21. Liaisons de données Excel

Si les données sources de vos graphiques pilotés par des données sont disponibles dans Excel, vous pouvez créer des graphiques directement à partir de l'application Excel. Lorsque les données sont modifiées dans Excel, vous pouvez manuellement mettre à jour les graphiques ou laisser think-cell se charger de la mise à jour automatique.

21.1

Création d’un graphique à partir d’Excel

21.2

Adaptation de la disposition des données

21.3

Mise à jour d’un élément lié

21,4

Création d’un tableau à partir d’Excel

21.5

Création de texte lié à Excel

21.6

Boîte de dialogue des liaisons de données

21.7

Préservation des liaisons de données

21,8

Comment compiler les données ?

21.9

Forum aux questions

21.1 Création d’un graphique à partir d’Excel

Imaginons que vous souhaitiez recréer le graphique en exemple à partir de 4. Présentation de la création de graphiques, mais plutôt que de saisir les données dans la feuille de données interne dans PowerPoint, vous voulez l’utiliser directement à partir d’une feuille Excel. Voici comment les données apparaissent dans Excel :

Pour créer le graphique à partir d'Excel, sélectionnez la plage de données désirée dans votre classeur Excel, y compris les séries (dans notre exemple vide) et les libellés de catégorie :

La plage que nous avons sélectionnée dans notre exemple correspond parfaitement à la feuille de données par défaut d’un graphique à colonnes empilées, avec des lignes représentant des séries, des colonnes représentant des catégories, des libellés de catégorie dans la première ligne, une deuxième ligne pour une valeur représentant 100 %, et une première colonne pour les libellés de série. Il s’agit du cas le plus facile, car un lien sera initialement créé à l’aide de la disposition de données par défaut pour le type de graphique sélectionné. Mais ce n’est pas strictement nécessaire, car l’interprétation d’une plage de cellules liées peut être modifiée comme expliqué dans Adaptation de la disposition des données.

Sélectionnez maintenant le type de graphique souhaité, dans notre cas, un graphique de colonne empilée, dans le menu Lié à PowerPoint de la barre d’outils think-cell d’Excel :

Lorsque vous cliquez sur cette option de menu dans Excel, la fenêtre PowerPoint est activée. Si l'application PowerPoint n'est pas déjà ouverte, elle démarre automatiquement. Dans PowerPoint, lorsque le pointeur de la souris se trouve sur une diapositive, le rectangle d'insertion habituel apparaît.

Passez à la diapositive sur laquelle vous souhaitez insérer le graphique, ou insérez une nouvelle diapositive et positionnez-y le graphique comme d'habitude : Cliquez une fois pour accepter la taille par défaut, ou cliquez puis effectuez un glisser-déposer pour modifier la taille initiale du graphique. Pour une description détaillée du placement, du redimensionnement et de l'alignement d'un nouveau graphique, reportez-vous à la section Insertion d’un nouveau graphique.

Après insertion, le graphique ressemble à un graphique think-cell ordinaire créé dans PowerPoint, et se comporte comme tel. Le classeur Excel contenant les données liées sera indiqué en haut du graphique :

Reportez-vous aux sections Ajouter et supprimer des libellés et Styliser le graphique pour apprendre à configurer et styliser un graphique.

Remarque: Si vous utilisez des arrière-plans de cellule colorés dans Excel, vous pouvez les définir comme couleur de remplissage du segment dans le graphique lié en activant Utiliser le remplissage de la feuille de données en haut dans le contrôle du jeu de couleurs du graphique (voir Jeu de couleurs). Ceci peut être particulièrement puissant lorsque vous combinez cette fonctionnalité et la mise en forme conditionnelle d’Excel.

Outre la création d'un nouveau graphique, vous pouvez aussi lier une plage de données sélectionnée dans votre classeur Excel à un graphique existant dans une présentation PowerPoint. Il suffit de cliquez sur le bouton Vers l’élément existant du menu Lié à PowerPoint dans la barre d’outils think-cell d’Excel, puis de cliquer sur le graphique avec lequel vous souhaitez créer la liaison dans PowerPoint.

21.2 Adaptation de la disposition des données

Après avoir lié une plage de données à un graphique, vous pouvez modifier la façon dont les données sont interprétées à l’aide des boutons de l’ Modifier la disposition des données et de l’ Transposer le lien dans le menu contextuel think-cell de la plage de données.

En modifiant la disposition des données, vous pouvez supprimer les lignes et colonnes spéciales inutiles ou indésirables de la plage de données, comme expliqué plus en détail à la Modifier la disposition des données.

Pour revenir à l’exemple ci-dessus, puisque nous n’avions pas de libellés de série, nous pouvions éviter d’inclure une première colonne vide dans notre plage de données lors de l’insertion du graphique comme suit :

1. Sélectionnez uniquement les colonnes de données et les libellés de catégorie (dans notre exemple, H1:K4).
2. Sélectionnez le type de graphique souhaité dans le menu Lié à PowerPoint (dans notre exemple, Colonne empilée) et insérez-le sur la diapositive comme décrit ci-dessus.
3. Sélectionnez la bordure verte de la plage de données dans Excel et cliquez dessus avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel.
4. Sélectionnez l’ Modifier la disposition des données .
5. Cochez la case Libellés de série pour désactiver la colonne dans la plage de données.
6. Cliquez sur le drapeau vert du graphique dans PowerPoint pour le mettre à jour (voir Mise à jour d’un élément lié).

