Как разрабатывать панели мониторинга финансового планирования и анализа

Панели мониторинга — это важные бизнес-инструменты, которые руководители используют для просмотра различных функций и быстрого реагирования. Однако создание панелей мониторинга стало почти искусством, доступным не всем. Но ситуация меняется: благодаря более совершенным инструментам и доступности данных каждый может легко создавать свои информационные панели.

Стивен Фью, авторитетный эксперт в области информационного дизайна, включил несколько критериев информационной панели в свою книгу "Information dashboard design: the effective visual communication of data,", а именно:

• наглядное отображение информации;
• объединение одной или нескольких целей на одном экране;
• возможность удобного мгновенного мониторинга.

Что такое панели мониторинга FP&A?

Панели мониторинга FP&A превратились из простых таблиц и графиков Excel в специальное программное обеспечение для визуализации. Они больше не ограничиваются финансовыми показателями, а включают ключевые показатели эффективности (КПЭ) для различных видов деятельности и аспектов, таких как каналы информации, маркетинговые кампании, эффективность цепочки поставок и т. д. Этот переход от чисто финансовых показателей к комплексным КПЭ подчеркивает расширение панелей мониторинга, особенно для функции FP&A.

Как, учитывая эту цель, специалисты FP&A могут создавать полезные и информативные панели мониторинга для поддержки своих деловых партнеров? Давайте узнаем больше

Теоретическая основа для разработки панелей мониторинга FP&A

1. Определите аудиторию панели мониторинга

Чтобы создать содержательную и эффективную панель мониторинга, очень важно начать с четкого определения ваших аудитории и цели. Подумайте, чего вы стремитесь достичь с помощью своей панели мониторинга, кто будет ее просматривать, какая конкретная информация им требуется и как они будут ее использовать. Ответив на эти вопросы, вы сможете уточнить объем и содержание своей панели мониторинга, гарантируя, что она предоставляет актуальную и ценную информацию без ненужных данных.

Допустим, вы стремитесь повысить эффективность продаж, создав панель мониторинга эффективности продаж. В аудиторию входят торговые представители, региональные менеджеры и директор по продажам. Торговым представителям нужны индивидуальные показатели производительности и анализ каналов информации, региональным менеджерам — информация о региональной эффективности и доходах, а директору по продажам — обзор эффективности продаж в целом.

Уточняя объем и содержание панелей мониторинга для удовлетворения конкретных потребностей каждой аудитории, компания может предоставлять соответствующую информацию и поддерживать решения на основе данных для повышения эффективности продаж. Однако это достижимо только в том случае, если вы планируете этот результат непосредственно на этапе планирования. Если хорошо начать, то и результаты будут лучше.

2. Определите цели панели мониторинга

Следующим важным шагом является выбор соответствующих ключевых показателей эффективности (КПЭ) и показателей, которые соответствуют вашим целям и находят отклик у вашей аудитории. Эти КПЭ и показатели должны эффективно измерять прогресс и результаты, связанные с вашими целями, предоставлять значимую информацию и поддерживать принятие обоснованных решений. Приведем некоторые соображения, которые следует учитывать при проектировании панели мониторинга.

• Вы создаете панель мониторинга для краткосрочных операционных целей (например, с акцентом на текущий месяц/квартал) или хотите, чтобы панель мониторинга предоставляла информацию для всего бюджетного цикла? Например, панель мониторинга также может отслеживать продажи в сравнении с прогнозом, достижения квот продаж и т. д.
• Вы создаете панель мониторинга для операционных групп или операционных КПЭ или ищете корпоративные показатели для высшего руководства и совета директоров? Например, региональным управленческим группам может потребоваться углубленное изучение различных рынков, в то время как высшее руководство и совет директоров могут быть больше заинтересованы в панели мониторинга, показывающей ежедневные тенденции доходов.
• Кроме того, если вы создаете несколько панелей мониторинга, возможно, стоит создать шаблон панели мониторинга, содержащий аналогичный согласованный макет. Используйте затем этот шаблон для создания по мере необходимости нескольких панелей мониторинга.

При разработке панели мониторинга должно быть два уровня информации.

1. Данные первого уровня включают ключевые показатели эффективности, которые имеют решающее значение для бизнеса. Например, тенденции доходов, маржа, конвейер и т. д. Эти КПЭ вряд ли будут часто меняться.
2. Данные второго уровня могут представлять собой ключевые показатели эффективности, которые могут меняться по мере того, как бизнес меняет свою направленность. Панели мониторинга могут включать данные по различным бизнес-факторам, например, ценообразованию, инвестициям в маркетинг, точности прогнозов и т. д. Панели мониторинга должны быть достаточно гибкими, чтобы учитывать краткосрочные программы, и такая гибкость может быть результатом только правильного планирования на начальном этапе.

