7 Schritte zur Erstellung überzeugender PowerPoint-Präsentationen

Wie oft haben Sie sich schon eine PowerPoint-Präsentation angesehen, die mehr Fragen aufgeworfen als beantwortet hat? Schauen Sie sich zum Beispiel das oben gezeigte Bild an. Oder wie oft haben Sie schon Folien gesehen, die so vollgepackt mit Informationen sind, dass Sie sie nicht einmal lesen können, bevor der Vortragende zur nächsten Folie übergegangen ist? Wenn Sie schon einmal in einer solchen Situation waren, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie.

Diese Probleme zu vermeiden, ist nicht so einfach, wie es scheint, wenn man eine Präsentation von Grund auf neu erstellt und eine große Menge an Informationen zu präsentieren hat. Der Trick besteht darin, sie in überschaubare Teile zu zerlegen, indem man mit dem großen Überblick beginnt und sich dann auf die Details konzentriert. Um Ihnen dabei zu helfen, wird in diesem Artikel ein siebenstufiger Prozess zur Erstellung einer überzeugenden PowerPoint-Präsentation untersucht, einschließlich der Strukturierung, des Layouts von Folien und der Erstellung von Diagrammen, die Ihre Botschaft unterstützen.

---

---

1. Ihren Präsentationstyp bestimmen

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer PowerPoint-Präsentation besteht darin, zu bestimmen, welche Art von Präsentation Sie halten wollen. Dies trägt dazu bei, Ihr übergeordnetes Ziel zu klären, und beeinflusst auch die Struktur Ihrer Folien.

Präsentationen fallen in der Regel in eine oder mehrere der folgenden Kategorien, die ein Kontinuum von leichtem bis schwerem Inhalt darstellen:

1. Präsentationen von Schlüsselbotschaften: Diese Art von Präsentation ist in der Regel inhaltlich leichter und erzählt eine überzeugende Geschichte, wie ein TED-Talk oder ein Pitch Deck.
2. Regelmäßige Berichte: Zu den regelmäßigen Berichten gehören sich wiederholende Präsentationen wie Monatsberichte oder Foliendateien für Teamsitzungen. Sie enthalten oft mehr Details, um Ergebnisse, Trends oder Aktivitäten zu dokumentieren.
3. Einblicke und Forschungsergebnisse: Präsentationen wie Umfragedaten oder Markttrendberichte destillieren Informationen aus großen Datenmengen zu übersichtlichen Schlussfolgerungen.
4. Dokumentation: Diese Art der Präsentation bietet detaillierte Zusammenfassungen der Ergebnisse, in der Regel mit vielen Diagrammen und begrenzten Kommentaren, je nach Zielgruppe.

2. Entwickeln Sie Ihre Geschichte

Als Nächstes müssen Sie sich fragen, welche Botschaft oder Geschichte die Zuhörer mitnehmen sollen. Wenn Sie Ihre Kernaussage kennen, können Sie damit beginnen, Ihren Foliensatz entsprechend zu strukturieren.

Dies ist die Essenz des Pyramidenprinzips, einer in der Beratungswelt weit verbreiteten Strategie zur Schaffung effektiver Geschäftskommunikation. Mit dem Pyramidenprinzip leiten Sie mit Ihrer wichtigsten Idee ein, gefolgt von unterstützenden Ideen und Fakten. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass die Firma Acme in einen neuen Markt eintreten sollte, sagen Sie es gleich zu Beginn. Gehen Sie dann jedes unterstützende Argument in der Reihenfolge seiner relativen Stärke durch.

Eine wichtige Konsequenz aus den obigen Ausführungen ist das GÜTE-Prinzip. Es steht für „gleichartig, überschneidungsfrei, treffend und erschöpfend“.

Das Prinzip verleiht Ihrer Präsentation Struktur: Anstatt eine reine Liste an Stichworten abzuarbeiten, bietet GÜTE eine Möglichkeit, Ideen so zu gruppieren, dass alle relevanten Punkte ohne Überschneidungen abgedeckt werden. Die Verwendung von GÜTE zur Gliederung und Gruppierung Ihrer Ideen gewährleistet eine logisch fundierte Argumentation und macht die Informationen für Ihr Publikum leichter aufnehmbar.

3. Schreiben Sie die Aktionstitel

Sobald Sie eine Struktur für Ihre PowerPoint-Präsentation festgelegt haben, können Sie sich an die Erstellung der Folien machen. Eines der wichtigsten Dinge, die Sie dabei beachten sollten, ist, dass jede Folie genau eine Idee präsentieren sollte, die in einem einzigen Aktionstitel zusammengefasst ist. Alle auf der Folie dargestellten Informationen müssen den Titel der Aktion unterstützen, einschließlich aller Diagramme. Es ist auch wichtig, visuelle oder textliche Elemente zu vermeiden, die eine andere oder widersprüchliche Botschaft als die im Titel der Aktion enthaltene vermitteln oder implizieren könnten.