Notre plage liée dans Excel ressemble désormais à ceci, ce qui donne le même graphique que celui illustré ci-dessus :

La transposition d'une plage de données permet de transposer l'interprétation des données de ligne et de colonne du graphique, afin par exemple de créer des histogrammes à partir de lignes et non de colonnes de données.

1. Sélectionnez la bordure verte de la plage de données dans Excel et cliquez dessus avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel.
2. Sélectionner  Transposer le lien.
3. Cliquez sur le drapeau vert du graphique dans PowerPoint pour le mettre à jour (voir Mise à jour d’un élément lié).

Encore une fois, le graphique obtenu sera le même que celui illustré ci-dessus.

Remarque: La transposition d'une plage de données liées ne permet pas de transposer les données dans les lignes et les colonnes.

21.3 Mise à jour d’un élément lié

La fonction essentielle d'un graphique lié à un classeur Excel est la possibilité de mettre à jour le graphique suivant les modifications apportées aux données sous-jacentes. Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter une troisième série de données.

Double-cliquez sur le graphique pour passer à la plage de données liée dans Excel. Si le classeur lié n’est pas ouvert, think-cell tentera de l’ouvrir à partir de l’emplacement où il se trouvait lorsque le lien a été établi pour la dernière fois, affiché en haut du graphique. Si l’opération échoue, la feuille de données interne sera ouverte à la place, et le graphique se comportera comme un graphique think-cell ordinaire, voir Modification de fichiers liés pour plus de détails.

Saisissez les données supplémentaires au-dessous de la plage liée :

Sélectionnez ensuite la plage liée en cliquant sur sa bordure afin d'afficher l'interface utilisateur think-cell habituelle. Déplacez un coin de la zone sélectionnée pour inclure les données nouvellement saisies :

Revenez ensuite dans PowerPoint. Lorsque vous sélectionnez le graphique lié, il est accompagné d'un indicateur signifiant qu'une mise à jour des données liées a été détectée :

Cliquez sur le drapeau ou le bouton Mettre à jour une fois dans la barre d’outils flottante du graphique, qui est également marquée du drapeau vert, pour intégrer les modifications de données d’Excel dans le graphique. Le graphique est mis à jour et l'indicateur disparaît :

Après la mise à jour, le bouton est mis en surbrillance dans la barre d’outils flottante et n’affiche pas de drapeau vert. Son info-bulle est passée à Mis à jour. Cela indique que les données affichées dans le graphique sont à jour avec la plage liée dans Excel.

Cliquez sur le Rétablir pour annuler les modifications venant d'être effectuées. Ce bouton est maintenant mis en surbrillance et son info-bulle affiche Rétabli, indiquant que les données qui apparaissent dans le graphique sont dans l’état avant la dernière mise à jour.

think-cell stockera l’état des données avant et après la dernière mise à jour dans l’élément dans PowerPoint jusqu’à ce que vous fermiez la présentation. Vous pouvez utiliser les boutons et pour basculer entre l’état « le plus récent » et l’état « précédent » des données, même si vous avez déjà fermé la feuille Excel liée.

Remarque: Le drapeau vert indique qu’il existe une différence entre la plage liée dans Excel et l’état « le plus récent » et l’état « précédent » des données archivées dans l’élément dans PowerPoint. Le fichier Excel lié doit être ouvert pour que cette indication soit disponible. En cliquant sur le drapeau, ou sur le bouton Mettre à jour une fois qui le porte, l’état de la plage liée dans Excel est archivé comme « le plus récent » dans le graphique dans PowerPoint, et l’état est affiché dans l’élément avant de cliquer dessus comme « précédent ».

Même si le graphique n'est pas mis à jour, ou s'il est mis à jour puis rétabli, la liaison avec la source de données Excel est conservée. Ainsi, vous avez toujours la possibilité de mettre le graphique à jour ultérieurement.

Il est également possible de laisser think-cell mettre automatiquement à jour le graphique lié lors de la modification d’une plage dans Excel. Pour ce faire, cliquez simplement sur le bouton Mettre à jour automatiquement . Pour que cela fonctionne, la présentation contenant le graphique et le classeur Excel contenant les données liées doivent être ouverts simultanément.

Pour désactiver à nouveau les mises à jour automatiques, cliquez sur l’ Désactiver la mise à jour automatique .

Remarque: Le fait de lier un graphique à des données dans Excel avec think-cell ne dépend pas des noms des fichiers Excel ou PowerPoint. Chaque graphique et chaque plage de données dans Excel disposent d'un numéro d'identification unique utilisé pour maintenir la liaison. Pour rétablir une liaison, il est nécessaire au niveau technique que le fichier Excel contenant la plage de données et le fichier PowerPoint contenant le graphique soient ouverts en même temps et sur le même ordinateur, quels que soient les noms des fichiers.

Comme mentionné ci-dessus, think-cell se souviendra toutefois de l’emplacement du dernier fichier Excel ouvert contenant une plage liée correspondante et tentera d’ouvrir ce classeur en double-cliquant sur le graphique, en revenant à la feuille de données interne lorsqu’elle ne figurera pas à cet emplacement.

21.4 Création d’un tableau à partir d’Excel

En plus des graphiques, vous pouvez également lier une plage de données dans Excel à un tableau dans Powerpoint :

1. Sélectionnez la plage de données souhaitée dans votre classeur Excel, y compris les en-têtes de colonne et de ligne.
2. Choisissez  Tableau depuis le menu Lien vers PowerPoint dans la barre d’outils think-cell d’Excel.
3. Placez le tableau de données sur la diapositive.

