良い会議を行うためのアジェンダとは

会議や資料のアジェンダづくりは、一見シンプルですがアジェンダを見る人を想定して誰が見てもわかりやすいものを作る必要があるため、作るたびに頭を悩ませている方も少なくないと思います。アジェンダづくりをパワポなどのオフィスソフトを使って行う人がほとんどかと思いますが、今回はアジェンダをより効率的に作るコツと、アジェンダのひな形をご紹介します。

アジェンダの出来栄えは、会議の成功や生産性に大きく影響します。あなたが作成するアジェンダが必要な情報を網羅していれば、以下のようなプラスの効果が見込めます。

メリット1．会議の予定内容を簡潔に共有し、早期に情報を提供できる

アジェンダによって会議やミーティングの予定内容を共有し、重要な情報を会議前に提供できます。会議の参加者は内容と目的への理解を深め、十分な準備をして会議に参加できるでしょう。

メリット2．主催者の意図を明確に提示することで、参加者が目的意識を持って会議に臨める

参加者が主旨を理解しておけば、目的意識を持って会議やミーティングに臨めます。議論の本筋を外さず、無駄な時間もなくなります。

メリット3．会議の目的や議題が明確化し、集中的な話し合いが可能になる

会議の方向性がブレることなく集中的な話し合いができるほか、議題があらかじめ明示されているため、参加者は自分の考えや意見を整理した上で臨めます。

メリット4．時間管理がしやすく、会議を時間通りに進行する手助けになる

アジェンダに具体的な時間を記載し、どの議題の話し合いにどれだけの時間を割くのかといった大まかな予定を明示して、そのアジェンダに沿って会議を進行します。会議が長引くこともなくなるでしょう。

それではアジェンダを作る際にどんなことを意識しておけばよいのでしょうか。アジェンダ作成時に外せない5つのポイントは以下の通りです。

1. 会議の目的や目標を明確に記載する

アジェンダは会議やミーティングの目的を明確に示す必要があります。目的が明確でないと、参加者は何のために会議に参加しているのか理解できず、会議の成果が出にくいためです。また目標を設定することで、会議の成果について具体性をもって評価することが可能になります。

2. 話し合うべき議題をリストアップする

議題は会議の中核をなす部分で、不明確であれば会議は方向性を見失います。具体的な議題をリストアップし、議題ごとに目標や成果を明確にすれば、会議の生産性がアップします。

3. 各議題についての予定時間を明記する

各議題に割り当てる時間を明記する必要があります。時間設定によって議題ごとのウエートを調整し、会議の時間を効率的に管理することができます。

4. 参加者の名前と役割を明確に記載する

参加者の名前と役割を明記して誰がどの議題に関与し、どのような責任を持つのかを明確にします。必要な議論が行われやすい構造を作れば、会議の進行もスムーズになるでしょう。

5. 事前に配布が必要な資料や準備物をリストアップする

会議で使用する資料や必要な準備物を明記し、これを参加者に事前に配布しておきます。参加者が十分な準備をして会議に臨めば、効果的な会議が運営できます。

アジェンダには、会議の名前、開催日時、目的、議題、時間、参加者など必要不可欠な項目があります。以下ではいくつかアジェンダの例を紹介します。アジェンダ作成の際に参考にしてみてください。

例）営業チーム会議のアジェンダ

• 会議名：営業チーム会議
• 日時：2024年5月15日 13:00〜15:00
• 会議の目的：先月の営業成果の分析と次月の営業目標の設定
• 議題1：先月の営業成果報告（30分）
• 議題2：問題点と改善提案のディスカッション（30分）
• 議題3：次月の営業目標の設定（30分）
• 質疑応答：指定時間
• 参加者：営業チーム全員
• 配布資料：議題に関連する資料

例）製品開発プロジェクトのキックオフミーティングのアジェンダ

• 会議名：製品開発プロジェクトのキックオフミーティング
• 日時：2024年4月1日 10:00〜12:00
• 会議の目的：プロジェクトの目標とスケジュールの共有
• 議題1：プロジェクトの目標と背景説明（15分）
• 議題2：プロジェクトのスケジュールと各工程の説明（20分）
• 議題3：各メンバーの役割と責任の説明（20分）
• 質疑応答：指定時間
• 参加者：プロジェクトメンバー全員
• 配布資料：プロジェクト関連資料

例）会社全体の定例会議のアジェンダ

• 会議名：全体定例会議
• 日時：2024年3月20日 14:00〜16:00
• 会議の目的：会社全体の業績と今後の方針の共有
• 議題1：先月の業績報告と分析（30分）
• 議題2：各部門からの重要なアップデート（30分）
• 議題3：今後の会社の方針と目標共有（30分）
• 質疑応答：指定時間
• 参加者：会社全体のメンバー
• 配布資料：業績報告、方針資料など

アジェンダ作成に使用されるツールといえばパワポを思い浮かべる方も多いと思います。パワポで資料作成を行っているビジネスパーソンがほとんどかもしれませんが、パワポでのアジェンダ作成のメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリット

1. パワポの普及度：パワポはさまざまなオフィスで広く使われており、ほとんどの人が使い方を知っている点が大きなメリットです。複数人で共同作業を行う際にもその汎用性が役立ちます。
   
2. テンプレートとデザインの多様性：複数のテンプレートやデザインオプションが用意されており、見た目の良いアジェンダを作成することができます。

デメリット

1. 作成に時間がかかる：パワポはさまざまな機能を搭載する資料作成ツールですが、その多機能性によって逆に手間が増えることが多々あります。シンプルなアジェンダを作成するだけでも、適切なテンプレートを見つけたり、フォーマットを調整したりするのに時間がかかります。
   
2. 複雑な工程：パワポでのアジェンダ作成は、スライドのレイアウトを設計し、各要素を配置し、適切なフォントや色を選択するなど、多くの手順を踏む必要があります。これらの工程は、パワポに慣れていない方にとっては難しいかもしれません。
   

このように誰でも扱えるという利点がパワポにはあります。しかしアジェンダを作る際の効率性という点からみると、よりシンプルで直感的なツールがアジェンダづくりには最適と言えるかもしれません。

think-cell のアジェンダ作成機能は、直感的な作業によって簡単にアジェンダを作ることができます。チャプターの機能で自動的にスライドが挿入されるほか、目次を挿入すればチャプターごとのリンクが自動挿入される機能もついています。また、上記の例のように、長いアジェンダを使用する際、順番を入れ替える必要があると、資料の該当部分の順番を入れ替えたり、それに伴い、アジェンダ項目を書き換えたり、と作業が必要です。

そんなときに、便利なのがthink-cell のアジェンダ機能です。アジェンダ内のテキストの入れ替えやや該当部分のスライドの入れ替えなど面倒な作業が不要になります。詳しくはこちらをご覧ください。

その他、think-cell はインストールするとパワポに追加のメニューが表示され、特別なスキルがなくても誰でも一定基準のクオリティとデザイン性が高いをビジネススライドを一瞬で作ることが可能となります。スライド作成にかかる時間を圧倒的に省力化できる think-cell を導入すれば、エクセルやパワーポイントを使った業務における非生産的な時間を、ほかの生産的な考察に使うことも可能になるでしょう。