Pianificazione dell'incertezza con la gestione degli scenari FPA

La gestione degli scenari FPA è una mentalità essenziale che le organizzazioni moderne dovrebbero adottare con l’obiettivo di pianificare e prendere decisioni rapide e informate in un ambiente incerto. Tuttavia, la maggior parte delle aziende è impegnata ancora a gestire processi non aggiornati, modelli statici e tecnologie obsolete. Questa situazione fa nascere una domanda: come e cosa è possibile cambiare?

Mentre gli ecosistemi aziendali sono sempre più imprevedibile, i professionisti dell’analisi di pianificazione finanziaria (FPA) sono alla ricerca di nuovi strumenti e tecniche per la pianificazione e la previsione in un ambiente in costante cambiamento. Ad esempio, non molto tempo fa, nel marzo 2020, quando arrivò la pandemia e gli ecosistemi aziendali erano pieni di "budget morti" e previsioni non realistiche, la pianificazione degli scenari divenne una tecnica fondamentale per il processo decisionale.

Sfide legate alla pianificazione degli scenari

Ancora oggi molte organizzazioni sono alle prese con la pianificazione degli scenari. Secondo il sondaggio sulle tendenze della FPA 2022, solo il 6% delle 375 aziende intervistate è in grado di eseguire scenari in tempo reale. Inoltre, solo il 13% degli intervistati ha affermato di essere in grado di eseguire scenari in meno di un giorno. Sorprendentemente, più del 25% degli intervistati non è in grado di eseguire scenari e il 55% ha difficoltà a gestirli per giorni e settimane. In base alla problematica aziendale da affrontare, gli scenari potrebbero diventare inutili se la loro creazione richiedesse giorni.

Evoluzione dalla pianificazione alla gestione degli scenari

La pianificazione degli scenari esiste da molti anni. È stata utilizzata non solo per la pianificazione strategica ma anche per la gestione dei rischi e l'analisi finanziaria. Praticamente ogni processo di pianificazione e preventivazione delle spese tradizionale ha spesso incluso tre scenari classici: il migliore, il peggiore e la media. La realtà dimostra che la creazione di questi scenari di base non è sufficiente. In effetti, gli eventi che hanno caratterizzato gli ultimi anni hanno dimostrato la necessità di una pianificazione agile e adattabile.

John Murphy, Direttore finanziario di The Coca-Cola Company, ha espresso il suo parere sull'evoluzione della pianificazione degli scenari.

"Sono diventato sempre meno un fan del termine “pianificazione degli scenari' (negli ultimi nove mesi)... Sono più propenso a pensare a una gestione degli scenari anziché a una pianificazione degli scenari.

La gestione degli scenari non è solo un processo, è una mentalità. In altre parole, la tradizionale struttura basata su "un piano annuale e quattro previsioni trimestrali" non è più utilizzabile. Per gestire l’incertezza, i professionisti FPA devono comprendere molteplici stati potenziali relativi al futuro e i fattori che li creano. Devono gestire più scenari su richiesta, in modo collaborativo, analitico e rapido (praticamente in tempo reale).

Struttura moderna per la gestione degli scenari

Per combattere queste inefficienze, i professionisti FPA dovrebbero conoscere le modalità con cui migliorare la situazione. La maggior parte delle organizzazioni attua in genere tre processi di pianificazione distinti:

• Pianificazione strategica: determina gli obiettivi futuri dell’organizzazione e le strategie per raggiungerli
• Pianificazione tattica: traduce gli obiettivi strategici in iniziative pratiche a medio termine, che in genere vanno da 1 a 3 anni
• Pianificazione operativa: si concentra sull’operatività quotidiana dell'organizzazione, che di solito va da settimane a un anno. Descrive nel dettaglio attività, responsabilità e tempistiche specifici per raggiungere gli obiettivi tattici

Il primo passo nello sviluppo di una moderna struttura di gestione degli scenari è l'armonizzazione dei tre processi chiave di pianificazione di un'organizzazione. In altre parole, è necessario il passaggio dall’FPA tradizionale a quella integrata.

Come si può creare un ecosistema di gestione degli scenari?

