Bessere PowerPoint-Präsentationen erstellen – nach dem pyramidalen Prinzip

Wenn eine wichtige PowerPoint-Präsentation ansteht, in der viele Informationen vermittelt werden sollen, ist es oft schwierig, zu wissen, wo man anfangen soll. Egal, ob es sich um einen Monatsbericht, Folien für ein Angebot oder um Forschungsergebnisse handelt, Sie müssen eine klare und einfache Aussage formulieren, ohne dabei wesentliche Einzelheiten auszulassen. Darüber hinaus müssen Sie dabei die Aufmerksamkeit Ihres Publikums wecken – und halten.

Wo sollten PowerPoint-Benutzer also anfangen, wenn sie vor einer leeren Präsentation sitzen, und wie können Sie Ihre Präsentation so strukturieren, dass sie die maximale Wirkung entfaltet?

Die Antwort liegt darin, dem pyramidalen Prinzip zu folgen, einer Methode, die von der ehemaligen McKinsey-Beraterin Barbara Minto entwickelt wurde und zu mehr Klarheit in der Kommunikation beiträgt. Frau Minto hat jahrzehntelang neu eingestellte Mitarbeiter von McKinsey in dieser Technik geschult. Schließlich hat sie ihre Arbeit als Buch veröffentlicht, unter dem Titel The Pyramid Principle (Das pyramidale Prinzip).

Dieses Prinzip ist zwar auf jede Art von Kommunikation anwendbar, im vorliegenden Artikel geht es aber konkret um seine Anwendung bei PowerPoint-Präsentationen. Wir geben Ihnen hier einen grundlegenden Überblick darüber, wie das pyramidale Prinzip funktioniert, stellen wichtige Strategien dafür vor, wie Sie Ihre Folien gliedern können, und geben Tipps, wie Sie wirkungsvollere Folien und Präsentationen erstellen können.

Das pyramidale Prinzip – was ist das?

Das pyramidale Prinzip sieht vor, dass die wichtigste Schlussfolgerung zuerst präsentiert wird, gefolgt von Argumenten, Daten und Fakten, die sie untermauern. Die vorgestellten Gedanken können hierarchisch dargestellt werden. Dabei werden immer mehr Einzelheiten gegeben, je weiter man in der Pyramide abwärts geht.

Warum Sie das pyramidale Prinzip bei Ihren PowerPoint-Präsentationen anwenden sollten

Die meisten Menschen neigen dazu, Gedanken in aufsteigender Reihenfolge zu präsentieren. Das heißt, man beginnt mit der Darstellung aller Fakten und Argumente und endet mit der Schlussfolgerung daraus. Es ist jedoch aus mehreren Gründen wirkungsvoller, zuerst die Schlussfolgerung vorzustellen und dann auf die Einzelheiten einzugehen:

• Wenn Sie oben anfangen und dann auf die Einzelheiten eingehen, fällt es Ihren Zuhörern leichter, Ihren Gedankengang bzw. Ihre Argumente nachzuvollziehen
• Führungskräfte denken in großen Zusammenhängen und wollen in der Regel wissen, was die Lösung ist, bevor sie sich mit den zugrundeliegenden Daten befassen
• Wenn Sie mit Ihrer Schlussfolgerung beginnen, dient diese als Bezugspunkt oder Leitstern, und Sie verlieren nicht so leicht den Faden

So gliedern Sie Ihre Einleitung

Die Einleitung zu Ihrer Präsentation, in der Regel in Form einer Folie mit einer Zusammenfassung, ist die Spitze der Pyramide. Sie sollte bereits Ihre wichtigste Schlussfolgerung oder Empfehlung enthalten. Wenn Sie diese Zusammenfassung zuerst erstellen, hilft Ihnen das bei der Gliederung des Hauptteils Ihrer Präsentation.

Die Folie mit der Zusammenfassung sollte drei Hauptelemente enthalten:

1. Situation: Beginnen Sie mit einer selbstverständlichen und unumstrittenen Aussage zum Thema, die der Leser unmittelbar verstehen kann und der er automatisch zustimmt.
2. Komplikation: Welche Veränderung wollen Sie bewirken oder welches Problem wollen Sie lösen? Mit anderen Worten, Sie wollen die Frage beantworten: „Wen interessiert das?“
3. Lösung: Das ist Ihre Hauptaussage. Hier können Sie auch Ihre Hauptargumente zusammenfassen, damit Ihre Zuhörer wissen, worauf Ihre Präsentation hinausläuft.

