Eine Folie mit maximaler Effizienz erstellen: Die PowerPoint-Challenge mit nur einer Registerkarte

PowerPoint steckt voller nützlicher Funktionen, allerdings kann das Navigieren durch die verschiedenen Registerkarten, Menüs und Seitenleisten, bis Sie die gewünschte Funktion gefunden haben, Ihre Produktivität erheblich beeinträchtigen. Manche Tools scheinen ausgeblendet zu sein, doch selbst wenn Sie wissen, wo sich benötigte Funktionen befinden, müssen Sie möglicherweise viele Klicks ausführen, um darauf zuzugreifen.

Ein wesentliches Ziel unserer Diagrammsoftware war es schon immer, die Anzahl der Mausklicks auf ein Minimum zu begrenzen. Mit dem Release der think-cell Suite können unsere Nutzer nun auch mit der Registerkarte think-cell PowerPoint arbeiten. Die think-cell Registerkarte bündelt die wesentlichen Tools, die für die Erstellung von Geschäftspräsentationen erforderlich sind, und macht sie von einer einzigen Stelle aus zugänglich.

Zur Veranschaulichung der Arbeit mit der think-cell Registerkarte und um Ihnen die Auswirkung ihres Einsatzes auf Ihre Effizienz zu demonstrieren, sind wir selbst eine Herausforderung angegangen: Können wir eine professionelle PowerPoint-Folie ausschließlich mit den Tools erstellen, die auf einer einzigen Registerkarte verfügbar sind?

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Die think-cell Registerkarte ist als Teil der think-cell Suite verfügbar. Wenn Sie die Suite selbst testen möchten, können Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen:

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Der Aufbau einer PowerPoint-Registerkarte

PowerPoint-Registerkarten sind Teil eines hierarchischen Frameworks, das durch die Gruppierung verwandter Befehle ein flüssiges, intuitives Nutzererlebnis schaffen soll. Die wichtigsten Begriffsbestimmungen innerhalb dieses Frameworks lauten:

• Menüleiste: Die Symbolleisten am oberen Rand des PowerPoint-Fensters.
• Registerkarten: Die einzelnen Symbolleisten innerhalb der Menüleiste, wie etwa Startseite, Einfügen oder Hilfe.
• Befehlsgruppen: Die Abschnitte auf den einzelnen Registerkarten, in denen verwandte Tools zu finden sind, wie etwa Folie, Schriftart oder Absatzmarke. Auch als Gruppen bezeichnet.
• Menüs: Ein Satz von für den Zugriff auf die einzelnen Befehle ausbaufähigen Tools, die durch einen Abwärtspfeil neben dem Symbol und/oder Namen gekennzeichnet sind.
• Befehle: Die einzelnen Tools innerhalb einer Befehlsgruppe, dargestellt durch ein Symbol und/oder den Namen des Befehls.

Einrichtung: So haben Sie die besten Erfolgschancen

Wenn Sie versuchen, die Effizienz durch möglichst seltenes Wechseln der Registerkarten zu maximieren, können Sie es sich nicht leisten, wertvolle Bildschirmfläche für Funktionen wie Diktieren und In SmartArt konvertieren aufzugeben. Für das bestmögliche Erlebnis sollten Sie sich für ein speziell auf Effizienz ausgelegtes Produkt entscheiden – und zwar für die think-cell Registerkarte.

Ihr Toolkit auf Ihre Formatvorlage zuschneiden

In diesem Artikel verwenden wir das Standardlayout für think-cell Registerkarten, der Einfachheit halber. Es ist jedoch ganz natürlich, dass Sie sich mit der Zeit an die Arbeit mit jeder Software gewöhnen und Ihre eigenen bevorzugten Arbeitsabläufe entwickeln und Ihre eigenen Lieblingsmethoden zur Organisation von Dingen entdecken.

Aus diesem Grund ist die think-cell Registerkarte individuell anpassbar. Sie können sie innerhalb der Menüleiste von PowerPoint an einer beliebigen Stelle positionieren und auswählen, welche Befehlsgruppen, Menüs und Tools enthalten sein sollen, sowie deren genaue Anordnung auf der Registerkarte bestimmen.

