Entwicklung von Dashboards für Finanzplanung und ‑analyse

Dashboards sind unverzichtbare Geschäftsinstrumente, mit denen Manager verschiedene Funktionen überprüfen und schnell handeln können. Die Erstellung von Dashboards war jedoch eine Kunstform, die nicht für alle zugänglich war. Das ändert sich jedoch – dank besserer Tools und Datenverfügbarkeit ist es jetzt für jeden einfach, eigene Dashboards zu erstellen.

Stephen Few, ein Vordenker auf dem Gebiet des Informationsdesigns, hat in seinem Buch „Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data“ einige Kriterien für ein Dashboard aufgestellt, und zwar:

• Die Informationen sollten visuell dargestellt werden
• Ein oder mehrere Ziele sollten auf einem Bild zusammengefasst werden
• Die Information sollte auf einem Blick zu erfassen sein.

Was sind FPA-Dashboards?

FPA-Dashboards haben sich von einfachen Excel-Tabellen und -Grafiken zu einer speziellen Visualisierungssoftware entwickelt. Sie beschränken sich nicht mehr nur auf Finanzzahlen, sondern umfassen auch wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) für verschiedene Aktivitäten wie Pipelines, Marketingkampagnen, Leistungen der Lieferkette und mehr. Dieser Wechsel von reinen Finanzzahlen zu umfassenden KPIs verdeutlicht die Ausweitung von Dashboards, insbesondere für die FPA-Funktion.

Wie können FPA-Fachleute mit diesem Ziel vor Augen hilfreiche und informative Dashboards erstellen, um ihre Geschäftspartner zu unterstützen? Erfahren Sie mehr

Theoretischer Rahmen für die Entwicklung von FPA-Dashboards

1. Bestimmen Sie die Zielgruppe des Dashboards

Um ein aussagekräftiges und wirkungsvolles Dashboard zu erstellen, ist es wichtig, dass Sie zunächst Ihre Zielgruppe und Ihren Zweck klar bestimmen. Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrem Dashboard erreichen wollen, wer es sehen wird, welche spezifischen Informationen er benötigt und wie er es nutzen wird. Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie den Umfang und den Inhalt Ihres Dashboards verfeinern und sicherstellen, dass es relevante und wertvolle Einblicke ohne unnötige Daten liefert.

Nehmen wir an, Sie wollen die Vertriebseffizienz verbessern, indem Sie ein Dashboard für die Vertriebsleistung erstellen. Zu den Zuhörern gehören Vertriebsmitarbeiter, Regionalmanager und der Vertriebsleiter. Vertriebsmitarbeiter benötigen individuelle Leistungskennzahlen und Pipeline-Analysen, Regionalmanager benötigen Einblicke in die regionale Leistung und den Umsatz, und der Vertriebsleiter braucht einen umfassenden Überblick über die gesamte Vertriebsleistung.

Durch die Anpassung des Umfangs und des Inhalts der Dashboards an die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Zielgruppen kann das Unternehmen relevante Einblicke liefern und datengestützte Entscheidungen zur Steigerung der Vertriebsleistung unterstützen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie dieses Ergebnis bereits in der Planungsphase berücksichtigen. Ja, wenn man gut anfängt, sind die Ergebnisse besser.

2. Definieren Sie die Ziele des Dashboards

Der nächste entscheidende Schritt ist die Auswahl geeigneter Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und Metriken, die mit Ihren Zielen übereinstimmen und bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden. Diese KPIs und Metriken sollten den Fortschritt und die Ergebnisse in Bezug auf Ihre Ziele effektiv messen, aussagekräftige Erkenntnisse liefern und eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützen. Hier sind einige Überlegungen, die bei der Gestaltung des Dashboards angestellt werden sollten:

• Erstellen Sie das Dashboard für kurzfristige operative Ziele (z. B. mit Schwerpunkt auf dem aktuellen Monat/Quartal), oder soll das Dashboard Erkenntnisse für den gesamten Budgetzyklus liefern? Ein Dashboard kann zum Beispiel auch die Umsätze im Vergleich zu den Prognosen, das Erreichen von Verkaufsquoten usw. anzeigen.
• Erstellen Sie das Dashboard für Betriebsteams oder betriebliche KPIs, oder betrachten Sie Unternehmensmetriken für die C-Suite und den Vorstand? Regionale Managementteams benötigen beispielsweise einen detaillierten Überblick über die verschiedenen Märkte, während die Unternehmensleitung und der Vorstand eher an einem Dashboard interessiert sind, das die täglichen Umsatztrends zeigt.
• Wenn Sie mehrere Dashboards erstellen, kann es außerdem hilfreich sein, eine Vorlage für ein Dashboard zu erstellen, das ein ähnliches, koordiniertes Layout enthält. Verwenden Sie anschließend diese Vorlage, um je nach Bedarf mehrere Dashboards zu erstellen.

Bei der Gestaltung des Dashboards sollte es zwei Informationsebenen geben:

1. Die Daten der ersten Ebene sollten die für das Unternehmen wichtigen Kennzahlen enthalten. Zum Beispiel Umsatztrends, Gewinnspannen, Pipeline, usw. Dies sind KPIs, die sich wahrscheinlich nicht oft ändern werden.
2. Bei Daten der zweiten Ebene kann es sich um KPIs handeln, die sich ändern können, wenn das Unternehmen seinen Schwerpunkt ändert. Dashboards können Daten für verschiedene Geschäftsfaktoren enthalten, z. B. Preisgestaltung, Marketinginvestitionen, Prognosegenauigkeit usw. Dashboards sollten so flexibel sein, dass sie auch kurzfristige Initiativen aufnehmen können, und eine solche Flexibilität kann nur durch eine angemessene Planung zu Beginn erreicht werden.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe mit Ihrer übergreifenden Unternehmensstrategie und Ihren Zielen in Einklang bringen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Dashboard diese Ziele wirksam unterstützt.