Le tableau dans Powerpoint peut être redimensionné, positionné et formaté comme décrit dans 17. Tableau. En particulier, de nombreux aspects du formatage appliqué dans Excel peuvent être automatiquement reportés dans PowerPoint, comme décrit dans Mise en forme d’un tableau.

Si vous souhaitez inclure à la fois un graphique et un tableau de données sur une diapositive dans PowerPoint, vous pouvez les créer en fonction de la même plage de données dans Excel, comme décrit dans Création d’un graphique à partir d’Excel ci-dessus dans le cas du graphique et décrit dans cette section dans le cas du tableau.

Dans ce cas, le tableau a été placé sous le graphique, afin que les libellés de catégorie du graphique fonctionnent également comme en-têtes de colonne pour le tableau. Lorsque vous sélectionnez la plage liée pour le tableau, seuls les libellés de série et les valeurs des données ont été incluses pour y parvenir.

Un tableau lié est mis à jour de la même manière qu’un graphique lié, comme expliqué dans Mise à jour d’un élément lié. Lorsqu’une cellule d’un tableau lié est sélectionnée dans Powerpoint, vous pouvez choisir entre les mises à jour manuelles et automatiques ou rétablir la dernière mise à jour. Le tableau lié est également inclus dans la boîte de dialogue des liaisons de données décrite dans Boîte de dialogue des liaisons de données.

21.5 Création de texte lié à Excel

Vous pouvez également insérer un champ de texte lié à une cellule dans Excel dans n’importe quel libellé think-cell ou zone de texte PowerPoint.

1. Dans Excel, sélectionnez la cellule avec le contenu que vous souhaitez lier.
2. Dans PowerPoint, placez le curseur dans un libellé ou une zone de texte.
3. Choisissez l’ Texte lié à Excel dans le menu Éléments de think-cell dans PowerPoint.

Le drapeau vert n’apparaît pas au-dessus d’un champ de texte lorsqu’une mise à jour est disponible, mais n’apparaît que sur le bouton Mettre à jour dans sa barre d’outils flottante. Sinon, la gestion des mises à jour du contenu du champ de texte fonctionne exactement comme expliqué dans Mise à jour d’un élément lié.

21.6 Boîte de dialogue des liaisons de données

Si la présentation comprend un nombre important d’éléments liés, il n'est pas pratique de tous les rechercher et les mettre à jour manuellement. Pour une meilleure vue d’ensemble et une approche plus directe de la mise à jour des éléments, accédez au menu Outils de la barre d’outils think-cell dans PowerPoint, et ouvrez la boîte de dialogue des liaisons de données :

La boîte de dialogue des liaisons de données affiche tous les éléments liés dans la présentation sur les miniatures de diapositives. Un élément est marqué par le drapeau vert lorsque la mise à jour est en attente. Le fichier Excel lié doit être ouvert pour que cette indication soit disponible. Il est marqué d’une s’il est configuré pour être mis à jour automatiquement. Vous pouvez également activer Surligner sur la diapositive afin de surligner les éléments liés sur la diapositive. Le bouton Surligner les liens permet de le faire à partir du ruban.

Dans une seconde colonne figurent une liste des fichiers Excel et des URL de Tableau (voir 23. Données du tableau) qui sont les sources de données liées. Chaque source est affichée à côté de la première diapositive avec un élément qui lui est lié.

Lorsque vous survolez un élément lié dans la miniature de la diapositive :

• La source des données liées apparaît surlignée dans la colonne de droite.
• L’infobulle affiche également la source des données, l’état de mise à jour de l’élément et la date de la dernière modification de ses données.

Cliquez sur un élément de la miniature de la diapositive pour le sélectionner. PowerPoint passera également à l’élément (en vue Normale) ou à la diapositive qui le contient (en vue Trieur de diapositives). Vous pouvez ensuite contrôler son état de mise à jour et son comportement à l’aide des boutons Mettre à jour une fois , Rétablir et Mettre à jour automatiquement dans la colonne de droite comme expliqué dans Mise à jour d’un élément lié, ou du bouton Mettre à jour manuellement pour les éléments liés au Tableau (voir 23. Données du tableau). Pour connaître les façons de sélectionner et contrôler plus d’un élément, voir Sélection multiple et filtrage ci-dessous.

Lorsque think-cell n’a pas encore comparé les données affichées dans l’élément lié avec une plage liée dans Excel depuis l’ouverture de la présentation contenant l’élément, un point d’interrogation orange est affiché devant le nom du fichier et les boutons Rétabli ou Mise à jour automatique activée lorsqu’un élément lié à un tel fichier est sélectionné, selon que l’élément est défini sur Mise à jour manuelle ou automatique. Le point d’interrogation orange indique que le nom et l’emplacement du fichier affiché correspondent simplement à l’emplacement du classeur lors de la dernière mise à jour des données ; think-cell ne sait pas encore s’il est toujours disponible à cet emplacement et si les données affichées sont à jour ou non.