Diese Elemente folgen den klassischen Prinzipien des Geschichtenerzählens und bilden eine Struktur, die das Gehirn bereits kennt. Hier ein Beispiel dafür, wie das in der Praxis aussehen könnte:

Situation	China gilt seit Jahrzehnten als die Fabrik der Welt
Komplikation	Heute veranlassen steigende Arbeitskosten und Probleme in der Lieferkette viele Unternehmen dazu, neue Produktionsstandorte in anderen asiatischen Ländern zu suchen
Lösung	Die Firma Acme sollte neue Zulieferer in Vietnam, Bangladesch und Malaysia als kostengünstige Alternativen zu Produktionsstandorten in China prüfen

Ordnen Sie die Gedanken, die Ihr Argument untermauern

Die Gedanken, die Ihr Argument untermauern, sollten die Mitte der Pyramide bilden, und Ihre Hauptargumente sollten logisch darum herum angeordnet sein. Barbara Minto zufolge können die Gedanken auf vier verschiedene Weise gegliedert werden:

1. Deduktiv, wie wenn man die Prämissen eines Arguments darstellt
2. Chronologisch, z. B. mit einem Vergleich von Monat zu Monat
3. Strukturell, z. B. mit einem Vergleich der Unternehmensleistung an verschiedenen Standorten
4. Vergleichend, oder nach Wichtigkeit

Jedes Hauptargument wirft die Frage nach dem Warum auf. Diese beantworten Sie dann mit Daten und Fakten, die das Hauptargument untermauern. Auf jeder Ebene der Pyramide sollten die nachfolgenden Einzelheiten zusammengefasst werden. Dabei werden die auf jeder Ebene dargestellten Punkte in einheitliche Kategorien eingeteilt.

Während Sie Ihre Gedanken darlegen, sollte jede Folie nur eine Aussage enthalten, die durch einen handlungsorientierten Titel gestützt wird. Sie können Ihre Präsentation sogar mit den handlungsorientierten Titeln beginnen und dann die unterstützenden Fakten und Daten ergänzen.

Zum Verständnis des MECE-Prinzips

Das MECE-Prinzip ist eine Strategie zur Gliederung von Informationen in der Weise, dass sie einander nicht bereits enthalten (Mutually Exclusive = ME) und dass sie insgesamt erschöpfend sind (Collectively Exhaustive = CE). Damit können Sie sich leichter an das pyramidale Prinzip halten. Mit anderen Worten: Alle Punkte werden logisch behandelt und gruppiert, ohne Überschneidungen.

Betrachten wir zur Veranschaulichung ein Beispiel.

Beispiel 1: Die Produkte und Services von Microsoft

Die Ausführungen oben geben einen grundlegenden Überblick über die Produkte und Services von Microsoft. Theoretisch fallen alle Produkte und Services unter diese Kategorien. Sie könnten dann jede Art von Produkt oder Service in konkrete Produkte oder Services aufgliedern, z. B. Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox und Azure.

Bei der Anwendung des MECE-Prinzips auf das pyramidale Prinzip kann jede Ebene der Pyramide dem MECE-Prinzip folgen, damit Erkenntnisse und Ideen so gruppiert werden, dass sie klar getrennt und leicht zu verstehen sind.

Daten und Fakten präsentieren

PowerPoint-Nutzer sollten das pyramidale Prinzip auch auf Folien anwenden, die Daten und Fakten enthalten. Hier stellt der Titel die wichtigste Erkenntnis aus Ihren Daten dar, im Gegensatz zur Präsentation von Daten einzeln und ohne Zusammenhang. Sie können dann die Hauptargumente aufführen und sie mit Ihren Daten untermauern.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine solche Folie aussehen könnte:

Beispiel 2: Folie mit Aussagen nach dem pyramidalen Prinzip

Bei Folien, die Daten enthalten, ist es wichtig, diese so zu präsentieren, dass Sie die Hauptaussage untermauern. Mit PowerPoint-Add-Ins wie think-cell können Sie schnell anspruchsvolle Diagramme erstellen, die Sie leicht so anpassen können, dass sie die wichtigsten Punkte hervorheben. Das trägt nicht nur dazu bei, Ihre Aussage wirkungsvoller zu vermitteln, sondern Sie können sich damit auch stärker darauf konzentrieren, Ihre Argumente zu verfeinern, anstatt sich darum zu bemühen, ein gutes Diagramm zu erstellen.

Letztlich ist es bei der Anwendung des pyramidalen Prinzips so, als würde man mit einer Ansicht aus 3000 Metern Höhe anfangen und von da immer tiefer gehen, so dass immer mehr Einzelheiten sichtbar werden. Wenn Sie dieses Prinzip bei der Präsentation Ihrer Schlussfolgerung, der Abfolge Ihrer Argumente und Ihrer Untermauerung mit Fakten anwenden, kann Ihr Publikum Ihre Aussage besser nachvollziehen und Sie vermeiden Verwirrung. Außerdem können Sie damit schneller und mit weniger Stress sehr ansprechende Folien erstellen, mit denen Sie selbstbewusst präsentieren und insgesamt bessere Ergebnisse erzielen können.

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Quellen:

• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• PowerPoint Best Practices eBook (think-cell)
• Slide Science, Mastering The Pyramid Principle to Structure Your Slide Deck
• CNBC, China, die „Fabrik der Welt“, verliert immer mehr von seiner Vormachtstellung bei der Fertigung und im Export, wie neueste Daten zeigen