Важно согласовать ваши цели и целевую аудиторию с вашей всеобъемлющей бизнес-стратегией и целями, обеспечивая при этом, чтобы ваша панель мониторинга эффективно их поддерживала.

3. Сотрудничайте с другими службами для разработки панели мониторинга.

Чтобы поддерживать различные бизнес-функции при отслеживании КПЭ, специалисты FP&A должны работать над всеми функциями на этапе проектирования. Например, в отраслях потребительских товаров постоянного спроса (FMCG) прогнозирование уровня производства и запасов во многом зависит от прогноза продаж по каждому сегменту продукции.

С одной стороны, прогнозирование продаж продукции свернется и станет прогнозом продаж. В это же время продажи той же продукции будут поступать в цепочку поставок для использования в планировании производства и управлении запасами. Специалистам FP&A необходимо понимать, как информационные панели могут предоставлять каждой службе данные, соответствующие их конкретной деятельности.

4. Внедрение панелей мониторинга

После того, как команда завершит проект, для реализации панели мониторинга потребуется следующее:

1. Обеспечение целостности данных и использование одного источника данных

Одна из распространенных ошибок заключается в том, что разные команды могут использовать разные источники данных для КПЭ. Например, FP&A может использовать данные из системы бухгалтерского учета для отчета о маркетинговых расходах, в то время как маркетинговая команда может использовать свою собственную систему, которая объединяет расходы на кампанию в качестве своих маркетинговых расходов. Если разные команды используют разные источники данных для составления отчетов по одному и тому же КПЭ, различия могут подорвать доверие людей к информационной панели. Наличие одинакового определения КПЭ, а также одного и того же источника данных обеспечит согласованность функций в отчетах.

2. Предоставление информации

Панели мониторинга предоставляют количественные данные. Команда FP&A может предоставить комментарии и определить действия, необходимые для исправления курса. Специалисты FP&A помогут связать точки данных и посоветовать руководству принять меры или помогут различным подразделениям координировать свои усилия для достижения целей.

3. Использование панели

Панели мониторинга часто создаются и публикуются, но не используются в обсуждениях. Команда FP&A должна использовать панели мониторинга в дискуссиях и обсуждениях, например, при обзоре прогнозов.

4. Осуществление контроля качества

Убедитесь в том, что панели мониторинга проходят процесс контроля качества, прежде чем они будут доступны другим сотрудникам, даже внутри команды. Лицо, ответственное за контроль качества, может создать и использовать контрольный список, который постоянно обновляется, чтобы обеспечить целостность данных и проверку фактов.

Недавние тенденции, влияющие на будущее панелей мониторинга

Это несколько тенденций, которые рассматриваются с точки зрения развития панелей мониторинга FP&A:

1. Расширение участия команд FP&A в интегрированном FP&A

По мере того как интегрированное планирование становится все более распространенным, все больше служб будут создавать панели мониторинга для предоставления данных следующего уровня. Специалисты FP&A должны понимать, как предоставляются эти данные, и следить за целостностью данных, чтобы избежать несоответствий. Этой цели можно достичь при работе с различными службами и объединении данных посредством детализации КПЭ, представленных на панелях мониторинга более высокого уровня.

2. Использование искусственного интеллекта (ИИ) для создания панелей мониторинга

С учетом недавних разработок и небывалого интереса к ChatGPT и аналогичным ресурсам, создание панелей мониторинга с использованием ИИ станет обычным явлением благодаря простоте использования и скорости, с которой можно создавать панели мониторинга. ИИ может помочь в подготовке панелей мониторинга или провести базовый описательный анализ (например, описание отклонений от прогноза или бюджета, расчет годового роста). Это поможет сэкономить время и исключить ошибки в расчетах. Однако важно добавить процесс проверки фактов в отношении всей информации, полученной через источники ИИ.

Вы можете использовать добавленную стоимость для контента ИИ. Например, специалисты FP&A могут предоставить больше информации, определив контекст повествования, объяснив, как стихийные бедствия повлияли на конкретный рынок, или предвидя, как внешнее событие (например, забастовка) может повлиять на предстоящие показатели продаж.

3. Повышенная доступность панелей самообслуживания.

Благодаря таким инструментам, как PowerBI и Tableau, появляется больше функций для создания панелей мониторинга. FP&A может работать с ним и другими командами, чтобы обеспечить изолированность источников данных. Это снизит риски несоответствия данных при создании панелей мониторинга. FP&A должно стандартизировать определения КПЭ и терминов, чтобы свести недопонимание к минимуму.

---