I professionisti FPA devono garantire l’armonizzazione di tutti i processi organizzativi di pianificazione e previsione. In pratica, questo significa che se la pianificazione strategica viene modificata a causa di nuovi fattori ambientali, gli aggiustamenti connettivi dei piani operativi e tattici vengono automaticamente aggiornati. Pertanto, il miglior processo di gestione degli scenari è l'obiettivo finale di qualsiasi dipartimento FPA. Andiamo avanti.

Che cos'è la FPA integrata?

"Matrice dei sei fattori di successo" per una FPA integrata

Ora sappiamo che l’FPA integrata è essenziale per la moderna gestione degli scenari. Ma com’è possibile metterla in pratica? Il comitato internazionale FPA ha riassunto i sei fattori necessari per un percorso efficace verso la FPA integrata, in base a discussioni e ricerche su approfondimenti pratici da parte di organizzazioni leader.

Per armonizzare i processi di pianificazione, sia verticalmente che orizzontalmente, i professionisti devono prestare attenzione ai sei aspetti delineati di seguito.

1. Identificazione dei principali driver aziendali

Sia interni che esterni. È importante concentrarsi su quelli più critici. Ad esempio, le aziende dovrebbero concentrarsi sul 20% dei fattori che sono in grado di spiegare l’80% dei risultati (secondo il principio di Pareto). È necessario fare attenzione alla connessione tra i fattori che vanno dal livello strategico a quello operativo e viceversa. Comprendere i fattori chiave e il modo in cui sono collegati ai diversi livelli di un'organizzazione deve diventare un esercizio importante e regolare per qualsiasi dipartimento FPA moderno.

2. Creazione di un modello FPA basata completamente sui driver

Anche un semplice modello basato su Excel e completamente basato su driver avrà un impatto significativo sulla propria capacità di eseguire scenari. Verificare che il modello colleghi tutti e tre i livelli di pianificazione. È necessario comprendere come i fattori chiave aziendali sono collegati de modellarli di conseguenza, al fine di integrare tutti i quadri di pianificazione e previsione all'interno di un'organizzazione.

3. Qualsiasi buon modello dovrebbe essere un "modello a tre vie"

Dovrebbe collegare tutti e tre i rendiconti finanziari: profitti e perdite (P&L), flusso di cassa e stato patrimoniale. A prima vista sembra semplice, ma da centinaia di riunioni dei Consigli di amministrazione internazionali della FPA è emerso che solo il 20% circa delle organizzazioni dispone di modelli di connessione a tre vie. La maggior parte si concentra ancora sulla P&L utilizzando matrici di flussi di cassa e stato patrimoniale non connesse. Il modello finanziario connesso è un must per un ambiente in costante evoluzione in cui la pianificazione della liquidità è importante e il capitale è limitato.

4. Integrazione dei processi di pianificazione essenziali

Ripensare chi fa cosa. Il processo di pianificazione non dovrebbe essere congestionato, né troppo centralizzato. In qualità di partner commerciale, il professionista FPA è a conoscenza di tutti i flussi di informazioni essenziali per la pianificazione e la previsione. È fondamentale semplificare processi, modelli e flussi di lavoro per concentrarli sulle attività essenziali. Tradizionalmente, alcune organizzazioni continuano a pianificare a livello di contabilità generale e/o per ogni centro di costo. È importante ricordare di riesaminare il processo con l’obiettivo di semplificarlo e abbreviarlo, automatizzando le attività ripetibili ed eliminando quelle non necessarie.

5. Fattore nelle considerazioni delle persone

Poiché qualsiasi pianificazione è un esercizio di gruppo, riesaminare il team coinvolto. Le considerazioni importanti sono:

• Disponiamo di personale sufficientemente qualificato e ci sono lacune in termini di conoscenze ed esperienza?
• Le persone coinvolte che non fanno parte del settore finanziario comprendono l’intero processo?
• Tutti i soggetti coinvolti conoscono processi, driver e modelli sottostanti?

6. Tecnologia FPA moderna

La tecnologia è una risorsa importante per qualsiasi organizzazione che desidera pianificare l’incertezza. Tuttavia, questo fattore viene considerato alla fine perché migliora ancora di più il processo quando tutti e cinque i fattori indicati in precedenza sono presi correttamente in considerazione. Se la tecnologia moderna viene implementata con il modello statico e non con processi integrati, il sistema non farà altro che aumentare le inefficienze all’interno del team FPA.

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