Planejar para a incerteza com o gerenciamento de cenário de FP&A

O gerenciamento de cenário de FP&A é uma mentalidade essencial que as organizações modernas deveriam adotar para planejar e tomar decisões informadas rapidamente, em um ambiente incerto. No entanto, a maioria das empresas ainda lutam com processos antigos, modelos estáticos e tecnologias desatualizadas. Tudo isso traz à tona uma pergunta: como e o que podemos mudar?

O mundo de negócios está se tornando mais imprevisível, e, portanto, os profissionais de planejamento & análise financeira (FP&A) estão procurando novas ferramentas e novas técnicas para planejamento e previsão em um ambiente em constante mudança. Por exemplo, não muito tempo atrás, em março de 2020, quando a pandemia chegou e o mundo de negócios ficou cheio de "orçamentos mortos e previsões não realistas, o planejamento do cenário" se tornou uma técnica vital para o processo de tomada de decisão.

Desafios com o planejamento de cenário

Muitas organizações ainda estão lutando com o planejamento de cenário hoje. De acordo com a pesquisa de tendências de FP&A de 2022, apenas 6% das 375 empresas pesquisadas podiam executar os cenários em tempo real. Além disso, apenas 13% dos que responderam disseram conseguir executar cenários em menos de um dia. De forma surpreendente, mais de 25% dos que responderam não conseguem executar nenhum cenário e 55% lutam com eles por dias e semanas Dependendo da pergunta de negócio à mão, os cenários poderiam se tornar inúteis, se levassem dias para serem produzidos.

A evolução do planejamento de cenário para o gerenciamento de cenário

O planejamento de cenário existe há muitos anos. Te sido usado não apenas para planejamento estratégico, mas também para gerenciamento de risco e análise financeira. Praticamente todo processo tradicional de orçamento e de planejamento inclui, geralmente, três "cenários clássicos": o melhor, o pios e a média. A realidade mostra que ter esses cenários básicos não é o suficiente. Na verdade, os eventos dos últimos anos ditaram as exigências de um planejamento ágil e adaptável.

John Murphy, CFO da Coca-Cola Company, disse uma vez uma frase sobre a evolução do planejamento de cenário.

"Eu sou cada vez menos fã do termo “planejamento de cenário”' (nos últimos nove meses)… Penso nisso mais como gerenciamento de cenário do que planejamento de cenário"

Gerenciamento de cenário não é apenas um processo, é uma mentalidade. Em outras palavras, a estrutura tradicional "um plano anual de quatro previsões trimestrais" não funciona mais. Para gerenciar a incerteza, os profissionais de FP&A precisam entender várias possíveis situações do futuro e os gatilhos que criam essas situações. Eles devem gerenciar vários cenários sob demanda, de forma colaborativa, analítica e rápida (praticamente em tempo real).

Estrutura moderna de gerenciamento de cenário

Para lutar com esses ineficiências, os profissionais de FP&A devem saber como eles podem melhorar a situação. A maioria das organizações geralmente têm três processos de planejamento distintos:

• Planejamento: determina metas futuras da organização e as estratégias para atingi-las
• Planejamento tático - converte metas estratégicas em iniciativas úteis no meio termo, geralmente variando entre 1 e 3 anos
• Planejamento operacional - se concentrar nas operações diárias da organização, normalmente indo de semanas até um ano. Detalha tarefas específicas, responsabilidades e cronogramas para atingir os objetivos táticos

A primeira etapa para desenvolver a estrutura moderna de gerenciamento de cenário é harmonizar os três principais processos de planejamento em uma organização. Em outras palavras, uma mudança do FP&A tradicional para o integrado é necessária.

Como um ecossistema de gerenciamento de cenário pode ser criado?

Os profissionais de FP&A devem garantir a harmonização de todos os processos de planejamento e de previsão da organização. Na prática, significa que, se o plano estratégico mudar devido a novos fatores ambientais, os ajustes de conexão nos planos operacionais e táticos serão automaticamente atualizados. Portanto, o melhor cenário no processo de gerenciamento é a meta final para qualquer departamento de FP&A. Vamos ler mais.

O que é um FP&A integrado?

"Matriz de seis fatores de sucesso" para FP&A integrado

Agora, entendemos que o FP&A integrado é essencial para o gerenciamento moderno de cenário. Mas como podemos implementar na prática? A junta internacional de FP&A resumiu os seis fatores necessários para uma jornada bem-sucedida para o FP&A integrado, seguindo discussões e pesquisa sobre dados práticos das principais organizações.

Para harmonizar os processos de planejamento, vertical e horizontalmente, os profissionais precisam prestar atenção aos seis aspectos descritos abaixo.

1. Identificar os principais impulsionadores do negócio

Internos e externos. É importante se concentrar nos mais críticos. Por exemplo, as empresas devem se concentrar em 20% dos impulsionadores que podem explicar 80% dos resultados (de acordo com o princípio de pareto). Preste atenção na conexão entre os impulsionadores, do nível estratégico para o nível operacional e de volta. Entender os principais impulsionadores e como eles estão conectados a diferentes níveis de uma organização deve se tornar um exercício importante e regular para qualquer departamento moderno de FP&A.

2. Criar um modelo de FP&A totalmente baseado no impulsionador

Mesmo um modelo simples baseado no Excel totalmente baseado no impulsionador afetará significativamente sua capacidade de executar cenários. Certifique-se de que o modelo conecte todos os três níveis de planejamento. Você precisa entender como os principais impulsionadores do negócio estão conectados e modele-os de acordo, para integrar toda as suas estruturas de planejamento e de previsão em uma organização.

3. Qualquer bom modelo deve ser um "modelo de três vias"

Deve conectar as três declarações de contabilidade: lucro & perda (P&L), fluxo de caixa e saldo. à primeira vista, parece simples, mas em centenas de reuniões da junta internacional de FP&A, foi observado que apenas cerca de 20% das organizações têm modelos conectados de três vias. A maioria ainda se concentra em P&L com fluxo de caixa desconectado e matrizes de saldo sendo usadas. O modelo financeiro conectado é ideal para o ambiente de mudança constante, em que o planejamento de caixa é importante e o capital é limitado.

4. Integrar seus processos essenciais de planejamento

Pense novamente o que faz o que. O processo de planejamento não deve envolver pessoas demais, nem deve ser centralizado demais. Como parceiro comercial, o profissional de FP&A conhece todos os fluxos de todas as informações essenciais para planejamento e previsão. É vital agilizar seus processos, modelos e fluxos de trabalho para as atividades essenciais. Tradicionalmente, algumas organizações continuam a planejar até o nível do livro-razão e/ou até cada centro de custo. Lembre-se de revisar o processo para simplificá-lo e encurtá-lo, automatizando tarefas que podem ser repetidas e removendo tarefas desnecessárias.

5. Fator nas considerações das pessoas

Como qualquer panejamento é um exercício em grupo, analise a equipe envolvida. As considerações importantes são:

• Temos pessoas capacitadas suficientes e há lacunas de conhecimento e de experiência?
• As pessoas não da área financeira envolvidas entendem todo o processo?
• Todos os envolvidos conhecem o processo, os impulsionadores e o modelo subjacente?

6. Tecnologia moderna de FP&A

A tecnologia é um ativo importante para qualquer organização que quiser planejar para a incerteza. No entanto, é colocada no fim, pois deve aprimorar o processo ainda mais, se todos os cinco fatores acima forem bem cuidados. Se a tecnologia moderna for implementada com o modelo estático e não com processos integrados, o sistema só melhorará as ineficiências na sua equipe de FP&A.

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