20. Präsentationswerkzeuge

In diesem Kapitel werden einige kleine, aber nützliche Werkzeuge von think-cell erklärt, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können.

20.1

Abgerundetes Rechteck

20.2

Kontrollkästchen und Harvey Ball

20.3

Sonderzeichen

20.4

Bereinigung

20.5

Folien speichern und senden

20.6

Sprache ändern

20.7

Schriftarten ändern

20.8

Dezimaltrennzeichen ändern

20.9

Automatischer Case Code

20.1 Abgerundetes Rechteck

Symbol im Menü Elemente:

Wenn ein abgerundetes Rechteck ausgewählt ist, zum Beispiel unmittelbar nach dem Einfügen, können Sie mit der Eingabe von Text beginnen. Dieser wird innerhalb des Elements angezeigt, wobei automatisch Zeilenumbrüche eingefügt werden.

Das Erscheinungsbild des abgerundeten Rechtecks wird mithilfe der Steuerelemente für die Füllfarbe, die Farbe der Umrandung und den Stil der Umrandung in der unverankerten Symbolleiste definiert. Weitere Informationen zu diesen Steuerelementen finden Sie unter Formatierung und Formatvorlagen.

20.2 Kontrollkästchen und Harvey Ball

Symbol im Menü Elemente:

Sowohl in der Spalte „Personen“ als auch in der Spalte „Bemerkungen“ von Gantt-Diagrammen können Sie anstelle von Beschriftungen ein Kontrollkästchen oder ein Harvey Ball anzeigen lassen, indem Sie das Kontextmenü der Zeilenbeschriftung verwenden (siehe Zeilenbeschriftungen). Sie können diese Elemente auch außerhalb von Gantt-Diagrammen verwenden. Verwenden Sie in diesem Fall das Menü Elemente der think-cell Symbolleiste.

Wählen Sie das Feature aus, um sein Erscheinungsbild mithilfe der unverankerten Symbolleiste zu konfigurieren. Mithilfe des Schriftgrößen-Steuerelements (siehe Schriftart) können Sie die Größe des Features anpassen. Mit dem Farbsteuerelement können Sie die Primärfarbe des Features und die Farbe der Umrandung festlegen (siehe Farbe und Füllung). Bei Kontrollkästchen können Sie auch den Stil der Umrandung ändern (siehe Linienstil).

Wenn Sie ein Kontrollkästchen auswählen, wird in der Symbolleiste ein weiteres Steuerelement angezeigt, mit dem Sie das Hakensymbol ändern können. Sie können das Symbol auch schnell ändern, indem Sie auf das Kontrollkästchen doppelklicken oder die entsprechende Taste auf Ihrer Tastatur drücken: v, o oder 1 für „check“; x oder 2 für „cross“; Space oder 0 für ein unmarkiertes Feld.

Wenn ein Harvey Ball ausgewählt ist, wird in der Symbolleiste ein weiteres Kontrollkästchen angezeigt, mit dem Sie den Status des jeweiligen Harvey Balls bestimmen können. Sie können den Zustand des Harvey Ball auch ganz einfach durch Doppelklicken oder mit der Taste + erhöhen und mit der Taste - den Zustand des Harvey Balls reduzieren. Außerdem können Sie diese Anzahl der vollständigen Harvey Ball-Sektoren direkt über die Tastatur eingeben. Falls die Anzahl der Sektoren größer als 9 ist, werden mit den Tasten 1 bis 8 jeweils ein Achtel, zwei Achtel usw. der Sektoren gefüllt.

Neben dem Steuerelement finden Sie ein weiteres Steuerelement mit Zahlen. Sie geben die Anzahl der Harvey-Ball-Sektoren an. Sie können auch eigene Werte in das Eingabefeld eintragen.

20.3 Sonderzeichen

Für erfahrene PowerPoint-Benutzer ist das integrierte Werkzeug zum Einfügen von Sonderzeichen (Einfügen → Symbol) bei häufiger Verwendung unpraktisch. think-cell bietet Ihnen deshalb eine schnellere und bequemere Alternative.

Öffnen Sie den Dialog Symbol einfügen im Menü Extras der think-cell Symbolleiste.

