Cómo desarrollar cuadros de mando de Planificación y análisis financiero

Los cuadros de mando son herramientas empresariales esenciales que los directivos utilizan para revisar distintas funciones y actuar con celeridad. Sin embargo, la creación de cuadros de mando ha sido casi una forma de arte, no accesible para todos. Es algo que está cambiando: con mejores herramientas y disponibilidad de datos, ahora es fácil para cualquiera crear sus cuadros de mando.

Stephen Few, líder de opinión en diseño de información, incluyó algunos criterios para un cuadro de mando en su libro "Information dashboard design: the effective visual communication of data", a saber:

• Debe ser una presentación visual de la información.
• Debe consolidar uno o varios objetivos en una única campaña.
• Debe poder controlarse fácilmente de un vistazo.

¿Qué son los cuadros de mando de APF?

Los cuadros de mando de APF han evolucionado a partir de simples tablas y gráficos de Excel a software de visualización exclusivo. Ya no se limitan a las cifras financieras, sino que incluyen indicadores clave de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés) para diferentes actividades, como las pipeline, las campañas de marketing, el rendimiento de la cadena de suministro y más. Este cambio de las cifras puramente financieras a la inclusión de los KPI pone de relieve la expansión de los cuadros de mando, en particular para la función de APF.

Con este objetivo en mente, ¿cómo pueden los profesionales del APF crear cuadros de mando útiles e informativos para dar soporte a sus socios comerciales? Aprendamos más

Marco teórico para el desarrollo de cuadros de mando de APF

1. Definir el público en el cuadro de mando

Para crear cuadros de mando significativos e impactantes, es crucial empezar por identificar claramente a su público y su propósito. Considere lo que pretende conseguir con su cuadro de mando, quién lo verá, la información específica que necesita y cómo lo utilizará. Respondiendo a estas preguntas, podrá afinar el alcance y el contenido de su cuadro de mando, asegurándose de que proporciona información relevante y valiosa sin datos superfluos.

Supongamos que su objetivo es mejorar la eficacia de las ventas mediante la creación de un cuadro de mando de rendimiento de ventas. El público incluye representantes de ventas, gerentes regionales y el director de ventas. Los representantes de ventas necesitan métricas de rendimiento individual y análisis de los proyectos en curso, los directores regionales necesitan información sobre el rendimiento y los ingresos regionales, y el director de ventas necesita una visión general de alto nivel del rendimiento general de las ventas.

Al perfeccionar el alcance y el contenido de los cuadros de mando para satisfacer las necesidades específicas de cada público, la empresa puede proporcionar información relevante y respaldar las decisiones basadas en datos para impulsar el rendimiento de las ventas. Sin embargo, esto sólo puede conseguirse si planifica este resultado desde la fase de planificación. Así que, sí, si empieza bien, los resultados serán mejores.

2. Definir los objetivos del cuadro de mando

El siguiente paso crucial es seleccionar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas que se alineen con sus objetivos y tengan un impacto en su público. Estos KPI y métricas deben medir eficazmente el progreso y los resultados relacionados con sus objetivos, proporcionar perspectivas significativas y respaldar una toma de decisiones informada. He aquí algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de diseñar el cuadro de mando:

• ¿Está creando el cuadro de mando para objetivos operativos a corto plazo (por ejemplo, centrándose en el mes/trimestre en curso), o quiere que el cuadro de mando proporcione información para todo el ciclo presupuestario? Por ejemplo, un cuadro de mando también puede realizar un seguimiento de las ventas frente a las previsiones, de los logros en las cuotas de ventas, etc.
• ¿Está creando el cuadro de mando para los equipos operativos o los KPI operativos, o está buscando métricas empresariales para los altos ejecutivos y el consejo de administración? Por ejemplo, los equipos de gestión regionales pueden necesitar una visión pormenorizada de los distintos mercados, mientras que los altos directivos y el consejo de administración pueden estar más interesados en un cuadro de mando que muestre las tendencias diarias de los ingresos.
• Además, si va a crear varios cuadros de mando, puede resultarle útil crear una plantilla de un cuadro de mando que contenga un diseño similar y coordinado. A continuación, utilice esta plantilla para crear varios cuadros de mando según sus necesidades.

A la hora de diseñar el cuadro de mando, debe haber dos niveles de información:

1. Los datos de primer nivel deben incluir KPI que sean críticos para el negocio. Por ejemplo, tendencias de ingresos, márgenes, pipeline, etc. Estos son KPI que no es probable que cambien a menudo.
2. Los datos de segundo nivel pueden ser KPI que pueden cambiar a medida que el negocio cambie el enfoque. Los cuadros de mando pueden incluir datos de diversos impulsores del negocio, por ejemplo, precios, inversiones en marketing, precisión de las previsiones, etc. Los cuadros de mando deben ser lo bastante flexibles como para acomodar iniciativas a corto plazo, y dicha flexibilidad solo pueden lograrse con una planificación adecuada al inicio.