Auf die Ressourcen zugreifen, die Sie benötigen

Sobald Sie Ihre think-cell Registerkarte installiert haben, lohnt es sich, einige Grundsteine zu legen, bevor Sie mit der Erstellung von Folien beginnen. Für eine Geschäftspräsentation benötigen Sie Zugriff auf Ihre Unternehmensvorlagen. Schließlich wollen Sie sich nicht mit der Gestaltung von Layouts von Grund auf aufhalten, wenn Sie sich eigentlich auf Ihren eigentlichen Inhalt konzentrieren sollten.

Am besten bereiten Sie sich vor, indem Sie relevante Präsentationen und sonstige nützliche Assets zu Ihrer think-cell Library hinzufügen. Dies können Sie jederzeit tun. Wir empfehlen jedoch, die Einrichtung vor Beginn zu erledigen, damit Sie Ihren kreativen Flow nicht unterbrechen müssen, wenn Sie schon voll und ganz auf die Erstellung der Präsentation konzentriert sind.

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Sollten Sie die think-cell Library noch nicht ausprobiert haben, laden Sie sich einfach eine kostenlose 30-Tage-Testversion mit vollem Zugriff auf alle Funktionen herunter. Starten Sie nie wieder mit einer leeren Folie als Ausgangsbasis:

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Ausführung: Erstellen einer Folie mit zunehmender Komplexität

Beim Erstellen unserer Folie fügen wir zunächst den grundlegenden Inhalt hinzu und durchlaufen dann drei Ebenen mit zunehmender Komplexität, um eine Reihe von Arbeitsabläufen für Geschäftspräsentationen zu erkunden:

• Ebene 1: Eine Folie erstellen, ein Diagramm hinzufügen und mit Inhalten füllen
• Ebene 2: Die Botschaft mit Daten untermauern, um eine differenziertere Nachricht zu vermitteln und gleichzeitig für Genauigkeit sorgen
• Ebene 3: Anmerkungen hinzufügen, der Formatierung den letzten Schliff verleihen und die Folie präsentationsfertig machen

Alle diese Aufgaben sollten über die think-cell Registerkarte möglich sein. Wenn Sie farbig gestaltete Anmerkungen hinzufügen möchten, benötigen Sie natürlich die Tools auf der Registerkarte Zeichnen. Alternativ könnten Sie Ihre think-cell Registerkarte individuell anpassen, indem Sie die erforderlichen Befehle hinzufügen. Das ist allerdings eine spezialisierte Aufgabe. Die standardmäßige think-cell Registerkarte ist so gestaltet, dass sie das Wichtigste priorisiert und Ablenkungen durch weniger entscheidende Elemente für Geschäftspräsentationen vermeidet.

Ebene 1: Eine Folie erstellen, ein Diagramm hinzufügen und mit Inhalten füllen

Vermeiden wir es, auf eine leere Folie zu starren, und beginnen wir mit einer Vorlage aus der think-cell Library. Lassen Sie sich inspirieren und legen Sie direkt los, wohl wissend, dass Sie ein sorgfältig zusammengestelltes und vollständig markenkonformes Material verwenden.

Wenn die Folie eingefügt ist, besteht der nächste Schritt darin, das Diagramm zu ersetzen. Die Vorlagen der think-cell Library sind eine hervorragende Inspirationsquelle. Allerdings ist es unwahrscheinlich, dass Sie etwas finden, das genau der Struktur Ihres Datensatzes entspricht. In der Regel ist es daher am besten, ein neues Diagramm einzufügen. Sie finden Diagramme direkt neben Library auf der think-cell Registerkarte.

Das Datenblatt öffnet sich automatisch, wenn wir das Diagramm einfügen. Sobald wir unsere Daten hinzugefügt haben, können wir erste Anpassungen vornehmen und das Diagramm durch Verschieben einiger weniger wichtiger Reihen in „Sonstige“ zielgerichteter gestalten. Da es sich um ein think-cell Diagramm handelt, können wir alle Formatierungen vornehmen, ohne den Diagrammbereich verlassen, geschweige denn die Registerkarte wechseln zu müssen.

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Mehr erfahren Sie auf unserer Seite Funktionen. Dort finden Sie Informationen zu den verfügbaren Formatierungs- und Anmerkungsoptionen bei think-cell Diagrammen.

