint.

Echemos un vistazo al ejemplo anterior de cómo mejorar la retención de empleados. Su lista original de lluvia de ideas podría ser algo así:

• Aumentar la compensación
• Formación de empleados más robusta
• Mejorar el paquete de seguro médico
• Aumentar la bonificación anual
• Programa de incorporación de iguales
• Redistribuir la carga de trabajo
• Aumentar la aportación al plan de pensiones individual 401(k)
• Más tiempo libre remunerado
• Comprobaciones mensuales para garantizar que los empleados cuentan con apoyo
• Prohibir los correos electrónicos durante el fin de semana
• Proporcionar opciones de trayectoria profesional
• Programa de mentores

Ejemplo 3: Aplicar el principio MECE ayudará a su público a ver la imagen general y le ayudará a determinar cómo estructurar la información

Dedicar tiempo al pensamiento de alto nivel

El principio MECE puede llevar mucho tiempo y exige un pensamiento crítico y análisis para desvelar soluciones que de otro modo podrían pasarse por alto. En el ritmo acelerado de los negocios, los plazos y las prioridades contrapuestas pueden distraer de la aplicación coherente del principio. Cuando se utiliza el principio para desglosar un problema complejo, a menudo resulta útil reunir y presentar las ideas utilizando gráficos y ayudas visuales para ilustrar las diferentes categorías o los distintos segmentos del análisis que puedan ser fácilmente comprendidos por el público.

Un complemento de PowerPoint como think-cell ayuda a ahorrar tiempo en la creación de presentaciones, diapositivas y gráficos. Poder montar diapositivas visualmente atractivas con unos pocos clics deja tiempo libre para el pensamiento de alto nivel en lugar de en el formato. Por ejemplo:

• Los gráficos pueden actualizarse al instante desde Excel o Tableau, con anotaciones automáticas para resaltar lo más importante del gráfico
• Los flujos de procesos dinámicos le permiten crear diseños complejos a partir de elementos básicos, como cheurones y cuadros de texto
• Las agendas le permiten crear rápidamente diapositivas divisorias que se actualizan automáticamente para reflejar en qué punto de la presentación se encuentra

Fuentes:

• McKinsey, Barbara Minto: “MECE: I invented it, so I get to say how to pronounce it”
• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• Hacking the Case Interview, MECE Principle
• Slide Science, What is the MECE principle?