Es importante alinear sus objetivos y su público objetivo con su estrategia y sus metas empresariales globales, al tiempo que se asegura de que su cuadro de mandos los respalda eficazmente.

3. Colaborar con otras funciones para diseñar el cuadro de mando

Para apoyar a las diferentes funciones empresariales en el seguimiento de sus KPI, los profesionales de APF deben trabajar con todas las funciones durante la fase de diseño. Por ejemplo, en las industrias de bienes de consumo de rápida rotación (Fast-moving consumer goods, FMCG), la previsión de los niveles de producción e inventario depende en gran medida de las previsiones de ventas de cada segmento de productos.

Por un lado, la previsión de ventas de productos se implementará y se convertirá en la previsión de ventas. Al mismo tiempo, las mismas ventas de productos fluirán a la cadena de suministro para su uso en la planificación de la producción y la gestión del inventario. Los profesionales de APF deben entender cómo pueden los cuadros de mando proporcionar cada función con los datos para alinearlos con sus actividades específicas.

4. Implementar cuadros de control

Una vez que el equipo finalice el diseño, la implementación del cuadro de mando requiere lo siguiente:

1. Garantizar la integridad de los datos y disponer de una única fuente de datos

Un error frecuente es que los distintos equipos utilicen otras fuentes de datos para los KPI. Por ejemplo, el APF puede utilizar los datos del sistema de contabilidad para informar sobre los gastos de marketing, mientras que el equipo de marketing puede utilizar su propio sistema que agrega los gastos de campaña como sus gastos de marketing. Cuando distintos equipos utilizan distintas fuentes de datos para informar sobre el mismo KPI, las diferencias pueden minar la confianza de la gente en el cuadro de mando. Tener la misma definición de los KPI y también la misma fuente de datos garantizará que las funciones mantengan la coherencia en sus informes.

2. Proporcionar información

Los cuadros de mando proporcionan datos cuantitativos. El equipo de APF puede proporcionar comentarios e identificar acciones necesarias para corregir el rumbo. Los profesionales de APF pueden ayudar a relacionar los puntos de datos y aconsejar a la dirección que tome medidas, o ayudar a las distintas funciones a coordinar sus esfuerzos para alcanzar los objetivos.

3. Utilizar el cuadro de mando

Los cuadros de mando a menudo se crean y se comparten, pero no se usan en los debates. El equipo de APF debe impulsar conversaciones o discusiones utilizando el cuadro de mando, por ejemplo, durante las revisiones de las previsiones.

4. Ejercer el control de calidad

Asegúrese de que los cuadros de mando pasan por un proceso de control de calidad antes de compartirlos con otras personas, incluso dentro de un mismo equipo. La autoridad responsable del control de calidad puede crear y utilizar una lista de comprobación que evolucione continuamente para que haya integridad de los datos y comprobaciones de los hechos.

Tendencias recientes que influyen en el futuro de los cuadros de mando

Estas son unas pocas tendencias que se observan en términos de cómo evolucionan los cuadros de mando de APF:

1. Mayor implicación de los equipos de APF en el APF integrado

A medida que se generalice la planificación integrada, más funciones crearán cuadros de mando para proporcionar el siguiente nivel de datos. Los profesionales de APF deben comprender cómo se emiten estos datos y hacer un seguimiento de la integridad de los mismos para evitar disparidades. Este objetivo puede lograrse trabajando con diferentes funciones e incorporando datos a través de "desgloses" de los KPI presentados en los cuadros de mando de nivel superior.

2. Usar inteligencia artificial (IA) para crear cuadros de control

Con el reciente desarrollo y la explosión de interés en ChatGPT y recursos similares, la creación de cuadros de mando utilizando IA se convertirá en la corriente principal debido a la facilidad de uso y la velocidad a la que se pueden crear cuadros de mando. La IA puede ayudar a preparar cuadros de mando o a proporcionar el análisis descriptivo básico (por ejemplo, describir la desviación respecto a la previsión o el presupuesto, o calcular el crecimiento interanual). Estas herramientas pueden ayudar a ahorrar tiempo y eliminar errores de cálculo. Sin embargo, es importante añadir un proceso de comprobación de hechos a toda la información obtenida a través de fuentes de IA.

Puede utilizar el valor añadido para el contenido de la IA. Por ejemplo, los profesionales de APF pueden aportar más información proporcionando contexto a la narrativa, explicando cómo afectaron las catástrofes naturales a un mercado concreto o anticipando cómo podría afectar un evento externo (como una huelga) a los próximos resultados de ventas.

3. Aumento de la disponibilidad de cuadros de mando de autoservicio

Con herramientas como PowerBI y Tableau, más funciones están creando cuadros de mando. El APF puede trabajar con él y con otros equipos para garantizar que las fuentes de datos estén aisladas. Esto reducirá los riesgos de disparidad de datos en la creación de cuadros de mando. El APF debería estandarizar la definición de los KPI y los términos para minimizar los errores de comunicación.

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