22. Herramientas de Excel

think-cell incluye algunas herramientas que facilitan la preparación y el formato de los datos en Excel antes de presentarlos en PowerPoint con elementos de think-cell. Estas herramientas también son útiles de forma independiente en Excel.

El redondeo de Excel puede hacer que el resultado de los cálculos parezca incorrecto, ya que Excel solo puede considerar cada valor de celda individualmente. Las funciones de Redondeo de datos de Excel de think-cell consideran los cálculos de forma holística y redondean de tal manera que la desviación de los valores precisos es mínima mientras se mantiene el cálculo correcto utilizando los valores redondeados, cuando esto es matemáticamente posible.

think-cell también le permite aplicar estilos de tabla definidos en Excel como formato normal con un solo clic a un rango de celdas seleccionado, sin convertir ese rango en una tabla. Consulte Aplicación de estilos de tabla de Excel como formato normal.

22.1

Redondeo de datos de Excel

22.2

Aplicación de estilos de tabla de Excel como formato normal

22.1 Redondeo de datos de Excel

Cuando se recopilan datos para un informe o una presentación de PowerPoint, el redondeo de las sumas en Excel suele plantear un problema. Muchas veces es deseable, aunque difícil de conseguir, que el total redondeado proporcione el mismo resultado que el total de los sumandos redondeados. Por ejemplo, tenga en cuenta la siguiente tabla:

Al redondear los valores a sus números enteros con la función Formato de celda de Excel, se obtienen como resultado los siguientes resultados de tabla. Los valores totales que parecen estar calculados “incorrectamente” están en negrita:

De igual modo, al utilizar las funciones estándar de redondeo de Excel, los totales de los valores redondeados se calculan correctamente, pero los errores de redondeo se acumulan y los resultados suelen desviarse sustancialmente con respecto a los totales reales de los valores originales. La siguiente tabla muestra el resultado de =ROUND(x,0) en relación con el ejemplo anterior. Los totales que se desvían del valor original en 1 o más se encuentran en negrita:

La función think-cell round le permite redondear de manera uniforme los totales con un mínimo de “retoques”. mientras la mayoría de valores se redondean al número entero más próximo, solo unos pocos se redondean en el sentido contrario, por lo que se consiguen cálculos correctos sin acumular errores de redondeo. Dado que existen muchas posibilidades de conseguir totales redondeados correctamente modificando valores, el programa elige una solución que conlleve el mínimo número de valores modificados y el mínimo desvío de los valores precisos. Por ejemplo, redondear a la baja 10,5 a 10 es preferible a redondear a la baja 3,7 a 3. En la tabla siguiente se muestra una solución óptima del ejemplo anterior; los valores “retocados” aparecen en negrita:

Para obtener este resultado en su cálculo, no tiene más que seleccionar el intervalo de celdas de Excel en cuestión. A continuación, haga clic en el botón de la pestaña Fórmulas y, si es necesario, ajuste la precisión del redondeo mediante el cuadro desplegable de la barra de herramientas.

22.1.1 Uso de think-cell round

La función think-cell round se integra a la perfección en Microsoft Excel, aportando una serie de funciones similares a las funciones de redondeo estándar de Excel. Estas funciones se pueden aplicar con facilidad a sus propios datos mediante el grupo de la cinta de think-cell round en la ficha Fórmulas.

Parámetros de redondeo

Al igual que las funciones Excel, las funciones de redondeo de think-cell round utilizan dos parámetros:

x

El valor que debe redondearse. Puede ser una constante, una fórmula o una referencia a otra celda.

n

La precisión del redondeo. El significado de este parámetro depende de la función que utilice. Los parámetros de las funciones think-cell son los mismos que los de las funciones equivalentes Excel. Consulte la tabla anterior como ejemplo.

think-cell round puede redondear no solo a valores enteros, sino también a cualquier múltiplo. Por ejemplo, si quiere representar sus datos en incrementos de tipo 5-10-15-..., basta con redondear a múltiplos de cinco. Utilizando el cuadro desplegable en la barra de herramientas think-cell round, basta con escribir o seleccionar la precisión de redondeo deseada. think-cell round elige la función y los parámetros apropiados. En la siguiente tabla le ofrecemos algunos ejemplos de redondeo de determinados valores x, mediante la barra de herramientas, junto con su parámetro “n” específico.

