Planificar para la incertidumbre con la gestión de escenarios de APF

La gestión de escenarios de APF es una mentalidad esencial que las organizaciones modernas deben adoptar para planificar y tomar decisiones rápidas e informadas en un entorno incierto. Sin embargo, la mayoría de empresas tendrán problemas con los antiguos procesos, los modelos estáticos y las tecnologías obsoletas. Todo eso plantea una cuestión: ¿cómo y qué podemos cambiar?

A medida que el mundo de los negocios se vuelve más impredecible, los profesionales de análisis y planificación financiera (APF) buscan nuevas herramientas y técnicas para planificar y prever en un entorno en constante cambio. Por ejemplo, no hace mucho, en marzo de 2020, cuando se produjo la pandemia y el mundo de los negocios se llenó de "presupuestos muertos" y previsiones poco realistas, la planificación de escenarios se convirtió en una técnica fundamental para el proceso de toma de decisiones.

Desafíos de la planificación de escenarios

Muchas organizaciones siguen luchando hoy en día con la planificación de escenarios. Según la encuesta de tendencias del APF de 2022, sólo el 6 % de las 375 empresas encuestadas podían ejecutar escenarios en tiempo real. Además, sólo el 13 % de los encuestados afirmaron ser capaces de ejecutar escenarios en menos de un día. Sorprendentemente, más del 25 % de los encuestados no podía ejecutar escenarios en absoluto, y el 55 % lucha con ellos durante días y semanas. Dependiendo de la cuestión de negocio de la que se trate, los escenarios podrían resultar inútiles si tardan días en producirse.

Evolución de la planificación de escenarios a la gestión de escenarios

La planificación de escenarios existe desde hace muchos años. Se ha utilizado no solo para la planificación estratégica, sino también para la gestión del riesgo y el análisis financiero. Prácticamente todos los procesos tradicionales de elaboración de presupuestos y planificación han incluido a menudo tres "escenarios clásicos": el mejor, el peor y el promedio. La realidad muestra que tener estos escenarios básicos no es suficiente. De hecho, los eventos de los últimos años han dictado la necesidad de una planificación ágil y adaptable.

John Murphy, CFO de Coca-Cola Company, una vez dijo una frase acerca de la evolución de la planificación de escenarios.

"Cada vez me gusta menos el término ‘planificación de escenarios' (en los últimos nueve meses)... Pienso en ello más como gestión de escenarios que como planificación de escenarios".

La gestión de escenarios no es solo un proceso, sino una mentalidad. En otras palabras, el marco tradicional de "un plan anual-cuatro previsiones trimestrales" ya no funciona. Para gestionar la incertidumbre, los profesionales de APF deben comprender los múltiples estados potenciales del futuro y los factores que dan lugar a ellos. Deben gestionar múltiples escenarios bajo demanda, de manera colaborativa, analítica y rápida (prácticamente en tiempo real).

Marco de trabajo moderno de la gestión de escenarios

Para luchar contra estas ineficiencias, los profesionales de APF deben ser conscientes de cómo pueden mejorar la situación. Normalmente, la mayoría de las organizaciones tienen tres procesos de planificación distintos:

• Planificación estratégica: determina los objetivos futuros de la organización y las estrategias para lograrlos
• Planificación táctica: traduce objetivos estratégicos en iniciativas viables a medio plazo, que suelen oscilar entre 1 y 3 años
• Planificación operativa: se centra en las operaciones diarias de la organización, que normalmente abarcan de semanas hasta un año como máximo. Detalla las tareas, las responsabilidades y los plazos específicos para alcanzar los objetivos tácticos

El primer paso en el desarrollo del marco de trabajo moderno de la gestión de escenarios es armonizar los tres procesos de planificación clave de una organización. En otras palabras, se necesita un cambio del APF tradicional a un modelo integrado.

¿Cómo puede crearse un ecosistema de gestión de escenarios?

