La signification de la narration des données dans le monde FP&A

La narration de données est une compétence qui change la donne et permet de se différencier dans le domaine de la FP&A. À l’ère de l’analyse avancée, du tableau de bord dynamique et de la visualisation des données percutante, l’art et la science de la narration FP&A ont considérablement évolué.

Dans ce blog, nous explorerons les éléments essentiels et les étapes pratiques de la création d’histoires commerciales convaincantes axées sur les données. À la fin, vous disposerez d’un processus complet en sept étapes pour construire et livrer avec succès des récits percutants basés sur des données.

Qu’est-ce qu’une narration efficace ?

Il est important de définir clairement ce que signifie être un grand narrateur FP&A. Il s’agit de savoir expliquer les résultats, les tendances et les prévisions de l’entreprise d’une manière structurée qui engage les parties prenantes. Il s’agit d’avoir la capacité de prendre des données financières complexes et de les transformer en un récit simple, ciblé et percutant.

Imaginez un scénario avec une start-up technologique. Le professionnel de la finance pourrait commencer par illustrer les revenus et les dépenses de l’entreprise à travers un graphique clair et concis. Il pourrait ensuite tisser un récit autour du paysage concurrentiel des startups, mettant en lumière les facteurs influençant sa performance.

Par exemple, il pourrait dire : « Notre chiffre d’affaires a connu une croissance constante ces derniers mois, grâce aux lancements de produits réussis et à une forte adoption par les clients. Cependant, nous sommes confrontés à une concurrence croissante de la part des géants de l’industrie, ce qui nécessite une approche stratégique pour renforcer notre position sur le marché. Pour maintenir notre trajectoire ascendante, nous devons mettre l’accent sur l’innovation, l’agilité et l’efficacité opérationnelle afin de nous différencier et de conquérir une plus grande part de marché. » Cet exemple de narration efficace démontre la capacité à traduire des données d’entreprise en un récit convaincant qui engage les parties prenantes. En présentant une histoire structurée de la croissance des revenus et de l’expansion du marché, le professionnel fournit aux parties prenantes des informations précieuses et une compréhension claire de la performance financière et de l’orientation stratégique de l’entreprise.

Le « pourquoi » : le problème à résoudre

Pourquoi la narration des données est-elle importante pour le métier FP&A ? La FP&A fait souvent partie des stéréotypes de « back office » qui la placent généralement au second plan. Être un grand narrateur(trice) de données permet de briser ces stéréotypes dépassés et de les placer au premier plan de l’entreprise ! Une bonne narration engage les parties prenantes qui souhaitent alors obtenir le conseil des professionnels FP&A lorsqu’elles doivent prendre des décisions d’entreprise importantes.

Le nombre de données augmente à un rythme plus rapide que jamais :

Le nombre de données auquel les entreprises ont accès augmente. Cela représente l’un des plus grands défis et opportunités pour les professionnels FP&A. Avoir la capacité de prendre de grandes quantités de données complexes et de choisir quelles données sont les plus pertinentes pour les dirigeants d’entreprise est une compétence importante. Cela signifie que les professionnels doivent rejeter un grand nombre de données, ce qui est souvent un défi. Avoir la capacité de le faire en peu de temps et de trouver le plus de données matérielles pour permettre de raconter l’histoire est essentiel.

Le « comment » : un processus de narration en sept étapes

1) Commencez par l’objectif

Albert Einstein a affirmé que s’il avait une heure pour résoudre un problème, il passerait 55 minutes à définir le problème. Cette approche a une part de vérité lorsqu’il s’agit de narration. Il est essentiel de définir clairement ce que vous essayez de résoudre, puis de l’utiliser comme boussole pour l’ensemble du processus. Cela comprend la documentation de l’objectif et son examen avec les parties prenantes. Cela implique de comprendre qui est votre auditoire et d’être clair sur votre approche. Il est important de prendre du recul et de comprendre le contexte spécifique, les parties prenantes, le calendrier et d’autres éléments importants avant de commencer à construire le récit.