x = n =	100	50	2	1	0,01
1,018	0	0	2	1	1,02
17	0	0	18	17	17,00
54,6	100	50	54	55	54,60
1234,1234	1200	1250	1234	1234	1234,12
8776,54321	8800	8800	8776	8777	8776,54

Si los valores no se presentan en pantalla como esperaba, compruebe que el formato de celda de Excel se encuentre en modo General y que las columnas sean lo suficientemente anchas para mostrar en pantalla todos sus decimales.

Botón	Fórmula	Descripción
	TCROUND(x, n)	Deje que think-cell round decida a cuál de los dos múltiplos más cercanos redondear para minimizar el error de redondeo.
	TCROUNDUP(x, n)	Fuerza el redondeo de x alejándose de cero.
	TCROUNDDOWN(x, n)	Fuerza el redondeo de x aproximándose a cero.
	TCROUNDNEAR(x, n)	Fuerza el redondeo de x al múltiplo más próximo de la precisión deseada.
		Quita todas las funciones de think-cell round de las celdas seleccionadas.
		Selecciona o escribe el múltiplo de redondeo deseado.
		Resalta todas las celdas que think-cell ha decidido redondear a la parte menos cercana, en lugar de la más cercana, de los dos múltiplos más próximos.

Para obtener resultados con la menor desviación posible de los valores subyacentes, debería utilizar TCROUND siempre que sea posible. Utilice las funciones más restrictivas TCROUNDDOWN, TCROUNDUP y TCROUNDNEAR únicamente cuando sea necesario.

Atención: No debería utilizar nunca las funciones no deterministas como RAND() con ninguna de las fórmulas TCROUND. Si las funciones dan como resultado diferentes valores cada vez que se calculan los resultados, think-cell round cometerá errores al calcular los valores.

Diseño del cálculo

El diseño rectangular del ejemplo anterior tiene únicamente la finalidad de servir de ejemplo. Puede usar las funciones TCROUND para determinar la visualización del alcance de las sumas arbitrarias en la hoja de Excel. Realmente también funcionan las referencias 3-D en Excel a otras hojas y el establecimiento de vínculos con otros archivos.

Ubicación de las funciones TCROUND

Como las funciones TCROUND están concebidas para controlar el resultado de la celda, deben ser las funciones más exteriores:

Incorrecta:	=TCROUND(A1, 1)+TCROUND(SUM(B1:E1), 1)
Correcta:	=TCROUND(A1+SUM(B1:E1), 1)
Incorrecta:	=3*TCROUNDDOWN(A1, 1)
Correcta:	=TCROUNDDOWN(3*A1, 1)

Si por casualidad introduce algún elemento entre las líneas de los ejemplos incorrectos, think-cell round le notifica el valor erróneo de Excel #VALUE!.

22.1.2 Limitaciones de la función think-cell round

think-cell round siempre encuentra una solución para cualquier suma con subtotales y totales. think-cell round también ofrece soluciones razonables a otros cálculos que incluyen funciones de multiplicación y numéricas. No obstante, por razones de índole matemática, no puede garantizarse sistemáticamente la existencia de una solución con redondeo cuando se utilizan operadores diferentes de +, - y SUM.

Multiplicación por una constante

En muchos casos, think-cell round ofrece buenos resultados cuando se trata de multiplicar por una constante; es decir, cuando un máximo de uno de los coeficientes se deriva del resultado de otra función TCROUND. Por ejemplo, tenga en cuenta la tabla siguiente:

El cálculo exacto de la celda C1 es 3 × 1,3 + 1,4 = 5,3. Este resultado puede obtenerse redondeando al alza el valor 1,4 a 2:

Sin embargo, think-cell round únicamente puede “hacer retoques” mediante el redondeo al alza o a la baja. No se admite otra desviación de los valores originales. Por lo tanto, para ciertas combinaciones de valores de entrada, no se puede hallar una solución de redondeo coherente. En este caso, la función TCROUND calcula el valor de error de Excel #NUM!. El ejemplo siguiente ilustra un problema sin solución:

