Почему следует изменить подход к работе в PowerPoint

PowerPoint твердо укрепился по всему миру в качестве основного инструмента формирования презентаций для бизнеса. Но составлению не всех презентаций уделяется одинаковое внимание и не все они имеют одинаковое влияние.

Руководители компаний разных отраслей промышленности уже давно знают ценность качественной презентации. Вспомните безупречные целевые презентации Стива Джобса или целую индустрию обучения созданию рекламных речей в кругах Кремниевой долины.

В том, что касается важной рекламной презентации, вероятно, все знают, что поставлено на карту.

Но в повседневной суете за другими делами мы забываем важность ежедневных презентаций. Это своего рода обручи, через которые мы прыгаем, но их влияние велико:

• такая обыденность, как ежемесячная финансовая отчетность, может влиять на решение по поводу приобретения новой компании;
• презентация на конференции может привлечь много клиентов или оттолкнуть их;
• план внедрения может составить разницу между работающей синхронно командой и пропущенной датой выпуска продукта;
• презентация для тренинга может сформировать новые положительные модели поведения или стать для вас и вашей команды огромной тратой времени;
• стратегия преобразования бизнеса может изменить все или утомить слушателей и обрасти пылью.

Это может принести долгосрочные положительные результаты и для опытного лидера, и для новичка в начале карьеры. Каждая презентация может вдохновить и изменить мнение.

Презентации формируют обсуждения и решения, которые продвигают бизнес. Рассматривая их в этом ключе, можно ускорить рост. Вот как это сделать.

Составьте презентацию на основании необходимых обсуждений

Поскольку презентации являются фоном (или центральной частью) почти всех бизнес-решений, составляйте свою, исходя из того, в каком направлении вы хотите развивать обсуждение. Это на два уровня выше, чем просто «отчет о последних показателях».

Спросите себя: Какого результата обсуждения я хочу добиться этой презентацией?

Определив цель, вы будете относиться к каждому слайду как к суперценной недвижимости, т. е. сделаете один шаг вперед в обсуждении, которое окажет реальное влияние на бизнес.

Пересмотрите способ представления данных

Данные могут стать самым мощным инструментом влияния на бизнес-решений, но только при их эффективной презентации. Такие простые ошибки, как одновременное отображение излишнего количества информации, в форматировании или аннотировании диаграмм может испортить даже самую убедительную презентацию.

По сути, если вы не можете донести свою позицию, ничего не произойдет.

Вам нужны визуально эффектные диаграммы, слайды и истории, которые раскроют аналитику, вдохновят слушателей и представят решения, которые способствуют продвижению бизнеса. (Здесь в дело вступаем мы: эксперты используют для этого think-cell.)

Отдавайте приоритет интуиции и четкости, донося на диаграмме одну основную идею и наглядно выделяя зону согласия. Следуйте наилучшим методам работы с PowerPoint для создания эффектных слайдов. А по возможности подбирайте данные под вашу аудиторию с учетом должностей, уровней и сфер интересов. (Конечно, чтобы персонализация не казалась какой-то фантастикой, составление качественной презентации не должно быть для вас непосильной задачей. Вас ждет…)

Осознание того, что вы не можете себе позволить НЕ оптимизировать использование PowerPoint

Мир меняется быстрее, чем раньше. Идти в ногу — или еще лучше вести за собой — это не гонка за самым прогрессивным техническим арсеналом. Иногда большего эффекта можно добиться, улучшив навыки в области, которой вы уже уделяете уйму времени.

Лучшие компании на 40% производительнее остальных. Думаете, им это удается потому, что они не обращают внимания на то, где их работники проводят рабочее время?

Если ваша компания не отличается от многих других, то вы используете PowerPoint в огромной части ваши текущих рабочих процессов. А это значит, что, определив даже небольшую область для повышения эффективности, можно сэкономить огромное количество времени. А в PowerPoint для вас кроется большой потенциал повышения эффективности, особенно при работе с данными: например, автоматизация ручных расчетов, чтобы создавать, форматировать и верстать одним щелчком кнопки мыши.

Время, которое тратится на создание и редактирование презентаций PowerPoint в вашей компании может быть очень продуктивным, если его оптимизировать и направить на решение нужных задач, например, фактического масштабного осмысления решения.

Зачем мучиться с неудобными встроенными инструментами PowerPoint, создавая диаграмму Ганта для проекта, если можно построить ее в 3 раза быстрее с помощью «умной» надстройки PowerPoint? Такие эффективные функции PowerPoint являются огромными бизнес-акселераторами в виде доработок рабочего процесса.

Больше восторгов!

Это бонус. Если представить PowerPoint как эпицентр принятия бизнес-решений, работать в нем неожиданно становится интереснее. Вы превратили ежемесячный отчет из ежемесячного досадного мероприятия в катализатор обсуждений.

Относитесь к презентациям как к важному рабочему продукту. Потому что они таковыми и являются. И потому что создавать элегантные, эффектные и заставляющие задуматься презентации, вместо того, чтобы кое-как заставлять себя писать малозначимую презентацию, очень приятно.

---

Мы в think-cell очень хотим сделать ваши данные — ваши истории — яркими в PowerPoint. Без труда. Убедительно. Даже красиво. (Просто спросите руководителей, которые ежедневно пользуются think-cell, в 9 из 10 ведущих бизнес-школа, 90% компаний Fortune 100 и всех компаний DAX40.)

Мы делаем это не потому, что любим данные (а мы их любим), а потому, что инвестиции в создание убедительной презентации способны изменить траекторию развития бизнеса.

И чем скорее вы начнете воспринимать презентации как эффективные инструменты, тем быстрее вы сможете воспользоваться этой их силой.