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Der nächste Schritt besteht darin, Inhalte zur Folie hinzuzufügen. Unsere gewählte Vorlage bietet Platz, um den Kontext für drei Serien aus dem Säulendiagramm darzustellen. Wir können geeignete Symbole in der think-cell Library finden und verwenden dann Textfelder, um die jeweils damit zusammenhängenden Aktionen anzuzeigen.

Neben Textfeldern stehen Ihnen auch Tabellen, Formen und Kontrollkästchen zur Verfügung. In der Befehlsgruppe Text auf der Registerkarte finden Sie Aufzählungspunkte und andere Formatierungsoptionen. Da sich alles auf derselben Registerkarte befindet, können Sie im Handumdrehen verschiedene Konzepte ausprobieren und herausfinden, was am besten funktioniert, ohne in Menüs nach etwas suchen zu müssen, das Sie am Ende vielleicht gar nicht verwenden.

An Ihrem ersten Entwurf müssen Sie noch ein wenig arbeiten. Aber das Bearbeiten des Aktionstitels, das Schreiben eines Untertitels und das Einfügen einer Fußnote sind eher eine Frage des Gestaltens von Inhalten als des sich Abmühens mit PowerPoint. Und um dem Ganzen den letzten Schliff zu verleihen, bieten die Registerkarten Text und Farbe alles, was Sie brauchen, um mit Farben und Formkonturen zu experimentieren oder Anpassungen an den Schriftgrößen vorzunehmen.

Ebene 2: Die Botschaft mit Daten untermauern, um eine differenziertere Nachricht zu vermitteln

Nachdem nun die meisten Elemente Ihrer Folie hinzugefügt wurden, haben Sie Ihre Gesamtstruktur festgelegt und wissen, welche Botschaft Sie vermitteln möchten. Jetzt ist es an der Zeit, auf die nächsthöhere Ebene zu wechseln, indem Sie einige aussagekräftigere Nachrichten hinzufügen.

Wenn Sie Ihre Argumente mit präzisen Daten untermauern, lässt sich eine Folie großartig überzeugender gestalten, vorausgesetzt, Ihre Daten sind akkurat. Wenn in Ihrer Überschrift 42 % steht und Ihr Diagramm 51 % anzeigt, verlieren Sie sofort an Glaubwürdigkeit. Dem können Sie vorbeugen – und Ihren guten Ruf wahren –, indem Sie einen Link zu Ihrer Excel-Tabelle einrichten, sodass sämtliche Daten aus derselben Quelle stammen. Wenn das Diagramm aktualisiert wird, werden auch alle anderen Werte auf Ihrer Folie aktualisiert.

Es ist ganz einfach, diese Art von Excel-Link über die Befehlsgruppe Daten herzustellen, die sich auf der think-cell Registerkarte direkt neben der Gruppe Elemente befindet.

Wenn Sie eine Verknüpfung zu Excel herstellen, ist es erforderlich, die relevanten Eckdaten auszuwählen. In unserem Beispiel ergänzen wir eine einfache Formel, um den Zielwert zu erhalten, den wir hervorheben möchten. Durch die Verknüpfung mit nützlichen Werten aus Ihrer Excel-Tabelle können Sie Anmerkungen und Überschriften anreichern, um Ihr Storytelling greifbarer zu gestalten.

Der Vorteil einer Verknüpfung Ihrer Daten liegt darin, dass Sie Ihre Folie mit vorläufigen Werten erstellen und diese einfach aktualisieren können, sobald die Zahlen finalisiert sind. So gewinnen Sie an Vorsprung und können die Zeit vor dem Abgabetermin nutzen, um weitere Erkenntnisse hinzuzufügen, anstatt alles noch einmal zu überprüfen und Fehler zu beheben.