3. Zusammenarbeit mit anderen Funktionen bei der Gestaltung des Dashboards

Um die verschiedenen Unternehmensfunktionen bei der Verfolgung ihrer KPIs zu unterstützen, sollten FPA-Experten in der Entwurfsphase funktionsübergreifend arbeiten. In der Branche der schnelldrehenden Konsumgüter (FMCG) beispielsweise hängt die Vorhersage von Produktion und Lagerbeständen stark von den Absatzprognosen der einzelnen Produktsegmente ab.

Einerseits wird die Prognose des Produktabsatzes aufgerollt und zur Absatzprognose. Gleichzeitig fließen dieselben Produktverkäufe in die Lieferkette ein und werden für die Produktionsplanung und das Bestandsmanagement verwendet. FPA-Fachleute müssen verstehen, wie Dashboards jeder Funktion die Daten liefern können, die sie für ihre spezifischen Aktivitäten benötigen.

4. Dashboards implementieren

Sobald das Team den Entwurf abgeschlossen hat, sind für die Implementierung des Dashboards folgende Schritte erforderlich:

1. Sicherstellung der Datenintegrität und eine einzige Datenquelle

Ein häufiger Fehler ist, dass verschiedene Teams andere Datenquellen für die KPIs verwenden. So kann die FPA beispielsweise Daten aus dem Buchhaltungssystem verwenden, um die Marketingausgaben zu melden, während das Marketingteam sein eigenes System verwendet, das die Ausgaben für Kampagnen als Marketingausgaben zusammenfasst. Wenn verschiedene Teams unterschiedliche Datenquellen verwenden, um über denselben KPI zu berichten, können die Unterschiede das Vertrauen der Menschen in das Dashboard untergraben. Eine einheitliche Definition der KPIs und eine einheitliche Datenquelle stellen sicher, dass die Funktionen in ihren Berichten konsistent sind.

2. Einblicke gewähren

Dashboards liefern quantitative Daten. Das FPA-Team kann Kommentare abgeben und die erforderlichen Maßnahmen zur Kurskorrektur ermitteln. FPA-Fachleute können dabei helfen, Datenpunkte miteinander zu verknüpfen und dem Management zu empfehlen, Maßnahmen zu ergreifen, oder sie können verschiedenen Funktionen helfen, ihre Bemühungen zu koordinieren, um Ziele zu erreichen.

3. Nutzung des Dashboards

Dashboards werden oft erstellt und weitergegeben, aber nicht in Diskussionen verwendet. Das FPA-Team sollte die Gespräche oder Diskussionen mit Hilfe des Dashboards vorantreiben, z. B. bei der Überprüfung von Prognosen.

4. Durchführung von Qualitätskontrollen

Stellen Sie sicher, dass Dashboards einen Qualitätskontrollprozess durchlaufen, bevor sie an andere weitergegeben werden, auch innerhalb eines Teams. Die für die Qualitätskontrolle zuständige Behörde kann eine Checkliste erstellen und verwenden, die ständig weiterentwickelt wird, um die Datenintegrität und die Fakten zu überprüfen.

Aktuelle Trends, die sich auf die Zukunft von Dashboards auswirken

Im Folgenden sind einige Trends aufgeführt, die sich bei der Entwicklung von FPA-Dashboards abzeichnen:

1. Verstärkte Einbeziehung der FPA-Teams in die integrierte FPA

In dem Maße, in dem sich die integrierte Planung durchsetzt, werden immer mehr Funktionen Dashboards erstellen, um die nächste Ebene von Daten bereitzustellen. FPA-Fachleute müssen verstehen, wie diese Daten ausgegeben werden, und die Datenintegrität im Auge behalten, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Dieses Ziel kann durch die Arbeit mit verschiedenen Funktionen und die Einbeziehung von Daten durch Drilldowns von KPIs, die in den übergeordneten Dashboards dargestellt werden, erreicht werden.

2. Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) zur Erstellung von Dashboards

Mit der jüngsten Entwicklung und dem explosionsartigen Anstieg des Interesses an ChatGPT und ähnlichen Ressourcen wird die Erstellung von Dashboards mithilfe von KI aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und der Geschwindigkeit, mit der Dashboards erstellt werden können, zum Mainstream. KI kann bei der Erstellung von Dashboards oder bei der Erstellung grundlegender deskriptiver Analysen helfen (z. B. bei der Beschreibung von Abweichungen gegenüber Prognosen oder Budgets oder bei der Berechnung des Wachstums im Jahresvergleich). Diese können helfen, Zeit zu sparen und Fehler bei den Berechnungen zu vermeiden. Es ist jedoch wichtig, alle Eingaben, die über KI-Quellen eingehen, einer Faktenprüfung zu unterziehen.

Sie können den KI-Inhalt mit einem Mehrwert versehen. So können FPA-Fachleute beispielsweise mehr Einblicke gewähren, indem sie den Kontext der Erzählung erläutern, wie sich Naturkatastrophen auf einen bestimmten Markt ausgewirkt haben oder vorhersehen, wie sich ein externes Ereignis (z. B. ein Streik) auf die bevorstehende Verkaufsleistung auswirken könnte.

3. Erhöhte Verfügbarkeit von Self-Service-Dashboards

Mit Tools wie PowerBI und Tableau können immer mehr Funktionen Dashboards erstellen. Die FPA kann mit ihr und anderen Teams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Datenquellen in einer Sandbox untergebracht sind. Dadurch wird das Risiko von Datenungleichheiten bei der Erstellung von Dashboards verringert. Die FPA sollte die Definition von KPIs und Begriffen standardisieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

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