Dans les deux cas, vous pouvez essayer de mettre à jour l’élément avec les données du classeur affichées dans la colonne de droite sans l’ouvrir dans Excel, en cliquant sur l’un des boutons Mise à jour. Si le fichier se trouve à son dernier emplacement connu, les données affichées sont mises à jour, le point d’interrogation orange disparaît et l’élément est défini sur une mise à jour manuelle ou automatique, selon le bouton sur lequel vous avez cliqué. Si le fichier, ou la plage liée à celui-ci, est introuvable, la mise à jour échoue et un point d’exclamation rouge est affiché sur l’élément lié, devant le nom du fichier dans la colonne de droite, et sur les boutons Inversé ou Mise à jour automatique activée . Pour plus d'informations, voir Modification de fichiers liés.

Double-cliquer sur un élément des miniatures de diapositives a le même effet qu’un double-clic sur l’élément lui-même : La source des données est ouverte. Pour les éléments liés à Excel, la plage liée sera sélectionnée sur la feuille. Si le classeur Excel n’est pas disponible, la feuille de données interne est ouverte à la place.

Vous pouvez laisser la boîte de dialogue de liaisons de données ouverte pendant que vous poursuivez la modification de vos diapositives et de vos données.

Remarque: Si le fichier Excel lié à un élément n'est pas disponible, et si la feuille de données interne est ouverte et modifiée, la mise à jour automatique est désactivée pour l’élément lié. Cela permet de s'assurer que toutes les modifications effectuées à l'aide de la feuille de données interne ne sont pas automatiquement écrasées lorsque le fichier Excel lié est à nouveau disponible.

21.6.1 Sélection multiple et filtrage

Il existe diverses façons de sélectionner plusieurs éléments liés :

• Cliquez sur un fichier dans la colonne de droite pour sélectionner tous les éléments liés à ce fichier.
• Cliquez dans une zone vide sur une miniature de diapositive pour sélectionner tous les éléments liés à cette diapositive.
• Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez pour sélectionner plusieurs éléments individuellement. Vous pouvez également maintenir la touche Ctrl enfoncée et cliquer sur les fichiers afin d’ajouter à la sélection l’ensemble des éléments liés à ce fichier.
• Cliquez sur plusieurs diapositives avec la touche Ctrl enfoncée afin de sélectionner tous les éléments des diapositives sélectionnées.
• Utilisez Shift pour sélectionner un ensemble de diapositives et tous les graphiques présents ou un ensemble de fichiers et tous les éléments qui y sont liés.
• Utilisez Ctrl+A ou cliquez sur Tout sélectionner pour sélectionner tous les éléments liés dans la présentation.

Vous pouvez alors contrôler simultanément l’état de mise à jour et le comportement de tous les éléments sélectionnés via les boutons de la colonne de droite.

Remarque: Seuls les boutons qui peuvent réellement être appliqués à tous les éléments sélectionnés vous seront proposés. Cela signifie que lorsque votre sélection contient un élément lié à Tableau (voir 23. Données du tableau), seul le bouton Mettre à jour manuellement s’affiche. Cliquer dessus aura le même effet sur les liens sélectionnés vers Excel que le bouton Mettre à jour une fois .

Utilisez les cases à cocher Sélection de filtre pour affiner votre sélection en excluant les éléments liés qui

• sont déjà mis à jour
• ont été rétablis ou ont une mise à jour en attente
• a Mise à jour automatique d’activé
• sont uniquement mis à jour manuellement parce qu’ils sont liés à Tableau (voir 23. Données du tableau).

Vous pouvez cliquer à nouveau sur une case à cocher pour inclure à nouveau tous les éléments liés du type correspondant qui faisaient partie de la sélection d’origine.

Remarque: Pour sélectionner uniquement les éléments liés d’un état ou d’un type donné, cliquez d’abord sur Tout sélectionner, puis supprimez tous les autres types de la sélection.

21.7 Préservation des liaisons de données

Après la création d'un lien entre des données Excel et un graphique dans PowerPoint, les fichiers Excel et PowerPoint restent des fichiers indépendants au contenu propre :

• vous pouvez transmettre les fichiers ou les modifier indépendamment l'un de l'autre,
• et même les renommer. Les liaisons de données seront rétablies dès que les fichiers Excel et PowerPoint seront ouverts en même temps. Pour conserver les informations sur les liaisons de données rétablies, il est nécessaire d'enregistrer les fichiers.
• Vous pouvez copier et coller les graphiques liés au sein de la même présentation ou dans une autre. La copie du graphique sera alors liée à la même source de données que l'original.
• Vous pouvez envoyer les fichiers Excel et PowerPoint par e-mail. Les liaisons de données seront rétablies dès que les fichiers Excel et PowerPoint seront ouverts en même temps sur l'ordinateur du destinataire. Pour conserver les informations sur les liaisons de données rétablies, il est nécessaire d'enregistrer les fichiers.
• Vous pouvez faire des copies des fichiers Excel liés et les utiliser comme autre sources de données pour les liaisons de données. Les fichiers Excel copiés et l'original peuvent être modifiés de manière indépendante. La liaison entre une présentation PowerPoint et le fichier Excel désiré sera établie à l'ouverture d'un des fichiers Excel (original ou copie) simultanément avec celle du fichier PowerPoint.

Remarque: Lorsque des copies de la même plage liée dans Excel sont présentes dans des classeurs ouverts, par exemple après la copie d'une feuille de calcul, les deux copies sont des plages source également valides ("frères") et la plage avec laquelle la liaison sera établie à l'ouverture du fichier PowerPoint n'est pas définie. Les petits onglets numérotés qui peuvent être utilisés pour passer de l’un à l’autre sont affichés sur toutes les plages Excel enfant.