Eine gängige Strategie besteht darin, zunächst Aktionstitel für jede Folie zu schreiben, um sicherzustellen, dass sie eine vollständige Geschichte für sich erzählen. Von dort aus können Sie zu jeder Folie zurückgehen und Details wie Aufzählungspunkte und Diagramme hinzufügen.

4. Verwenden Sie ein sauberes Layout und eine saubere Formatierung

Bei der Erstellung von Folien ist es wichtig, dass sie nicht mit zu vielen Informationen oder Elementen überladen werden, die zu visueller Verwirrung führen können. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sich Ihre Folie als Tabelle vorzustellen und die Elemente in Spalten und Zeilen anzuordnen. Übliche Folienlayouts bestehen entweder aus zwei bis drei oder vier Quadranten, je nach Art des Inhalts und der gewünschten visuellen Darstellung. Das sollten Sie auch bedenken:

• Die Drittel-Regel: Die Platzierung von Elementen im Abstand von einem Drittel oder zwei Dritteln vom Rand der Folie und insbesondere dort, wo sich diese Rasterlinien schneiden, ist eine universelle Regel für den Aufbau einer visuell ansprechenden Folie.
• Leerraum: Widerstehen Sie der Versuchung, zu viel in Ihre Folien zu packen. Ausreichend Leerraum ist wichtig für die Lesbarkeit und hilft dem Publikum, die Hauptaussage jeder Folie zu erfassen.
• Art der Präsentation: Präsentationen mit Kernaussagen haben weniger Inhalt pro Folie als Dokumentationspräsentationen, die mehr Details enthalten.
• Schriftarten: Verwenden Sie für Titel und Fließtext in der gesamten Präsentation die gleiche Schriftfarbe und -größe, am besten in einer serifenlosen Schriftart wie Arial. Die Größe der Überschriften sollte 20 bis 24 Punkt betragen, die des Textes 12 bis 18 Punkt, je nach Umfang des Inhalts der Folien.

5. Organisieren Sie Ihre Aufzählungspunkte

Eine lange Liste von Aufzählungspunkten ist verwirrend und für die Zuhörer schwer nachvollziehbar. Halten Sie sich stattdessen an drei oder fünf Aufzählungspunkte, maximal sieben. Auch hier sollten Sie nicht zu viele Informationen unterbringen, und der gesamte Text sollte den Titel der Aktion unterstützen.

Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, sollten Sie Aufzählungspunkte in einer parallelen Struktur schreiben. Mit anderen Worten: Wenn ein Aufzählungspunkt ein Satz ist, sollten alle Aufzählungspunkte in Satzform formuliert sein. Dasselbe gilt für die Verwendung von Satzfragmenten oder einzelnen Wörtern. Jeder Aufzählungspunkt sollte mit demselben Wortteil beginnen (z. B. Substantiv, Verb, Adjektiv).

6. Wählen Sie das richtige Diagramm

Alle Diagrammdaten sollten sich auf den Titel der Folie beziehen. Say It with charts von Gene Zelazny bietet einen nützlichen Ansatz für die Auswahl eines Diagramms in drei Schritten:

1. Bestimmen Sie, welchen Aspekt der Daten Ihr Diagramm hervorheben soll
2. Bestimmen Sie, was Sie vergleichen, ob es sich um Komponenten, Veränderungen im Zeitverlauf oder Korrelation handelt.
3. Wählen Sie Ihr Diagramm entsprechend dem Vergleich, den Sie anstellen möchten

7. Formatieren Sie Ihr Diagramm

Sobald Sie ein grundlegendes Diagramm erstellt haben, sollten Sie es so formatieren und mit Anmerkungen versehen, dass Ihre Botschaft ohne Verwirrung vermittelt wird. Das bedeutet:

• Einfügen eines Diagrammtitels, der die Daten zusammenfasst und auf den Aktionstitel der Folie abgestimmt ist
• Beschriftung der x-Achse und der y-Achse mit Maßeinheiten
• Sparsame Verwendung von Farbe zur Hervorhebung der Schlussfolgerung des Diagramms, z. B. Verwendung gedämpfter Töne mit einem wichtigen vertikalen Balken, der in einer kräftigeren Farbe hervorgehoben wird
• Hinzufügen von Trendlinien zu Diagrammen, die visuell Muster oder Trends in den Daten anzeigen können, z. B. CAGR
• Anzeige von Legenden, die dem Betrachter helfen, die Bedeutung der verschiedenen Farben, Symbole oder Muster im Diagramm zu verstehen

Mit einem PowerPoint-Add-In wie think-cell können Sie bessere Foliendiagramme und Diagramme schneller erstellen. Dynamische Diagramme, Prozessabläufe, Anmerkungen und Textfelder helfen dabei, komplexe Informationen in visuell anspruchsvolle Präsentationen zu gliedern, so dass Sie weniger Zeit mit der Formatierung und mehr Zeit mit dem Aufbau einer überzeugenden Geschichte verbringen können.

Eine PowerPoint-Präsentation von Grund auf neu zu erstellen, kann wie eine große Aufgabe erscheinen. Durch die Aufteilung in überschaubare Schritte können Sie den Prozess jedoch straffen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Publikum Ihre Botschaft klar versteht.

---

---