Ebene 3: Anmerkungen hinzufügen, der Formatierung den letzten Schliff verleihen und die Folie präsentationsfertig machen

Sobald Sie Ihre Folie erstellt und Ihre Datenverknüpfungen eingerichtet haben, sollte das Ergebnis vollständig und korrekt sein, aber es handelt sich im Wesentlichen nach wie vor um einen Entwurf. Es sind noch einige Schritte erforderlich, bevor Ihre Folie zur Präsentation bereit ist. Insbesondere:

• Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen den Elementen auf der Folie, indem Sie die Objekte ausrichten und die nötigen Zwischenräume freilassen.
• Heben Sie das Wesentliche hervor, indem Sie Farbe oder andere Mittel einsetzen, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe auf die Kernbotschaften zu lenken.
• Verleihen Sie Ihrer Folie den letzten Schliff, indem Sie die Konsistenz in Bezug auf Aspekte wie Formatierung, Schriftarten, Rechtschreibung und Dezimalstellen überprüfen.

Alle diese Aufgaben lassen sich direkt über die think-cell Registerkarte erledigen, wobei die Befehlsgruppen Layout, Farbe und Qualität alles bieten, was Sie benötigen.

In diesem Stadium der Bearbeitung, wenn Ihre Folie fast fertiggestellt ist, bietet sich Ihnen auch die Gelegenheit, gestalterische Feinheiten hinzuzufügen. Wenn der Abgabetermin naht, fallen Ihnen oft noch Anmerkungen oder elegante visuelle Verknüpfungen ein, die Ihre Botschaft auf den Punkt bringen.

In einem späten Stadium sollten keine grundlegenden Änderungen mehr vorgenommen werden, aber mit der think-cell Registerkarte können alle Ihre Ideen schnell und flexibel umgesetzt werden. In der Library haben Sie Zugriff auf Symbole und Bilder, die Formen können Sie für zusätzliche Hinweise verwenden und mit den Harvey balls können Sie prägnant wertvolle Zusammenhänge darstellen.

Kommt es aufgrund von nachträglichen Änderungen zu Verschiebungen in Ihrem Layout, stehen Ihnen Ausrichtungstools zur Verfügung, mit denen Sie alles auf den Punkt bringen und für die Überprüfung vorbereiten können. Um die Folie für die Weiterleitung vorzubereiten, brauchen Sie – wie Sie wahrscheinlich bereits erraten haben – nicht einmal die think-cell Registerkarte zu verlassen. In den Befehlsgruppen Qualität und Zusammenarbeit, genau da, wo Sie sie benötigen, stehen Ihnen zwei think-cell Tools zur Verfügung: Folien bereinigen und Folien senden.

Nächste Schritte: Vollständige Präsentationen erstellen und individuelle Anpassungen hinzufügen

Sie können jederzeit weitere Verbesserungen vornehmen oder den letzten Schliff verleihen. Jetzt haben wir aber eine Folie mit einer klaren Hauptbotschaft, einem datengestützten Diagramm, aufschlussreichen Anmerkungen und zusätzlichem Kontext für die Zielgruppe. Alles aufeinander abgestimmt und professionell präsentiert. Und das alles, ohne die think-cell Registerkarte zu verlassen.

Da sich dieser Artikel nur auf eine Folie beschränkt hat, haben wir nicht alle Befehle der think-cell Registerkarte behandelt. Wenn wir eine vollständige Präsentation erstellt hätten, wäre auch die Gruppe Struktur zum Zuge gekommen, mit der Sie eine Agenda mit Kapiteln und einem Inhaltsverzeichnis erstellen können.

Neben Struktur war die einzige Befehlsgruppe, die wir nicht angesprochen haben, die Befehlsgruppe Mehr, die einen einfachen Zugriff auf Online-Ressourcen wie unser Benutzerhandbuch oder Video-Tutorials bereitstellt.

Hierbei handelt es sich um die Standard-Registerkarte. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie auch diese individuell an Ihre Arbeitsweise anpassen können. Beispielsweise könnten Sie einen häufig verwendeten Befehl hinzufügen, einen nicht benötigten Befehl entfernen oder einfach die bereits enthaltenen Befehle neu anordnen. Auf der think-cell Registerkarte können Sie beliebige Anpassungen vornehmen, um Ihre PowerPoint-Workflows effizienter zu gestalten und Zeit und Denkkapazitäten für Kreativität zu schaffen.

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Probieren Sie die think-cell Registerkarte aus, um zu erfahren, wie Sie in Ihrer kostenlosen 30-Tage-Testversion Ihre PowerPoint-Effizienz steigern können: