PowerPointに対する見方を変えるべき理由

8 分で読めます — by Amos Wong

PowerPointは、ビジネスで頼りになるプレゼンテーションツールとして世界中で確固たる地位を築いています。しかし、すべてのプレゼンテーションに同じレベルの注意が払われたり、同じ程度のインパクトがあるわけではありません。

様々な業界のビジネスリーダーは、優れたプレゼンテーションの価値をずっと前から理解していました。スティーブ・ジョブズの意図的なプレゼンテーションがどれほど飛びぬけていたか、またはシリコンバレーでセールスピッチのコーチングを行う業界が存在していることを考えてみてください。

重要なセールスピッチにどれほどのインパクトがあるのかは誰もが承知しています。

しかし、日常的な忙しさにまぎれて、毎日行うプレゼンテーションも同じくらい重要であることを忘れてしまいがちです。くぐっていかなくてはならないサーカスの輪のようでもありますが、大きな影響力を持っているのです。

毎月の財務報告などの決まりきった作業でも、新しい会社を買収するかどうかの決定に影響することがあります。
会議でのプレゼンテーションは注目を集めることもあれば、ビジネスを遠ざけてしまうこともあります。
実行計画があるかどうかは、息ぴったりのチームになるか、開始日に間に合わないかの差になって現れます。
トレーニングのプレゼンテーションは、ポジティブな新しい行動の原動力になることも、チームの時間を無駄にすることもあります。
ビジネスを変革する戦略は、すべてを変える可能性があります。また、あくびが頻発して埃をかぶる場合もあります。

地位のあるリーダーか、キャリアを始めたばかりの新人かに関わらず、これは一生を分けるパラダイムシフトになります。あらゆるプレゼンテーションには、人々にインスピレーションを与え、考え方を変える力があるのです。

プレゼンテーションは、ビジネスを推し進める会話と決定の基盤になる。そう考えてアプローチすれば、あなた自身の成長にもつながります。その方法をご紹介します。

こうなってほしいと思う会話を念頭にデッキを構成する

プレゼンテーションは、ほぼあらゆるビジネス上の決定の背景（または目玉）なので、会話をどのように進めたいのかに基づいてスライドデッキを構成します。これは「最新の数値を共有」の2レベル上です。

質問：このプレゼンテーションが発端となる会話の結果、何が起きればいいと思っていますか？

この焦点が定まると、各スライドを本当に貴重な物的財産とみなせるようになります。つまり、ビジネスに本当のインパクトを与える会話に一歩近づけるのです。

データの提示方法を再考する

データは、ビジネス上の決定に影響を与える最も強力なツールになりますが、効果的に共有することが前提条件です。一度に表示する情報が多すぎる、またはグラフの形式や注釈が不十分といったシンプルな間違いでさえ、最も説得力のあるデータが無視されたり、混乱を生じさせる原因になります。

基本的に、自分の立ち位置を伝えられなければ、どのような結果にもつながりません。

視覚的にインパクトのあるグラフやスライド、洞察やインスピレーションを喚起してビジネスを前進させる決定に情報を提供するストーリーが必要です。（ここで我々の登場です。専門家はthink-cellを使って、これを実現しています。）

1つのグラフでは主要なアイデアを1つ伝え、直観と明確さを優先して「ああそうか！」と納得できる点を視覚的に強調します。PowerPointのベストプラクティスに従い、説得力のあるスライドを作成します。また、可能であれば、聞き手の役割、レベル、関心事に応じて、共有するデータをカスタマイズします。（もちろん、優れたデッキの作成が非常に骨の折れる作業で、このレベルのパーソナライズまで手が回らないという状況になってはなりません。そのためには...）

PowerPointの使用は必ず最適化しなくてはならない点を認識する

世界はかつてないほどのスピードで変化しています。しかし、それに追いつき、さらにはそれを率先するために、あれやこれやとほとんどのテクノロジーに手を付けてはなりません。多くの場合、すでに多大な時間を費やしてきたことに熟達するために時間を費やす方が影響力が大きくなります。

トップ企業の生産性は他の企業を40%上回っています。自社の従業員が毎日、何に時間を費やしているのか無視して、このような会社が生産性を上げることはできるでしょうか。

あなたの会社が他の企業と同様であれば、PowerPointは現在のワークフローで大きな部分を占めています。つまり、わずかな効率でも見つけることができれば、多大な時間の節約につながるのです。また、特にデータを使う場合は、PowerPointで効率を大幅に上げられます。たとえば、手動の計算を自動化すれば、作成、書式化、レイアウトの決定をクリック1回で行えるようになります。

会社でPowerPowerPointのプレゼンテーションの作成と編集に費やす時間を適正な作業向けに最適化すれば（たとえば実際に高レベルの思考を行うなど）、生産性が大いに向上する可能性があります。

インテリジェントなPowerPointのアドインを使えば3分の1の時間で済むのに、プロジェクトのガントチャートを作成するためにPowerPointのぎこちない内蔵ツールを無理して使う必要はありません。PowerPointの効率化は、ワークフローの微調整という形を借りて大きなビジネスの促進剤になります。

もっとエキサイティングなニュース！

これはボーナスです。PowerPointをビジネス上の決定の中心要素と考えれば、作業が急にもっと興味深いものになります。マンスリーレポートは4週間ごとにカレンダーに暗い影を落とす頭痛の種ではなく、会話のきっかけとして見直すことができます。

プレゼンテーションは重要な仕事の成果物として扱ってください。それは本当なのです。嫌々ながら使い捨てのデッキをまたひとつ作成するよりも、エレガントでインパクトがあり、示唆に富んだデッキを作成すれば満足感を得られます。

think-cellでは、データ、そしてストーリーをPowerPointで輝かせることに熱中しています。苦労せず説得力のある方法で美しいものにするのです。（毎日、think-cellを利用しているビジネスリーダーに尋ねてみてください。トップ10ビジネススクールのうち9校、Fortune 100社の90%、DAX40の全企業がthink-cellを使っています。）

私たちはデータが好きなわけではありません。強力なプレゼンテーションの作成に投資することでビジネスの方向性を変えられると信じているのです。

プレゼンテーションを強力なツールとみなせるようになれば、そのパワーをご自分のためにすぐに活用できるようになります。