Come sviluppare dashboard per pianificazione e analisi finanziaria

Le dashboard sono strumenti aziendali fondamentali che i manager utilizzano per riesaminare diverse funzioni e agire rapidamente. Tuttavia la creazione di dashboard è quasi una forma d’arte, non alla portata di tutti. Le cose però stanno cambiando: grazie a strumenti e disponibilità di dati migliori, oggi chiunque è in grado di creare facilmente le proprie dashboard.

Stephen Few, leader di pensiero nel campo della progettazione dell’informazione, ha incluso alcuni criteri relativi a una dashboard nel suo libro "Information dashboard design: the Effective Visual Communication of Data", che sono:

• Deve essere una rappresentazione visiva di informazioni
• Deve combinare uno o più oggetti in una singola schermata
• Deve essere facilmente monitorabile a colpo d’occhio

Cosa sono le dashboard FPA?

Le dashboard FPA si sono evolute da semplici tabelle e grafici Excel a software di visualizzazione dedicati. Non si limitano più a numeri finanziari ma includono anche indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi a diverse attività, come pipeline, campagne di marketing, prestazioni della catena di fornitura e altro ancora. Questa trasformazione da numeri puramente finanziari a KPI universali evidenzia l’espansione delle dashboard, in particolare per la funzione FPA.

Con questo obiettivo in mente, in che modo i professionisti FPA possono creare dashboard utili e informative per supportare i propri partner commerciali? Scopriamolo

Quadro teorico per lo sviluppo di dashboard FPA

1. Definizione del pubblico a cui è destinata la dashboard

Per creare una dashboard significativa e di grande impatto, è fondamentale iniziare identificando chiaramente il proprio pubblico e il proprio scopo. È necessario considerare qual è l’obiettivo da raggiungere tramite la dashboard, chi la visualizzerà, le informazioni specifiche necessarie e come sarà utilizzata. Rispondendo a queste domande, è possibile perfezionare l’ambito e il contenuto della dashboard, garantendo così che fornisca informazioni pertinenti e preziose senza dati non necessari.

Supponiamo che l’obiettivo sia migliorare l’efficienza delle vendite creando una dashboard sulle prestazioni di vendita. Il pubblico a cui è destinata comprende rappresentanti delle vendite, manager regionali e il direttore delle vendite. I rappresentanti delle vendite necessitano di metriche prestazionali individuali e di analisi della pipeline, i manager regionali necessitano di approfondimenti sulle prestazioni e sui ricavi regionali e il direttore delle vendite necessita di un’unica panoramica di alto livello sulle prestazioni complessive relative alle vendite.

Perfezionando l’ambito e i contenuti delle dashboard per soddisfare le esigenze specifiche di ciascun pubblico, l'azienda può fornire approfondimenti pertinenti e supportare decisioni basate sui dati al fine di aumentare le prestazioni relative alle vendite. Tuttavia, ciò è realizzabile solo programmando questo risultato fin dalla fase di pianificazione. Quindi, ovviamente, migliore sarà la partenza e migliori saranno i risultati.

2. Definizione degli obiettivi della dashboard

La successiva fase fondamentale è selezionare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e le metriche appropriati in linea con i propri obiettivi e in sintonia con il proprio pubblico. Questi KPI e metriche dovrebbero misurare in modo efficace i progressi e i risultati correlati ai propri obiettivi, fornire approfondimenti significativi e supportare un processo decisionale informato. Ecco alcune considerazioni necessarie durante la progettazione della dashboard:

• Si sta creando la dashboard per obiettivi operativi a breve termine (ad esempio, concentrandosi sul mese/trimestre attuale) o l’obiettivo della dashboard è fornire approfondimenti per l’intero ciclo di budget? Ad esempio, una dashboard può anche tenere traccia delle vendite rispetto alle previsioni, del raggiungimento delle quote di vendita, ecc.
• Si sta creando la dashboard per i team operativi o i KPI operativi oppure si stanno esaminando le metriche aziendali per i dirigenti e il consiglio di amministrazione? Ad esempio, i team di gestione regionali potrebbero richiedere una visione approfondita dei diversi mercati, mentre i dirigenti e il consiglio di amministrazione potrebbero essere più interessati a una dashboard che mostri le tendenze dei ricavi giornaliere.
• Inoltre, se si stanno creando più dashboard, potrebbe essere utile creare un modello di dashboard che contenga un layout simile e coordinato. Successivamente, questo modello può essere utilizzato per creare diverse dashboard in base alle necessità.

Quando si progetta la dashboard, dovrebbero essere presenti due livelli di informazioni:

1. I dati di primo livello dovrebbero includere KPI fondamentali per le attività aziendali. Ad esempio, tendenze dei ricavi, margini, pipeline, ecc. Questi sono KPI che probabilmente non cambieranno spesso.
2. I datai di secondo livello possono essere KPI che cambiano al variare del centro di interesse delle attività aziendali. Le dashboard possono includere per vari elementi chiave aziendali, ad esempio prezzi, investimenti di marketing, accuratezza delle previsioni, ecc. Le dashboard dovrebbero essere sufficientemente flessibili da accogliere iniziative a breve termine e tale flessibilità può derivare solo da un’adeguata pianificazione fin dalle prime fasi.

È importante allineare i propri obiettivi e il proprio pubblico target alla propria strategia e i propri obiettivi aziendali generali, garantendo al tempo stesso che la dashboard li supporti efficacemente.

3. Collaborazione con altre funzioni per la progettazione della dashboard

Per supportare le diverse funzioni aziendali nel monitoraggio dei propri KPI, durante la fase di progettazione i professionisti FPA dovrebbero lavorare su tutte le funzioni. Ad esempio, nei settori dei beni di largo consumo (FMCG), la previsione della produzione e dei livelli di inventario dipende fortemente dalle previsioni di vendita di ciascun segmento di prodotto.

Da un lato, la previsione delle vendite dei prodotti si diventerà la previsione delle vendite. Allo stesso tempo, le stesse vendite di prodotti confluiranno nella catena di fornitura per essere utilizzate nella pianificazione della produzione e nella gestione delle scorte. I professionisti FPA devono comprendere in che modo le dashboard possono fornire a ciascuna funzione i dati per allinearsi alle proprie attività specifiche.

4. Implementazione delle dashboard

Una volta che il team ha finalizzato la progettazione, l’implementazione della dashboard richiede quanto segue:

1. Garantire l'integrità dei dati e disporre di un’unica fonte di dati

Un errore comune è che team diversi potrebbero utilizzare altre fonti di dati per i KPI. Ad esempio, la FPA può utilizzare i dati del sistema contabile per segnalare le spese di marketing, mentre il team di marketing può utilizzare il proprio sistema che aggrega la spesa della campagna come spesa di marketing. Quando team diversi utilizzano fonti di dati diverse per creare segnalazioni relative agli stessi KPI, le differenze possono minare la fiducia delle persone nella dashboard. Avere la stessa definizione di KPI e anche le stesse fonti di dati garantirà che le funzioni siano coerenti nei loro report.

2. Fornire approfondimenti

Le dashboard forniscono dati quantitativi. Il team FPA può fornire commenti e identificare le azioni necessarie per agire correttamente. I professionisti FPA possono aiutare a collegare i punti dati e consigliare la direzione per intraprendere azioni o aiutare diverse funzioni a coordinare i propri sforzi per raggiungere gli obiettivi.

3. Utilizzo della dashboard

Spesso le dashboard sono create e condivise, ma non utilizzate durante le discussioni. Il team FPA dovrebbe condurre conversazioni o discussioni utilizzando la dashboard, ad esempio durante il riesame delle previsioni.

4. Esercitare controlli qualitativi

Verificare che le dashboard siano sottoposte a un processo di controllo della qualità prima di essere condivise con altre persone, anche all'interno di un team. L'autorità responsabile del controllo della qualità può creare e utilizzare una checklist in costante evoluzione, in modo da garantire l'integrità dei dati e controlli oggettivi.

Tendenze recenti che stanno influenzando il futuro delle dashboard

Di seguito sono elencate alcune tendenze osservate in termini di evoluzione delle dashboard FPA:

1. Maggiore coinvolgimento dei team FPA in FPA integrate

Man mano che la pianificazione integrata diventa più diffusa, sempre più funzioni creeranno dashboard per fornire dati di livello più avanzato. I professionisti FPA devono comprendere come vengono pubblicati questi dati e tenere traccia dell'integrità dei dati al fine di evitare disparità. Questo obiettivo può essere raggiunto collaborando con diverse funzioni e incorporando i dati attraverso approfondimenti di KPI presentati nelle dashboard di livello superiore.

2. Utilizzo dell'intelligenza artificiale (IA) per la creazione delle dashboard

Grazie al recente sviluppo e all’esplosione di interesse per ChatGPT e risorse simili, la creazione di dashboard utilizzando l’IA diventerà la tendenza dominante, grazie alla facilità d’uso e alla velocità con cui è possibile creare dashboard. L’IA può aiutare nella preparazione di dashboard o contribuire a fornire l’analisi descrittiva di base (ad esempio, descrivendo la varianza rispetto alle previsioni o al budget, calcolando la crescita anno su anno). Ciò può consentire risparmio di tempo ed eliminazione di errori nei calcoli. Tuttavia, è importante aggiungere un processo di verifica dei fatti a tutti gli input ottenuti tramite fonti basate su IA.

È possibile utilizzare il valore aggiunto per i contenuti IA. Ad esempio, i professionisti FPA possono fornire maggiori approfondimenti aggiungendo il contesto alla narrazione, spiegando come i disastri naturali hanno influenzato un particolare mercato o anticipando come un evento esterno (come uno sciopero) potrebbe influenzare le prestazioni di vendita future.

3. Aumento della disponibilità di dashboard self-service

Grazie a strumenti come PowerBI e Tableau, le dashboard possono essere create da più funzioni. FPA può collaborare con questi strumenti e con altri team per garantire che le fonti di dati siano in ambienti isolati. Ciò ridurrà i rischi legati a disparità di dati nella creazione delle dashboard. FPA dovrebbe standardizzare la definizione di KPI e di termini al fine di ridurre al minimo gli errori di comunicazione.

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