Como desenvolver painéis de planejamento & de análise financeira

Painéis são ferramentas de negócios essenciais que os gerentes usam para analisar diferentes funções e agir rapidamente. No entanto, a criação de painéis tem sido quase uma forma de arte, não acessível a todos. Isso está mudando, no entanto. Com melhores ferramentas e disponibilidade de dados, é agora mais fácil para qualquer um criar seus painéis.

Stephen Few, líder de pensamento no design da informação, incluiu alguns critérios para um painel em seu livro "Information dashboard design: the effective visual communication of data," namely: (Design do painel de informações: a comunicação eficaz de dados, a saber):

• Deve ser uma exibição visual das informações
• Deve consolidar um ou mais objetivos em uma única tela
• Deve ser facilmente monitorado, de forma rápida.

O que são painéis FP&A?

Os painéis FP&A evoluíram de simples tabelas e gráficos Excel, para software de visualização dedicado. Não são mais limitados a números financeiros, mas incluem indicadores de desempenho importantes (KPIs) para diferentes atividades, como pipelines, campanhas de marketing, desempenhos da cadeia de suprimentos e muito mais. Essa mudança de números puramente financeiros para englobar destaques de KPIs destaca a expansão de painéis, particularmente para a função FP&A.

Com esse objetivo em mente, como os profissionais de FP&A podem criar painéis úteis e informativos para apoiar seus parceiros comerciais? Vamos aprender mais

A estrutura teórica para desenvolvimento de painéis FP&A

1. Definir o público do painel

Para criar um painel significativo e impactante, é vital começar identificando claramente seu público e sua finalidade. Considere o que objetiva realizar com o painel, quem o irá visualizar, as informações específicas de que precisam e como o utilizarão. Ao responder a essas perguntas, você pode refinar o escopo e o conteúdo do painel, garantindo que ele forneça dados relevantes e úteis, sem dados desnecessários.

Digamos que você tenha como objetivo melhorar a eficiência das vendas, criando um painel de desempenho de vendas. O público inclui representantes de vendas, gerentes regionais e o diretor de vendas. Os representantes de vendas precisam de métricas de desempenho e de análise de pipeline individuais, os gerentes regionais precisam de dados sobre o desempenho e a receita regionais e o diretor de vendas precisa de uma visão geral de alto nível do desempenho de vendas.

Ao refinar o escopo e o conteúdo do painel para atender às necessidades específicas de cada público, a empresa pode oferecer dados relevantes e apoiar decisões baseadas em dados para aumentar o desempenho das vendas. No entanto, isso só pode ser conseguido, se você planejar esse resultado logo desde a etapa de planejamento. Então, sim, se você começar bem, os resultados serão melhores.

2. Definir os objetivos do painel

A próxima etapa crucial é selecionar os indicadores chave de desempenho (KPIs) e as métricas adequados que se alinham com suas metas e repercutem com seu público. Os KPis e as métricas devem medir, com eficácia, o andamento e os resultados relacionados aos seus objetivos, fornecer dados significativos e apoiar a tomada de decisão informada. Aqui estão algumas considerações a se fazer ao criar o painel:

• Você está criando o painel para alvos operacionais de curto prazo (por exemplo, concentrar-se no mês/trimestre atual) ou você deseja que o painel forneça dados para todo o ciclo de orçamento? Por exemplo, um painel também pode comparar as vendas em relação à previsão, às cotas de vendas atingidas, etc.
• Você está criando o painel para equipes operacionais ou KPIs operacionais ou está olhando as métricas da empresa para o C-suite e o conselho diretor? Por exemplo, as equipes de gerência regionais podem precisar de visualizações em profundidade de diferentes mercados, enquanto o C-suite e o conselho diretor pode estar mais interessado em um painel que mostre as tendências diárias de receita.
• Além disso, se você estiver criando vários painéis, pode ajudar criar um modelo de um painel que contenha um layout coordenado semelhante. Em seguida, u se esse modelo para criar vários painéis, conforme necessário.

Ao criar o painel, deverá haver dois níveis de informações:

1. Os dados de primeiro nível devem incluir KPIs que são vitais para a empresa. Por exemplo, tendências de receita, margens, pipeline, etc. Esses são KPIs que provavelmente não mudarão com frequência.
2. Os dados de segunda camada podem ser KPIs que podem mudar, conforme a empresa muda o foco. Os painéis podem incluir dados para vários impulsionadores do negócio, como, por exemplo, preços, investimentos em marketing, precisão da previsão, etc. Os painéis devem ser flexíveis o suficiente para acomodar iniciativas de curto prazo, e essa flexibilidade só pode ser resultante de planejamento adequado no início.