El cálculo exacto de la celda C1 es 6 × 1,3 + 1,4 = 9,2. El redondeo de las celdas A1 y B1 debería dar como resultado 6 × 1 + 2 = 8 o bien 6 × 2 + 1 = 13. El resultado real 9,2 no puede redondearse ni a 8 ni a 13, y el resultado de think-cell round se presenta así:

Nota: La función Excel AVERAGE es interpretada por think-cell round como una combinación de suma y de multiplicación por una constante. Además, una suma en la que aparece el mismo sumando más de una vez es matemáticamente equivalente a una multiplicación por una constante y no queda garantizada la existencia de una solución.

Multiplicación general y otras funciones

Siempre que las funciones TCROUND se utilicen para todas las celdas pertinentes y los resultados intermedios estén conectados solamente por +, -, SUM y AVERAGE, los sumandos así como los totales (intermedios) quedan integrados en un único problema de redondeo. En estos casos, think-cell round encontrará una solución coherente para todas las celdas implicadas, si existe esa solución.

Como TCROUND es una función Excel normal, puede combinarse con cualquier función y operador. No obstante, si utiliza otras funciones que las indicadas anteriormente para conectar los resultados de instrucciones TCROUND, think-cell round no puede integrar los componentes en un único problema interconectado. En su lugar, los componentes de la fórmula se tomarán como problemas distintos que se resolverán de forma independiente. A continuación, los resultados se utilizarán como entrada para otras fórmulas.

En muchos casos, el resultado ofrecido por think-cell round seguirá siendo razonable. Sin embargo, existen casos en los que el uso de operadores diferentes de +, -, SUM y AVERAGE produce resultados redondeados que quedan muy alejados del resultado de cálculo no redondeado. Por ejemplo, tenga en cuenta la tabla siguiente:

En este caso, el cálculo exacto de la celda C1 sería 8,7×1,7=14,79. Como la celda A1 y la celda B1 están conectadas por una multiplicación, think-cell round no puede integrar las fórmulas de esas celdas en un problema común. En lugar de ello, tras detectar que la celda A1 es una entrada válida, la celda B1 se calcula de manera independiente y el resultado se toma como una constante dentro del problema pendiente. Como no existen otras restricciones, el valor 1,7 de la celda B1 se redondea al número entero más cercano, es decir, 2.

En este punto, el cálculo “exacto” de la celda C1 es 8,7×2=17,4. Ese es el problema que think-cell round intenta resolver ahora. Existe una solución coherente que requiere un redondeo al alza de 17,4 a 18. El resultado tiene este aspecto:

Tenga en cuenta que el valor redondeado de la celda C1, en este caso 18, difiere notablemente del valor original 14,79.

22.1.3 Resolución de problemas de fórmulas TCROUND

Existen dos posibles resultados erróneos con los que puede encontrarse al utilizar think-cell round: #VALUE! y #NUM!.

#VALUE!

El error #VALUE! hace alusión a problemas de sintaxis, como fórmulas introducidas incorrectamente o parámetros incorrectos. También se debe prestar atención al uso de delimitadores correctos. Por ejemplo, mientras que en un versión de Excel internacional la fórmula se presenta así: =TCROUND(1.7, 0), en una versión de Excel para Alemania debe escribirse así: =TCROUND(1,7; 0).

Otro error específico de think-cell round es la colocación de la llamada de función TCROUND: No puede utilizar la función TCROUND en el interior de otra fórmula. Por favor, asegúrese de que TCROUND es la función más exterior de la fórmula de la celda (consulte Ubicación de las funciones TCROUND).

#NUM!

El error #NUM! es el resultado de problemas numéricos. Cuando el resultado de una función TCROUND es #NUM!, significa que el problema, tal como indica el conjunto dado de fórmulas, es matemáticamente irresoluble. Consulte Limitaciones de la función think-cell round.