Los profesionales de APF deben garantizar la armonización de todos los procesos organizativos de planificación y previsión. En la práctica, significa que si el plan estratégico cambia como consecuencia de nuevos factores del entorno, los ajustes conectivos de los planes operativos y tácticos se actualizan automáticamente. Por lo tanto, el mejor proceso de gestión de escenarios es el objetivo final de cualquier departamento de APF. Sigamos leyendo.

¿Qué es APF integrado?

"Matriz de seis factores de éxito" para el APF integrado

Ahora entendemos que el APF integrado es esencial para la gestión moderna de escenarios. Pero, ¿cómo podemos implementarlo en le práctica? La junta internacional de APF resumió seis factores necesarios para un viaje exitoso hacia el APF integrado, tras los debates y la investigación de la información práctica de las principales organizaciones.

Para armonizar los procesos de planificación, tanto vertical como horizontalmente, los profesionales deben prestar atención a los seis aspectos que se exponen a continuación.

1. Identificación de los impulsores clave del negocio

Tanto internos como externos. Es importante centrarse en los más críticos. Por ejemplo, las empresas deberían centrarse en el 20 % de los impulsores que pueden explicar el 80 % de los resultados (según el principio de Pareto). Preste atención a la conexión entre los impulsores que descienden desde el nivel estratégico al operativo y ascienden en sentido contrario. Comprender los impulsores clave y cómo están conectados con los diferentes niveles de una organización debe convertirse en un ejercicio importante y regular para cualquier departamento moderno de APF.

2. Crear un modelo de APF totalmente basado en impulsores

Incluso un simple modelo basado en Excel y totalmente basado en controladores tendrá un impacto significativo en su capacidad para ejecutar escenarios. Asegúrese de que el modelo conecta con los tres niveles de planificación. Para integrar todos sus marcos de planificación y previsión dentro de una organización, es necesario comprender cómo están conectados los principales impulsores del negocio y modelarlos en consecuencia.

3. Cualquier buen modelo debe ser un "modelo de tres bandas"

Debe conectar los tres estados contables: pérdida de beneficios (pérdidas y ganancias), flujo de caja y balance. A primera vista, parece sencillo, pero en cientos de reuniones internacionales de la junta directiva de APF se ha observado que sólo alrededor del 20 % de las organizaciones cuentan con modelos conectados a las tres bandas. La mayoría sigue centrándose en las cuentas de pérdidas y ganancias, y se utilizan matrices desconectadas de flujo de caja y balance. El modelo financiero conectado es imprescindible para un entorno de cambio constante en el que la planificación de tesorería es importante y el capital es limitado.

4. Integrar sus procesos de planificación esenciales

Replantearse quién hace qué. El proceso de planificación no debe estar abarrotado ni demasiado centralizado. Como socio empresarial, el profesional de APF conoce todos los flujos de información esenciales para la planificación y la previsión. Es esencial racionalizar sus procesos, modelos y flujos de trabajo a las actividades esenciales. Tradicionalmente, algunas organizaciones siguen planificando hasta el nivel del libro mayor o hasta cada centro de costes. Recuerde revisar el proceso para simplificarlo y acortarlo, automatizando las tareas repetibles y eliminando las superfluas.

5. Tener en cuenta las consideraciones de las personas

Como toda planificación es un ejercicio de grupo, revise el equipo implicado. Las consideraciones importantes son:

• ¿Tenemos suficientes personas cualificadas y existen lagunas de conocimientos y experiencia?
• ¿Comprenden las personas no financieras implicadas todo el proceso?
• ¿Conocen todos los implicados el proceso, los impulsores y el modelo subyacente?

6. Tecnología de APF moderna

La tecnología es un activo importante para cualquier organización que quiera planificar para la incertidumbre. Sin embargo, se sitúa al final porque mejoraría aún más el proceso si se cuidan bien los cinco factores anteriores. Si la tecnología moderna se implanta con el modelo estático y no con procesos integrados, el sistema sólo aumentará las ineficiencias dentro de su equipo de APF.

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