PowerPointの生産性を向上させる7つのツール

重要なPowerPointプレゼンテーションを作成する際、クオリティは妥協したくないものです。でも、そのせいで時間を無駄にしてしまうことがよくあります。単に作業を速めるだけでは、配置がズレたり一貫性を損ねてしまったりするかもしれません。メッセージやストーリーラインをどれほど練っていても、それでは信頼性を損なう原因になりかねません。

そこでこの記事では、一貫性を損なうことなくPowerPointの作業を効率化し、大幅な時間短縮を実現する7つのツールをご紹介します。

1. 整列とサイズ変更
2. フォントの置き換えとサイズ変更
3. 記号の挿入
4. 小数点記号の切り替え
5. 校正言語の変更
6. スライドの保存または送信
7. クリーンアップとサニタイジング

オプションと機能を含む、これらのツールの場所と使用方法に関する詳細な説明は、ユーザーマニュアルをお読みください。

---

はじめに一言：ここで紹介するツールはすべて、think-cell Suiteで利用できます。無料の30日間トライアルをダウンロードして、PowerPointの作業効率がどれほど向上するかぜひ体験してみてください。

---

1. 整列とサイズ変更

PowerPointでオブジェクトを効率よく整列・サイズ調整できると、大幅な時間短縮につながります。スライド上のすべてのオブジェクトは、適切なサイズで、正しく整列されていなければなりません。しかし、これは偶然でうまくいくものではありません。

PowerPointの標準機能に加えて、think-cellのユーザーは、整列を補完する3つのサイズ変更機能を活用できます。これは、作業の精度と効率を向上させるうえで欠かせないツールです。四角形の幅を9.87cmに設定したあと、レイアウトがずれて9.89cmに調整し直したご経験があれば、手動での微調整がいかに面倒かはよくご存じのことでしょう。

そこで、同じ幅、同じ高さ、同じサイズというシンプルながら強力な3つのボタンが、スライドをスマートに仕上げます。　 これらはPowerPointの標準機能と同じように動作するため、数値入力をしなくても、直感的にオブジェクトを整列・サイズ変更・配置でき、スムーズな作業が実現します。

2. フォントの置き換えとサイズ変更

プレゼンテーションを作成する過程では、さまざまな情報源からテキストをコピーし、編集・整理することがよくあります。しかし、挿入の仕方によっては、テキストが元のフォントや書式を保持してしまい、統一感のあるスライドの見た目を台無しにしてしまうことがあります。

脚注1つ程度なら手作業で修正できますが、複数の情報源からのテキストを含むスライドが多数ある場合は、フォントの置き換えとサイズ変更のようなツールが必要になります。数回クリックするだけで、スライド全体を企業の指定フォントに統一でき、グラフの注釈やスライドマスターのフォントまで一括で変更することができます。Comic Sansのような場違いなフォントが紛れ込む心配は無用です。

3. 記号の挿入

PowerPointには、通常のキーボードでは入力できないさまざまな記号を挿入できるメニューがあります。しかし残念ながら、記号の数は1,000種類以上もあり、適切な検索機能がないため、合計（∑）やプラスマイナス（±）といった記号を探すのに無駄な時間を費やしてしまうことも少なくありません。

そこで大いに役立つのが、think-cellの記号の挿入ツールです。余計な要素を省き、ビジネスのプレゼンで必要な記号だけを、シンプルなメニューでスムーズに選択できます。スクロール不要。絵文字なし。Wingdingsもありません。

4. 小数点記号の切り替え

小数点の記号は一見些細な違いに思えますが、1.234と1,234ではまったく異なる意味になってしまいます。重要なビジネスプレゼンでは、数値が1000倍もズレるような事態は避けたいものです。

特に国際的なコラボレーションでは、地域設定の違いによって小数点やカンマの表記が混在し、スライドを編集するたびに誤りが生じることがあります。プレゼン資料全体を見直し、すべてのグラフの数値を一つひとつ確認するのは手間がかかる上、見落としのリスクもあります。

このようなときに小数点記号の切り替えツールをを使えば、プレゼン資料内のすべてのグラフを一括で修正することができます。ヨーロッパの同僚と予算を共有する際に、誤って割当額を99.9%削減してしまうような心配もなくなります。

5. 校正言語の変更

プレゼンテーションの言語設定も、意外と厄介な問題を引き起こします。全員が英語で書いているはずなのに、スペルチェックをかけると、明らかに正しい単語まで誤りとして指摘されてしまうことはないでしょうか。これはよくあるケースで、さまざまな国のメンバーがスライドを編集した際、PowerPointが各スライドの言語設定をそのまま保持してしまうことが原因です。

とはいえ、PowerPointの言語設定はスライドごとにしか変更できず、長いプレゼンテーションでは非常に手間がかかります。そんなときに便利なのが、think-cellの校正言語の変更ツールです。プレゼンテーション全体の言語を一括で変更できるので、無駄なエラーをなくし、本当に綴りを間違えたときだけ赤い波線が表示されるようになります。

6. スライドの保存または送信

どんなに優れたプレゼン資料を作っても、それを誰にも見せなければ意味がありません。とはいえ、プレゼン資料を完璧に仕上げる前段階でも、個々のスライドについて意見をもらいたいこともあるでしょう。

1枚のスライドだけが必要な時に、未完成のプレゼン資料を丸ごと送ってしまえば、相手を混乱させる原因になりかねません。こういうケースでスライドの送信を使えば、共有したいスライドだけを選択して送信できます。この機能を活用することで、効率的なやり取りができるだけでなく、相手の時間を無駄にせずに済みます。また、「スライド47の『ここに適切なアクションタイトルを入れる』という見出しはこのままでいいんですか？」といった（意図しないスライドについての）「ありがた迷惑」なコメントをもらう心配もなくなります。

7. クリーンアップとサニタイジング

ビジネスの場でスライドを共有する際、余計な情報まで送ってしまうリスクは常にあります。内々のコメントやプレゼンテーションノートをうっかり残したまま送ると、ちょっと気まずさが残る程度で済むこともあるかもしれませんが、最悪の場合、キャリアに悪影響を及ぼすこともあります。

こうしたことを防ぐためには、スライド上のコンテンツだけを残し、それ以外の不要な情報を削除するのがベストです。ファイルのメタデータに残った情報も見落とさないようにしましょう。クリーンアップとサニタイジングを使えば、スライドを洗練された状態に仕上げ、知る必要のない人に重要な情報が漏れるのを防ぐことができます。

think-cell Toolsで、より速く、より優れたプレゼンテーションを

think-cell Toolsは、プレゼン資料作成のあらゆるプロセスをサポートするために開発されています。作業スピードと精度を向上させ、グラフ作成だけでなく、エラーなしで洗練されたプレゼンテーションを作成し、ビジネスの前進を実現します。

think-cell Toolsをお試しになっていない方は、30日間の無料トライアルで、think-cell Suiteの全機能をぜひ体験してください！