Dort sind alle Symbole, die Sie benötigen, auf einer einzigen Seite nach Verwendungskontext gruppiert. Mit einem Mausklick wird das benötigte Zeichen ausgewählt und an der aktuellen Position eingefügt.

Hinweis: Wenn keine Form oder Beschriftung ausgewählt ist, bleibt die Verwendung des think-cell Dialogs „Sonderzeichen“ wirkungslos. Wenn eine Form oder Beschriftung ausgewählt ist, wird in den Textbearbeitungsmodus umgeschaltet.

20.4 Bereinigung

Häufig enthalten Folien oder Präsentationsdateien zusätzliche Informationen, die Sie nicht mit allen teilen möchten, z. B. in Form von Anmerkungen, Präsentationsnotizen oder Inhalten, die in nicht verwendeten Folienmastern und Layouts eingebettet sind. think-cell hilft Ihnen, diese schnell mit dem Dialog Bereinigen  … zu bereinigen, den Sie über das Extras erreichen. Sie können das Werkzeug auch verwenden, um schnell alle Animationen und Folienübergänge zu entfernen.

Sie können den Mauszeiger über jedes der Kontrollkästchen bewegen, um detailliertere Informationen zu jeder Option zu erhalten.

Im Abschnitt Übernehmen für: des Dialogs können Sie auswählen, ob die ausgewählten Bereinigungsaktionen nur für die aktuell ausgewählten Folien oder für die gesamte Präsentation übernommen werden sollen.

Mit der Option Inhalte → Nummern bereinigen können Sie zusätzlich alle Nummern im ausgewählten Bereich durch zufällige ersetzen, um sensible Daten aus der Präsentation zu entfernen.

20.5 Folien speichern und senden

Manchmal ist es sinnvoll, nur einen Teil eines Foliensatzes zu speichern. Mit think-cell müssen Sie die Datei nicht duplizieren, um dann überflüssige Folien zu löschen. Wählen Sie einfach die gewünschten Folien aus (entweder im Gliederungsbereich links oder in der Foliensortierung), klicken Sie in der think-cell Symbolleiste auf Extras und wählen Sie Folien speichern .... Nachdem die neue Datei erzeugt wurde, wird sie sofort zur Bearbeitung geöffnet.

Wenn Sie die ausgewählten Folien per E-Mail versenden möchten, können Sie auch Folien senden… wählen und eine E-Mail-Vorlage mit Anhang wird in Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung erstellt.

Der Dialog Folien senden/speichern … enthält alle Optionen von Bereinigung. Sie haben auch die Möglichkeit, dem Dateinamen einen Zeitstempel nach ISO 8601 hinzuzufügen, um ihn global eindeutig zu machen. Die Datei Presentation1 slides 2-3 20200121T1556+01.pptx enthält beispielsweise die Folien 2 bis 3 von Presentation1.pptx und wurde am 21. Januar 2020 um 15:56 Uhr in der Zeitzone UTC+1 gesendet oder gespeichert. T trennt Datum und Uhrzeit.

Wenn Sie Gmail nutzen, legen Sie think-cell Senden mit Gmail als Standard-E-Mail-Programm fest, um Folien senden… zu nutzen. Unter Windows 10:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, klicken Sie auf Apps und dann auf Standard-Apps.
2. Klicken Sie unter der Überschrift E-Mail auf das momentane Standardprogramm.
3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den Punkt think-cell Senden mit Gmail aus.

Hinweis: Aufgrund einer Einschränkung in Windows ist think-cell Senden mit Gmail nicht für Einzelplatzinstallationen verfügbar (siehe Installation von think-cell).

20.6 Sprache ändern

Die richtige Einstellung der Sprache ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie die Rechtschreibprüfung von PowerPoint verwenden möchten. think-cell fügt zusätzliche Optionen hinzu, mit denen Sie die Sprache des Textes auf einer Folie oder in der gesamten Präsentation ändern können. Diese Optionen finden Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menüelement Sprache.

Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Sprache aus, und klicken Sie entweder Text auf Folie, um die Sprache des gesamten Texts auf der aktuellen Folien zu ändern, oder auf Gesamter Text, um die Sprache des Texts in der gesamten Präsentation zu ändern.