2) Plongez-vous dans les données

Un autre aspect essentiel après la définition du problème est de passer du temps avec les données et de ne pas se précipiter pour construire l’histoire et ses conclusions associées. Cela implique de développer une approche structurée pour analyser les données. En commençant par le haut, puis en zoomant sur les zones qui nécessitent le plus d’analyse et d’attention. Par exemple, le chiffre d’affaires est-il le principal centre d’intérêt ? Ou est-ce la marge bénéficiaire ?

Une fois que vous avez acquis une compréhension claire de ce que les données vous disent, il est important d’appliquer des techniques analytiques. Une analyse de valeur actuelle nette est-elle optimale ? Ou est-ce que l’analyse du volume par rapport au taux est meilleure ? Un examen détaillé de la rentabilité des produits est-il le meilleur choix ? Peut-être qu’une combinaison de techniques est la meilleure approche. Ce processus peut sembler lent au début, mais il est essentiel de cristalliser l’histoire dans votre esprit. La réflexion menée à l’étape une et à l’étape deux accélère finalement le processus.

3) Développez l’histoire à l’aide du storyboard

À ce stade, il est important d’écrire un scénario approximatif. Il devrait s’agir d’une approche structurée qui comporte une ligne de conduite et une orientation claires. Une ligne de conduite est un thème cohérent présent dans toutes les parties de l’histoire.

L’approche globale doit commencer par le ou les messages principaux et l’histoire de haut niveau, puis plonger plus profondément dans tout le contenu annexe. C’est un peu comme l’utilisation d’un plan pour écrire un livre ou un rapport. Quels sont les chapitres du livre ? Quel est le contenu ? Comment les analyses peuvent-elles être incorporées dans l’histoire ?

4) Établissez le contenu et les détails justificatifs (grâce à la visualisation)

Une fois le plan construit, il est important de commencer à façonner le contenu. La visualisation est l’un des principaux éléments d’une bonne histoire. Une visualisation efficace des données peut transformer des chiffres en visuels convaincants, facilitant ainsi l’accès des parties prenantes aux informations financières.

Lorsqu’il s’agit de présenter des données visuellement, les professionnels de la finance doivent se souvenir de quelques conseils importants. Tout d’abord, il est crucial de choisir le bon type de visualisation pour les données disponibles, telles que des graphiques, des tableaux, des diagrammes ou des infographies, en fonction des informations transmises. Ensuite, il est préférable de garder les visualisations simples et faciles à comprendre, en évitant les détails inutiles ou les visuels compliqués. Enfin, l’utilisation réfléchie de la couleur et de la conception peut rendre les visualisations plus attrayantes et captivantes. En suivant ces lignes directrices, les professionnels de la finance peuvent communiquer efficacement des données financières complexes aux parties prenantes de manière claire et engageante.

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5) Rédigez le résumé et l’« appel à l’action »

Le résumé est l’une des étapes les plus critiques d’une bonne histoire axée sur les données. Une des approches pour cela est d’utiliser les titres de chaque élément de l’histoire comme point de départ et de rédiger des résumés sous forme de versions condensées de l’histoire. Ils tiennent généralement sur une page et racontent l’histoire d’une manière structurée. Ils doivent se terminer par un « appel à l’action » pour l’entreprise.

6) Ajoutez des détails justificatifs et supprimez les données non pertinentes

Le processus d’élaboration du résumé permet de comprendre où les professionnels FP&A doivent creuser davantage. Par exemple, s’il y a un écart important sur une ligne P&L ou une ligne de produits, il conviendrait d’effectuer d’autres analyses et d’ajouter du contenu à l’histoire.

Il serait également pertinent de mettre des informations non significatives en annexe. Les bonnes histoires vont droit au but et ne contiennent pas d’informations distrayantes ou non pertinentes. Dans le contexte de la narration avec des présentations PowerPoint, chaque diapositive doit se concentrer sur exactement un message et des visualisations annexes dépourvues de distractions pour l’auditoire. La stratégie du « moins c’est plus » est un puissant secret des grands narrateurs.

7) Entraînez-vous à donner votre présentation (contenu, langage corporel, voix)

Enfin, l’entraînement à l’expression orale de l’histoire et au langage corporel est souvent négligé. L’entraînement est un processus essentiel qui améliore votre présentation et permet de s’assurer qu’elle est intéressante. Trouver un partenaire pour critiquer votre histoire est une technique que les grands narrateurs utilisent.