Comment développer des tableaux de bord d’analyse et de planification financière ?

Les tableaux de bord sont des outils commerciaux essentiels que les gestionnaires utilisent pour passer en revue différentes fonctions et agir rapidement. Cependant, la création de tableaux de bord est presque une forme d’art, pas accessible à tous. Mais cela change. Avec de meilleurs outils et une meilleure disponibilité des données, il est maintenant facile pour quiconque de concevoir ses tableaux de bord.

Stephen Few, un leader d’opinion dans la conception de l’information, a inclus quelques critères de tableaux de bord dans son livre « Information dashboard design : the effective visual communication of data » (Conception de tableaux de bord des informations : la communication visuelle efficace des données), notamment :

• Il doit s’agir d’un affichage visuel des informations
• Il doit consolider un ou plusieurs objectifs sur un seul écran
• Il doit être facile à surveiller en un coup d’œil.

Que sont les tableaux de bord FP&A ?

Les tableaux de bord FP&A sont passés de simples tableaux et graphiques Excel à un logiciel de visualisation dédié. Ils ne se limitent plus aux chiffres financiers, mais comprennent des indicateurs clés de performance (ICP) pour différentes activités, telles que les pipelines, les campagnes marketing, les performances de la chaîne d’approvisionnement, etc. Ce passage de chiffres purement financiers à des ICP globaux souligne l’expansion des tableaux de bord, en particulier pour la fonction FP&A.

Avec cet objectif à l’esprit, comment les professionnels FP&A peuvent-ils créer des tableaux de bord utiles et informatifs pour soutenir leurs partenaires commerciaux ? Apprenons-en plus

Cadre théorique du développement de tableaux de bord FP&A

1. Définir le public du tableau de bord

Pour créer un tableau de bord utile et percutant, il est essentiel de commencer par identifier clairement votre public et votre objectif. Réfléchissez à ce que vous voulez accomplir avec votre tableau de bord, qui le consultera, les informations spécifiques dont ils ont besoin et comment ils l’utiliseront. Répondre à ces questions vous permettra d’affiner la portée et le contenu de votre tableau de bord, en vous assurant qu’il fournit des informations pertinentes et précieuses sans données inutiles.

Disons que vous souhaitez améliorer l’efficacité des ventes en créant un tableau de bord de performance des ventes. Le public comprend des représentants des ventes, des responsables régionaux et le directeur des ventes. Les représentants commerciaux ont besoin d’indicateurs de performances individuelles et d’une analyse du pipeline, les responsables régionaux ont besoin d’informations sur les performances et les revenus régionaux, et le directeur des ventes a besoin d’une présentation des performances commerciales globales.

En affinant la portée et le contenu des tableaux de bord pour répondre aux besoins spécifiques de chaque public, la société peut fournir des informations pertinentes et soutenir les décisions basées sur les données pour stimuler les performances commerciales. Mais, cela n’est réalisable que si vous planifiez ce résultat dès l’étape de planification. Donc, oui, si vous démarrez bien, les résultats seront meilleurs.

2. Définir les objectifs du tableau de bord

La prochaine étape cruciale consiste à sélectionner les indicateurs clés de performance (ICP) et les métriques appropriés qui s’alignent sur vos objectifs et qui trouvent un écho auprès de votre public. Ces ICP et métriques doivent mesurer efficacement les progrès et les résultats liés à vos objectifs, fournir des informations significatives et soutenir la prise de décisions éclairées. Voici quelques points à prendre en compte lors de la conception du tableau de bord :

• Créez-vous le tableau de bord pour les objectifs opérationnels à court terme (par exemple, en vous concentrant sur le mois ou le trimestre en cours), ou souhaitez-vous que le tableau de bord fournisse des informations sur l’ensemble du cycle budgétaire ? Par exemple, un tableau de bord peut également suivre les ventes par rapport aux prévisions, les réalisations des quotas de vente, etc.
• Créez-vous le tableau de bord pour les équipes opérationnelles ou les indicateurs clés de performance opérationnelle, ou cherchez-vous des indicateurs d’entreprise pour les dirigeants et le conseil d’administration ? Par exemple, les équipes de direction régionales peuvent avoir besoin d’une vision approfondie des différents marchés, tandis que le dirigeant et le conseil d’administration pourraient être plus intéressés par un tableau de bord montrant les tendances quotidiennes des revenus.
• En outre, si vous créez plusieurs tableaux de bord, il peut être utile de créer un modèle de tableau de bord contenant une mise en page coordonnée similaire. Utilisez ensuite ce modèle pour créer plusieurs tableaux de bord si nécessaire.

Lors de la conception du tableau de bord, prévoyez deux niveaux d’informations :

1. Les données de premier niveau doivent inclure des ICP essentiels pour l’entreprise. Par exemple, tendances des revenus, marges, pipeline, etc. Ce sont des ICP qui ne sont pas susceptibles de changer souvent.
2. Les données de deuxième niveau peuvent être des ICP qui peuvent évoluer à mesure que l’entreprise change d’objectif. Les tableaux de bord peuvent inclure des données pour divers facteurs commerciaux, par exemple, les tarifs, les investissements marketing, la précision des prévisions, etc. Les tableaux de bord doivent être suffisamment souples pour tenir compte des initiatives à court terme, et cette flexibilité ne peut résulter que d’une planification adéquate dès le départ.

