Usando o Princípio da Pirâmide para construir apresentações do PowerPoint melhores

Quando você tem uma apresentação do PowerPoint importante para fazer e muitas informações para abordar, pode ser difícil saber por onde começar. Seja um relatório mensal, pitch deck ou resultados de pesquisa, você precisa elaborar uma mensagem clara e simples sem perder os detalhes essenciais. Além disso, você precisa fazer isso de uma forma que chame (e mantenha) a atenção do seu público.

Então, por onde os usuários de PowerPoint devem começar quando têm uma apresentação em branco, e como estruturá-la para obter máximo impacto?

A resposta é usar o Princípio da Pirâmide, um método para melhorar a clareza das comunicações criado por Barbara Minto enquanto trabalhava na McKinsey. Bárbara Minto passou décadas treinando recrutas na McKinsey sobre como usar esta técnica e publicou um livro com seu trabalho, O Princípio da Pirâmide.

Embora você possa aplicar este princípio a qualquer tipo de comunicação, este artigo foca em seu uso em apresentações do PowerPoint. Aqui você terá uma visão geral de como o Princípio da Pirâmide funciona, quais as estratégias principais para estruturar seus slides e dicas para criar conteúdos e apresentações mais eficazes.

O que é o Princípio da Pirâmide?

O foco do Princípio da Pirâmide é apresentar primeiro a sua principal conclusão, e em seguida os argumentos de suporte, dados e fatos. As ideias apresentadas podem ser mapeadas como uma hierarquia, com o nível de detalhes aumentando conforme você vai descendo na pirâmide.

Por que você deve usar o Princípio da Pirâmide em suas apresentações do PowerPoint

A maioria das pessoas tende a apresentar as ideias de baixo para cima. Ou seja, você começa apresentando todos os seus fatos e argumentos, terminando com a conclusão. No entanto, apresentar a sua conclusão primeiro e depois ir analisando os detalhes é mais eficaz por várias razões:

• Começar com um nível alto e ir apresentando maiores detalhes facilita para o público compreender sua história ou argumento
• Os líderes de negócios pensam a partir de uma perspectiva geral e geralmente querem saber a solução antes de mergulhar nos dados por trás dela
• Se você começar com a conclusão, isso serve como um ponto de referência ou um norte, e assim estará menos propenso a perder o fio condutor da sua história

Estruturar sua introdução

A introdução da sua apresentação, tipicamente representada por um slide com resumo executivo, é o topo da pirâmide e deve incluir sua conclusão ou recomendação principal. Criar um resumo executivo primeiro pode ajudar você a organizar o corpo da sua apresentação.

Seu slide com o resumo executivo deve incluir três elementos-chave:

1. Situação: Comece com uma declaração auto-suficiente e incontroversa sobre um tópico com o qual o leitor possa entender e concordar automaticamente.
2. Complicação: Qual é a mudança ou problema que você vai tratar? Em outras palavras, você quer responder à pergunta “Quem se importa?”
3. Resolução: Este é o ponto principal que você está tentando enfocar. Aqui você também pode resumir seus principais argumentos de suporte para ajudar a orientar seu público para onde se dirige a sua apresentação.

Esses elementos refletem os princípios de narrativa clássicos, fornecendo uma estrutura que o cérebro já reconhece. Aqui está um exemplo de como pode ser isso na prática:

Situação	Por décadas, a China tem sido considerada a fábrica do mundo
Complicação	Hoje, os crescentes custos de mão-de-obra e os desafios da cadeia de suprimentos estão levando as empresas a buscar novos polos de fabricação em outros países asiáticos
Resolução	A Acme Company deve avaliar novos fornecedores no Vietnam, Bangladesh e Malásia como alternativas econômicas aos locais de fabricação na China

Organizando seus pensamentos de suporte

Seus pensamentos de suporte devem formar o meio da pirâmide, sequenciando seus principais argumentos em ordem lógica. De acordo com Bárbara Minto, há quatro formas de ordenar suas ideias:

1. Dedutivamente, como na apresentação das premissas de um argumento
2. Cronologicamente, por exemplo, com uma comparação mês a mês
3. Estruturalmente, por exemplo, comparando o desempenho do negócio em vários locais diferentes
4. Comparativamente, ou por ordem de importância

Cada argumento principal levanta a questão de por quê, e você então responde com dados e fatos de suporte. Cada nível da pirâmide deve resumir os detalhes que se seguem, com os pontos apresentados em cada nível agrupado em categorias consistentes.

À medida que você apresenta seus pensamentos de suporte, cada slide deve ter apenas uma mensagem apoiada por um título de ação. Você pode até traçar sua apresentação começando com seus títulos de ação e depois acrescentando fatos e dados de suporte.

Compreendendo o Princípio MECE

O Princípio MECE é a estratégia para organizar informações de forma mutuamente exclusiva e coletivamente exaustiva (Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive, MECE) e ajuda você a aderir ao Princípio de Pirâmide. Em outras palavras, todos os pontos são abordados e agrupados logicamente, sem sobreposição.

Vamos conferir um exemplo visual para ilustrar.

Exemplo 1: Produtos e Serviços Microsoft

O exemplo acima oferece uma visão geral básica dos produtos e serviços Microsoft. Na teoria, todos os produtos e serviços cairiam nessas categorias. Você poderia então detalhar cada tipo de produto ou serviço em produtos e serviços específicos, por exemplo Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox e Azure.

Ao aplicar MECE ao Princípio da Pirâmide, cada nível da pirâmide pode usar o princípio MECE para garantir que percepções e ideias seja agrupadas de tal forma que sejam distintas e fáceis de compreender.

Apresentando datas e fatos

Os usuários de PowerPoint também aplicam o Princípio da Pirâmide a slides que compreendem dados e fatos. Aqui o título representa a lição mais importante dos seus dados, em oposição à apresentação de dados autônomos sem contexto. Você pode, então, listar os principais argumentos, com seus dados fornecendo a evidência que os apoia.

Aqui está um exemplo do que esse tipo de slide pode ser:

Exemplo 2: Slide com Estrutura de mensagem de pirâmide

Quando se trata de slides de dados, é importante apresentar dados de uma forma que destaca seu ponto principal. Suplementos do PowerPoint como think-cell ajudam você a criar rapidamente gráficos sofisticados que podem ser ajustados facilmente para enfatizar o ponto principal. Isso não apenas transmite sua mensagem mais eficientemente, mas também permite que você foque em refinar seu argumento em vez de ficar se esforçando para construir um bom gráfico.

Por fim, usar o Princípio da Pirâmide é semelhante a começar com uma visão de 3 mil metros e ir descendo em círculos para ter um nível maior de detalhes. Usar este princípio para apresentar sua conclusão, sequenciar seus argumentos e apoiá-los com fatos ajuda o seu público a digerir melhor sua mensagem e evitar confusão. Além disso, ele também pode ajudar você a criar slides elegantes mais rapidamente e com menos estresse, ajudando a apresentar com confiança para ter um resultado melhor no geral.

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Fontes:

• Barbara Minto, O Princípio da Pirâmide
• eBook Melhores práticas do PowerPoint (think-cell)
• Ciência do Slide, Dominando o Princípio da Pirâmide para Estruturar seu Conjunto de Slides
• CNBC, segundo os dados mais recentes, a China, ‘fábrica do mundo,’ está perdendo cada vez mais sua dominância de fabricação e exportação