كيفية إنشاء لوحات معلومات التخطيط والتحليل المالي

لوحات المعلومات هي أدوات أعمال أساسية يستخدمها المديرون لمراجعة الوظائف المختلفة واتخاذ قرار بسرعة. وعلى الرغم من ذلك، فإن إنشاء لوحات المعلومات لا يزال في الغالب شكلاً من أشكال الفن التي لا يتقنها الجميع. ولكن هذا تغير، فبفضل توفر أدوات وبيانات أفضل، أصبح من السهل الآن على أي شخص إنشاء لوحات المعلومات.

أورد ستيفن فيو، أحد رواد الفكر في مجال تصميم المعلومات، بضعة معايير خاصة بلوحات المعلومات في كتابه "تصميم لوحة المعلومات: الاتصال المرئي الفعال للبيانات،" وهي كالتالي:

• يجب أن تكون عرضًا مرئيًا للمعلومات
• ويجب أن تدعم هدفًا واحدًا أو أكثر في الشاشة الواحدة
• ويجب أن يسهل رصدها من الوهلة الأولى.

ما هي لوحات معلومات التخطيط والتحليل المالي (FP&A)؟

نشأت فكرة لوحات معلومات التخطيط والتحليل المالي (FP&A) من جداول Excel والرسوم البيانية البسيطة ثم تطورت لتصبح برنامجًا مخصصًا للتمثيل المرئي. ولم تعد مقصورة على الأرقام المالية، بل تشمل أيضًا مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للأنشطة المختلفة، مثل مسارات التنفيذ والحملات التسويقية وأداء سلسلة التوريد، والمزيد. ويُبرز هذا التطور من الأرقام المالية البحتة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الشاملة اتساع نطاق لوحات المعلومات، خاصة بالنسبة لوظيفة التخطيط والتحليل المالي (FP&A).

وإذا وضعنا هذا الهدف في الحسبان، فكيف يمكن لمتخصصي التخطيط والتحليل المالي (FP&A) إنشاء لوحات معلومات مفيدة وثرية بالمعلومات لدعم شركاء الأعمال؟ دعونا نتعرف على المزيد

الإطار النظري لإنشاء لوحات معلومات التخطيط والتحليل المالي (FP&A)

1. تحديد جمهور لوحة المعلومات

لإنشاء لوحة معلومات هادفة ومؤثرة، من المهم للغاية أن تبدأ بتحديد جمهورك وهدفك بوضوح. ضع في اعتبارك ما تهدف إلى تحقيقه بلوحة المعلومات، ومن سيشاهدونها، والمعلومات المحددة التي يحتاجونها، وكيف سيستخدمونها. وبالإجابة عن هذه الأسئلة، يمكنك تنقيح نطاق لوحة المعلومات ومحتواها، وهو ما يضمن تقديمها لرؤى قيمة وثيقة الصلة بدون أي بيانات غير ضرورية.

فلنفترض أنك تهدف إلى تحسين كفاءة المبيعات عن طريق إنشاء لوحة معلومات لأداء المبيعات. ويشمل الجمهور مندوبي المبيعات، والمديرين الإقليميين، ومدير المبيعات. ويحتاج مندوبو المبيعات إلى مقاييس الأداء الفردية وتحليل مسارات التنفيذ، ويحتاج المديرون الإقليميون إلى رؤى حول الأداء والإيرادات الإقليمية، أما مدير المبيعات فيحتاج إلى نظرة عامة عالية المستوى على الأداء الإجمالي للمبيعات.

فعن طريق تنقيح نطاق لوحات المعلومات ومحتواها لتلبية الاحتياجات المحددة لكل فئة من الجمهور، يمكن للشركة تقديم رؤى وثيقة الصلة ودعم القرارات المستندة إلى البيانات لتعزيز أداء المبيعات. وعلى الرغم من ذلك، فإن هذا لا يمكن أن يتحقق إلا إذا كنت تخطط لهذه النتيجة من بداية مرحلة التخطيط. ولهذا، أجل، إذا بدأت بداية جيدة، فسوف تكون النتائج أفضل في النهاية.

