エクセルとパワーポイントを連携して自動更新する方法

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ビジネスの現場では、効率的で正確なデータ処理が求められます。その二つを実現するツールとして、エクセルとパワーポイントは欠かせないものでしょう。

エクセルはデータの管理や分析に優れ、パワーポイントはそのデータを視覚的に伝えるためのツールですが、エクセルの更新を行うたびにパワーポイントを書き換えなければならないのはかなりのロスです。

しかし、パワーポイントとエクセルを連携させることでわざわざ書き換える手間を省略できます。

この記事では、エクセルとパワーポイントを連携する具体的な方法を、写真付きで解説します。

エクセルデータをパワーポイントに取り込む方法のおさらい

エクセルとパワーポイントを連携させる事前段階として、エクセルデータをパワーポイントに反映させる手順をそれぞれおさらいしておきましょう。各方法の特徴についても触れるので、目的にあった方法でパワーポイントを作成します。

エクセルデータをパワーポイントに取り込む最も基本的な方法は、コピー&ペーストです。

この方法のメリットは、エクセル上のグラフを図形として手軽に貼り付けできる点で、固定されたデータをパワーポイント化するときに向いています。

エクセルで取り込みたいデータを選択します。表や数値データの範囲をドラッグして選択しましょう。
次に、選択したデータをコピーします（Ctrl + C）。パワーポイントを開き、データを貼り付けたいスライドを選択します。スライド上で右クリックし、「貼り付け」オプションを選択します（Ctrl + V）。この方法で、エクセルのデータがそのままパワーポイントに貼り付けられます。
このままだと見栄えが悪いので、それぞれのセクションの位置と背景カラーを整頓します。

パワーポイントのグラフ挿入機能を使って、エクセル上のデータをグラフとして反映させられます。

メリットは、一覧になっているデータを直接グラフ表示させられることで、エクセル上でグラフ化していない場合に便利です。

また、視覚的に伝わりやすいデザインを作りやすいです。一方で、新たなワークシートにデータを手動でペーストする必要があるため、やや手間がかかります。

エクセルのツールバーの「挿入」から「グラフ」を選択します。今回は棒グラフを選択しました。
グラフ用のワークシートが立ち上がるので、元のエクセルから必要なデータをコピー&ペーストします。元データで関数を使用している場合は、「形式を選択してペースト」の中から「値」を選択します。
パワーポイントを確認するとグラフが表示されています。文字のサイズや色、ボックスサイズを調整して完了です。数値を変えたい場合は、挿入したワークシートの値を変えることで反映されます。

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固定されたデータを扱うのであれば、これまで紹介してきた方法は手軽な手段ですが、日々更新されるデータをその都度パワーポイントにするとなると効率が悪くなります。

そんなときは、パワーポイントの「オブジェクト」機能を使用することでエクセルで更新されたデータをパワーポイントに自動的に反映できます。

また、ワークシートの一部のデータだけをパワーポイントと連携させたいというときは以下の手順で行います。

エクセル上のグラフ、もしくは反映させたい範囲を選択し、右クリックメニューから「コピー」を選びます。
パワーポイントを開き、リンクしたいスライドを選び、スライド上で右クリックし、「形式を選択して貼り付け」を選択します。
ダイアログボックスが表示されたら、「Microsoft Excel グラフオブジェクト」を、グラフ以外の場合は「Microsoft Exceワークシートオブジェクト」を選択します。
ファイルへのアクセス許可を求められるので許可するとグラフが貼り付けられます。