20.7 Schriftarten ändern

Das Ändern der Schriftart von Text kann bei umfangreichen Präsentationen einen großen Arbeitsaufwand bedeuten. Mit dem Werkzeug Schriftart ersetzen von think-cell kann diese Aufgabe deutlich vereinfacht werden. Sie finden dieses Werkzeug im Menü Format von PowerPoint oder in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Start des Menübands von PowerPoint. Die Funktion ersetzt den Dialog Schriftarten ersetzen von PowerPoint. Unter In den Dropdown-Feldern des Dialogs können Sie die zu ersetzende und die neue Schriftart auswählen. Bei Bedarf können Sie auch die Schriftgröße ändern. Wählen Sie den Umfang für die Änderungen aus (Gesamte Präsentation, Aktuelle Folie oder Auswahl), und klicken Sie auf Übernehmen, um die Schriftart zu ersetzen, oder wählen Sie OK, um den Dialog ebenfalls zu schließen.

20.8 Dezimaltrennzeichen ändern

Wenn bestehendes Material in einem neuen Kontext verwendet wird, kann es erforderlich sein, das Dezimaltrennzeichen zu ändern. Mithilfe der Funktion Dezimaltrennzeichen ändern aus dem Menü Extras kann dies schnell erledigt werden.

Wählen Sie im Dialog zunächst den Bereich der Änderung (entweder Ausgewählte Folien oder Gesamte Präsentation ) und klicken Sie dann auf Punkt (123.4) oder Komma (123,4), um das Symbol zu ändern.

Hinweis: Dezimalsymbol umschalten wirkt sich nur auf Textfelder aus, die von think-cell gesteuert werden und über ein ZahlenformatSteuerelement verfügen, z. B. automatisch generierte Diagrammbeschriftungen oder Text, der mit einer Excel-Zelle verknüpft ist, die als Zahl formatiert ist (siehe Mit Excel verknüpften Text erstellen).

20.9 Automatischer Case Code

Sie können ein Textfeld zum Folienmaster hinzufügen, das immer den Dateinamen oder alternativ den Dateipfad der Präsentation anzeigt. Wenn der Dateiname dem sogenannten „Case Code“ entspricht, mit dem ein Projekt eindeutig bezeichnet wird, können Sie dieses Textfeld verwenden, um den Case Code auf jeder Folie anzuzeigen. Der Inhalt des Textfelds wird stets aktualisiert, wenn die Datei unter einem neuen Namen gespeichert wird.

Um ein Textfeld mit automatischem Case Code zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur Ansicht „Folienmaster“ (Menü Ansicht →Master →Folienmaster).
2. Fügen Sie ein neues Textfeld ein und platzieren Sie es im Folienmaster. Sie müssen unter Umständen einen Platzhalter-Text eingeben, damit es nicht sofort wieder gelöscht wird. Der Platzhalter-Text wird beim Speichern der Datei durch den Case Code ersetzt.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und öffnen Sie den Dialog Größe und Position.
4. Öffnen Sie die Registerkarte Alt-Text, und suchen Sie den Eingabebereich für Beschreibung.
5. Geben Sie dort Folgendes ein:
   • casecode um den Dateinamen einschließlich der Dateierweiterung (z. B. .pptx) automatisch im Textfeld anzeigen zu lassen;
   • CASECODE, um den Dateinamen automatisch in Großbuchstaben im Textfeld anzuzeigen;
   • casename, um den Dateinamen nicht automatisch im Textfeld anzuzeigen;
   • CASENAME, um den Dateinamen nicht automatisch in Großbuchstaben im Textfeld anzuzeigen;
   • casepath, um den vollständigen Dateipfad einschließlich der Dateierweiterung automatisch im Textfeld anzeigen zu lassen;
   • CASEPATH, um den vollständigen Dateipfad einschließlich der Dateierweiterung automatisch in Großbuchstaben im Textfeld anzuzeigen.

Wenn Sie die Datei das nächste Mal speichern, wird der Case Code auf den Folien angezeigt.

Hinweis: Das Textfeld „Case Code“ funktioniert nur auf dem Folienmaster, nicht auf einzelnen Folien.

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