2. تحديد أهداف لوحة المعلومات

الخطوة التالية المهمة للغاية هي تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس المناسبة التي تتماشى مع أهدافك وتجد صدى لدى جمهورك. يجب أن تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس بفعالية التقدم والنتائج المرتبطة بأهدافك، وتقدم رؤى مفيدة، وتدعم عملية صنع القرارات المستنيرة. وهذه هي بعض الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند تصميم لوحة المعلومات:

• هل تخطط لإنشاء لوحة المعلومات لأهداف تشغيلية قصيرة الأجل (على سبيل المثال، التركيز على الشهر/ربع السنة الحالي)، أم ترغب في أن تقدم لوحة المعلومات رؤى لدورة الميزانية بأكملها؟ على سبيل المثال، يمكن للوحة المعلومات أيضًا تتبع المبيعات في مقابل التوقعات، وإنجازات حصص المبيعات، وما إلى ذلك.
• هل تخطط لإنشاء لوحة معلومات للفرق التشغيلية أم لمؤشرات الأداء الرئيسية التشغيلية، أم أنك تستعرض مقاييس المؤسسة لكبار المسؤولين التنفذيين ومجلس الإدارة؟ على سبيل المثال، قد تحتاج فرق الإدارة الإقليمية إلى وجهات نظر متعمقة حول الأسواق المختلفة، بينما يهتم كبار المسؤولين التنفذيين ومجلس الإدارة أكثر بلوحة المعلومات التي تعرض اتجاهات الإيرادات اليومية.
• وكذلك، إذا كنت تخطط لإنشاء لوحات معلومات متعددة، فقد يفيدك إنشاء قالب للوحة معلومات يحتوي على تخطيط منسَّق مماثل. وبعدها، يمكنك استخدم هذا القالب لإنشاء العديد من لوحات المعلومات حسب الحاجة.

عند تصميم لوحة المعلومات، يجب أن يكون هناك مستويان من المعلومات:

1. يجب أن تتضمن بيانات المستوى الأول مؤشرات الأداء الرئيسية التي تُعد بالغة الأهمية للأعمال. على سبيل المثال، اتجاهات الإيرادات، وهوامش الأرباح، ومسار التنفيذ، وما إلى ذلك. هذه هي مؤشرات الأداء الرئيسية التي من غير المحتمل أن تتغير كثيرًا.
2. قد تكون بيانات المستوى الثاني عبارة عن مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تتغير وفق تركيز الأعمال. يمكن أن تتضمن لوحات المعلومات بيانات لمختلف دوافع الأعمال، مثل التسعير والاستثمارات التسويقية ودقة التنبؤ، وما إلى ذلك. يجب أن تتسم لوحات المعلومات بالمرونة الكافية لاستيعاب المبادرات قصيرة الأجل، ولا يمكن لهذه المرونة أن تتحق إلا بالتخطيط السليم في البداية.

ومن الضروري تعديل أهدافك وجمهورك المستهدف مع استراتيجية أعمالك وأهدافك الشاملة، على أن تضمن في الوقت ذاته دعم لوحة المعلومات لها بشكل فعال.

3. التعاون مع الإدارات الأخرى لتصميم لوحة المعلومات

في سبيل دعم إدارات الأعمال المختلفة في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها، يجب على متخصصي التخطيط والتحليل المالي (FP&A) العمل مع جميع الإدارات أثناء مرحلة التصميم. على سبيل المثال، في صناعات السلع الاستهلاكية سريعة الحركة (FMCG)، يعتمد التنبؤ بمستويات الإنتاج والمخزون إلى حدٍّ كبير على توقعات المبيعات حسب كل قطاع منتجات.

وسوف يتحول التنبؤ بمبيعات المنتجات، من ناحية، إلى توقعات المبيعات. وسوف تتدفق مبيعات المنتج نفسه، في الوقت ذاته، إلى سلسلة التوريد ليتم استخدامها في تخطيط الإنتاج وإدارة المخزون. ويتعين على متخصصي التخطيط والتحليل المالي (FP&A) فهم الطريقة التي يمكن للوحات المعلومات من خلالها تزويد كل إدارة بالبيانات اللازمة للتماشي مع أنشطتها المحددة.

4. تنفيذ لوحات المعلومات

بعد انتهاء الفريق من تصميم لوحة المعلومات، فإن نفيذها يتطلب ما يلي:

1. التأكد من سلامة البيانات واعتماد مصدر واحد للبيانات

يتمثل أحد الأخطاء الشائعة في استخدام الفرق المختلفة لمصادر بيانات أخرى لمؤشرات الأداء الرئيسية. على سبيل المثال، قد يستخدم فريق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) بيانات من نظام المحاسبة لرفع تقارير عن النفقات التسويقية، بينما قد يستخدم فريق التسويق نظامه الخاص الذي يجمع نفقات الحملة باعتبارها النفقات التسويقية الخاصة به. وعندما تستخدم فرق مختلفة مصادر بيانات مختلفة لرفع تقارير عن نفس مؤشر الأداء الرئيسي، فإن هذه الاختلافات قد تُضعف ثقة الأشخاص في لوحة المعلومات. وسيضمن اعتماد تعريف واحد لمؤشرات الأداء الرئيسية وكذلك مصدر بيانات واحد اتساق الإدارات في تقاريرها.