Il est recommandé de rendre toutes les copies de la plage liée indisponibles sauf une, par exemple en fermant les classeurs contenant une copie du lien. Vous pouvez également rendre toutes les plages liées uniques en supprimant tous les cadres think-cell dans Excel, sauf un, et en créant de nouveaux liens vers les éléments souhaités à l’aide du bouton Vers l’élément existant du menu Lié à PowerPoint. De cette manière, chaque nouvelle plage est affectée à un identifiant unique.

21.7.1 Modification de fichiers liés

Si vous modifiez un fichier PowerPoint alors que le ou les fichiers Excel liés ne sont pas disponibles, les éléments liés se comportent simplement comme des éléments ordinaires avec une feuille de données interne. think-cell permet de modifier sans aucune restriction la présentation de l’élément et les données.

Remarque: Les champs de texte liés (voir Création de texte lié à Excel) sont l’exception ici, car ils n’ont pas de feuille de données interne. Si vous souhaitez modifier le texte, supprimez simplement le champ de texte et saisissez le texte manuellement. Cette action va rompre le lien.

De même, vous pouvez librement modifier un classeur Excel lorsque le ou les fichiers PowerPoint liés ne sont pas disponibles. Lorsque think-cell est installé, toute plage de données liée qui n'est pas actuellement connectée à une présentation PowerPoint ouverte s’affiche avec un cadre rouge lumineux.

Lorsqu’une présentation PowerPoint contenant un élément lié est ouverte sans qu’une plage liée correspondante ne soit ouverte dans Excel, cet élément est marqué d’un point d’interrogation orange in front of the file path displayed on top of it when selected and in the Boîte de dialogue des liaisons de données. When the element is set to automatic update, the orange question mark will also appear on the Automatic Update Enabled button, otherwise on the boutonInversé .

Le point d’interrogation orange indique que le nom et l’emplacement du fichier affiché correspondent simplement à l’emplacement du classeur lors de la dernière mise à jour de l’élément depuis la plage liée qu’il contient ; think-cell ne sait pas encore s’il est toujours disponible à cet emplacement, si le classeur contient toujours une plage liée et si les données affichées sont à jour ou non.

Vous pouvez cliquer sur l’un des boutons Mettre à jour pour lancer une mise à jour de l’arrière-plan. think-cell tentera d’ouvrir le classeur à partir de son dernier emplacement enregistré en arrière-plan, comparera le contenu de la plage liée avec les données affichées dans l’élément dans PowerPoint et le mettra à jour si nécessaire. Si l’opération réussit, le point d’interrogation orange disparaît, et l’élément est défini sur une mise à jour manuelle ou automatique selon le bouton de mise à jour sur lequel vous avez cliqué.

Si la mise à jour échoue, soit parce que le fichier source ne peut pas être ouvert, soit parce qu’il ne contient plus de plage liée correspondante, un point d’exclamation rouge s’affiche à la place du point d’interrogation orange. Son info-bulle indiquera la raison pour laquelle la mise à jour a échoué. Vous pouvez ensuite essayer de localiser le fichier contenant la plage correspondante, puis l’ouvrir pour rétablir la connexion, ou le placer à l’emplacement indiqué au-dessus de l’élément ou dans la boîte de dialogue Liaisons de données et cliquer à nouveau sur l’un des boutons Mettre à jour pour réessayer la mise à jour de l’arrière-plan.

Remarque: Une fois que le point d’interrogation orange ou le point d’exclamation rouge a disparu, soit parce qu’un fichier Excel contenant une plage liée correspondante a été ouvert, soit parce qu’une mise à jour d’arrière-plan a réussi, il n’est pas possible de lancer une nouvelle mise à jour d’arrière-plan en cliquant sur les boutons Mettre à jour. De plus, think-cell ne surveillera pas les modifications de la plage liée dans le fichier Excel lorsque celle-ci n’est pas ouverte dans Excel, même si l’élément est configuré pour être mis à jour automatiquement. Si vous voulez vous assurer que les données contenues dans le classeur Excel lié et dans la présentation correspondent, il est donc préférable de garder le classeur ouvert dans Excel.

Dès que la source de données Excel et la présentation contenant l’élément lié dans PowerPoint sont ouverts simultanément, la liaison est rétablie. Dans Excel, le cadre de la plage de données liée passe alors du rouge au vert. Dans PowerPoint, les données actuelles de l’élément sont comparées à celles de la source de données. Si l’élément est défini sur Mettre à jour automatiquement , toutes les modifications apportées aux données sont immédiatement appliquées. Sinon, si des modifications sont détectées, l’élément est marqué d’un lorsqu’il est sélectionné et dans la Boîte de dialogue des liaisons de données. Vous pouvez ensuite contrôler la mise à jour comme expliqué dans Mise à jour d’un élément lié.

21.7.2 Modification et suppression des liaisons

Pour déconnecter un graphique ou un tableau de la source de données à laquelle il est lié, il suffit de cliquer sur le bouton Désactiver le lien Excel dans le menu contextuel du graphique :

Dès lors, l’élément utilise uniquement la feuille de données think-cell dans PowerPoint.

Remarque: Les champs de texte liés (voir Création de texte lié à Excel) n’ont pas de menu contextuel. Pour rompre le lien d’un champ de texte lié, sélectionnez-le dans Boîte de dialogue des liaisons de données et appuyez sur Suppr.

De même, il est possible de déconnecter une plage de données dans Excel des éléments qui lui sont liés : Sélectionnez la plage liée en cliquant sur son cadre. Lorsque le cadre devient bleu, indiquant ainsi une sélection think-cell, effectuez un clic droit sur ce dernier et cliquez sur le bouton Supprimer . Le cadre think-cell est supprimé mais les données restent inchangées. Tout élément lié ne pourra plus se connecter à cette plage de données en tant que sa source de données, et utilisera à la place sa feuille de données interne.

Remarque: Vous ne pouvez pas annuler la suppression d'un cadre lié, mais vous pouvez créer une nouvelle liaison avec un élément existant si nécessaire (voir ci-dessous).

Si vous supprimez un des éléments de la liaison, à savoir la plage de données dans Excel ou le graphique dans PowerPoint, l'autre élément reste préservé. Plus particulièrement, les plages de données liées dans Excel restent simplement en place jusqu’à ce qu’elles soient explicitement supprimées. Cela est important car d'autres graphiques dans d'autres présentations peuvent être liés à la même source de données.

Remarque: Si vous souhaitez supprimer toutes les liaisons de données d'une présentation, utilisez la Boîte de dialogue des liaisons de données. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Tout sélectionner , puis appuyez sur la touche Suppr pour supprimer tous ces liens en une seule étape. Si vous souhaitez supprimer toutes les liaisons de données déconnectées dans un classeur Excel ouvert, sélectionnez Supprimer les liens déconnectés dans le menu Outils dans Excel , ou cliquez avec le bouton droit sur une plage de liens surlignée en rouge et sélectionnez Supprimer toutes les liaisons de données déconnectées dans le menu contextuel. La mise en surbrillance rouge indique que la plage liée est déconnectée, c’est-à-dire qu’elle n’est connectée à aucun élément think-cell dans une présentation PowerPoint actuellement ouverte.

Pour lier un élément existant à une source de données Excel, commencez par ouvrir le classeur Excel, puis sélectionnez la plage de données désirée. Il est également possible de sélectionner une plage liée existante, signalée par un cadre de sélection think-cell coloré. Sélectionnez ensuite l’  Vers l’élément existant dans le menu Lié à PowerPoint. PowerPoint sera mis en évidence. Il vous suffit de cliquer sur l’élément souhaité sur la diapositive pour le lier à la plage Excel sélectionnée.

Remarque: Si l’élément sélectionné est déjà lié à une source de données externe, le lien nouvellement créé remplacera le lien précédent.

Sinon, avec la plage Excel souhaitée sélectionnée, passez à PowerPoint et sélectionnez l’élément souhaité. Si cet élément est déjà lié à une autre source de données, déconnectez-le en suivant la procédure mentionnée ci-dessus. Le bouton de lien Excel du menu contextuel de l’élément devient alors  Établir un lien Excel. Cliquez sur ce bouton pour établir une liaison entre l’élément sélectionné dans PowerPoint et la plage de données sélectionnée dans Excel.

Remarque: Les champs de texte liés sont l’exception ici. Ils ne peuvent pas être liés à une autre cellule après leur création.

21.8 Comment compiler les données ?

Si vous créez des graphiques directement à partir d'Excel, vos données sont probablement déjà disponibles dans Excel. Dans certains cas, toutefois, il n'est pas souhaitable de créer un graphique avec toutes les données de la feuille Excel. Il arrive aussi que les données aient été saisies dans un format fixe qui ne peut être facilement modifié.

Comme expliqué dans la section Adaptation de la disposition des données, vous pouvez modifier l’interprétation de la plage liée pour mieux l’adapter à votre disposition de données. Parfois, ces possibilités ne suffisent pas. Voici quelques suggestions qui peuvent être utiles dans de tels cas :

• Placez le cadre de liaisons de données think-cell dans une zone vide de votre feuille de calcul Excel. Utilisez ensuite les références de cellule Excel afin de remplir le cadre think-cell à partir des données d'un autre endroit de la feuille de calcul. Saisissez par exemple =B5 dans la cellule F8 afin de la mettre à jour lorsque B5 change.
• Les références de cellule Excel fonctionnent également entre les feuilles de calcul. L'ajout d'une feuille dédiée en tant que feuille d'interface pour tous les graphiques peut s'avérer utile, en particulier si vous avez de nombreux graphiques à relier.
• L'utilisation d'une feuille dédiée comme source de vos graphiques facilite également la préparation des données en fonction du but prévu. Par exemple, la fonction think-cell round peut être utilisée pour arrondir les données de manière cohérente avant de les présenter dans un graphique (voir Arrondi des données Excel).
• La commande Excel Masquer permet de masquer des lignes ou des colonnes de données entières afin qu'elles n'apparaissent pas dans le graphique. Remarque : ces données masquées apparaîtront dans le graphique si vous utilisez la commande Excel Afficher et mettez le graphique à jour.
• De même, la fonction Grouper et créer un plan d'Excel permet de masquer les données que vous ne souhaitez pas afficher dans le graphique.

21.9 Forum aux questions

21.9.1 Que se passe-t-il en cas de copie d’un élément lié ?

Vous pouvez copier un élément lié comme tout autre élément, en dupliquant une diapositive ou l’élément, en faisant glisser l’élément avec Ctrl, ou en le copiant-collant dans une autre diapositive ou présentation. En fait, vous pouvez même copier le fichier de présentation pour copier un élément lié qu'il contient.

Dans tous les cas, l'original et la copie sont parfaitement identiques. Ils sont tous deux liés à la même plage de données Excel, et s'ils sont ouverts simultanément, ils seront tous les deux actualisés en cas de modification des données Excel.

21.9.2 Que se passe-t-il en cas de suppression d’un élément lié ?

La suppression d’un élément lié entraîne également la suppression du lien dans PowerPoint. Si aucun autre élément d'une présentation ouverte n'est lié à la même plage de données Excel, le cadre dans Excel passe du vert au rouge, indiquant ainsi que la liaison ne peut être établie.

La plage de données liée dans Excel n'est affectée en aucune manière par la suppression d'un élément lié. En effet, il est possible que l’élément lié ait été copié, et cette liaison doit donc être rétablie à l'ouverture de la copie.

21.9.3 Comment supprimer les cadres rouges dans mes feuilles de calcul Excel ?

Des cadres de différentes couleurs indiquent les plages de données liées dans les feuilles de calcul Excel. Un cadre vert indique qu'une liaison a été établie entre la plage de données encadrée et un élément dans une présentation PowerPoint ouverte. En revanche, un cadre rouge indique qu'aucune présentation contenant un élément lié n'est ouvert actuellement. Un cadre rouge ne signifie pas obligatoirement qu'aucun élément n'est lié à cette plage de données. Il indique simplement qu'il n'existe pas de tels éléments dans les présentations actuellement ouvertes.

Si la plage de données encadrée n'est plus nécessaire en tant que source de données d'un élément, vous pouvez supprimer le cadre en cliquant sur le  bouton Supprimer rouge dans le menu contextuel. Les informations de liaison sont alors supprimées avec le cadre dans le classeur Excel. À l'avenir, tout élément lié à la plage de données Excel concernée ne pourra plus établir ses liaisons. Il utilisera sa feuille de données interne en lieu et place.

Les données Excel ne sont pas affectées.

21.9.4 Comment voir quels sont les éléments liés dans une présentation et où se trouvent leurs sources de données liées ?

Pour identifier les sources de données des éléments d’une présentation, ouvrez le menu Outils , puis la boîte de dialogue des liaisons de données. La boîte de dialogue affiche une liste de toutes les diapositives de la présentation contenant des éléments liés et indique leur position sur la diapositive.

Un élément est marqué d’une s’il est configuré pour être mis à jour automatiquement.

Le nom de fichier du fichier Excel où la plage de données liée a été trouvée pour la dernière fois est également affiché et sera mis en surbrillance lorsque vous survolerez ou sélectionnerez l’élément auquel il est lié.

Pour une description détaillée, reportez-vous à la section Boîte de dialogue des liaisons de données.

21.9.5 Que se passe-t-il lorsque la source de données d’un élément lié n’est pas disponible ?

Lorsque le classeur Excel qui contient une plage de données liée à un élément n'est pas ouvert et ne peut pas être trouvé à l'emplacement où il a été enregistré, l’élément ne peut pas établir la liaison. Dans ce cas, il utilise sa feuille de données interne, qui contient toujours une copie des données liées et permet de modifier les données sur lesquelles l’élément se base.

La feuille de données interne d'un élément lié est similaire à celle d'un élément ordinaire. Notamment même si plusieurs éléments sont liés à une même plage dans Excel, leurs feuilles de données internes sont indépendantes.

Si vous souhaitez rétablir la liaison avec la plage de données Excel, ouvrez simultanément le classeur Excel et la présentation contenant l’élément lié. Le graphique dans PowerPoint et les données dans Excel se reconnecteront alors automatiquement. Lors de la mise à jour de l’élément avec les données liées, toutes les modifications éventuellement apportées aux valeurs de la feuille de données interne seront écrasées.

21.9.6 Comment utiliser une feuille de données interne à la place de la source de données Excel liée ?

Pour déconnecter un élément de sa source de données liée, cliquez sur le bouton Désactiver le lien Excel dans son menu contextuel. Dès lors, l’élément utilise uniquement la feuille de données think-cell dans PowerPoint.

Vous pouvez supprimer la liaison d'un élément, que la plage de données Excel liée soit actuellement ouverte ou non. Du côté Excel de la liaison de données, l'interruption de la liaison avec un élément a le même effet que la suppression de ce dernier.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Modification et suppression des liaisons.

21.9.7 Comment activer ou désactiver la mise à jour automatique ?

Pour activer la mise à jour automatique, sélectionnez l’élément lié et cliquez sur Mettre à jour automatiquement dans la barre d’outils flottante.

Pour le désactiver à nouveau, cliquez sur Désactiver la mise à jour automatique .

Pour une description détaillée du contrôle du comportement des mises à jour, reportez-vous à Mise à jour d’un élément lié. Les mêmes options sont disponibles via la Boîte de dialogue des liaisons de données.

21.9.8 Pourquoi mon élément lié n’est-il pas actualisé malgré l’activation de la mise à jour automatique ?

L'extrémité PowerPoint et l'extrémité Excel d'une liaison de données ne peuvent se connecter que lorsque les deux fichiers sont ouverts en même temps. Ainsi, si les données sont modifiées dans Excel alors que la présentation PowerPoint n'est pas ouverte, et que la présentation est ensuite ouverte alors que le classeur Excel ne l'est pas en même temps, les éléments liés ne détecteront pas les modifications dans leurs sources de données.

Dès que le classeur Excel contenant la plage de données liée sera ouvert, la liaison sera rétablie et les modifications seront détectées. Si l'option Mise à jour automatique est activée, l’élément sera actualisé immédiatement. Sinon, l’élément sera marqué lorsqu’il sera sélectionné, ainsi que dans la Boîte de dialogue des liaisons de données. Vous pouvez alors décider d'intégrer ou non les données modifiées à votre élément.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Mise à jour d’un élément lié.

21.9.9 Pourquoi mon élément lié indique-t-il une mise à jour en attente alors que les données n’ont pas été modifiées dans Excel ?

Dès qu'une liaison est établie entre une présentation PowerPoint ouverte et un classeur Excel ouvert, les données de la feuille de données interne sont comparées avec celles de la plage de données liée. Si elles sont différentes, un indicateur signale dans l’élément qu'une mise à jour est en attente. Si la mise à jour automatique est activée, elle est effectuée immédiatement.

Une mise à jour en attente peut aussi être détectée lorsque les données du classeur Excel n'ont pas changé, mais que celles de la feuille de données interne ont été modifiées. Avec un élément lié, la plage de données Excel liée est prioritaire par rapport à la feuille de données interne. Ainsi, une mise à jour écrasera toujours les modifications de la feuille de données interne.

Pour vous protéger contre les pertes de données lorsque vous apportez des modifications à la feuille de données interne d'un élément lié, l'option de mise à jour automatique est désactivée pour l’élément concerné.

Pour une description détaillée du comportement des mises à jour et du contrôle, reportez-vous à la section Mise à jour d’un élément lié.

21.9.10 Comment lier un élément existant à une plage de données dans un classeur Excel ?

Accédez au classeur Excel et sélectionnez la plage de données souhaitée. Sélectionnez ensuite l’  Vers l’élément existant dans le menu Lié à PowerPoint. PowerPoint sera mis en évidence. Il vous suffit de cliquer sur l’élément souhaité sur la diapositive pour le lier à la plage Excel sélectionnée.

Sinon, après avoir sélectionné la gamme souhaitée dans Excel, passez dans PowerPoint, sélectionnez le graphique souhaité et faites un clic droit, puis cliquez sur le bouton Établir un lien Excel dans le menu contextuel.

Pour une description détaillée, reportez-vous à la section Modification et suppression des liaisons. Pour apprendre à insérer un graphique directement à partir d'Excel, reportez-vous à la section Création d’un graphique à partir d’Excel.

21.9.11 Mon graphique lié semble ignorer une partie de la plage de données Excel. Pourquoi ?

En plus des données principales, la plage liée dans Excel par défaut contient certaines cellules à gauche et en haut qui sont réservées aux lignes et colonnes spéciales, comme les libellés de catégorie et de série ou à la ligne 100%=. Si la plage sélectionnée englobe uniquement les données principales, une partie des données sera interprétée comme des libellés, etc. et ne sera pas affichée dans le graphique.

Vous pouvez modifier la plage liée pour ne pas inclure ces lignes et colonnes spéciales, comme expliqué dans Adaptation de la disposition des données, ou, si la mise en forme de votre feuille Excel le permet, vous pouvez agrandir la plage de données liées en faisant glisser l’une des poignées dans ses coins afin que vos données se trouvent dans les cellules de données de la plage liée (voir également Comment compiler les données ?).

21.9.12 Pourquoi l’application Excel est-elle lente lorsqu’il existe de nombreuses plages de données liées ?

Les performances d'Excel peuvent être améliorées en désactivant la vérification automatique des erreurs. Pour ce faire, allez dans la boîte de dialogue Options Excel, sélectionnez Formules et décochez la case Activer la vérification des erreurs d'arrière-plan dans la section Vérification des erreurs.

21.9.13 Je dois visualiser de nombreux fichiers Excel avec think-cell. Puis-je exécuter think-cell en mode batch ?

Il est possible de programmer think-cell. think-cell dispose de fonctions permettant de mettre à jour par programmation des graphiques avec des données provenant de plages dans Excel et de créer des présentations à partir de modèles, voir 25. Automatisation avec les données Excel.

21.9.14 Quels sont les avantages par rapport à Microsoft OLE ?

Vous connaissez peut-être la fonctionnalité OLE (Object Linking and Embedding, liaison et incorporation d'objets) de Microsoft Office. Le concept est similaire aux liaisons think-cell : il permet de créer dans PowerPoint des graphiques qui peuvent être actualisés ultérieurement en cas de modifications des données dans Excel. Cependant, la technique de liaison de think-cell présente plusieurs avantages par rapport à la fonctionnalité OLE :

• les graphiques sont toujours les mêmes, qu'ils soient liés ou non. Même les graphiques liés sont des objets PowerPoint natifs et non des graphiques Excel collés dans PowerPoint. En particulier, les données sur lesquelles le graphique est basé sont également stockées dans la présentation et peuvent être consultées et modifiées même si le fichier lié n’est pas disponible.
• Les graphiques peuvent être liés à Excel à tout moment, et pas seulement lors de leur création.
• Les graphiques liés peuvent toujours être modifiés, même si la source de données liée n'est pas disponible.
• Les liaisons dans think-cell sont indépendantes du nom ou du chemin du fichier. Il suffit d'ouvrir les deux fichiers et toutes les liaisons existantes entre eux sont rétablies.

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