Siempre que las fórmulas rodeadas por funciones TCROUND contengan únicamente +, - y SUM, y que todas las instrucciones TCROUND compartan la misma precisión (segundo parámetro), se garantiza que existe una solución y que será hallada por think-cell round. Sin embargo, en los casos siguientes no hay garantía de que exista una solución de redondeo coherente:

• Fórmulas que impliquen otras operaciones como la multiplicación o funciones numéricas. Además, las sumas en las que aparece el mismo sumando más de una vez son matemáticamente equivalentes a una multiplicación.
• Al utilizar precisiones diferentes en el segundo parámetro de la función TCROUND.
• Al utilizar frecuentemente las funciones específicas TCROUNDDOWN, TCROUNDUP y TCROUNDNEAR.

Puede tratar de replantear el problema para obtener una solución coherente. Intente realizar lo siguiente:

• Utilizar una mayor precisión para algunas o todos las instrucciones TCROUND.
• No utilizar TCROUND con una multiplicación o con funciones numéricas diferentes de +, - y SUM.
• Utilice la misma precisión (segundo parámetro) para todas las instrucciones TCROUND.
• Utilizar TCROUND en lugar de las funciones más específicas TCROUNDDOWN, TCROUNDUP y TCROUNDNEAR siempre que le sea posible.

22.2 Aplicación de estilos de tabla de Excel como formato normal

La función Formato como tabla de Excel le permite transformar rápidamente un rango seleccionado de celdas en una tabla formateada. Sin embargo, este formato se aplica independientemente del formato de celda normal y, por lo tanto, no lo reconocen los macros de VBA. Además, aplicarlo es algo engorroso y requiere al menos tres clics.

think-cell le permite definir hasta diez favoritos y aplicarlos al rango seleccionado como formato de celda normal con un solo clic en la cinta.

Para ello, defina primero el estilo que desea aplicar:

1. Vaya a Inicio→Estilos→Formato como tabla y:
   1. Cree un estilo completamente nuevo seleccionando Nuevo estilo de tabla.
   2. Para basar su estilo en uno existente, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Duplicar.
2. Asigne un nombre al estilo “Estilo de tabla de think-cell n”, donde n es un número del 1 al 10.
3. Defina el formato de tabla como de costumbre y haga clic en Aceptar.

Ahora puede añadir un botón a la cinta que aplique este estilo de tabla de la siguiente manera (consulte también Personalización de la cinta):

4. Haga clic con el botón derecho en la cinta y seleccione Personalizar la cinta.
5. Seleccione la pestaña en la que desea colocar el botón a la derecha o cree una nueva haciendo clic en Nueva pestaña.
6. Cree un nuevo grupo en la pestaña haciendo clic en Nuevo grupo o seleccione un grupo personalizado existente.
7. A la izquierda, vaya a Pestañas principales→Comandos de think-cell→Comandos de think-cell.
8. Seleccione Estilo de tabla de think-cell n, donde n es el número que seleccionó en el paso 2.
9. Haga clic en Añadir >>.

Repita según sea necesario para otros estilos de tabla. Los botones situados en la cinta le mostrarán una vista previa del estilo que se aplicará. También puede utilizar el botón Cambiar nombre en el cuadro de diálogo Personalización de cinta para dar a los botones nombres más descriptivos.

Nota: El estilo de tabla siempre se aplicará con todas las filas totales y de encabezado, la primera y la última columna y los rangos de filas definidos. Si desea un botón para aplicar el estilo de tabla sin ellos, simplemente duplique el estilo, cambie su nombre a una n diferente y elimínelos. No se admiten rangos de columna.

También puede colocar botones para acceder rápidamente a los estilos de celda de la misma manera. Asigne un nombre al “estilo think-cell n” y coloque el botón Estilo de think-cell correspondiente en la cinta.

Nota: Los estilos de tabla y celda personalizados se guardan en el libro, en lugar de globalmente en Excel. Si desea utilizar siempre los mismos estilos de tabla asignados a los mismos botones, cree un libro en el que esos estilos estén asignados a los botones de cinta como se ha descrito anteriormente y guárdelo como una plantilla de Excel (*.xltx) que utilice como base para futuros libros.

Consulte aquí para obtener información general sobre cómo crear y usar plantillas de Excel.

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