21. Collegamenti dati Excel

Quando i dati di origine dei grafici basati sui dati sono disponibili in Excel, è possibile creare dei grafici direttamente dall’applicazione Excel. Quando i dati di Excel vengono modificati, è possibile impostare l’aggiornamento dei grafici in modo che venga eseguito su richiesta oppure automaticamente da think-cell.

21.1

Creazione di un grafico da Excel

21.2

Adattamento layout dei dati

21.3

Aggiornamento di un elemento collegato

21.4

Creazione di una tabella da Excel

21.5

Creazionme di testo collegato a Excel

21.6

Finestra di dialogo Collegamenti dati

21.7

Mantenimento dei collegamenti dati

21.8

Come compilare i dati

21.9

Domande frequenti

21.1 Creazione di un grafico da Excel

Supponiamo che si desideri ricreare il grafico di esempio da 4. Introduzione alla creazione di grafici, ma anziché inserire i dati nel foglio dati interno in PowerPoint, si desidera utilizzarlo direttamente da un foglio dati Excel. Ecco come appaiono i dati in Excel:

Per creare il grafico da Excel, selezionare l’intervallo di dati desiderato nella propria cartella di lavoro Excel, incluse le etichette serie (vuote, nel nostro esempio) e di categoria:

L'intervallo selezionato nel nostro esempio si adatta perfettamente al foglio dati predefinito di un grafico a colonne in pila, con righe che rappresentano serie, colonne che rappresentano categorie, etichette categoria nella prima riga, una seconda riga in cui andrebbe inserito un valore che rappresenta il 100% e una prima colonna in cui andrebbero inserite le etichette serie. Questo è il caso più semplice, poiché inizialmente sarà creato un collegamento utilizzando il layout dati predefinito per il tipo di grafico selezionato. Tuttavia, non è strettamente necessario, poiché l'interpretazione di un intervallo di celle collegate può essere modificata come spiegato in Adattamento layout dei dati.

Ora scegliere quindi il tipo di grafico desiderato, nel nostro caso un grafico a colonne in pila, dal menu Collega a PowerPoint nella barra degli strumenti think-cell in Excel:

Quando si sceglie questa voce di menu in Excel, viene aperta la relativa finestra di PowerPoint. Se non è in esecuzione, PowerPoint viene avviato automaticamente. In PowerPoint, quando il puntatore del mouse si posiziona su una diapositiva, viene visualizzato il classico rettangolo di inserimento.

Accedere alla diapositiva in cui si desidera inserire il grafico o inserire una nuova diapositiva e posizionare il grafico come di consueto: fare clic una volta per accettare le dimensioni predefinite o tenere premuto e trascinare il grafico per modificare le dimensioni iniziali. Per una descrizione dettagliata delle procedure da seguire per posizionare, ridimensionare e allineare un nuovo grafico, fare riferimento a Inserimento di un nuovo grafico.

Dopo l’inserimento, il grafico viene visualizzato e si comporta come un normale grafico think-cell creato in PowerPoint. La cartella di lavoro Excel che contiene i dati collegati sarà indicata nella parte superiore del grafico:

Fare riferimento a Aggiunta e rimozione di etichette e Applicazione di uno stile al grafico per apprendere come configurare il grafico e ad assegnarvi uno stile.

Nota: Se in Excel si utilizzano sfondi con celle colorate, è possibile impostarli come colore di riempimento del segmento nel grafico collegato attivando l'opzione Usa riempimento foglio dati in alto nel controllo combinazione colori del grafico (fare riferimento a Combinazione colori). Questa opzione può risultare particolarmente efficace se utilizzata unitamente alla formattazione condizionale di Excel.

Oltre a creare un nuovo grafico, è possibile collegare un intervallo di dati selezionato in una cartella di lavoro Excel a un grafico esistente all’interno di una presentazione PowerPoint. Basta fare clic sul pulsante Elemento esistente nel menu Collega a PowerPoint nella barra degli strumenti think-cell in Excel, quindi fare clic sul grafico in PowerPoint a cui si desidera collegarsi.

21.2 Adattamento layout dei dati

Dopo aver collegato un intervallo di dati a un grafico, è possibile modificare il modo in cui i dati vengono interpretati utilizzando i pulsanti Modifica layout dati e Trasponi link nel menu di scelta rapida di think-cell dell'intervallo di dati.

Modificando il layout dei dati, è possibile rimuovere righe e colonne speciali non necessarie o indesiderate dall'intervallo di dati, come spiegato più dettagliatamente in Modifica layout dati.

Tornando all'esempio precedente, poiché non erano presenti etichette serie, possiamo evitare di includere una prima colonna vuota nel nostro intervallo di dati quando inseriamo il grafico, in questo modo:

1. Selezionare solo le colonne di dati più le etichette categoria (nel nostro esempio H1:K4).
2. Selezionare il tipo di grafico desiderato dal menu Collega a PowerPoint (nel nostro esempio, Colonne in pila) e inserirlo nella diapositiva come descritto in precedenza.
3. Selezionare il bordo verde dell'intervallo di dati in Excel e fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu di scelta rapida.
4. Selezionare Modifica layout dati .
5. Fare clic sulla casella di controllo in Etichette serie per disabilitare la colonna nell'intervallo dati.
6. Fare clic sul flag verde sul grafico in PowerPoint per aggiornare (fare riferimento a Aggiornamento di un elemento collegato).

Il nostro intervallo collegato in Excel ora ha questo aspetto, fornendo quindi come risultato lo stesso grafico come illustrato in precedenza:

Trasporre un intervallo di dati significa invertire l'interpretazione dei dati delle righe e delle colonne di un grafico, consentendo, ad esempio, di creare un istogramma da righe anziché da colonne di dati.

1. Selezionare il bordo verde dell'intervallo di dati in Excel e fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu di scelta rapida.
2. Seleziona  Trasponi link
3. Fare clic sul flag verde sul grafico in PowerPoint per aggiornare (fare riferimento a Aggiornamento di un elemento collegato).

Anche in questo caso, il grafico risultante sarà uguale a quello visualizzato in precedenza.

Nota: quando si traspone un intervallo di dati collegato, i dati contenuti nelle righe e nelle colonne non si invertono.

21.3 Aggiornamento di un elemento collegato

La funzione più importante di un grafico collegato a una cartella di lavoro Excel è la facoltà di aggiornare il grafico in base alle modifiche apportate ai dati sottostanti. Nel nostro esempio verrà aggiunta una terza serie di dati.

Fare doppio clic sul grafico per accedere all’intervallo di dati collegato in Excel. Se la cartella di lavoro collegata non è aperta, think-cell tenterà di aprirla dalla posizione in cui si trovava l'ultima volta che il collegamento è stato stabilito, mostrata nella parte superiore del grafico. Se questa operazione non va a buon fine, il foglio dati interno verrà aperto e il grafico si comporterà come un normale grafico think-cell: per maggiori dettagli, fare riferimento a Modifica dei file collegati.

Immettere i dati aggiuntivi al di sotto dell’intervallo collegato:

Selezionare quindi l’intervallo collegato facendo clic sul relativo bordo per visualizzare la classica interfaccia utente think-cell. Trascinare un angolo della selezione fino a includere i dati appena immessi:

Tornare infine a PowerPoint. Quando si seleziona il grafico collegato, questo appare contrassegnato per indicare che è stato rilevato un aggiornamento dei relativi dati collegati:

Fare clic sul flag o sul pulsante Aggiorna una volta nella barra degli strumenti mobile del grafico, anch'essa contrassegnata con il flag verde, per incorporare le modifiche dei dati da Excel nel grafico. Il grafico viene aggiornato e il contrassegno scompare:

Dopo l’aggiornamento, il pulsante viene evidenziato nella barra degli strumenti mobile e non mostra un flag verde; la descrizione comando è stata modificata in Aggiornato. Ciò indica che i dati visualizzati nel grafico sono aggiornati con l'intervallo Excel collegato.

Fare clic sul pulsante Ripristina per annullare le modifiche appena apportate. Ora questo pulsante sarà evidenziato, con la descrizione comando che indica Ripristinato, a indicare che i dati mostrati nel grafico sono nello stato precedente all'ultimo aggiornamento eseguito.

think-cell memorizzerà lo stato dei dati prima e dopo l'ultimo aggiornamento nell'elemento in PowerPoint fino alla chiusura della presentazione. È possibile utilizzare i pulsanti e per passare da uno stato “più recente” a uno “precedente” dei dati, anche quando il foglio dati Excel collegato è stato chiuso.

Nota: Il flag verde indica la presenza di una differenza tra l'intervallo Excel collegato e lo stato “più recente” e “precedente” dei dati archiviati nell’elemento in PowerPoint. Questa indicazione è attiva solo quando il file Excel collegato è aperto. Facendo clic sul flag, o sul pulsante Aggiorna una volta decorato con esso, viene archiviato lo stato dell'intervallo Excel collegato come “più recente” nell’elemento in PowerPoint e lo stato visualizzato nell’elemento prima di fare clic su di esso come “precedente”.

Anche se il grafico non viene aggiornato (o viene aggiornato e quindi ripristinato), il collegamento all’origine dati Excel resta attivo. Rimane dunque sempre possibile aggiornare il grafico in un secondo momento.

È possibile inoltre impostare think-cell in modo da effettuare l’aggiornamento automatico del grafico collegato ogni volta che l’intervallo Excel collegato viene modificato. Per fare ciò, è sufficiente fare clic sul pulsante Aggiorna automaticamente . Per fare in modo che ciò avvenga, la presentazione contenente il grafico e la cartella di lavoro Excel contenente i dati collegati devono essere aperti contemporaneamente.

Per disabilitare nuovamente gli aggiornamenti automatici, fare clic su Disabilita aggiornamento automatico .

Nota: il collegamento che unisce un grafico ai dati presenti in Excel tramite think-cell non dipende dai nomi dei file Excel e PowerPoint. A ogni grafico, come a ogni intervallo di dati in Excel, è assegnato un numero di identificazione unico che viene utilizzato per garantire il collegamento. L’unico requisito tecnico necessario per stabilire un collegamento è quello che sia il file di Excel contenente l’intervallo di dati sia il file di PowerPoint contenente il grafico siano aperti contemporaneamente nello stesso computer. Il collegamento non dipende dai nomi dei rispettivi file.

Come accennato in precedenza, think-cell ricorderà, tuttavia, la posizione dell'ultima apertura del file Excel contenente un intervallo collegato corrispondente e tenterà di aprire la cartella di lavoro quando si fa doppio clic sul grafico, tornando al foglio dati interno quando non è possibile trovarlo in quella posizione.

21.4 Creazione di una tabella da Excel

Oltre ai grafici, è anche possibile collegare anche un intervallo di dati in Excel a una tabella in PowerPoint:

1. Selezionare l'intervallo di dati desiderato nella cartella di lavoro di Excel, comprese le intestazioni di colonne e righe.
2. Selezionare  Tabella dal menu Collegamento a PowerPoint nella barra degli strumenti think-cell di Excel.
3. Posizionare la tabella dati sulla diapositiva.

La tabella in Powerpoint può essere ridimensionata, posizionata e formattata come descritto in 17. Tabella. In particolare, molti aspetti della formattazione applicata in Excel possono essere automaticamente trasferiti in PowerPoint, come descritto in Formattazione di una tabella.

Se si desidera includere sia un grafico che una tabella dati in una diapositiva in PowerPoint, è possibile crearli in base allo stesso intervallo di dati in Excel come descritto in precedenza in Creazione di un grafico da Excel per il grafico e come descritto in questa sezione per la tabella.

In questo caso la tabella è stata posizionata sotto il grafico, in modo che le etichette categoria del grafico funzionino anche come intestazioni colonna per la tabella. Quando si seleziona l'intervallo collegato per la tabella, vengono incluse solo le etichette delle serie e i valori dei dati.

Una tabella collegata viene aggiornata allo stesso modo di un grafico collegato, come spiegato in Aggiornamento di un elemento collegato. Quando una qualsiasi cella di una tabella collegata è selezionata in PowerPoint, è possibile scegliere tra aggiornamenti manuali e automatici o ripristinare l'ultimo aggiornamento. La tabella collegata è inclusa anche nella finestra di dialogo Collegamenti dati descritta in Finestra di dialogo Collegamenti dati.

21.5 Creazionme di testo collegato a Excel

È possibile inserire anche un campo di testo collegato a una cella in Excel in qualsiasi etichetta o casella di testo PowerPoint di think-cell.

1. In Excel, selezionare la cella con il contenuto a cui si desidera collegarsi.
2. In PowerPoint, posizionare il cursore in un'etichetta o in una casella di testo.
3. Selezionare Testo collegato a Excel dal menu Elementi di think-cell in PowerPoint.

Il flag verde non viene visualizzato sopra un campo di testo quando è disponibile un aggiornamento, ma viene visualizzato solo sul pulsante Aggiorna nella barra degli strumenti mobile. In caso contrario, la gestione degli aggiornamenti al contenuto del campo di testo funziona esattamente come spiegato in Aggiornamento di un elemento collegato.

21.6 Finestra di dialogo Collegamenti dati

Se la presentazione contiene un grande numero di elementi collegati, trovarli e aggiornarli manualmente non è una soluzione pratica. Per ottenere una panoramica degli elementi e un approccio più diretto per aggiornarli, accedere al menu Strumenti nella barra degli strumenti think-cell in PowerPoint e aprire la finestra di dialogo Collegamenti dati:

La finestra di dialogo Collegamenti dati mostra tutti gli elementi collegati nella presentazione sulle anteprime delle diapositive. Un elemento è contrassegnato con il flag verde quando un aggiornamento è in sospeso. Questa indicazione è attiva solo quando il file Excel collegato è aperto. È contrassegnato con se è impostato per l'aggiornamento automatico. È anche possibile abilitare Evidenzia su diapositiva per evidenziare ulteriormente gli elementi collegati sulla diapositiva; il pulsante Evidenzia collegamenti lo abilita dalla barra multifunzione.

Una seconda colonna contiene un elenco di file Excel e URL Tableau (fare riferimento a 23. Dati Tableau) che sono le origini dati collegate. Ogni origine viene mostrata accanto alla prima diapositiva con un elemento ad essa collegata.

Quando si passa il mouse su un elemento collegato nell’anteprima della diapositiva:

• L’origine dei dati collegati è evidenziato nella colonna a destra.
• La descrizione comando mostra anche l'origine dei dati, lo stato di aggiornamento dell'elemento e quando i suoi dati sono stati modificati l'ultima volta.

Fare clic su un elemento nell’anteprima della diapositiva per selezionarlo; PowerPoint passerà anche all'elemento (nella visualizzazione Normale) o alla diapositiva che lo contiene (nella visualizzazione Sequenza diapositive). È quindi possibile controllarne lo stato e il comportamento di aggiornamento utilizzando i pulsanti Aggiorna una volta , Ripristina e Aggiorna automaticamente nella colonna di destra come spiegato in Aggiornamento di un elemento collegato o il pulsante Aggiorna manualmente per gli elementi collegati a Tableau (fare riferimento a 23. Dati Tableau). Per le modalità di selezione e controllo di più di un elemento fare riferimento a Multiselezione e filtraggio di seguito.

Quando think-cell non ha ancora confrontato i dati visualizzati nell'elemento collegato con un intervallo collegato in Excel dopo l'apertura della presentazione contenente l'elemento, viene visualizzato un punto interrogativo arancione davanti al nome del file e sul pulsante Ripristinato o sul pulsante Aggiornamento automatico abilitato quando viene selezionato un elemento collegato a tale file, a seconda se l'elemento è impostato su aggiornamento manuale o aggiornamento automatico. Il punto interrogativo arancione indica che il nome e la posizione del file mostrati sono semplicemente la posizione della cartella di lavoro all'ultimo aggiornamento dei dati; think-cell non sa ancora se è ancora disponibile in quella posizione e se i dati visualizzati sono aggiornati o meno.

In entrambi i casi, è possibile tentare di aggiornare l'elemento con i dati della cartella di lavoro mostrata nella colonna di destra senza aprirlo in Excel, facendo clic su uno dei pulsanti Aggiorna. Se il file viene trovato nell'ultima posizione nota, i dati visualizzati vengono aggiornati, il punto interrogativo arancione scompare e l'elemento viene impostato su aggiornamento manuale o aggiornamento automatico, a seconda del pulsante selezionato. Se il file, o l'intervallo collegato al suo interno, non viene trovato, l'aggiornamento non viene completato e sull'elemento collegato viene visualizzato un punto esclamativo rosso davanti al nome del file nella colonna di destra, e sul pulsante Ripristinato o sul pulsante Aggiornamento automatico abilitato . Per ulteriori dettagli, consultare Modifica dei file collegati.

Facendo doppio clic su un elemento nelle anteprime delle diapositive si ha lo stesso effetto di un doppio clic sull'elemento stesso: l'origine dei dati viene aperta. Per gli elementi collegati a Excel, l'intervallo collegato sarà selezionato nel foglio dati. Se la cartella di lavoro Excel non è disponibile, viene aperto il foglio dati interno.

È possibile lasciare aperta la finestra di dialogo Collegamenti dati mentre si continua ad apportare delle modifiche ai dati e alle diapositive.

Nota: Se il file Excel collegato per un grafico non è disponibile quando il foglio dati interno viene aperto e modificato, l'aggiornamento automatico dell’elemento collegato risulta disabilitato. Ciò garantisce che eventuali modifiche apportate tramite il foglio dati interno non vengano sovrascritte automaticamente quando il file Excel collegato si rende di nuovo disponibile.

21.6.1 Multiselezione e filtraggio

Esistono vari modi per selezionare più di un elemento collegato:

• Fare clic su un file nella colonna di destra per selezionare tutti li elementi collegati a quel file.
• Fare clic su un'area vuota sull’anteprima di una diapositiva per selezionare tutti gli elementi collegati su quella diapositiva.
• Fare clic su Ctrl per selezionare singolarmente più elementi. È possibile anche fare clic su Ctrl sui file per aggiungere alla selezione tutti gli elementi collegati a quei file.
• Fare clic su Ctrl su più diapositive per selezionare tutti gli elementi nelle diapositive selezionate.
• Utilizzare Maiusc per selezionare un intervallo di diapositive e tutti i grafici che contengono o un intervallo di file e tutti gli elementi collegati ad essi.
• Utilizzare Ctrl+A o fare clic su Seleziona tutto per selezionare tutti gli elementi collegati nella presentazione.

È quindi possibile controllare contemporaneamente lo stato di aggiornamento e il comportamento di tutti gli elementi selezionati tramite i pulsanti nella colonna di destra.

Nota: Saranno visualizzati solo i pulsanti che possono essere effettivamente applicati a tutti gli elementi selezionati. Ciò significa che quando la selezione contiene un elemento collegato a Tableau (fare riferimento a 23. Dati Tableau), sarà visualizzato solo il pulsante Aggiorna manualmente . Facendo clic su di esso si avrà lo stesso effetto sui collegamenti selezionati a Excel del pulsante Aggiorna una volta .

Utilizzare le caselle di controllo Selezione filtro per restringere la selezione escludendo gli elementi collegati che

• sono già Aggiorna
• sono stati Ripristinati o hanno un aggiornamento in sospeso
• Aggiornamento automatico
• sono Solo aggiornamento manuale perché sono collegati a Tableau (Fare riferimento a 23. Dati Tableau).

È possibile fare nuovamente clic su una casella di controllo per includere tutti gli elementi collegati del tipo corrispondente che facevano parte della selezione originale.

Nota: Per selezionare solo gli elementi collegati di un determinato stato o tipo, fare clic su Seleziona tutto, quindi rimuovere tutti gli altri tipi dalla selezione.

21.7 Mantenimento dei collegamenti dati

Dopo la creazione di un collegamento tra i dati di Excel e un grafico di PowerPoint, sia il file Excel che quello PowerPoint continuano a essere indipendenti e autonomi:

• È possibile inoltrare o modificare i file indipendentemente l’uno dall’altro.
• È possibile rinominare i file. I collegamenti dati vengono ristabiliti non appena i file Excel e PowerPoint sono aperti contemporaneamente. Per memorizzare le informazioni relative ai collegamenti dati ristabiliti, è necessario salvare i file.
• È possibile copiare e incollare i grafici collegati all’interno della stessa presentazione o persino in un’altra presentazione. La copia del grafico risulterà quindi collegata alla medesima origine dati dell’originale.
• È possibile inviare i file Excel e PowerPoint via e-mail. I collegamenti dati vengono ristabiliti non appena i file di Excel e PowerPoint sono aperti contemporaneamente sul computer del ricevente. Per memorizzare le informazioni relative ai collegamenti dati ristabiliti, è necessario salvare i file.
• È possibile eseguire delle copie dei file Excel collegati e utilizzare tali copie come origini dati alternative per i collegamenti dati. Il file Excel originale e quello copiato possono essere modificati in modo indipendente l’uno dall’altro. Il collegamento tra una presentazione PowerPoint e il file di Excel desiderato viene stabilita quando si apre uno dei due file Excel (quello originale o quello copiato) assieme al file di PowerPoint.

Nota: Quando nelle cartelle di lavoro aperte in Excel sono presenti diverse copie dello stesso intervallo collegato, ad esempio dopo avere copiato un foglio di lavoro, entrambe le copie sono intervalli di origine ugualmente validi ("elementi di pari livello") e non è chiaro con quale intervallo verrà stabilito il collegamento quando si apre il file di PowerPoint. In tutti gli intervalli Excel di pari livello (“fratelli”) sono visualizzate piccole schede numerate che possono essere utilizzate per passare da una scheda all'altra.

Occorre dunque rendere tutte le copie dell’intervallo collegato eccetto una non disponibili, ad esempio chiudendo le cartelle di lavoro contenenti una copia del collegamento. In alternativa, è possibile rendere unici tutti gli intervalli collegati eliminando tutte le cornici di think-cell eccetto una in Excel e creando nuovi collegamenti agli elementi desiderati utilizzando il pulsante A elemento esistente nel menu Collega a PowerPoint. In questo modo, a ogni nuovo intervallo sarà assegnato a un identificatore univoco.

21.7.1 Modifica dei file collegati

Se si modifica il file PowerPoint quando i file Excel collegati non sono disponibili, gli elementi collegati si comportano come normali elementi dotati di un foglio dati interno. Utilizzando think-cell è possibile modificare il design e i dati dell’elemento senza alcuna restrizione.

Nota: In questo caso i campi di testo collegati (fare riferimento a Creazionme di testo collegato a Excel) sono l'eccezione, perché non hanno un foglio dati interno. Se si desidera modificare il testo, è sufficiente eliminare il campo di testo e inserire il testo manualmente. Questo interromperà il collegamento.

Allo stesso modo è possibile modificare liberamente una cartella di lavoro di Excel anche quando i file di PowerPoint collegati non sono disponibili. Quando think-cell è installato, tutti gli intervalli di dati collegati che non sono connessi a una presentazione PowerPoint aperta vengono evidenziati con una cornice di colore rosso chiaro.

Quando una presentazione PowerPoint contenente un elemento collegato viene aperta senza che un intervallo collegato corrispondente sia aperto in Excel, tale elemento viene contrassegnato con un punto interrogativo arancione in front of the file path displayed on top of it when selected and in the Finestra di dialogo Collegamenti dati. When the element is set to automatic update, the orange question mark will also appear on the Automatic Update Enabled button, otherwise on the pulsante Ripristinato .

Il punto interrogativo arancione indica che il nome e la posizione del file mostrati sono semplicemente la posizione della cartella di lavoro all'ultimo aggiornamento dell’elemento dall’intervallo di dati in esso contenuto; think-cell non sa ancora se è ancora disponibile in quella posizione e se la cartella di lavoro contiene ancora un intervallo collegato o se i dati visualizzati sono aggiornati o meno.

È possibile fare clic su uno dei pulsanti Aggiorna per avviare un aggiornamento in background. think-cell tenterà di aprire la cartella di lavoro dall'ultima posizione registrata in background, confrontare il contenuto dell'intervallo collegato con i dati visualizzati nell'elemento in PowerPoint e aggiornarli se necessario. Se questa operazione va a buon fine, il punto interrogativo arancione scompare e l'elemento viene impostato su aggiornamento manuale o aggiornamento automatico a seconda dei pulsanti Aggiorna selezionati.

Se l'aggiornamento non va a buon fine, perché il file di origine non può essere aperto o non contiene più un intervallo collegato corrispondente, al posto del punto interrogativo arancione viene visualizzato un punto esclamativo rosso . La relativa descrizione comando indicherà il motivo per cui l'aggiornamento non è andato a buon fine. È quindi possibile cercare di individuare il file contenente l'intervallo corrispondente e aprirlo per ristabilire la connessione, oppure posizionarlo nella posizione indicata sopra l'elemento o nella finestra di dialogo Collegamenti dati e fare nuovamente clic su uno dei pulsanti Aggiorna per tentare di eseguire nuovamente l'aggiornamento in background.

Nota: Una volta scomparso il punto interrogativo arancione o il punto esclamativo rosso, poiché è stato aperto un file Excel contenente un intervallo collegato corrispondente o è stato eseguito un aggiornamento in background, non è possibile avviare nuovamente un aggiornamento in background facendo clic sui pulsanti Aggiorna. Inoltre, think-cell non monitorerà l'intervallo collegato nel file Excel per le modifiche quando non è aperto in Excel, anche se l'elemento è impostato per l'aggiornamento automatico. Se si desidera essere sicuri che i dati contenuti nella cartella di lavoro Excel collegata e nella presentazione corrispondano, è pertanto preferibile mantenere la cartella di lavoro aperta in Excel.

Non appena vengono aperti contemporaneamente sia l’origine dati Excel che la presentazione contenente l’elemento collegato in PowerPoint, il collegamento viene ristabilito. In Excel l’evidenziazione dell’intervallo di dati collegato passa da rosso a verde. In PowerPoint gli elementi correnti del grafico vengono confrontati con l'origine dati. Se l'elemento è impostato su Aggiorna automaticamente , tutte le modifiche ai dati vengono applicate immediatamente. In caso contrario, se vengono rilevate modifiche, l'elemento viene contrassegnato con quando selezionato e nella Finestra di dialogo Collegamenti dati. È quindi possibile controllare l'aggiornamento come spiegato in Aggiornamento di un elemento collegato.

21.7.2 Modifica e rimozione dei collegamenti

Per disconnettere un grafico o una tabella dalla sua origine dati collegata, è sufficiente selezionare il pulsante Annulla link Excel dal menu di scelta rapida del grafico:

A partire da quel momento l’elemento utilizzerà solo il foglio dati think-cell di PowerPoint.

Nota: I campi di testo collegati (fare riferimento a Creazionme di testo collegato a Excel) non hanno un menu di scelta rapida. Per interrompere il collegamento di un campo di testo collegato, selezionarlo in Finestra di dialogo Collegamenti dati e premere Canc.

Allo stesso modo è possibile disconnettere un intervallo di dati collegato di Excel dai relativi elementi: selezionare l'intervallo collegato facendo clic sulla relativa cornice. Quando la cornice diventa blu, indicando una selezione think-cell, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e selezionare il pulsante Elimina . La cornice think-cell viene rimossa mentre i dati restano invariati. Tutti gli elementi collegati non saranno più in grado di collegarsi a questo intervallo di dati come alla loro origine dati e utilizzeranno invece i propri fogli dati interni.

Nota: Non è possibile annullare la rimozione di una cornice collegata, ma è sempre possibile creare un nuovo collegamento con un elemento esistente, se necessario (vedere sotto).

Se si rimuove un componente di un collegamento (l’intervallo di dati in Excel o l’elemento collegato in PowerPoint), l’altra parte non viene eliminata. In particolare, gli intervalli di dati collegati in Excel rimangono semplicemente in posizione fino a quando non vengono esplicitamente rimossi. Ciò è importante poiché possono esserci altri grafici in altre presentazioni collegati alla stessa origine dati.

Nota: Se si desidera rimuovere tutti i collegamenti dati da una presentazione, utilizzare la Finestra di dialogo Collegamenti dati. Nella finestra di dialogo, fare clic su Seleziona tutto, quindi premere il pulsante Canc per rimuovere tutti i collegamenti in un unico passaggio. Se si desidera eliminare tutti i collegamenti dati disconnessi in una cartella di lavoro Excel aperta, selezionare Elimina collegamenti disconnessi dal menu Strumenti in Excel, oppure fare clic con il pulsante destro del mouse su un intervallo collegato evidenziato in rosso e selezionare Elimina tutti i collegamenti dati disconnessi dal menu di scelta rapida. L'evidenziazione rossa indica che l'intervallo collegato è disconnesso, cioè che non è collegato ad alcun elemento think-cell in una presentazione PowerPoint attualmente aperta.

Se si desidera collegare un elemento esistente a un'origine dati Excel, accedere prima di tutto alla cartella di lavoro in Excel e selezionare l'intervallo di dati desiderato. È possibile inoltre selezionare un intervallo collegato esistente, indicato dalla cornice di selezione colorata think-cell. Selezionare quindi  A elemento esistente dal menu Collega a PowerPoint. L’attenzione si concentrerà su PowerPoint; è sufficiente fare clic sull'elemento desiderato nella diapositiva per collegarlo all'intervallo Excel selezionato.

Nota: Se l'elemento selezionato è già collegato a un'origine dati esterna, il collegamento appena creato sovrascriverà il collegamento precedente.

In alternativa, con l'intervallo Excel desiderato selezionato, passare a PowerPoint e selezionare l'elemento desiderato. Se l’elemento è già collegato a un'origine dati diversa, disconnetterlo come descritto in precedenza. Ora il pulsante di collegamento a Excel nel menu di scelta rapida dell’elemento è diventato  Crea link Excel. Fare clic su questo pulsante per stabilire un collegamento tra l’elemento selezionato in PowerPoint e l'intervallo di dati selezionato in Excel.

Nota: In questo caso i campi di testo collegati sono l'eccezione. Dopo essere stati creati non possono essere collegati a una cella diversa.

21.8 Come compilare i dati

Quando si creano grafici direttamente da Excel, è probabile che si disponga già dei dati necessari in Excel. Potrebbero verificarsi tuttavia dei casi in cui non si desidera creare un grafico che utilizzi tutti i dati disponibili nel foglio Excel. Oppure i dati potrebbero avere un formato fisso, che non può essere facilmente modificato.

Come spiegato in Adattamento layout dei dati è possibile modificare l'interpretazione dell'intervallo collegato per adattarlo meglio al proprio layout dei dati. A volte, queste possibilità potrebbero non essere ancora sufficienti. Di seguito vengono riportati alcuni suggerimenti da applicare in tali situazioni:

• Posizionare la cornice del collegamento dati di think-cell in un'area vuota sul foglio di lavoro Excel. Quindi utilizzare i riferimenti delle celle di Excel per compilare la cornice di think-cell con i dati estratti da un'altra area del foglio di lavoro. Ad esempio, inserire =B5 nella cella F8 per aggiornare F8 ogni volta che si modifica B5.
• I riferimenti delle celle di Excel funzionano su più fogli di lavoro. L'aggiunta di un foglio di lavoro dedicato come foglio di interfaccia per tutti i grafici può risultare utile, ad esempio, nel caso in cui occorra collegare diversi grafici.
• L'utilizzo di un foglio dedicato come origine dei grafici semplifica inoltre la preparazione dei dati per lo scopo desiderato. È possibile ad esempio utilizzare think-cell round per arrotondare coerentemente i dati prima di presentarli in un grafico (vedere Arrotondamento dei dati Excel).
• È possibile nascondere intere righe o colonne di dati per impedirne la visualizzazione nel grafico mediante il comando Nascondi in Excel. Tuttavia è bene ricordare che i dati nascosti vengono visualizzati nel grafico non appena si utilizza il comando di Excel Scopri e il grafico viene aggiornato.
• Analogamente, è possibile utilizzare la funzione di Excel Raggruppa e struttura per nascondere i dati che non si desidera visualizzare nel grafico.

21.9 Domande frequenti

21.9.1 Cosa succede quando si copia un elemento collegato?

È possibile copiare un elemento collegato, esattamente come ogni altro elemento, duplicando una diapositiva, duplicando l’elemento, trascinando l’elemento mentre si tiene premuto Ctrl o copiando e incollando l’elemento in un'altra diapositiva o in un'altra presentazione. In realtà, anche eseguire una copia del file della presentazione è un metodo per copiare un elemento collegato in essa contenuto.

In tutti questi casi l’originale e la copia sono indistinguibili. Entrambi fanno riferimento allo stesso intervallo di dati di Excel e, se vengono aperti contemporaneamente al file Excel, riceveranno un aggiornamento ogni volta che i dati Excel vengono modificati.

21.9.2 Cosa succede quando si elimina un elemento collegato?

Quando si elimina un elemento collegato, il collegamento in PowerPoint viene rimosso insieme ad esso. Se nessun altro elemento contenuto in una presentazione aperta fa riferimento allo stesso intervallo di dati di Excel, il colore della cornice dei dati di Excel passa da verde a rosso per indicare che non è possibile stabilire un collegamento.

L’eliminazione di un elemento collegato non influisce in alcun altro modo sul relativo intervallo di dati in Excel. Dopotutto è possibile che sia stata creata una copia dell’elemento collegato, la quale, una volta aperta, potrebbe ristabilire il collegamento.

21.9.3 Come si eliminano le cornici rosse visibili nel foglio di lavoro Excel?

Nei fogli di lavoro Excel, delle cornici di colore diverso indicano la presenza di intervalli di dati collegati. Una cornice verde segnala che è stato stabilito un collegamento tra l'intervallo di dati racchiuso dalla cornice e un elemento disponibile in una presentazione PowerPoint aperta. Una cornice rossa indica invece che nessuna presentazione contenente un elemento collegato risulta attualmente aperta. La presenza di una cornice rossa non significa necessariamente che non esistano in assoluto degli elementi che rimandino a quel particolare intervallo di dati. Significa invece semplicemente che nelle presentazioni attualmente aperte non sono presenti elementi di quel tipo.

Se si è certi che l'intervallo di dati racchiuso dalla cornice non è più richiesto come origine dati per nessun elemento, è possibile rimuovere la cornice tramite il pulsante Elimina del menu di scelta rapida. Oltre alla cornice vengono rimosse dalla cartella di lavoro Excel anche le informazioni relative al collegamento. Tutti gli elementi collegati a quel particolare intervallo di dati di Excel non potranno più stabilire un collegamento in futuro. Si serviranno invece dei rispettivi fogli dati interni.

I dati di Excel non subiscono alcuna modifica.

21.9.4 Esiste un metodo per individuare gli elementi collegati all'interno di una presentazione, come anche la posizione delle rispettive origini dati?

Se non si conoscono le origini dati degli elementi in una presentazione, accedere al menu Strumenti e aprire la finestra di dialogo Collegamenti dati. La finestra di dialogo mostra un elenco di tutte le diapositive della presentazione contenenti elementi collegati e indica la loro posizione nella diapositiva.

Un elemento è contrassegnato con se è impostato per l'aggiornamento automatico.

Viene visualizzato anche il nome del file Excel in cui è stato trovato l'ultimo intervallo di dati collegato, che verrà evidenziato quando si passa il mouse o si seleziona l'elemento ad esso collegato.

Una descrizione dettagliata della procedura da seguire è reperibile nella sezione Finestra di dialogo Collegamenti dati.

21.9.5 Cosa succede a un elemento se la rispettiva origine dati non è disponibile?

Se la cartella di lavoro Excel che contiene l'intervallo di dati collegato a un elemento non è aperta e non viene rilevata nella sua posizione consueta, l’elemento non può stabilire il proprio collegamento. Utilizzerà dunque il proprio foglio dati interno, che contiene sempre una copia dei dati collegati e ciò consentirà di modificare i dati su cui è basato l’elemento.

Il foglio dati interno di un elemento collegato è simile a quello di un elemento normale. In particolare, anche se sono collegati più elementi a uno stesso intervallo Excel, i relativi fogli dati interni risultano indipendenti.

Se si desidera ristabilire il collegamento con l’intervallo di dati di Excel, occorre aprire contemporaneamente la cartella di lavoro Excel e la presentazione contenente l’elemento collegato. Il collegamento tra il grafico di PowerPoint e i dati di Excel verrà ristabilito automaticamente. Quando si aggiorna l’elemento con i dati collegati, tutte le modifiche apportate ai dati contenuti nel foglio dati interno saranno sovrascritte.

21.9.6 Esiste un metodo per utilizzare il foglio dati interno anziché l'origine dati Excel collegata?

Per disconnettere un elemento dall'origine dati collegata, utilizzare il pulsante Annulla link Excel disponibile nel menu di scelta rapida dell’elemento. A partire da questo momento l’elemento utilizzerà solo il foglio dati think-cell di PowerPoint.

È possibile rimuovere il collegamento da un elemento indipendentemente dal fatto che l’intervallo di dati Excel collegato sia aperto o meno. Dal punto di vista degli effetti sul collegamento dati Excel, annullare il collegamento di un elemento ha lo stesso effetto della rimozione dell’elemento stesso.

Per ulteriori informazioni vedere la sezione Modifica e rimozione dei collegamenti.

21.9.7 Esiste un metodo per attivare o disattivare l'aggiornamento automatico?

Per abilitare l'aggiornamento automatico, selezionare l'elemento collegato e fare clic su Aggiorna automaticamente nella barra degli strumenti mobile.

Per disabilitarlo nuovamente, fare clic su Disabilita aggiornamento automatico .

Per una descrizione dettagliata del controllo del comportamento dell’aggiornamento, fare riferimento a Aggiornamento di un elemento collegato. Le stesse opzioni sono disponibili tramite la Finestra di dialogo Collegamenti dati.

21.9.8 Per quale motivo l’elemento collegato non si aggiorna anche se per esso è previsto l'aggiornamento automatico?

È possibile stabilire un collegamento tra un file PowerPoint e un file Excel solo quando entrambi i file sono aperti contemporaneamente. Se i dati presenti in Excel vengono modificati mentre la presentazione PowerPoint è chiusa e in seguito questa viene aperta senza aprire contemporaneamente la cartella di lavoro Excel, l’elemento collegato non rileverà le modifiche apportate all’origine dati.

Non appena viene aperta la cartella di lavoro Excel contenente l’intervallo di dati collegato, il collegamento verrà stabilito e le modifiche verranno rilevate. Se le impostazioni dell’elemento prevedono l’aggiornamento automatico, esso sarà aggiornato immediatamente. In caso contrario, l'elemento sarà contrassegnato quando selezionato, e anche nella Finestra di dialogo Collegamenti dati. È possibile quindi decidere se incorporare o meno i dati modificati nell’elemento.

Per ulteriori informazioni vedere la sezione Aggiornamento di un elemento collegato.

21.9.9 Per quale motivo l’elemento collegato indica che ci sono degli aggiornamenti in sospeso se i dati di Excel non sono stati modificati?

Non appena viene stabilito un collegamento tra una presentazione PowerPoint e una cartella di lavoro Excel entrambe aperte, i dati del foglio dati interno vengono confrontati con quelli dell'intervallo collegato. Se non sono identici, l’elemento verrà contrassegnato per segnalare che esiste un aggiornamento in sospeso. Se è attiva la funzione di aggiornamento automatico, l’elemento sarà aggiornato immediatamente.

È possibile che venga rilevato un aggiornamento in sospeso anche quando i dati della cartella di lavoro Excel risultano invariati, poiché sono stati modificati i dati del foglio dati interno. Nel caso di un elemento collegato, l'intervallo di dati Excel collegato ha sempre la priorità sul foglio dati interno. Un aggiornamento del primo sovrascriverà pertanto tutte le modifiche apportate al foglio dati interno.

Per proteggere l'utente da una possibile perdita di dati, quando si apportano delle modifiche al foglio dati interno di un elemento collegato, la funzione di aggiornamento automatico dell’elemento in questione risulta disattivata.

Per una descrizione dettagliata del comportamento di aggiornamento e del relativo controllo, fare riferimento a Aggiornamento di un elemento collegato.

21.9.10 Qual è la procedura da seguire per collegare un elemento esistente a un intervallo di dati in una cartella di lavoro Excel?

Accedere alla cartella di lavoro Excel e selezionare l'intervallo di dati desiderato. Selezionare quindi  A elemento esistente dal menu Collega a PowerPoint. L’attenzione si concentrerà su PowerPoint; è sufficiente fare clic sull'elemento desiderato nella diapositiva per collegarlo all'intervallo Excel selezionato.

In alternativa, dopo aver selezionato l’intervallo desiderato in Excel, passare a PowerPoint, premere il pulsante destro del mouse sul grafico desiderato, quindi fare clic sul pulsante Crea link Excel dal menu di scelta rapida.

Una descrizione dettagliata della procedura da seguire è reperibile nella sezione Modifica e rimozione dei collegamenti. Per apprendere come inserire un grafico direttamente da Excel, vedere la sezione Creazione di un grafico da Excel.

21.9.11 Il grafico collegato sembra ignorare una parte dell'intervallo di dati Excel. Qual è il motivo?

Oltre ai dati principali, l’intervallo collegato in Excel contiene come impostazione predefinita alcune celle a sinistra e in alto che sono riservate a righe e colonne speciali, come etichette categoria e serie, oppure la riga 100%=. Se l’intervallo selezionato racchiude solo i dati principali, una parte di tali dati verrà interpretata come etichette ecc. e non sarà pertanto visualizzata nel grafico.

È possibile modificare l'intervallo collegato in modo da non includere queste righe e colonne speciali, come spiegato in Adattamento layout dei dati, oppure, se il layout del foglio dati Excel lo consente, è possibile ampliare l'intervallo dati collegato trascinando uno dei punti di manipolazione negli angoli in modo che i dati si trovino nelle celle di dati dell'intervallo collegato (fare riferimento anche a Come compilare i dati).

21.9.12 Perché Excel diventa lento quando sono presenti numerosi intervalli di dati collegati?

È possibile migliorare le prestazioni di Excel disattivando il controllo errori automatico. Per eseguire questa operazione, accedere alla finestra di dialogo Opzioni di Excel, selezionare Formule e deselezionare la casella Abilita controllo degli errori in background nella sezione Controllo errori.

21.9.13 È necessario visualizzare numerosi file con think-cell. è possibile eseguire think-cell in modalità batch?

È possibile programmare think-cell. think-cell offre funzioni per l’aggiornamento dei grafici utilizzando dati da intervalli Excel a livello di programmazione e creare intere presentazioni da modelli (fare riferimento a ) 25. Automazione con dati Excel.

21.9.14 Quali sono i vantaggi rispetto a Microsoft OLE?

Gli utenti conosceranno probabilmente già OLE (Object Linking and Embedding) di Microsoft Office. Il concetto alla base di questo programma è simile a quello su cui si basa think-cell e consiste precisamente nella creazione di grafici di PowerPoint che possono essere aggiornati in seguito con le modifiche apportate ai dati Excel. Tuttavia, la tecnica di collegamento di think-cell presenta diversi vantaggi rispetto a OLE:

• I grafici sono sempre gli stessi, che siano collegati o meno. Anche i grafici collegati sono oggetti PowerPoint nativi, non grafici di Excel copiati in PowerPoint. In particolare, anche i dati su cui si basa il grafico vengono memorizzati nella presentazione e possono essere visualizzati e modificati anche se il file a cui sono collegati non è disponibile.
• I grafici possono essere collegati a Excel in qualsiasi momento, non solo quando vengono creati.
• I grafici collegati restano modificabili, anche quando l’origine dati collegata non è disponibile.
• I collegamenti in think-cell sono indipendenti dal nome e dal percorso del file. È sufficiente aprire entrambi i file per far sì che tutti i collegamenti esistenti tra i file vengano ristabiliti.

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