Uso del principio de la pirámide para crear mejores presentaciones de PowerPoint

Cuando tiene que hacer una presentación de PowerPoint importante y debe abarcar mucha información, no siempre es fácil saber por dónde empezar. Ya se trate de un informe mensual, una presentación empresarial o los resultados de una investigación, hay que elaborar un mensaje claro y sencillo sin perder los detalles esenciales. Es más, debe hacerlo de una forma que capte, y mantenga, la atención de su público.

Por tanto, ¿por dónde deben empezar los usuarios de PowerPoint con una presentación de diapositivas en blanco y cómo pueden estructurar su presentación para lograr el máximo impacto?

La respuesta es utilizar el principio de la pirámide, un método para mejorar la claridad de las comunicaciones creado por la exconsultora de McKinsey, Barbara Minto. Minto se pasó décadas formando a los empleados de McKinsey en el uso de esta técnica, y acabó publicando su trabajo en el libro The Pyramid Principle (El principio de la pirámide).

Aunque puede aplicar este principio a cualquier tipo de comunicación, este artículo se centra en su uso en presentaciones de PowerPoint. Aquí obtendrá una visión básica de cómo funciona el principio de la pirámide, estrategias clave para estructurar su presentación y consejos para crear diapositivas y presentaciones más eficaces.

¿En qué consiste el principio de la pirámide?

El principio de la pirámide se centra en presentar primero la conclusión principal, seguida de los argumentos, datos y hechos que la respaldan. Las ideas presentadas pueden organizarse jerárquicamente, aumentando el nivel de detalle a medida que se desciende por la pirámide.

Por qué debe utilizar el principio de la pirámide en sus presentaciones de PowerPoint

La mayoría de la gente tiende a presentar las ideas de abajo arriba. Es decir, se empieza presentando todos los hechos y argumentos, y se termina con la conclusión. Sin embargo, presentar primero la conclusión y luego profundizar en los detalles es más eficaz por varias razones:

• Empezar por un nivel alto y pasar a un nivel más detallado facilita la comprensión de la historia o el argumento por parte del público.
• Los directivos de empresas piensan desde una perspectiva global y, por lo general, quieren conocer la solución antes de profundizar en los datos que la sustentan.
• Si empieza por la conclusión, esta le servirá de punto de referencia o estrella polar y será menos probable que pierda el hilo de la historia.

Estructuración de la introducción

La introducción de su presentación, normalmente representada por una diapositiva de resumen ejecutivo, es la cúspide de la pirámide y debe incluir su conclusión o recomendación clave. Elaborar primero este resumen ejecutivo puede ayudarle a organizar el cuerpo de su presentación.

Su diapositiva del resumen ejecutivo debe incluir tres elementos clave:

1. Planteamiento: Empiece con una afirmación autosuficiente y no controvertida sobre el tema que el lector pueda entender y con la que esté de acuerdo automáticamente.
2. Nudo: ¿Cuál es el cambio o problema que va a abordar? En otras palabras, quiere responder a la pregunta: “¿A quién le importa?”.
3. Resolución: Esta es la cuestión principal que está tratando de abordar. Aquí también puede resumir sus principales argumentos de apoyo para ayudar a orientar a su audiencia hacia dónde se dirige su presentación.

Estos elementos reflejan los principios clásicos de la narración, proporcionando una estructura que el cerebro ya reconoce. Este es un ejemplo de qué aspecto tendría esto en la práctica:

Planteamiento	Durante décadas, se ha considerado que China es la fábrica del mundo
Nudo	En la actualidad, el aumento de los costes laborales y los retos de la cadena de suministro llevan a las empresas a buscar nuevas bases de fabricación en otros países asiáticos.
Resolución	Acme Company debe evaluar nuevos proveedores en Vietnam, Bangladesh y Malasia como alternativas rentables a los centros de fabricación en China.

Organización de las ideas de respaldo

Las ideas de respaldo deben formar el centro de la pirámide, secuenciando los argumentos principales en orden lógico. Según Minto, existen cuatro maneras de ordenar las ideas:

1. Deductivamente, como en la presentación de las premisas de un argumento
2. Cronológicamente, por ejemplo, una comparación mes a mes
3. Estructuralmente, por ejemplo, comparando el rendimiento empresarial en varias ubicaciones diferentes.
4. Comparativamente, o en orden de importancia

Cada argumento principal plantea la pregunta de por qué, a la que luego se da respuesta con datos y hechos que lo respalden. Cada nivel de la pirámide debe resumir los detalles siguientes, con los puntos presentados en cada nivel agrupados en categorías coherentes.

Al exponer sus ideas de respaldo, cada diapositiva debe tener un solo mensaje apoyado por un título de acción. Puede incluso esbozar su presentación empezando por los títulos de las acciones y luego completarla con hechos y datos de respaldo.

Comprender el principio MECE

El principio MECE es una estrategia para organizar la información de forma que sea Mutuamente Exclusiva y Colectivamente Exhaustiva (MECE) y le ayude a cumplir el principio de la pirámide. En otras palabras, todos los puntos están cubiertos y agrupados lógicamente sin solapamientos.

Echemos un vistazo a un ejemplo visual que lo ilustra.

Ejemplo 1: Productos y servicios de Microsoft

Lo anterior proporciona una visión general básica de los productos y servicios de Microsoft. En teoría, todos los productos y servicios estarían recogidos en estas categorías. A continuación, podría desglosar aún más cada tipo de producto o servicio en productos o servicios específicos, por ejemplo, Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox y Azure.

Al aplicar el principio MECE al principio de la pirámide, cada nivel de la pirámide puede utilizar el principio MECE para garantizar que las percepciones y las ideas se agrupen de forma que sean distintas y fáciles de comprender.

Presentación de datos y hechos

Los usuarios de PowerPoint también deben aplicar el principio de la pirámide a las diapositivas compuestas por datos y hechos. En este caso, el título representa la conclusión más importante de los datos, en lugar de presentar datos aislados sin contexto. A continuación, puede enumerar los argumentos clave, con los datos que aportan las pruebas que los respaldan.

Este es un ejemplo de qué aspecto tendría este tipo de diapositiva:

Ejemplo 2: Diapositiva con estructura de mensajes piramidal

Cuando se trata de diapositivas de datos, es importante presentarlos de forma que destaquen el punto principal. Los complementos de PowerPoint como think-cell pueden ayudarle a crear rápidamente gráficos sofisticados que puede ajustar fácilmente para hacer énfasis en el punto clave. Esto no solo ayuda a transmitir el mensaje con mayor eficacia, sino que también le permite centrarse más en perfeccionar su argumento que en esforzarse por construir un buen gráfico.

En última instancia, utilizar el principio de la pirámide es como empezar con una vista a 3000 metros y descender en círculos hacia niveles de detalle cada vez mayores. Utilizar este principio para presentar su conclusión, secuenciar sus argumentos y apoyarlos con hechos ayuda a su audiencia a digerir mejor el mensaje y evitar confusiones. Además, puede ayudarle a crear presentaciones de diapositivas refinadas más rápido y con menos estrés, ayudándole a presentar con confianza para obtener un mejor resultado en general.

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Fuentes:

• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• PowerPoint Best Practices eBook (think-cell)
• Slide Science, Mastering The Pyramid Principle to Structure Your Slide Deck
• CNBC, China, ‘factory of the world,’ is losing more of its manufacturing and export dominance, latest data shows