Il est important d’aligner vos objectifs et votre public cible sur votre stratégie et vos objectifs commerciaux globaux tout en vous assurant que votre tableau de bord les aide effectivement.

3. Collaborez avec d’autres fonctions pour concevoir le tableau de bord

Pour aider différentes fonctions commerciales à suivre leurs ICP, les professionnels FP&A doivent collaborer avec toutes les fonctions pendant la phase de conception. Par exemple, dans les industries de biens de grande consommation, la prévision des niveaux de production et de stock dépend fortement des prévisions de ventes pour chaque segment de produit.

D’une part, la prévision des ventes de produits va s’accumuler et devenir la prévision des ventes. Dans le même temps, les mêmes ventes de produits seront acheminées vers la chaîne d’approvisionnement pour être utilisées dans la planification de la production et la gestion des stocks. Les professionnels FP&A ont besoin de comprendre comment les tableaux de bord peuvent fournir à chaque fonction les données nécessaires pour s’aligner sur leurs activités spécifiques.

4. Mettre en œuvre les tableaux de bord

Une fois que l’équipe a finalisé la conception, la mise en œuvre du tableau de bord doit répondre à ce qui suit :

1. Garantir l’intégrité des données et disposer d’une seule source de données

Une erreur courante est que différentes équipes peuvent utiliser d’autres sources de données pour les ICP. Par exemple, la FP&A peut utiliser les données du système de comptabilité pour signaler les dépenses marketing, tandis que l’équipe marketing peut utiliser son propre système qui regroupe les dépenses de campagne en tant que dépenses marketing. Lorsque différentes équipes utilisent des sources de données différentes pour rendre compte du même ICP, les différences peuvent saper la confiance des personnes dans le tableau de bord. Avoir la même définition des ICP et la même source de données garantit la cohérence des fonctions dans leurs rapports.

2. Fournir des informations

Les tableaux de bord fournissent des données quantitatives. L’équipe FP&A peut fournir des commentaires et identifier les actions nécessaires pour rectifier la trajectoire. Les professionnels FP&A peuvent aider à relier les points de données et conseiller à la direction de prendre des mesures, ou aider différentes fonctions à coordonner leurs efforts pour atteindre les objectifs.

3. Utiliser le tableau de bord

Les tableaux de bord sont souvent créés et partagés, mais ne sont pas utilisés dans les discussions. L’équipe FP&A doit alimenter les conversations ou les discussions à l’aide du tableau de bord, par exemple, lors des révisions des prévisions.

4. Exercer un contrôle de qualité

Assurez-vous que les tableaux de bord passent par un processus de contrôle qualité avant d’être partagés avec d’autres, même au sein d’une équipe. L’autorité responsable du contrôle de la qualité peut créer et utiliser une liste de contrôle qui évolue en permanence afin d’assurer l’intégrité des données et des vérifications factuelles.

Tendances récentes qui ont un impact sur l’avenir des tableaux de bord

Voici quelques tendances observées concernant l’évolution des tableaux de bord FP&A :

1. Implication accrue des équipes FP&A dans les FP&A intégrées

À mesure que la planification intégrée devient plus courante, de plus en plus de fonctions créeront des tableaux de bord pour fournir le niveau de données suivant. Les professionnels FP&A doit comprendre comment ces données sont émises et suivre leur intégrité pour éviter les disparités. Cet objectif peut être atteint en travaillant avec différentes fonctions et en intégrant des données par le biais d’analyses des indicateurs clés de performance présentés dans les tableaux de bord de niveau supérieur.

2. Utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour créer des tableaux de bord

Avec le développement récent et l’explosion de l’intérêt pour ChatGPT et les ressources similaires, la création de tableaux de bord à l’aide de l’IA deviendra courante en raison de la facilité d’utilisation et de la vitesse à laquelle les tableaux de bord peuvent être créés. L’IA permet de préparer des tableaux de bord ou de fournir l’analyse descriptive de base (par exemple, décrire l’écart par rapport aux prévisions ou au budget, calculer la croissance d’une année à l’autre). Celle-ci permet de gagner du temps et d’éliminer les erreurs de calcul. Cependant, il est important d’ajouter un processus de vérification des faits à toutes les entrées obtenues via les sources d’IA.

Vous pouvez utiliser la valeur ajoutée pour le contenu IA. Par exemple, les professionnels FP&A peuvent fournir plus d’informations en fournissant un contexte au récit, en expliquant comment les catastrophes naturelles ont eu un impact sur un marché en particulier ou en anticipant comment un événement externe (comme une grève) pourrait affecter les performances de vente à venir.

3. Disponibilité accrue des tableaux de bord en libre-service

Avec des outils tels que PowerBI et Tableau, de plus en plus de fonctions créent des tableaux de bord. La FP&A peut travailler avec ces outils et d’autres équipes pour s’assurer que les sources de données se trouvent dans le « bac à sable ». Cela réduira les risques de disparités de données dans la création de tableaux de bord. La FP&A doit normaliser la définition des ICP et des termes afin de minimiser les erreurs de communication.

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