É importante alinhar seus objetivos e público alvo com sua estratégia e metas de negócio abrangentes, enquanto garante que seu painel os apoie com eficácia.

3. Colaborar com outras funções para criar o painel

Para apoiar diferentes funções da empresa em manter seus KPIs, os profissionais da FP&A devem trabalhar em todas as funções durante a fase de criação. Por exemplo, nos setores de bens de consumo de rápida movimentação (FMCG), a previsão de previsão e dos níveis de inventário dependem muito da previsão de vendas por cada segmento de produto.

Por um lado, a previsão de vendas do produto será implantada e se tornará a previsão de vendas. Ao mesmo tempo, as vendas do mesmo produto irá fluir para a cadeia de suprimentos para uso no planejamento da produção e no gerenciamento do inventário. Os profissionais de FP&A precisam entender como os painéis podem fornecer cada função com os dados a se alinharem com suas atividades específicas.

4. Implementar painéis

Depois de a equipe ter finalizado a criação, a implementação do painel requer o seguinte:

1. Garantia da integridade dos dados e uma única fonte de dados

Um erro comum é que diferentes equipes podem usar outras fontes de dados para os KPIs. Por exemplo, o FP&A pode usar dados do sistema de contabilidade para relatar gastos com marketing, enquanto a equipe de marketing pode usar seu próprio sistema que agrega os gastos da campanha como seu gasto de marketing. Quando diferentes equipe usam diferentes fontes de dados para relatar o mesmo KPI, as diferenças podem reduzir a confiança das pessoas no painel. Ter a mesma definição de KPIs e também a mesma fonte de dados irá garantir que as funções sejam consistentes em seus relatórios.

2. Fornecer dados

Os painéis fornecem dados quantitativos. A equipe de FP&A pode fornecer comentários e identificar as ações necessárias para correção de curso. Os profissionais de FP&A podem ajudar a vincular pontos de dados e aconselhar a gerência a tomar atitudes ou ajudar as diferentes funções a coordenar seus esforços para atingir metas.

3. Utilizar o painel

Os painéis geralmente são criados e compartilhados, mas não usados em discussões. A equipe de FP&A deve gerar conversas ou discussões usando o painel, como, por exemplo, durante análises de previsão.

4. Realize controle de qualidade

Certifique-se de que os painéis passem por um processo de controle de qualidade, antes de serem compartilhados com outros, mesmo dentro de uma equipe. A autoridade responsável pelo controle de qualidade pode criar e usar uma lista de verificação que evolua o tempo todo, para que não haja verificações factuais e de integridade dos dados.

Tendências recentes que estão afetando o futuro dos painéis

Aqui estão algumas tendências que são vistas em termos de como os painéis de FP&A evoluem:

1. Maior envolvimento das equipes de FP&A em FP&A integrado

Conforme o planejamento integrados e torna mais comum, mais funções construirão painéis para fornecer o próximo nível de dados. Os profissionais de FP&A devem entender como esses dados são emitidos e controlar a integridade dos dados para evitar disparidades. Esse objetivo pode ser realizado trabalhando com diferentes funções e incorporando dados por meio de "detalhamentos" de KPIs apresentados nos painéis de mais alto nível.

2. Uso de inteligência artificial (IA) para criar painéis

Com o recente desenvolvimento e a explosão do interesse no ChatGPT e em recursos semelhantes, a criação de painéis usando IA se tornará a principal tendência, devido à facilidade de uso e à velocidade na qual os painéis podem ser criados. A IA pode ajudar na preparação de painéis ou ajudar a fornecer a análise descritiva básica (por exemplo, descrever a variância em relação à previsão ou ao orçamento, calculando o crescimento ano a ano). Isso pode ajudar a poupar tempo e a eliminar os erros nos cálculos. No entanto, é importante adicionar um processo de verificação de fatos para todos os dados obtidos de fontes de IA.

Você pode usar uma adição de valor para o conteúdo de IA. Por exemplo, os profissionais de FP&A podem fornecer mais dados, proporcionando contexto para a narrativa, explicando como desastres naturais afetaram um mercado específico ou antecipando como um evento externo (como uma greve) pode afetar o desempenho das próximas vendas.

3. Maior disponibilidade de painéis de autosserviço

Com ferramentas, como o PowerBI e o Tableau, mais funções estão criando painéis. O FP&A pode trabalhar com ele e com outras equipes, para garantir o sandbox das fontes de dados. Isso irá reduzir os riscos de disparidades de dados na criação de painéis. O FP&A deverá padronizar a definição de KPIs e de termos para minimizar a má comunicação.

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