2. تقديم الرؤى

تقدم لوحات المعلومات بيانات كمية. يمكن لفريق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) تقديم التعليقات وتحديد الإجراءات المطلوبة لتصحيح المسار. ويمكن لمتخصصي التخطيط والتحليل المالي (FP&A) المساعدة في ربط نقاط البيانات ببعضها أو تنبيه الإدارة لاتخاذ الإجراءات أو مساعدة الإدارات المختلفة في تنسيق جهودها لتحقيق الأهداف.

3. استخدام لوحة المعلومات

كثيرًا ما يتم إنشاء لوحات المعلومات ومشاركتها ولكن دون استخدامها في المناقشات. ولهذا، يجب على فريق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) التحفيز على المحادثات أو المناقشات باستخدام لوحة المعلومات، على سبيل المثال، أثناء مراجعات التوقعات.

4. تطبيق مراقبة الجودة

تأكد من خضوع لوحات المعلومات لمراقبة الجودة قبل مشاركتها مع الآخرين، حتى داخل الفريق. يجوز للسلطة المسؤولة عن مراقبة الجودة إنشاء قائمة مراجعة تتطور باستمرار واستخدامها بحيث تضمن سلامة البيانات وفحوصات واقعية.

الاتجاهات الحديثة التي تؤثر على مستقبل لوحات المعلومات

هذه هي بعض الاتجاهات الملاحظة بشأن كيفية تطور لوحات معلومات التخطيط والتحليل المالي (FP&A):

1. زيادة انخراط فرق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) في التخطيط والتحليل المالي (FP&A) المتكامل

نظرًا لأن التخطيط المتكامل أصبح أكثر شيوعًا، فإن المزيد من الإدارات ستقوم بإنشاء لوحات المعلومات لتقديم المستوى التالي من البيانات. ويجب على متخصصي التخطيط والتحليل المالي (FP&A) فهم كيفية إصدار هذه البيانات وتتبع سلامة البيانات لتجنب التباينات. ويمكن تحقيق هذا الهدف عن طريق العمل مع الإدارات المختلفة ودمج البيانات من خلال "الكشف عن" مؤشرات الأداء الرئيسية المقدمة في لوحات المعلومات ذات المستوى الأعلى.

2. استخدام الذكاء الاصطناعي (AI) لإنشاء لوحات المعلومات

في ظل التطورات الأخيرة والاهتمام البالغ بـ ChatGPT والموارد المماثلة، سيصبح إنشاء لوحات المعلومات باستخدام الذكاء الاصطناعي هو الاتجاه السائد لسهولة استخدام لوحات المعلومات التي يمكن إنشاؤها بهذه الطريقة وسرعتها. ويمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد في إعداد لوحات المعلومات أو في توفير التحليل الوصفي الأساسي (على سبيل المثال، وصف التباين في مقابل التوقعات أو الميزانية، وحساب النمو السنوي). ويمكن لذلك أن يساعد في توفير الوقت والتخلص من أخطاء العمليات الحسابية. ومع ذلك، فمن المهم إضافة عملية تقصي الحقائق إلى جميع المدخلات التي تتحقق عبر مصادر الذكاء الاصطناعي.

يمكنك استخدام إضافة القيمة في محتوى الذكاء الاصطناعي. فعلى سبيل المثال، يمكن لمتخصصي التخطيط والتحليل المالي (FP&A) تقديم المزيد من الرؤى عن طريق توفير سياق للقصة، وشرح مدى تأثير الكوارث الطبيعية على سوق معينة أو توقع مدى تأثير حدث خارجي (مثل الإضراب) على أداء المبيعات القادمة.

3. زيادة توافر لوحات معلومات الخدمة الذاتية

بفضل أدوات، مثل PowerBI وTableau، تنشئ المزيد من الإدارات لوحات المعلومات. ويمكن لفريق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) العمل معها ومع الفرق الأخرى للتأكد من تحديد آلية الوصول إلى مصادر البيانات ومن وجودها في بيئة الحماية. وهذا من شأنه أن يقلل مخاطر تباين البيانات أثناء إنشاء لوحات المعلومات. يجب على فريق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) توحيد تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية والمصطلحات لتقليل سوء التواصل إلى أدنى حد.

---

---

---